Comment l’âge de rétention est calculé dans Exchange Online

Remarque

Pour conserver ou supprimer de manière proactive le contenu des boîtes aux lettres pour la gouvernance des informations dans Microsoft 365, nous vous recommandons d’utiliser des stratégies de rétention et des étiquettes de rétention de la portail de conformité Microsoft Purview, au lieu de la gestion des enregistrements de messagerie décrite sur cette page. Toutefois, vous devez continuer à utiliser la gestion des enregistrements de messagerie pour déplacer les messages vers des boîtes aux lettres d’archivage.

Si vous utilisez actuellement la gestion des enregistrements de messagerie, cette ancienne fonctionnalité continuera de fonctionner côte à côte avec les stratégies de rétention et les étiquettes de rétention. Toutefois, nous vous recommandons d’utiliser à l’avenir les stratégies de rétention et les étiquettes de rétention à la place. Elles vous fournissent un mécanisme unique pour gérer de manière centralisée la rétention et la suppression de contenu dans Microsoft 365.

L’Assistant Dossier managé (MFA) est l’un des nombreux processus d’assistant boîte aux lettres qui s’exécutent dans Exchange Online. Sa tâche consiste à traiter les boîtes aux lettres dotées d'une stratégie de rétention, à ajouter des balises de rétention incluses dans la stratégie à la boîte aux lettres et à traiter les éléments de la boîte aux lettres. Si les éléments disposent d'une balise de rétention, l'Assistant vérifie l'âge de ces éléments. Si un élément a dépassé son âge de rétention, il prend l'action de rétention indiquée. Les actions de rétention comprennent le déplacement d'un élément vers l'archive de l'utilisateur, la suppression de l'élément et sa récupération, ou la suppression définitive de l'élément.

Pour plus d'informations, consultez la rubrique Balises et stratégies de rétention.

Détermination de l’âge des différents types d’éléments

L’âge de rétention des éléments de boîte aux lettres est calculé à partir de la date de remise ou, dans le cas d’éléments tels que les brouillons qui ne sont pas remis mais créés par l’utilisateur, la date de création d’un élément. Quand l'Assistant Dossier géré traite les éléments d'une boîte aux lettres, il appose une date de début et une date d'expiration pour tous les éléments présentant des balises de rétention avec l'action de rétention Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivement. Une date de déplacement est aussi apposée sur les éléments à balise de rétention.

Les éléments contenus dans le dossier Éléments supprimés et ceux comportant une date de début et de fin, tels que des éléments de calendrier (réunions et rendez-vous) et des tâches, sont traités différemment, comme indiqué dans ce tableau.

Si le type d’élément est... Et l’élément est... L’âge de rétention est calculé en fonction...
Message électronique

Document

Télécopie

Élément Journal

Demande de réunion, réponse ou annulation

Appel manqué

Remarques

Pas dans le dossier Éléments supprimés Date de remise ou date de création
Message électronique

Document

Télécopie

Élément Journal

Demande de réunion, réponse ou annulation

Appel manqué

Remarques

Dans le dossier Éléments supprimés. Date de remise ou de création, sauf si l'objet a été supprimé d'un dossier qui ne comporte pas de balise de rétention héritée ou implicite.

Si un élément se trouve dans un dossier auquel aucune balise de rétention héritée ou implicite n'est appliquée, l'élément n'est pas traité par l'Assistant Dossier géré et, par conséquent, ce dernier ne lui attribue aucune date de début. Lorsque l'utilisateur supprime un tel élément et que l'Assistant Dossier géré le traite pour la première fois dans le dossier Éléments supprimés, il appose la date du jour comme date de début.

Calendrier Pas dans le dossier Éléments supprimés Les éléments de calendrier non périodiques expirent en fonction de leur date de fin.

Les éléments de calendrier périodiques expirent en fonction de la date de fin de leur dernière occurrence. Les éléments de calendrier périodiques sans date de fin n'expirent pas.

