Créer et gérer des boîtes aux lettres de salle dans Exchange 2013
S’applique à : Exchange Server 2013
Durée d'exécution estimée : 5 minutes.
Une boîte aux lettres de salle est une boîte aux lettres de ressources affectée à un emplacement physique, comme une salle de conférence, un auditorium ou une salle de formation. Une fois qu’un administrateur a créé des boîtes aux lettres de salle, les utilisateurs peuvent facilement réserver des salles en incluant des boîtes aux lettres de salle dans les demandes de réunion. Pour plus d’informations, consultez Destinataires.
Pour les informations sur un autre type de boîte aux lettres de ressources, consultez la rubrique Gérer les boîtes aux lettres d'équipement.
Importante
Si vous exécutez Exchange 2013 dans un scénario hybride, veillez à créer les boîtes aux lettres de salle à l'emplacement approprié. Créez vos boîtes aux lettres de salle pour votre organisation locale locale, et les boîtes aux lettres de salle côté Exchange Online doivent être créées dans le cloud.
Ce qu'il faut savoir avant de commencer
Des autorisations doivent vous être attribuées avant de pouvoir exécuter cette procédure. Pour voir les autorisations qui vous sont nécessaires, consultez Section « Autorisations de configuration des destinataires » dans la rubrique Autorisations des destinataires.
Pour plus d’informations sur les raccourcis clavier qui peuvent s’appliquer aux procédures décrites dans cette rubrique, voir Raccourcis clavier pour le Centre d’administration Exchange dans Exchange 2013.
Conseil
Vous rencontrez des difficultés ? Demandez de l’aide en participant aux forums Exchange. Visitez les forums sur Exchange Server.
Créer une boîte aux lettres de salle
Utiliser le Centre d’administration Exchange pour créer une boîte aux lettres de salle
Dans le Centre d’administration Exchange, accédez à Ressources des destinataires>.
Pour créer une boîte aux lettres de salle, cliquez sur Nouvelle
>Boîte aux lettres de salle.Utilisez les options de la page pour spécifier les paramètres de la nouvelle boîte aux lettres de ressources.
* Nom de la salle : utilisez cette zone pour taper un nom pour la boîte aux lettres de salle. Ce nom est répertorié dans la liste de boîtes aux lettres de ressources dans le centre d’administration Exchange et le carnet d'adresses de votre organisation. Ce nom est requis et il ne doit pas dépasser 64 caractères.
Conseil
Même si d'autres champs décrivent les détails de la salle, par exemple, Emplacement et Capacité, envisagez de résumer les détails les plus importants dans le nom de la salle à l'aide d'une convention d'affectation des noms cohérente. Pourquoi ? Pour que les utilisateurs puissent consulter les détails facilement lorsqu'ils sélectionnent la salle dans le carnet d'adresses dans la demande de réunion.
* Adresse e-mail : une boîte aux lettres de salle a une adresse e-mail qui lui permet de recevoir les demandes de réservation. L'adresse de messagerie se compose d'un alias situé à gauche du symbole @, qui doit être unique dans la forêt, et votre nom de domaine situé à droite. L'adresse de messagerie est requise.
Emplacement, Téléphone, Capacité : Vous pouvez utiliser ces champs pour entrer des détails à propos de la salle. Toutefois, comme expliqué précédemment, vous pouvez inclure une partie ou l'ensemble des informations dans le nom de la salle afin que les utilisateurs puissent les voir.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer pour créer la boîte aux lettres de salle.
Une fois que vous avez créé votre boîte aux lettres de salle, vous pouvez modifier votre boîte aux lettres de salle pour mettre à jour les informations sur les options de réservation, les infos-courrier et la délégation de boîte aux lettres. Consultez la section Utiliser le Centre d’administration Exchange ci-dessous pour modifier les propriétés de boîte aux lettres de salle
Utiliser Exchange PowerShell pour créer une boîte aux lettres de salle
Cet exemple crée une boîte aux lettres de salle avec la configuration suivante :
La boîte aux lettres de salle réside dans la base de données de boîtes aux lettres 1.
Le nom de la boîte aux lettres est ConfRoom1. Ce nom sera également utilisé pour créer l’adresse e-mail de la salle.
