Gérer les boîtes aux lettres utilisateur dans Exchange Online

Importante

À compter de décembre 2022, le centre de Administration Exchange classique sera déprécié pour les clients du monde entier. Microsoft recommande d’utiliser le nouveau Centre Administration Exchange, s’il ne le fait pas déjà.

Bien que la plupart des fonctionnalités aient été migrées vers le nouveau centre d’administration exchange, certaines ont été migrées vers d’autres centres d’administration et les autres seront bientôt migrées vers le nouveau centre d’administration exchange. Recherchez les fonctionnalités qui ne sont pas encore disponibles dans le nouveau CENTRE d’administration Exchange sur Autres fonctionnalités ou utilisez la recherche globale qui vous aidera à naviguer dans le nouveau CAE.

Après avoir créé une boîte aux lettres utilisateur, vous pouvez apporter des modifications et définir des propriétés supplémentaires à l’aide du nouveau Centre d’administration Exchange (EAC) ou Exchange Online PowerShell.

Ce qu'il faut savoir avant de commencer

• Durée estimée pour effectuer chaque tâche de boîte aux lettres utilisateur : 2 à 5 minutes.

• Des autorisations doivent vous être attribuées avant de pouvoir exécuter cette procédure. Pour connaître les autorisations dont vous avez besoin, consultez la section « Destinataires » dans la rubrique Autorisations des fonctionnalités dans Exchange Online rubrique.

• Pour plus d’informations sur les raccourcis clavier qui peuvent s’appliquer aux procédures décrites dans cette rubrique, consultez Raccourcis clavier pour le Centre d’administration Exchange.

Conseil

Vous rencontrez des difficultés ? Demandez de l’aide en participant aux forums Exchange. Visitez les forums à Exchange Online ou Exchange Online Protection.

Utiliser le nouveau CAE pour configurer les propriétés de boîte aux lettres utilisateur

1. Dans le nouveau CENTRE d’administration Exchange, accédez àBoîtes aux lettresdestinataires>.

Les onglets boîtes aux lettres utilisateur et boîtes aux lettres partagées (du CAE classique) sous Destinataires sont désormais fusionnés dans un seul onglet, Boîtes aux lettres. En cliquant sur l’onglet Boîtes aux lettres , vous pouvez afficher les boîtes aux lettres partagées et utilisateur sous un seul affichage de liste. En plus de la liste des boîtes aux lettres partagées et utilisateur, les options suivantes sont fournies :

• Ajouter une boîte aux lettres partagée : utilisez cette option pour créer une boîte aux lettres partagée. Le nouveau centre d’administration Exchange vous permet de créer uniquement des boîtes aux lettres partagées. Si vous souhaitez créer une boîte aux lettres utilisateur, vous devez utiliser le Centre d'administration Microsoft 365 ou Exchange Online PowerShell. Toutefois, une fois Exchange Online boîtes aux lettres créées, vous pouvez les gérer à l’aide du nouveau centre d’administration Exchange.
  • Définir des restrictions de taille de message par défaut : utilisez cette option pour définir une taille maximale pour les messages qui peuvent être envoyés et reçus par les boîtes aux lettres de votre organisation. Ces paramètres sont appliqués par défaut aux boîtes aux lettres que vous créez.
• Actualiser : utilisez cette option pour actualiser la liste des boîtes aux lettres.
• Exporter : utilisez cette option pour télécharger un fichier .csv (feuille Excel) avec les détails de toutes les boîtes aux lettres.
• Rechercher : utilisez cette option pour rechercher une boîte aux lettres en entrant le mot clé approprié.
• Filtre : utilisez cette option détaillée pour créer des filtres personnalisés ou utiliser des filtres prédéfinis.
• Liste normale et liste compacte : l’affichage par défaut que vous voyez lorsque vous ouvrez boîtes aux lettres est l’affichage liste normal. Dans l’affichage Liste compacte, vous pouvez voir davantage de lignes avec des espaces réduits entre les deux.
• Lorsque vous sélectionnez une boîte aux lettres en cliquant sur la case d’option en regard du nom d’affichage (sur n’importe quelle ligne), certaines options supplémentaires sont également disponibles en haut. Si vous n’êtes pas en mesure d’afficher toutes les options, cliquez sur le menu Plus d’options (...).
  • Masquer dans la liste d’adresses : sélectionnez cette option pour empêcher le destinataire d’apparaître dans le carnet d’adresses et les autres listes d’adresses définies dans votre organisation Exchange. Après avoir sélectionné cette option, les utilisateurs peuvent toujours envoyer des messages au destinataire à l’aide de l’adresse e-mail.
  • Modifier les informations de contact : sélectionnez cette option pour modifier les informations de contact.
  • Gérer la délégation de boîte aux lettres : sélectionnez cette option pour attribuer des autorisations à d’autres utilisateurs (également appelés délégués) afin de leur permettre de se connecter à la boîte aux lettres de l’utilisateur ou d’envoyer des messages au nom de l’utilisateur. Pour plus d’informations, consultez la section « Autorisations de boîte aux lettres » expliquée plus loin dans cette rubrique.
  • Récupérer les éléments supprimés : les administrateurs peuvent rechercher et récupérer des messages électroniques supprimés dans la boîte aux lettres d’un utilisateur. Cela inclut les éléments supprimés définitivement (purgés) par une personne à l’aide de la fonctionnalité Récupérer les éléments supprimés dans Outlook ou Outlook sur le web (anciennement Outlook Web App), ou les éléments supprimés par un processus automatisé, comme la stratégie de rétention affectée aux boîtes aux lettres utilisateur. Dans ce cas, un utilisateur ne peut pas récupérer les éléments supprimés définitivement. Cependant, les administrateurs peuvent récupérer les messages supprimés définitivement si la période de rétention des éléments supprimés de l'élément n'a pas expiré. Les administrateurs peuvent rechercher des éléments supprimés en fonction de l’heure, de la ligne d’objet ou du type d’élément.
  • Convertir en boîte aux lettres partagée : sélectionnez cette option pour convertir une boîte aux lettres standard en boîte aux lettres partagée.
  • Modifier l’adresse e-mail : sélectionnez cette option pour modifier les informations de messagerie de l’utilisateur.
  • Actualiser : sélectionnez cette option pour actualiser la liste Boîtes aux lettres.