Calendrier Dans le dossier Éléments supprimés. Un élément de calendrier expire en fonction de sa message-received date, si elle existe. Si un élément de calendrier ne possède pas de message-received date, il expire en fonction de sa message-creation date. Si un élément de calendrier ne possède pas de message-received date, ni de message-creation date, il n'expire pas.
Tâche Pas dans le dossier Éléments supprimés Tâches non périodiques :

Une tâche non périodique expire en fonction de son message-received date, le cas échéant.

Si une tâche non périodique n’a pas de message-received date, elle expire en fonction de son message-creation date.

Si une tâche non périodique n’a ni message-received datemessage-creation dateni , elle n’expire pas.

Une tâche périodique expire en fonction du end date de sa dernière occurrence. Si une tâche périodique n’a pas de end date, elle n’expire pas.

Une tâche de régénération (c'est-à-dire une tâche périodique qui se régénère un certain temps après l'achèvement de l'instance précédente) n'expire pas.

Tâche Dans le dossier Éléments supprimés. Une tâche expire en fonction de sa message-received date, si elle existe. Si une tâche ne possède pas de message-received date, elle expire en fonction de sa message-creation date. Si une tâche ne possède pas de message-received date, ni de message-creation date, elle n'expire pas.
Contact Dans n'importe quel dossier Les contacts ne sont pas marqués avec une date de début ou une date d'expiration, c'est pourquoi ils sont ignorés par l'Assistant Dossier géré et n'expirent pas.
Endommagé Dans n'importe quel dossier Les éléments endommagés sont ignorés par l'Assistant Dossier géré et n'expirent pas.

Exemples

Si l’utilisateur... Les balises de rétention sur le dossier... L’Assistant Dossier managé...
Reçoit un message dans la boîte de réception le 26/01/2019. Supprime le message le 27/02/2019. Boîte de réception : Supprimer dans 365 jours

Éléments supprimés : Supprimer dans 30 jours

Traite le message dans la boîte de réception le 26/01/2019 ; l’estampille avec une date de début du 26/01/2019 et une date d’expiration du 26/01/2020.

Traite à nouveau le message dans le dossier Éléments supprimés le 27/02/2019. Il recalcule la date d’expiration en fonction de la même date de début (26/01/2019). Comme l'élément a plus de 30 jours, il expire immédiatement.

Reçoit un message dans la boîte de réception le 26/01/2019. Supprime le message le 27/02/2019. Boîte de réception : Aucune (héritée ou implicite)

Éléments supprimés : Supprimer dans 30 jours

Traite le message dans le dossier Éléments supprimés le 27/02/2019 et détermine que l’élément n’a pas de date de début.

Il marque la date actuelle comme date de début et le 27/03/2019 comme date d’expiration. L’élément a expiré le 27/03/2019, soit 30 jours après que l’utilisateur l’a supprimé ou déplacé vers le dossier Éléments supprimés.

Plus d’informations

  • Dans Exchange Online, l’Assistant Dossier managé traite une boîte aux lettres une fois tous les sept jours. Cela peut entraîner l’expiration des éléments jusqu’à sept jours après la date d’expiration marquée sur l’élément.

  • Les éléments des boîtes aux lettres placés en conservation de rétention ne sont pas traités par l’Assistant Dossier managé tant que la conservation de rétention n’est pas supprimée.

  • Si les fonctionnalités Conservation inaltérable ou Conservation pour litige sont activées sur des boîtes aux lettres, les éléments qui expirent sont supprimés de la boîte de réception, mais conservés dans le dossier Éléments supprimés jusqu'à ce que la Conservation inaltérable et conservation pour litige soit supprimée de la boîte aux lettres.

  • Dans les déploiements hybrides, les mêmes balises et stratégies de rétention doivent exister dans vos organisations sur site et Exchange Online afin de déplacer et de faire expirer de façon cohérente des éléments dans les deux organisations. Pour plus d’informations , consultez Exporter et importer des étiquettes de rétention .