Le nom complet dans le centre d’administration Exchange et le carnet d’adresses sera Salle de conférence 1.
Le commutateur Salle spécifie que cette boîte aux lettres sera créée en tant que boîte aux lettres de salle.
New-Mailbox -Database "Mailbox Database 1" -Name ConfRoom1 - -DisplayName "Conference Room 1" -Room
Pour obtenir des informations détaillées sur la syntaxe et les paramètres, voir New-Mailbox.
Comment savoir si cela a fonctionné ?
Vous pouvez vous assurer que vous avez créé correctement la boîte aux lettres de salle de deux façons différentes :
Dans le Centre d’administration Exchange, accédez à Ressources des destinataires>. La nouvelle boîte aux lettres de salle s’affiche dans la liste des boîtes aux lettres. Sous Type de boîte aux lettres, le type est Room.
Dans Exchange PowerShell, exécutez la commande suivante pour afficher des informations sur la nouvelle boîte aux lettres de salle.
Get-Mailbox <Name> | Format-List Name,RecipientTypeDetails,PrimarySmtpAddress
Création d’une liste de salles
Si vous prévoyez d'avoir plus d'une centaine de salles, ou si vous en avez déjà créé plus d'une centaine, utilisez une liste de salles pour vous aider à les organiser. Si votre société dispose de plusieurs bâtiments avec des salles qui peuvent être réservées pour des réunions, la création de listes de salles pour chaque bâtiment peut s'avérer utile. Les listes de salles sont des groupes de distribution spécifiquement marqués que vous pouvez utiliser de la même façon que les groupes de distribution. Cependant, vous ne pouvez créer des listes de salles qu’avec l’environnement de ligne de commande Exchange Management Shell.
Utiliser Exchange PowerShell pour créer une liste de salles
Cet exemple crée une liste de salles pour le bâtiment 32.
New-DistributionGroup -Name "Building 32 Conference Rooms" -OrganizationalUnit "contoso.com/rooms" -RoomList
Utiliser Exchange PowerShell pour ajouter une salle à la liste de salles
Cet exemple ajoute confroom3223 à la liste de salles du bâtiment 32.
Add-DistributionGroupMember -Identity "Building 32 Conference Rooms" -Member confroom3223@contoso.com
Utiliser Exchange PowerShell pour convertir un groupe de distribution en liste de salles
Vous avez peut-être déjà créé des groupes de distribution dans le passé qui contiennent vos salles de conférence. Vous n’avez pas besoin de les recréer ; nous pouvons les convertir rapidement en liste de salles.
Cet exemple convertit le groupe de distribution, les salles de conférence du bâtiment 34, en liste de salles.
Set-DistributionGroup -Identity "Building 34 Conference Rooms" -RoomList
Modifier les propriétés de boîte aux lettres de salle
Après avoir créé une boîte aux lettres de salle, vous pouvez apporter des modifications et définir des propriétés supplémentaires à l’aide du Centre d’administration Exchange ou d’Exchange PowerShell.
Utiliser le centre d'administration Exchange pour modifier les propriétés d'une boîte aux lettres de salle
Dans le Centre d’administration Exchange, accédez à Ressources des destinataires>.
Dans la liste des boîtes aux lettres de ressources, cliquez sur la boîte aux lettres de salle pour laquelle vous souhaitez modifier les propriétés, puis cliquez sur
.Dans la page propriétés de la boîte aux lettres de salle, cliquez sur l’une des sections suivantes pour afficher ou modifier les propriétés.
Général
Utilisez la section Général pour afficher ou modifier les informations de base sur la ressource.
* Nom de la salle : ce nom apparaît dans la liste des boîtes aux lettres de ressources du Centre d’administration ExchangeCentre d’administration Exchange et dans le carnet d’adresses de votre organisation. Elle ne peut pas dépasser 64 caractères si vous le changez.
* Adresse e-mail : cette zone en lecture seule affiche l’adresse e-mail de la boîte aux lettres de la salle. Vous pouvez le modifier dans la section Adresse de messagerie numérique.
Capacité : Entrez dans cette case le nombre maximal de contacts qui peuvent occuper la salle en toute sécurité.