2. Dans la liste des boîtes aux lettres utilisateur, cliquez sur la boîte aux lettres pour laquelle vous souhaitez modifier les propriétés. Un volet d’affichage s’affiche pour la boîte aux lettres utilisateur sélectionnée.

3. Dans cette page, l’utilisateur peut modifier les paramètres de boîte aux lettres et de compte .

4. Utilisez les paramètres de boîte aux lettres pour modifier l’une des propriétés suivantes.

   • Adresses de messagerie
   • Autorisations de boîte aux lettres
   • Paramètres de flux de messages
   • Stratégies de boîte aux lettres
   • Autres actions
   • Réponses automatiques
   • Applications de messagerie électronique
   • Espace de stockage utilisé

5. Utilisez les paramètres du compte pour modifier les informations de contact/organisation.

Adresses électroniques

Utilisez la section Adresses Email pour afficher ou modifier les adresses e-mail associées à la boîte aux lettres de l’utilisateur.

En cliquant sur le lien Gérer les types d’adresses e-mail , vous pouvez afficher toutes les adresses e-mail associées à la boîte aux lettres de l’utilisateur. L’adresse SMTP principale (également appelée adresse de réponse par défaut) est affichée en gras dans la liste d’adresses.

Ajouter un type d’adresse e-mail : cliquez sur Ajoutez un type d’adresse e-mail pour ajouter une nouvelle adresse e-mail pour cette boîte aux lettres. Sélectionnez l’un des types d’adresses suivants :

• SMTP : Il s'agit du type d'adresse par défaut. Cliquez sur ce bouton, puis tapez la nouvelle adresse SMTP dans la zone Email address*:.

• Entrez un type d’adresse personnalisé : cliquez sur ce bouton et tapez l’un des types d’adresses e-mail non SMTP pris en charge dans la zone adresse de Email*:.

  Remarque

  Adresse personnalisée Cliquez sur ce bouton et utilisez la boîte de dialogue qui s’affiche pour ajouter une adresse personnalisée (par exemple : fax ou X.400).

• Définissez cette adresse de réponse : dans Exchange Online, vous pouvez activer cette case à cocher pour que la nouvelle adresse e-mail soit l’adresse SMTP principale de la boîte aux lettres. Cette case à cocher n’est pas disponible dans le Centre d’administration Exchange dans Exchange Server.

Paramètres de flux de messages

Utilisez la section Paramètres de flux de courrier pour connaître la taille et les paramètres de remise des messages par défaut.

En cliquant sur le lien Gérer les paramètres de flux de messagerie , vous pouvez définir les options suivantes :

• Email transfert : cliquez sur le bouton Modifier et activez/désactiver l’option de transfert Email. Email transfert vous permet de configurer une boîte aux lettres pour transférer les messages électroniques envoyés à cette boîte aux lettres vers la boîte aux lettres d’un autre utilisateur dans ou en dehors de votre organisation.
• Restriction de taille des messages : ces paramètres contrôlent la taille des messages que l’utilisateur peut envoyer et recevoir. Cliquez sur le bouton Modifier et définissez une taille maximale pour les messages envoyés et reçus par cette boîte aux lettres.
• Restriction de remise de messages : les restrictions de remise de messages sont utiles pour contrôler qui peut envoyer des messages aux utilisateurs de votre organisation. Par exemple, vous pouvez configurer une boîte aux lettres pour qu’elle accepte ou rejette les messages envoyés par des utilisateurs spécifiques, ou qu’elle accepte uniquement les messages des utilisateurs de votre organisation Exchange. Cliquez sur le bouton Modifier et définissez les restrictions de remise des messages.

Autorisations de boîte aux lettres

Utilisez la section Autorisations de boîte aux lettres pour attribuer des autorisations à d’autres utilisateurs (également appelés délégués) afin de leur permettre de se connecter à la boîte aux lettres de l’utilisateur ou d’envoyer des messages au nom de l’utilisateur. En cliquant sur le lien Autorisations de boîte aux lettres , vous pouvez attribuer les autorisations suivantes :

• Envoyer en tant que : cette autorisation permet aux utilisateurs autres que le propriétaire de la boîte aux lettres d’utiliser la boîte aux lettres pour envoyer des messages. Une fois cette autorisation attribuée à un délégué, tout message envoyé par un délégué depuis cette boîte aux lettres s'affiche comme s'il était envoyé par le propriétaire de la boîte aux lettres. Toutefois, cette autorisation ne permet pas à un délégué de se connecter à la boîte aux lettres de l'utilisateur.
• Envoyer de la part de : cette autorisation permet également à un délégué d’utiliser cette boîte aux lettres pour envoyer des messages. Cependant, une fois cette autorisation attribuée à un délégué, l'adresse De : de tous les messages envoyés par le délégué indique que le message a été envoyé par le délégué, au nom du propriétaire de la boîte aux lettres.
• Lecture et gestion : cette autorisation permet à un délégué de se connecter à la boîte aux lettres de l’utilisateur et d’afficher le contenu de la boîte aux lettres. Cependant, une fois cette autorisation attribuée à un délégué, celui-ci ne peut pas envoyer de messages depuis cette boîte aux lettres. Pour permettre à un délégué d'envoyer des courriers électroniques depuis la boîte aux lettres de l'utilisateur, vous devez attribuer au délégué l'autorisation Envoyer sous ou Envoyer au nom de.

Pour attribuer des autorisations aux délégués, cliquez sur le bouton Modifier en regard de l’autorisation appropriée. En cliquant sur Ajoutez des autorisations. Vous pouvez afficher la liste de tous les destinataires de votre organisation Exchange auxquels l’autorisation peut être attribuée. Sélectionnez les destinataires souhaités, ajoutez-les à la liste, puis cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez également rechercher un destinataire spécifique en tapant le nom du destinataire dans la zone de recherche.

Stratégies de boîte aux lettres

Utilisez la section Stratégies de boîte aux lettres pour appliquer des stratégies de boîte aux lettres par défaut pour l’organisation. En cliquant sur Gérer les stratégies de boîte aux lettres, vous pouvez afficher ou modifier les stratégies de boîte aux lettres. Cliquez sur modifiez les stratégies de boîte aux lettres suivantes.

