Utiliser Icertis Contract Intelligence dans Azure

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Les contrats sont le fondement du commerce et les fabricants de classe mondiale réalisent la nécessité d’une plateforme contractuelle complète qui peut s’adapter et évoluer pour gérer au mieux les relations des clients et des fournisseurs. Icertis Contract Intelligence (ICI) pour les fabricants, optimisé par Microsoft Azure, fournit aux organisations une plateforme de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) évolutive à l’échelle mondiale pour aligner l’intention et les obligations commerciales capturées dans les accords commerciaux entre les entreprises manufacturières, leurs clients (contrats côté vente) et leurs fournisseurs de matériel et partenaires de fabrication contractuels (contrats côté achat).

Défis actuels

L’industrie manufacturière repose fortement sur un équilibre calibré de l’offre et de la demande. Les décisions à court terme en matière de production et d’inventaire doivent être prises en fonction de la demande réelle et du mouvement de marchandises à travers les canaux de consommation. Pendant ce temps, la complexité des produits continue d’augmenter et les produits ne sont plus complets au point de vente, mais doivent être conçus pour pouvoir prendre en charge de nouvelles versions en continu afin d’offrir une valeur durable.

Historiquement, les contrats n’ont pas reflété la complexité croissante de l’industrie manufacturière. À la place, les contrats continuent d’être capturés dans des documents statiques qui sont stockés et oubliés. Tout le travail acharné et les mois d’efforts consacrés à la négociation de ce contrat peuvent être perdus lorsque les données contractuelles ne peuvent pas être affichées en temps réel, à mesure que les besoins de l’entreprise changent. Le changement comprend des informations d’entreprise critiques telles que les protections tarifaires, les clauses de livraison, les conditions de paiement et les incitations au paiement anticipé, les rabais, les remises échelonnées, les niveaux de service de qualité et les dispositions d’audit. Une mauvaise visibilité et un mauvais contrôle de ces données contractuelles créent des fuites et des risques dans une entreprise.

Ces défis peuvent s’aggraver au fil du temps, à mesure que des acquisitions se produisent ou que diverses divisions fonctionnent de manière autonome et que différents systèmes de passation de contrats et référentiels cloisonnent les données contractuelles dans l’entreprise. Avoir plusieurs systèmes de passation de contrats amplifie les inefficacités. Il est courant qu’une entreprise dispose d’un outil pour chaque division (juridique, achats, ventes et autres logiciels pour les équipes périphériques comme l’informatique, les équipements). Le fait que les contrats soient répartis sur plusieurs systèmes crée un risque important pour les obligations de suivi et d’audit. Cela peut également augmenter les coûts d’achat, de maintenance, de formation et de support de tous ces outils disparates.

Parmi les autres défis courants auxquels les entreprises manufacturières sont confrontées avec les solutions contractuelles existantes, on peut citer :

  • Opportunités commerciales manquées en raison de retards contractuels, liés à la lenteur dans la création, la révision et l’exécution des contrats.
  • Les systèmes rudimentaires ne parviennent pas à modéliser des contrats complexes et spécifiques au secteur, en particulier les relations uniques spécifiques au secteur telles que la conception, l’ingénierie et la fabrication complexes.
  • Sous-performance financière due à une valeur contractuelle manquée, liée à des paiements manqués, à des engagements contractuels mal alignés ou à des factures fournisseur qui ne correspondent pas aux prix contractuels négociés.
  • Risque pour l’entreprise et la marque introduit par des accords commerciaux non conformes, en particulier du fait de l’évolution rapide des exigences de réglementation et de conformité.
  • Ressources critiques consommées par les mises à jour de conformité manuelles à un moment où les pénuries de main-d’œuvre obligent les équipes à adopter une approche hautement stratégique dans la façon dont elles utilisent leur temps.

Avantages d’Icertis Contract Intelligence dans Azure

L’environnement commercial actuel exige une nouvelle approche pour les contrats.