Cliquez sur Plus d’options pour afficher ou modifier les propriétés supplémentaires suivantes :
Unité d'organisation : Ce champ en lecture seule affiche l'unité d'organisation (UO) qui contient le compte de la boîte aux lettres de salle. Vous devez utiliser des Utilisateurs et ordinateurs Active Directory pour déplacer le compte vers un autre UO.
Base de données de boîtes aux lettres : Ce champ en lecture seule affiche le nom de la base de données des boîtes aux lettres qui héberge la boîte aux lettres de salle. Utilisez la page Migration dans le centre d’administration Exchange pour déplacer la boîte aux lettres vers une autre base de données.
* Alias : utilisez cette zone pour modifier l’alias de la boîte aux lettres de salle.
Masquer des listes d’adresses : Cochez cette case pour empêcher que la boîte aux lettres de salle s’affiche dans le carnet d'adresses et d’autres répertoires d’adresses définis dans votre organisation Exchange. Après avoir activé cette case à cocher, les utilisateurs peuvent encore envoyer des messages de réservation à la boîte aux lettres de la salle en utilisant son adresse de messagerie.
Département : Utilisez ce champ pour spécifier un nom de département auquel la salle est associée. Vous pouvez utiliser cette propriété pour créer des conditions de destinataire pour les groupes de distribution dynamiques et des listes d'adresses.
Entreprise : Utilisez cette pour spécifier le nom d'une entreprise à laquelle la salle est associée, le cas échéant. Comme la propriété de département, vous pouvez utiliser cette propriété pour créer des conditions de destinataire pour les groupes de distribution dynamiques et des listes d'adresses.
Stratégie de carnet d'adresses : Utilisez cette case pour spécifier une stratégie de carnet d'adresses (ABP) pour la boîte aux lettres de salle. Les stratégies de carnet d’adresses contiennent une liste d’adresses globale, un carnet d’adresses en mode hors connexion, une liste de salles et un ensemble de listes d’adresses. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Stratégies de carnet d'adresses.
Dans la liste déroulante, sélectionnez la règle que vous souhaitez associer à cette boîte aux lettres.
Attributs personnalisés : Cette section affiche les attributs personnalisés définis pour la boîte aux lettres de salle. Pour spécifier des valeurs d’attribut personnalisées, cliquez sur Modifier
Vous pouvez spécifier jusqu’à 15 attributs personnalisés pour le destinataire.
Délégués
Utilisez cette section pour afficher ou modifier la façon dont la boîte aux lettres de salle gère les demandes de réservation et pour définir qui peut accepter ou refuser les demandes de réservation si cela n’est pas fait automatiquement.
Demandes de réservation : sélectionnez l’une des options suivantes pour gérer les demandes de réservation.
Accepter ou refuser automatiquement les demandes de réservation : une demande de réunion valide réserve automatiquement la salle. S'il y a un conflit de planification avec une réservation existante, ou si la demande de réservation viole les limites de planification de la salle, par exemple, si la durée de réunion est trop longue, la demande de réunion est refusée automatiquement.
Sélectionner les délégués qui peuvent accepter ou refuser les demandes de réservation : les délégués de ressources sont chargés d’accepter ou de refuser les demandes de réunion envoyées à la boîte aux lettres de salle. Si vous attribuez plusieurs délégués de salle, un seul d'entre eux doit agir sur une demande de réunion spécifique.
Délégués : si vous avez sélectionné l’option exigeant que les demandes de réservation soient envoyées aux délégués, les délégués spécifiés sont répertoriés. Cliquez sur Ajouter une
supprimer
pour ajouter ou supprimer des délégués de cette liste.
Options de réservation
Utilisez le champ Options de réservation pour afficher ou modifier les paramètres de la stratégie de réservation qui définissent le moment où la salle peut être occupée, la durée de réservation où le préavis nécessaire pour une réservation.
Autoriser les réunions périodiques : Ce paramètre autorise ou interdit les réunions périodiques dans la salle. Par défaut, ce paramètre est activé, de sorte que les réunions périodiques sont autorisées.
Autoriser la planification uniquement pendant les heures de travail : ce paramètre accepte ou refuse les demandes de réunion qui ne sont pas pendant les heures de travail définies pour la salle. Par défaut, ce paramètre étant désactivé, les demandes de réunion sont autorisées en dehors des heures de travail. Par défaut, les heures de travail sont de 8h00 à 17h00 du lundi au vendredi. Vous pouvez configurer les heures de travail de la boîte aux lettres de salle dans la section Apparence de la page Calendrier.