• Stratégie de partage : cette zone affiche la stratégie de partage appliquée à la boîte aux lettres. Une stratégie de partage contrôle la façon dont les utilisateurs de votre organisation peuvent partager les informations de calendrier et de contact avec des utilisateurs extérieurs à votre organisation Exchange. La stratégie de partage par défaut est affectée aux boîtes aux lettres lors de leur création. Pour modifier la stratégie de partage attribuée à l'utilisateur, sélectionnez-en une autre dans la liste déroulante.
• Stratégie d’attribution de rôle : cette zone affiche la stratégie d’attribution de rôle affectée à la boîte aux lettres. La stratégie d'attribution de rôle indique les rôles RBAC (contrôle d'accès basé sur un rôle) qui sont assignés à l'utilisateur et elle contrôle les paramètres de configuration de groupe de distribution et de boîte aux lettres spécifiques que l'utilisateur peut modifier. Pour modifier la stratégie d'attribution de rôle affectée à l'utilisateur, sélectionnez-en une autre dans la liste déroulante.
• Stratégie de rétention : cette zone affiche la stratégie de rétention affectée à la boîte aux lettres. Une stratégie de rétention est un groupe de balises de rétention qui sont appliquées à la boîte aux lettres de l'utilisateur. Elles vous permettent de contrôler la durée de conservation des éléments des boîtes aux lettres des utilisateurs et de définir l'action à effectuer sur les éléments qui ont atteint une certaine ancienneté. Aucune stratégie de rétention n'est attribuée aux boîtes aux lettres lorsque ces dernières sont créées. Pour attribuer une stratégie de rétention à l'utilisateur, sélectionnez-en une dans la liste déroulante.
• Stratégie de carnet d’adresses : cette zone affiche la stratégie de carnet d’adresses appliquée à la boîte aux lettres. Une stratégie de carnet d'adresses vous permet de segmenter les utilisateurs dans des groupes spécifiques pour fournir des vues personnalisées du carnet d'adresses. Pour appliquer ou modifier la stratégie de carnet d'adresses appliquée à la boîte aux lettres, sélectionnez-en une dans la liste déroulante.

Autres actions

Utilisez la section Autres actions pour effectuer les modifications suivantes :

• Convertir en boîte aux lettres partagée : utilisez cette option pour convertir une boîte aux lettres standard en boîte aux lettres partagée.

• Gérer la conservation pour litige : cette fonctionnalité est désactivée par défaut. Une mise en attente pour litige permet de conserver les éléments supprimés d'une boîte aux lettres et enregistre les modifications apportées à ces éléments. Les éléments supprimés et toutes les instances d’éléments modifiés sont retournés dans une recherche de découverte. Activez l’option De conservation pour litige pour mettre la boîte aux lettres en attente pour litige. Si la boîte aux lettres est en attente pour litige, désactivez l’option de conservation pour litige pour supprimer la conservation pour litige. Les boîtes aux lettres en attente pour litige sont inactives et ne peuvent pas être supprimées. Pour supprimer la boîte aux lettres, supprimez la mise en attente pour litige. Si la boîte aux lettres est en attente pour litige, cliquez sur Conservation pour litige pour afficher et modifier les paramètres de conservation pour litige suivants :

  • Date de mise en attente : cette zone en lecture seule indique la date et l’heure auxquelles la boîte aux lettres a été mise en attente pour litige. Il est NULL par défaut.

  • Conservation démarrée par : cette zone en lecture seule indique l’utilisateur qui a placé la boîte aux lettres en attente pour litige.

  • Durée de conservation (jours). Laissez vide sans limite. - Entrez la durée de conservation en jours.

  • Remarque (visible par l’utilisateur) : utilisez cette zone pour informer l’utilisateur de la conservation pour litige, expliquer pourquoi la boîte aux lettres est en attente pour litige ou fournir des conseils supplémentaires à l’utilisateur, par exemple en l’informant que la conservation du litige n’affectera pas son utilisation quotidienne du courrier électronique.

  • Page web avec plus d’informations pour l’utilisateur : utilisez cette zone pour fournir une URL à un site web qui fournit des informations ou des conseils sur la conservation pour litige sur la boîte aux lettres.

    Remarque

    Le texte de ces zones s’affiche dans la boîte aux lettres de l’utilisateur uniquement s’il utilise Outlook 2010 ou des versions ultérieures. Il n’apparaît pas dans Outlook sur le web ou d’autres clients de messagerie. Pour afficher le texte des zones Note et URL dans Outlook, cliquez sur l’onglet Fichier et, dans la page Informations , sous Paramètres du compte, vous verrez le commentaire de conservation pour litige.

• Gérer l’archivage des boîtes aux lettres : utilisez cette option pour activer ou désactiver la boîte aux lettres d’archivage.

• Définir la limite de destinataires : ce paramètre contrôle le nombre maximal de destinataires auxquels l’utilisateur peut envoyer un message. Spécifiez le nombre maximal de destinataires dans la zone de texte Nombre maximal de destinataires . Dans Exchange Online, la limite est de 500 destinataires.

• Récupérer les éléments supprimés : les administrateurs peuvent rechercher et récupérer des messages électroniques supprimés dans la boîte aux lettres d’un utilisateur. Cela inclut les éléments supprimés définitivement (purgés) par une personne à l’aide de la fonctionnalité Récupérer les éléments supprimés dans Outlook ou Outlook sur le web (anciennement Outlook Web App), ou les éléments supprimés par un processus automatisé, comme la stratégie de rétention affectée aux boîtes aux lettres utilisateur. Dans ce cas, un utilisateur ne peut pas récupérer les éléments supprimés définitivement. Cependant, les administrateurs peuvent récupérer les messages supprimés définitivement si la période de rétention des éléments supprimés de l'élément n'a pas expiré. Les administrateurs peuvent rechercher des éléments supprimés en fonction de l’heure, de la ligne d’objet ou du type d’élément.

• Attributs personnalisés : les attributs personnalisés sont des attributs d’extension que vous pouvez utiliser pour ajouter des informations sur un destinataire pour lequel il n’existe pas d’attribut. Vous pouvez ajouter un maximum de 15 attributs personnalisés à une boîte aux lettres. Cliquez sur Ajoutez un attribut personnalisé pour ajouter des attributs personnalisés.

Réponses automatiques

Utilisez ces paramètres pour créer des messages de réponse automatique (absence du bureau). En cliquant sur Gérer les réponses automatiques, vous pouvez activer l’option Réponses automatiques .

Spécifiez les informations suivantes :

• Répondre à tous les expéditeurs au sein des organisations à partir de cette boîte aux lettres : entrez le message de réponse automatique dans cette zone de texte.

Remarque

Ce champ ne peut pas être vide si la réponse automatique est activée.

• Envoyer des réponses automatiques à des expéditeurs en dehors des organisations à partir de cette boîte aux lettres : activez cette case à cocher pour envoyer des réponses automatiques aux expéditeurs en dehors des organisations à partir de cette boîte aux lettres. Lors de l’activation de cette case à cocher, vous pouvez choisir entre les options Répondre uniquement aux expéditeurs dans la liste de contacts de la boîte aux lettres ou Répondre à tous les expéditeurs. Entrez le message de réponse automatique dans la zone de texte Répondre à tous les expéditeurs en dehors des organisations à partir de cette boîte aux lettres .

Applications de messagerie électronique

Utilisez cette section pour appliquer les paramètres par défaut pour Outlook sur le web, IMAP, POP3, MAPI appliqué. En cliquant sur Gérer les paramètres des applications de messagerie, vous pouvez définir les paramètres par défaut pour les éléments suivants :

• Outlook sur le web
• Bureau Outlook (MAPI)
• Services web Exchange
• Mobile (Exchange ActiveSync)
• IMAP
• Pop

Remarque

Tous ces champs sont activés par défaut.

Espace de stockage utilisé

La section Utilisation de la boîte aux lettres affiche la dernière fois que l’utilisateur s’est connecté à sa boîte aux lettres, la taille totale de la boîte aux lettres et le pourcentage du quota total de boîtes aux lettres utilisé. Vous ne pouvez pas modifier l’utilisation de la boîte aux lettres dans ce volet d’affichage. Il s’agit d’une information en lecture seule pour les administrateurs.

Utiliser le Centre d’administration Exchange classique pour modifier les propriétés de boîte aux lettres utilisateur

1. Dans le Centre d’administration Exchange classique, accédez à Destinataires>Boîtes aux lettres.

2. Dans la liste des boîtes aux lettres utilisateur, cliquez sur la boîte aux lettres pour laquelle vous souhaitez modifier les propriétés, puis cliquez sur .

3. Dans la page propriétés de la boîte aux lettres, vous pouvez modifier l’une des propriétés suivantes.

   • Général
   • Espace de stockage utilisé
   • Informations sur le contact
   • Organisation
   • Adresse de messagerie
   • Fonctionnalités de boîte aux lettres
   • Membre de
   • MailTip
   • Mailbox Delegation

Généralités

Dans la section Général, vous pouvez afficher ou modifier des informations de base sur l'utilisateur.

• Prénom, Initiales, Nom de famille

• * Nom : il s’agit du nom répertorié dans Active Directory. Si vous modifiez ce nom, il ne peut pas comporter plus de 64 caractères.

• * Nom complet : ce nom apparaît dans le carnet d’adresses de votre organisation, dans les lignes À : et De : dans l’e-mail, et dans la liste Boîtes aux lettres. Ce nom ne peut pas contenir d'espaces vides avant ou après le nom complet.

• * Alias : spécifie l’alias d’e-mail de l’utilisateur. L'alias de l'utilisateur est la partie de l'adresse de messagerie qui apparaît à gauche du symbole (@). Ce dernier doit être unique dans la forêt.

• * ID utilisateur : il s’agit du nom que l’utilisateur utilise pour se connecter à sa boîte aux lettres et se connecter au domaine. Généralement, le nom de connexion utilisateur se compose de l'alias de l'utilisateur sur la partie gauche, du symbole @ et, à droite du symbole @, du nom de domaine dans lequel réside le compte utilisateur.

• Masquer dans les listes d’adresses : activez cette case à cocher pour empêcher le destinataire d’apparaître dans le carnet d’adresses et les autres listes d’adresses définies dans votre organisation Exchange. Après activation de cette case à cocher, les utilisateurs peuvent encore envoyer des messages au destinataire en utilisant l'adresse de messagerie.

  Cliquez sur Plus d’options pour afficher ou modifier les propriétés supplémentaires suivantes :

• Attributs personnalisés : cette section affiche les attributs personnalisés définis pour la boîte aux lettres utilisateur. Pour spécifier des valeurs d'attribut personnalisées, cliquez sur Modifier. Vous pouvez spécifier jusqu'à 15 attributs personnalisés pour le destinataire.

Espace de stockage utilisé

Utilisez la section Utilisation des boîtes aux lettres pour afficher ou modifier les paramètres de quota de stockage de boîte aux lettres et de rétention des éléments supprimés pour la boîte aux lettres. Ces paramètres sont configurés par défaut lorsque la boîte aux lettres est créée. Ils utilisent les valeurs qui sont configurées pour la base de données de boîtes aux lettres et s'appliquent à toutes les boîtes aux lettres de cette base de données. Vous pouvez personnaliser ces paramètres pour chaque boîte aux lettres au lieu d'utiliser les paramètres par défaut de la base de données de boîtes aux lettres.

• Dernière ouverture de session : cette zone en lecture seule affiche la dernière fois que l’utilisateur s’est connecté à sa boîte aux lettres.
• Utilisation de la boîte aux lettres : cette zone affiche la taille totale de la boîte aux lettres et le pourcentage du quota total de boîtes aux lettres qui a été utilisé.

Remarque

Pour obtenir les informations qui sont affichées dans les deux champs précédents, le CAE interroge la base de données de boîtes aux lettres qui héberge la boîte aux lettres. Si le Centre d'administration Exchange ne peut pas communiquer avec la banque d'informations qui contient la base de données de boîte aux lettres, ce champ restera vide. Un message d'avertissement s'affiche si l'utilisateur ne s'est pas connecté à la boîte aux lettres pour la première fois.