Toujours refuser si la date de fin est au-delà de cette limite Ce paramètre contrôle le comportement de réunions périodiques qui s'étendent au-delà de la date spécifiée par le paramètre de temps d’avance (recouvrement) maximum de réservation.
Si vous activez ce paramètre, une demande de réservation régulière est automatiquement refusée si les réservations commencent le ou avant la date spécifiée par la valeur de Durée maximale de réservation, et s'étendent au-delà de la date spécifiée. Il s'agit du paramètre par défaut.
Si vous désactivez ce paramètre, une demande de réservation régulière est automatiquement acceptée si les demandes de réservation commencent avant ou à la date spécifiée par la valeur de Délai maximal de réservation et se prolongent au-delà de la date spécifiée. Cependant, le nombre de réunions est réduit de sorte que celles-ci n'auront pas lieu après la date spécifiée.
Temps d’avance (recouvrement) maximal de réservation (jours) : Ce paramètre spécifie le nombre maximal de jours de préavis pour effectuer la réservation de la salle. Une entrée valide est un entier compris entre 0 et 1080. La valeur par défaut est 180 jours.
Durée maximale (heures) : Ce paramètre spécifie la durée maximale de réservation de la salle lors d'une demande de réservation. La valeur par défaut est 24 heures.
Pour les demandes de réservation répétées, la durée maximale de réservation s’applique à la longueur de l’instance Exchange Admin Centerh de la demande de réservation répétée.
Cette page contient également un champ utilisable pour rédiger un message qui sera envoyé aux utilisateurs qui envoient des demandes de réservation de la salle.
Informations sur le contact
L’onglet Coordonnées permet d’afficher ou de modifier les informations de contact de la salle. L'information sur cette page s'affiche dans le carnet d'adresses.
Conseil
Le champ État/Province permet de créer des conditions de destinataire pour des groupes de distribution dynamiques, des stratégies d'adresse de messagerie électronique ou des listes d'adresses.
Adresse de messagerie
Use the Email Address section to view or change the email addresses associated with the room mailbox. This includes the mailbox's primary SMTP address and any associated proxy addresses. The primary SMTP address (also known as the reply address) is displayed in bold text in the address list, with the uppercase SMTP value in the Type column.
Ajouter Cliquez sur Ajouter une
ajouter une nouvelle adresse e-mail pour cette boîte aux lettres. Sélectionnez l’un des types d’adresses suivants :SMTP : Il s'agit du type d'adresse par défaut. Cliquez sur ce bouton, puis saisissez la nouvelle adresse SMTP dans la zone * Adresse de messagerie.
EUM : une adresse EUM (messagerie unifiée Exchange) est utilisée par le service de messagerie unifiée Microsoft Exchange pour localiser les destinataires prenant en charge la messagerie unifiée au sein d’une organisation Exchange. Les adresses de messagerie unifiée Exchange sont composées du numéro de poste et du plan de numérotation de messagerie unifiée de l'utilisateur à extension messagerie unifiée. Cliquez sur ce bouton puis tapez le numéro de poste dans le champ Adresse/Poste. Puis cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez un plan de numérotation pour la boîte aux lettres.
Type d’adresse personnalisée : cliquez sur ce bouton et tapez l’un des types d’adresses e-mail non SMTP pris en charge dans la zone * Adresse e-mail .
Remarque
À l'exception des adresses X.400, Exchange ne valide pas la mise en forme des adresses personnalisées. Vous devez veiller à ce que l'adresse personnalisée que vous spécifiez soit conforme aux exigences de mise en forme pour ce type d'adresse.
Lorsque vous ajoutez une adresse électronique, vous avez la possibilité d'en faire l'adresse SMTP principale.
Mettre à jour automatiquement les adresses selon la stratégie de messagerie électronique appliquée à ce destinataire: Cochez cette case pour que les adresses de messagerie électronique du destinataire soient automatiquement mises à jour en fonction des modifications apportées aux stratégies d’adresses de messagerie électronique dans votre organisation.