Informations sur le contact

Utilisez la section Coordonnées pour afficher ou modifier les coordonnées de l'utilisateur. L'information sur cette page s'affiche dans le carnet d'adresses. Cliquez sur Plus d'options pour afficher des boîtes de dialogue supplémentaires.

Conseil

Le champ État/Province permet de créer des conditions de destinataire pour des groupes de distribution dynamiques, des stratégies d'adresse de messagerie électronique ou des listes d'adresses.

Les utilisateurs de boîte aux lettres peuvent utiliser Outlook ou Outlook sur le web (anciennement Outlook Web App) pour afficher et modifier leurs propres informations de contact. Mais ils ne peuvent pas modifier les informations dans les zones Remarques et Page web.

Organisation

La section Organisation permet d'enregistrer des informations détaillées sur le rôle de l'utilisateur dans l'organisation. Ces informations s'affichent dans le carnet d'adresses. Aussi, vous pouvez créer un organigramme virtuel accessible à partir de clients de messagerie, tels qu'Outlook.

• L’onglet Organisation permet d’afficher et de modifier les informations relatives au rôle du destinataire dans votre organisation.
• Service : utilisez cette zone pour afficher ou modifier le service dans lequel l’utilisateur travaille. Ce champ permet de créer des conditions de destinataire pour des groupes de distribution dynamiques, des stratégies d'adresse de messagerie ou des listes d'adresses.
• Entreprise : utilisez cette zone pour afficher ou modifier l’entreprise pour laquelle l’utilisateur travaille. Ce champ permet de créer des conditions de destinataire pour des groupes de distribution dynamiques, des stratégies d'adresse de messagerie ou des listes d'adresses.
• Gestionnaire : pour ajouter un gestionnaire, cliquez sur Parcourir. Dans Sélectionner le gestionnaire, sélectionnez une personne, puis cliquez sur OK.
• Rapports directs : vous ne pouvez pas modifier cette zone. Un collaborateur est un utilisateur qui dépend d'un responsable spécifique. Si vous avez indiqué un responsable pour l'utilisateur, ce dernier apparaît en tant que collaborateur dans les informations détaillées relatives à la boîte aux lettres du responsable. Par exemple, Kari gère Chris et Kate, de sorte que la boîte aux lettres de Kari est spécifiée dans la zone Manager de la boîte aux lettres de Chris et celle de Kate, et Chris et Kate apparaissent dans la zone Rapports directs dans les propriétés de la boîte aux lettres de Kari.

Adresse de messagerie

Utilisez la section Adresse Email pour ajouter, afficher ou modifier les adresses e-mail associées à la boîte aux lettres de l’utilisateur. Cela inclut l'adresse SMTP principale de l'utilisateur et toutes les adresses proxy associées. L'adresse SMTP principale (également appelée adresse de réponse par défaut) est affichée en gras dans la liste d'adresses, la valeur SMTP apparaissant en lettres majuscules dans la colonne Type.

• Ajouter :

  1. Cliquez sur Ajoutez un type d’adresse e-mail pour ajouter une nouvelle adresse e-mail pour cette boîte aux lettres. Sélectionnez l’un des types d’adresses suivants :

     • SMTP : Il s'agit du type d'adresse par défaut. Cliquez sur ce bouton, puis saisissez la nouvelle adresse SMTP dans la zone * Adresse de messagerie.

     • Type d’adresse personnalisée : cliquez sur ce bouton et tapez l’un des types d’adresses e-mail non SMTP pris en charge dans la zone * adresse Email.

       Remarque

       Adresse personnalisée Cliquez sur ce bouton et utilisez la boîte de dialogue qui s’affiche pour ajouter une adresse personnalisée (par exemple : fax ou X.400).

     • Définissez cette adresse de réponse : dans Exchange Online, vous pouvez activer cette case à cocher pour que la nouvelle adresse e-mail soit l’adresse SMTP principale de la boîte aux lettres. Cette case à cocher n’est pas disponible dans le Centre d’administration Exchange dans Exchange Server.

  2. Cliquez sur OK.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

• Supprimer :

  1. Cliquez sur Supprimer correspondant à l’adresse e-mail que vous souhaitez supprimer de la boîte aux lettres.

  2. Cliquez sur Enregistrer.

Fonctionnalités de boîte aux lettres

Dans la section Fonctionnalités de boîte aux lettres, vous pouvez afficher ou modifier les fonctionnalités et paramètres de boîte aux lettres suivants :

• Stratégie de partage : cette zone affiche la stratégie de partage appliquée à la boîte aux lettres. Une stratégie de partage contrôle la façon dont les utilisateurs de votre organisation peuvent partager les informations de calendrier et de contact avec des utilisateurs extérieurs à votre organisation Exchange. La stratégie de partage par défaut est affectée aux boîtes aux lettres lors de leur création. Pour modifier la stratégie de partage attribuée à l'utilisateur, sélectionnez-en une autre dans la liste déroulante.

• Stratégie d’attribution de rôle : cette zone affiche la stratégie d’attribution de rôle affectée à la boîte aux lettres. La stratégie d'attribution de rôle indique les rôles RBAC (contrôle d'accès basé sur un rôle) qui sont assignés à l'utilisateur et elle contrôle les paramètres de configuration de groupe de distribution et de boîte aux lettres spécifiques que l'utilisateur peut modifier. Pour modifier la stratégie d'attribution de rôle affectée à l'utilisateur, sélectionnez-en une autre dans la liste déroulante.

• Stratégie de rétention : cette zone affiche la stratégie de rétention affectée à la boîte aux lettres. Une stratégie de rétention est un groupe de balises de rétention qui sont appliquées à la boîte aux lettres de l'utilisateur. Elles vous permettent de contrôler la durée de conservation des éléments des boîtes aux lettres des utilisateurs et de définir l'action à effectuer sur les éléments qui ont atteint une certaine ancienneté. Aucune stratégie de rétention n'est attribuée aux boîtes aux lettres lorsque ces dernières sont créées. Pour attribuer une stratégie de rétention à l'utilisateur, sélectionnez-en une dans la liste déroulante.

• Stratégie de carnet d’adresses : cette zone affiche la stratégie de carnet d’adresses appliquée à la boîte aux lettres. Une stratégie de carnet d'adresses vous permet de segmenter les utilisateurs dans des groupes spécifiques pour fournir des vues personnalisées du carnet d'adresses. Pour appliquer ou modifier la stratégie de carnet d'adresses appliquée à la boîte aux lettres, sélectionnez-en une dans la liste déroulante.

• Appareils mobiles : utilisez cette section pour afficher et modifier les paramètres de Exchange ActiveSync, qui est activé par défaut. Exchange ActiveSync permet d'accéder à une boîte aux lettres Exchange à partir d'un appareil mobile. Cliquez sur Désactiver Exchange ActiveSync pour désactiver cette fonctionnalité pour la boîte aux lettres.

• Outlook sur le web : cette fonctionnalité est activée par défaut. Outlook sur le web permet d’accéder à une boîte aux lettres Exchange à partir d’un navigateur web. Cliquez sur Désactiver pour désactiver Outlook sur le web pour la boîte aux lettres. Cliquez sur Modifier les détails pour ajouter ou modifier une stratégie de boîte aux lettres Outlook sur le web pour la boîte aux lettres.

• IMAP : cette fonctionnalité est activée par défaut. Cliquez sur Désactiver afin de désactiver la fonctionnalité IMAP pour la boîte aux lettres.

• POP3 : cette fonctionnalité est activée par défaut. Cliquez sur Désactiver afin de désactiver la fonctionnalité POP3 pour la boîte aux lettres.

• MAPI : cette fonctionnalité est activée par défaut. Le protocole MAPI permet d'accéder à une boîte aux lettres Exchange à partir d'un client MAPI tel qu'Outlook. Cliquez sur Désactiver pour désactiver MAPI pour la boîte aux lettres.

• Conservation pour litige : cette fonctionnalité est désactivée par défaut. Une mise en attente pour litige permet de conserver les éléments supprimés d'une boîte aux lettres et enregistre les modifications apportées à ces éléments. Les éléments supprimés et tous les éléments modifiés sont renvoyés lors d'une détection. Cliquez sur Activer pour placer la boîte aux lettres en mise en attente pour litige. Si la boîte aux lettres est mise en attente pour litige, cliquez sur Désactiver pour supprimer la mise en attente pour litige. Les boîtes aux lettres en attente pour litige sont inactives et ne peuvent pas être supprimées. Pour supprimer la boîte aux lettres, supprimez la mise en attente pour litige. Si la boîte aux lettres est mise en attente pour litige, cliquez sur Modifier les détails pour afficher et modifier les paramètres de mise en attente pour litige suivants :

  • Date de conservation : cette zone en lecture seule indique la date et l’heure auxquelles la boîte aux lettres a été mise en attente pour litige.

  • Mise en attente par : cette zone en lecture seule indique l’utilisateur qui a placé la boîte aux lettres en attente pour litige.

  • Remarque : utilisez cette zone pour informer l’utilisateur de la conservation pour litige, expliquer pourquoi la boîte aux lettres est en attente pour litige ou fournir des conseils supplémentaires à l’utilisateur, par exemple en l’informant que la conservation du litige n’affectera pas son utilisation quotidienne de la messagerie électronique.

  • URL : utilisez cette zone pour fournir une URL à un site web qui fournit des informations ou des conseils sur la conservation pour litige dans la boîte aux lettres.

    Remarque

    Le texte de ces zones s’affiche dans la boîte aux lettres de l’utilisateur uniquement s’il utilise Outlook 2010 ou des versions ultérieures. Il n’apparaît pas dans Outlook sur le web ou d’autres clients de messagerie. Pour afficher le texte des zones Note et URL dans Outlook, cliquez sur l’onglet Fichier et, dans la page Informations , sous Paramètres du compte, vous verrez le commentaire de conservation pour litige.

• Archivage : si aucune boîte aux lettres d’archivage n’existe pour l’utilisateur, cette fonctionnalité est désactivée. Pour activer une boîte aux lettres d'archive, cliquez sur Activer. Si l'utilisateur possède une boîte aux lettres d'archive, la taille de cette dernière ainsi que les statistiques d'utilisation s'affichent. Cliquez sur Modifier les détails pour afficher ou modifier les paramètres de boîte aux lettres d'archivage suivants :

  • État : cette zone en lecture seule indique si une boîte aux lettres d’archivage existe.

  • Base de données : cette zone en lecture seule affiche le nom de la base de données de boîtes aux lettres qui héberge la boîte aux lettres d’archivage. Cette case n'est pas disponible dans Exchange Online.

  • Nom : tapez le nom de la boîte aux lettres d’archivage dans cette zone. Ce nom apparaît sous la liste des dossiers dans Outlook ou Outlook sur le web.

  • Quota d’archive (Go) : cette zone affiche la taille totale de la boîte aux lettres d’archivage.

  • Émettre un avertissement à (Go) : cette zone affiche la limite de stockage maximale pour la boîte aux lettres d’archivage avant qu’un avertissement ne soit émis à l’utilisateur. Si la taille de la boîte aux lettres d'archivage atteint ou dépasse la valeur spécifiée, Exchange envoie un message d'avertissement à l'utilisateur.

    Remarque

    Le quota d'archivage et le quota d'émission d'avertissement pour la boîte aux lettres d'archivage ne peuvent pas être modifiés dans Exchange Online.

• Options de remise : permet de transférer les messages électroniques envoyés à l’utilisateur à un autre destinataire et de définir le nombre maximal de destinataires auxquels l’utilisateur peut envoyer un message. Cliquez sur Afficher les détails pour afficher et modifier ces paramètres.

  • Adresse de transfert : cochez la case Activer le transfert, puis cliquez sur Parcourir pour afficher la page Sélectionner un utilisateur et une boîte aux lettres . Use this page to select a recipient to whom you want to forward all email messages that are sent to this mailbox.
  • Remettre le message à l’adresse de transfert et à la boîte aux lettres : activez cette case à cocher pour que les messages soient remis à l’adresse de transfert et à la boîte aux lettres de l’utilisateur.
  • Limite de destinataires : ce paramètre contrôle le nombre maximal de destinataires auxquels l’utilisateur peut envoyer un message. Sélectionnez le Nombre maximal de destinataires pour limiter le nombre de destinataires autorisés dans les champs À, Cc et Cci: d'un message électronique, puis spécifiez le nombre maximal de destinataires. Dans Exchange Online, la limite est de 500 destinataires.