Infos-courrier
Dans le champ Info-courrier, vous pouvez ajouter une info-courrier pour alerter les utilisateurs d'éventuels problèmes avant qu'ils n'envoient une demande à la boîte aux lettres de la salle. Une info-courrier est un texte qui s'affiche dans la barre d'informations lorsque ce destinataire est ajouté aux champs À, Cc ou Cci d'un nouveau message électronique.
Remarque
Les infos courrier peuvent comporter des balises HTML, mais les scripts ne sont pas autorisés. Une info courrier personnalisée ne doit pas comporter plus de 175 caractères affichés. Les balises HTML ne sont pas prises en compte dans cette limite.
Utiliser Exchange PowerShell pour modifier les propriétés d’une boîte aux lettres de salle
Utilisez les ensembles suivants de cmdlets pour afficher ou modifier les propriétés d'une boîte aux lettres de salle : Get-Mailbox et Set-Mailbox pour afficher et modifier les propriétés générales et les adresses de messagerie des boîtes aux lettres de salles. Utilisez les cmdlets Get-CalendarProcessing et Set-CalendarProcessing pour afficher et modifier les délégués et les options de réservation.
Utilisez les cmdlets Get-User et Set-User pour afficher et définir les propriétés générales telles que l’emplacement. le département, et les noms d’entreprises.
Utilisez les cmdlets Get-Mailbox et Set-Mailbox pour afficher et définir les propriétés de boîtes aux lettres, telles que les adresses de messagerie électronique et la base de données de boîtes aux lettres.
Utilisez les cmdlets Get-CalendarProcessing et Set-CalendarProcessing pour afficher et définir les délégués et les options de réservation.
Pour plus d'informations à propos de ces cmdlets, consultez les rubriques suivantes :
Voici quelques exemples d'utilisation de l'Environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour modifier des propriétés de la boîte aux lettres de salle.
Cet exemple modifie le nom complet, l'adresse SMTP principale (appelée adresse de réponse par défaut) et la capacité de la salle. De plus, l'adresse de réponse précédente est conservée comme adresse proxy.
Set-Mailbox "Conf Room 123" -DisplayName "Conf Room 31/123 (12)" -EmailAddresses SMTP:Rm33.123@contoso.com,smtp:rm123@contoso.com -ResourceCapacity 12
Cet exemple configure des boîtes aux lettres de salle pour pouvoir planifier les demandes de réservation uniquement pendant les heures ouvrables ; il définit également une durée maximale de 9 heures.
Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox'" | Set-CalendarProcessing -ScheduleOnlyDuringWorkHours $true -MaximumDurationInMinutes 540
Cet exemple utilise la cmdlet Get-User pour rechercher toutes les boîtes aux lettres de salle qui correspondent à des salles de conférence privées ; il utilise ensuite la cmdlet Set-CalendarProcessing pour envoyer des demandes de réservation à un délégué (Robin Wood) qui les accepte ou les refuse.
Get-User -ResultSize unlimited -Filter "(RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox') -and (DisplayName -like 'Private*')" | Set-CalendarProcessing -AllBookInPolicy $false -AllRequestInPolicy $true -ResourceDelegates "Robin Wood"
Comment savoir si cela a fonctionné ?
Pour vérifier que les modifications des propriétés d'une boîte aux lettres de salle sont réussies, procédez comme suit :
Dans le Centre d’administration Exchange, sélectionnez la boîte aux lettres, puis cliquez sur Modifier
afficher la propriété ou la fonctionnalité que vous avez modifiée. Selon la propriété modifiée, elle peut être affichée dans le volet Détails de la boîte aux lettres sélectionnée.Dans Exchange PowerShell, utilisez la cmdlet Get-Mailbox pour vérifier les modifications. L'utilisation d'Exchange PowerShell permet d'afficher plusieurs propriétés pour plusieurs boîtes aux lettres. Dans l'exemple ci-dessus où les demandes de réservation peuvent être planifiées uniquement pendant les heures ouvrables et durer au maximum 9 heures, exécutez la commande suivante pour vérifier les nouvelles valeurs.
Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox'" | Get-CalendarProcessing | Format-List Identity,ScheduleOnlyDuringWorkHours,MaximumDurationInMinutes