• Restrictions de taille des messages : ces paramètres contrôlent la taille des messages que l’utilisateur peut envoyer et recevoir. Cliquez sur Afficher les détails pour afficher la taille maximale des messages envoyés et reçus.

  Remarque

  Ces paramètres ne peuvent pas être modifiés dans Exchange Online.

• Restrictions de remise des messages : ces paramètres contrôlent qui peut envoyer des messages électroniques à cet utilisateur. Cliquez sur Afficher les détails pour afficher et modifier ces restrictions.

  • Accepter les messages de : utilisez cette section pour spécifier qui peut envoyer des messages à cet utilisateur.
  • Tous les expéditeurs : sélectionnez cette option pour spécifier que l’utilisateur peut accepter les messages de tous les expéditeurs. Sont inclus à la fois les expéditeurs de votre organisation Exchange et les expéditeurs externes. Cette option est sélectionnée par défaut. Cette option inclut les utilisateurs externes uniquement si vous désactivez la case à cocher Exiger l'authentification de tous les expéditeurs. Si cette case à cocher est activée, les messages des utilisateurs externes seront rejetés.
  • Seuls les expéditeurs figurant dans la liste suivante : sélectionnez cette option pour spécifier que l’utilisateur peut accepter les messages uniquement à partir d’un ensemble spécifié d’expéditeurs dans votre organisation Exchange. Cliquez sur Ajouter afficher la page Sélectionner les destinataires , qui affiche la liste de tous les destinataires de votre organisation Exchange. Sélectionnez les destinataires voulus, ajoutez-les à la liste, puis cliquez sur OK. Vous pouvez également rechercher un destinataire spécifique en tapant le nom du destinataire dans la zone de recherche, puis en cliquant sur .
  • Exiger que tous les expéditeurs soient authentifiés : sélectionnez cette option pour empêcher les utilisateurs anonymes d’envoyer des messages à l’utilisateur.
  • Rejeter les messages de : utilisez cette section pour empêcher les utilisateurs d’envoyer des messages à cet utilisateur.
  • Aucun expéditeur : sélectionnez cette option pour spécifier que la boîte aux lettres ne rejette pas les messages des expéditeurs de l’organisation Exchange. Cette option est sélectionnée par défaut.
  • Expéditeurs dans la liste suivante : sélectionnez cette option pour spécifier que la boîte aux lettres rejette les messages d’un ensemble spécifié d’expéditeurs dans votre organisation Exchange. Cliquez sur Ajouter afficher la page Sélectionner les destinataires , qui affiche la liste de tous les destinataires de votre organisation Exchange. Sélectionnez les destinataires voulus, ajoutez-les à la liste, puis cliquez sur OK. Vous pouvez également rechercher un destinataire spécifique en tapant le nom du destinataire dans la zone de recherche, puis en cliquant sur .

Membre de

La section Membre de permet d'afficher une liste des groupes de distribution ou de groupes de sécurité auxquels cet utilisateur appartient. Vous ne pouvez pas modifier les informations d'appartenance sur cette page. Notez que l'utilisateur peut répondre aux critères d'un ou de plusieurs groupes de distribution dynamiques de votre organisation. Toutefois, les groupes de distribution dynamiques ne s'affichent pas sur cette page, car leur appartenance est calculée à chaque utilisation.

Infos-courrier

Utilisez la section Info courrier pour ajouter une Info courrier afin d'alerter les utilisateurs de problèmes potentiels s'ils envoient un message à ce destinataire. Une info-courrier est un texte qui s'affiche dans la barre d'informations lorsque ce destinataire est ajouté aux champs À, Cc ou Cci d'un nouveau message électronique.

Remarque

Les infos courrier peuvent comporter des balises HTML, mais les scripts ne sont pas autorisés. Une info courrier personnalisée ne doit pas comporter plus de 175 caractères affichés. Les balises HTML ne sont pas prises en compte dans cette limite.

Délégation de boîtes aux lettres

Utilisez la section Délégation de boîtes aux lettres pour attribuer des autorisations aux autres utilisateurs (également nommés délégués) pour leur permettre de se connecter à la boîte aux lettres de l'utilisateur ou d'envoyer des messages au nom de l'utilisateur. Vous pouvez attribuer les autorisations suivantes :

• Envoyer en tant que : cette autorisation permet aux utilisateurs autres que le propriétaire de la boîte aux lettres d’utiliser la boîte aux lettres pour envoyer des messages. Une fois cette autorisation attribuée à un délégué, tout message envoyé par un délégué depuis cette boîte aux lettres s'affiche comme s'il était envoyé par le propriétaire de la boîte aux lettres. Toutefois, cette autorisation ne permet pas à un délégué de se connecter à la boîte aux lettres de l'utilisateur.

• Envoyer de la part de : cette autorisation permet également à un délégué d’utiliser cette boîte aux lettres pour envoyer des messages. Cependant, une fois cette autorisation attribuée à un délégué, l'adresse De : de tous les messages envoyés par le délégué indique que le message a été envoyé par le délégué, au nom du propriétaire de la boîte aux lettres.

• Accès complet : cette autorisation permet à un délégué de se connecter à la boîte aux lettres de l’utilisateur et d’afficher le contenu de la boîte aux lettres. Cependant, une fois cette autorisation attribuée à un délégué, celui-ci ne peut pas envoyer de messages depuis cette boîte aux lettres. Pour permettre à un délégué d'envoyer des courriers électroniques depuis la boîte aux lettres de l'utilisateur, vous devez attribuer au délégué l'autorisation Envoyer sous ou Envoyer au nom de.

Pour attribuer des autorisations aux délégués, cliquez sur Ajouter une Sous l’autorisation appropriée, vous pouvez afficher une page qui affiche la liste de tous les destinataires de votre organisation Exchange auxquels l’autorisation peut être affectée. Sélectionnez les destinataires voulus, ajoutez-les à la liste, puis cliquez sur OK. Vous pouvez également rechercher un destinataire spécifique en tapant le nom du destinataire dans la zone de recherche, puis en cliquant sur .

Utiliser Exchange Online PowerShell pour modifier les propriétés de boîte aux lettres utilisateur

Utilisez les cmdlets Get-Mailbox et Set-Mailbox pour afficher et modifier les propriétés des boîtes de réception des utilisateurs. L’un des avantages de l’utilisation de Exchange Online PowerShell est la possibilité de modifier les propriétés de plusieurs boîtes aux lettres. Pour plus d'informations sur les paramètres qui correspondent aux propriétés des boîtes aux lettres, consultez les rubriques suivantes :

• Get-Mailbox

• Set-Mailbox

Voici quelques exemples d’utilisation de Exchange Online PowerShell pour modifier les propriétés de boîte aux lettres utilisateur.

Cet exemple montre comment transférer les messages électroniques de Pat Coleman à la boîte aux lettres de Sunil Koduri (sunilk@contoso.com).

Set-Mailbox -Identity patc -DeliverToMailboxAndForward $true -ForwardingAddress sunilk@contoso.com

Cet exemple utilise la commande Get-Mailbox pour trouver toutes les boîtes aux lettres utilisateurs dans l'organisation, puis la commande Set-Mailbox est utilisée pour définir la limite à 500 destinataires autorisés dans les champs À, Cc et Cci: d'un message électronique.

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox'" | Set-Mailbox -RecipientLimits 500

Cet exemple utilise la commande Get-Mailbox pour trouver toutes les boîtes aux lettres dans l'unité d'organisation Marketing, puis il utilise la commande Set-Mailbox pour configurer ces boîtes aux lettres. Les limites personnalisées d'avertissement, d'interdiction d'envoi et d'interdiction d'envoi et de réception sont définies à 200 mégaoctets (Mo), 250 Mo et 280 Mo, respectivement, et les limites par défaut de la base de données de boîtes aux lettres sont ignorées. Vous pouvez utiliser cette commande pour configurer un ensemble spécifique de boîtes aux lettres de sorte que leurs limites soient plus élevées ou moins élevées que celles des autres boîtes aux lettres de l'organisation.

Get-Mailbox -OrganizationalUnit "Marketing" | Set-Mailbox -IssueWarningQuota 209715200 -ProhibitSendQuota 262144000 -ProhibitSendReceiveQuota 293601280 -UseDatabaseQuotaDefaults $false

Cet exemple utilise la cmdlet Get-Mailbox pour trouver tous les utilisateurs du département « Customer Service », puis il utilise la cmdlet Set-Mailbox pour définir 2 Mo comme taille maximale de message pour l'envoi des messages.

Get-Mailbox -Filter "Department -eq 'Customer Service'" | Set-Mailbox -MaxSendSize 2097152

Cet exemple définit la traduction MailTip (Info courrier) en français et en chinois.

Set-Mailbox john@contoso.com -MailTipTranslations ("FR: C'est la langue française", "CHT: 這是漢語語言")

Modifier des boîtes aux lettres utilisateur en bloc

Vous pouvez utiliser le CAE pour modifier les propriétés pour plusieurs boîtes aux lettres d'utilisateurs. Lorsque vous sélectionnez deux boîtes aux lettres utilisateurs ou plus dans la liste des boîtes aux lettres du Centre d'administration Exchange, les propriétés pouvant être modifiées en bloc s'affichent dans le volet d'informations. Lorsque vous modifiez l'une de ces propriétés, la modification est appliquée à toutes les boîtes aux lettres sélectionnées.

Voici une liste des propriétés et fonctions de boîtes aux lettres des utilisateurs qui peuvent être modifiées en bloc. Remarquez qu'il n'est pas possible de modifier l'intégralité des propriétés de chaque zone.

• Informations de contact : Permet de modifier des propriétés communes, telles que la rue, le code postal et le nom de la ville.
• Organisation : modifiez les propriétés partagées telles que le nom du service, le nom de la société et le responsable auquel les utilisateurs sélectionnés signalent.
• Attributs personnalisés : modifiez ou ajoutez des valeurs pour les attributs personnalisés 1 à 15.
• Quota de boîtes aux lettres : modifiez les valeurs de quota de boîte aux lettres et la période de rétention des éléments supprimés. Non disponible dans Exchange Online.
• connectivité Email : activez ou désactivez Outlook sur le web, POP3, IMAP, MAPI et Exchange ActiveSync.
• Archiver : activez ou désactivez la boîte aux lettres d’archivage.
• Stratégie de rétention, stratégie d’attribution de rôle et stratégie de partage : mettez à jour les paramètres de chacune de ces fonctionnalités de boîte aux lettres.
• Déplacer des boîtes aux lettres vers une autre base de données : déplacez les boîtes aux lettres sélectionnées vers une autre base de données.
• Déléguer des autorisations : attribuez des autorisations aux utilisateurs ou aux groupes qui leur permettent d’ouvrir ou d’envoyer des messages à partir d’autres boîtes aux lettres. Vous pouvez attribuer les autorisations Complet, Envoyer en tant que et Envoyer pour le compte de aux utilisateurs ou groupes. Pour plus d’informations, consultez Gérer les autorisations pour les destinataires .

Remarque

Le temps estimé pour la réalisation de cette tâche est de 2 minutes, mais ce temps peut être allongé si vous changez plusieurs propriétés ou fonctionnalités à la fois.

Utiliser le Centre d'administration Exchange pour modifier en bloc des boîtes aux lettres utilisateurs

1. Dans le Centre d’administration Exchange, accédez à Destinataires>boîtes aux lettres.

2. Dans la liste des boîtes aux lettres, sélectionnez deux boîtes aux lettres ou plus.

   Conseil

   Pour sélectionner plusieurs boîtes aux lettres adjacentes, maintenez la touche Maj enfoncée, cliquez sur la première, puis sur la dernière boîte aux lettres à modifier. Vous pouvez également sélectionner plusieurs boîtes aux lettres non adjacentes en maintenant enfoncée la touche Ctrl, puis en cliquant sur chacune des boîtes aux lettres à modifier.

3. Dans le volet d'informations, sous Modifier en bloc, sélectionnez les propriétés ou fonctionnalités de boîtes aux lettres à modifier.

4. Apportez les modifications souhaitées dans la page Propriétés, puis enregistrez-les.