  • Pour les contrats côté vente (c’est-à-dire les contrats de vente avec des clients ou des distributeurs), les fabricants ont besoin de plusieurs facteurs critiques pour conclure une nouvelle vente. Ces facteurs comprennent des modèles pour créer de nouveaux accords de vente, des positions de repli et des alternatives lors des négociations avec les clients, des outils de création et de révision faciles à utiliser comme Microsoft Word, des flux de travail de révision automatisés pour accélérer les approbations, ainsi que l’auditabilité et la traçabilité pour les éventuels changements ou ajustements du contrat. En résumé, ils ont besoin d’un système capable de gérer les processus contractuels de bout en bout, du devis à la vente.

  • Pour les contrats côté achat (c’est-à-dire les contrats pour l’achat de biens et de services auprès de fournisseurs et de partenaires), le service d’approvisionnement a besoin de plusieurs fonctionnalités critiques pour aider à rationaliser la création et la gouvernance de leurs milliers de relations. Ces facteurs comprennent des playbooks contractuels pour garantir que les nouveaux contrats d’achat sont normalisés, des capacités en libre-service pour les contrats à faible risque comme la non-divulgation (NDA), des playbooks de négociation basés sur l’IA, des tables de métadonnées associées aux contrats pour suivre le prix des pièces ou les taux de main-d’œuvre, des fonctionnalités de signature faciles à utiliser, des intégrations dans les systèmes ERP, ainsi que des rapports et analyses avancés pour vérifier si les prix demandés dans les factures sont alignés sur ce qui figure dans les contrats.

Icertis et Microsoft travaillent étroitement avec les clients et les partenaires pour garantir que les fabricants peuvent générer des avantages stratégiques, financiers et opérationnels grâce à l’intelligence contractuelle via six leviers de valeur :

  1. Réduire les fuites de revenus – La gouvernance des coûts de transaction est facilitée en liant les obligations contractuelles aux commandes et en agissant sur le prix d’achat, le calendrier et les écarts sur la quantité de commandes (4 voies). Avec Icertis Contract Intelligence, les clients peuvent lier leurs obligations contractuelles aux commandes pour identifier rapidement le prix d’achat, les conditions de paiement, le calendrier de fabrication ou les écarts sur la quantité de commandes. ICI permet également l’interopérabilité avec leurs autres systèmes d’enregistrement.

  2. Augmenter la visibilité des fournisseurs – La gestion des obligations commerciales nécessite de pouvoir suivre, évaluer et agir sur tous les engagements (clauses d’inflation, données d’étape, clauses de pénalité, remises, etc.) que vous et vos fournisseurs avez acceptés. Avec Icertis Contract Intelligence, les clients sont assurés de bien comprendre toutes les informations et d’agir en conséquence, jusqu’aux données de table, de clause et d’attribut et aux notes manuscrites qui figurent dans leurs contrats.

  3. Amélioration de l’atténuation des risques et de la conformité – Pour rester conformes, les fabricants ont besoin de visibilité sur la manière dont les nouvelles exigences réglementaires affectent les contrats des fournisseurs ou des clients, ainsi que la possibilité de déployer facilement des modifications de manière ciblée pour répondre à ces nouvelles exigences. Avec Icertis Contract Intelligence, les clients peuvent rechercher et analyser des contrats jusqu’au mot ou au tableau. Les clients peuvent également se connecter à d’autres systèmes d’enregistrement pour éliminer la nécessité de feuilles de calcul, ce qui augmente le délai de rentabilisation et réduit le délai d’atténuation.

  4. Protéger les marges – La gouvernance de la marge opérationnelle nécessite une visibilité sur les indices des matières premières, l’inflation et les prix bloqués, ainsi que sur la manière dont vous pouvez répercuter ces coûts sur les clients. Avec Icertis Contract Intelligence, les clients peuvent obtenir une vue plus précise des données au-delà de la clause. Cette capacité signifie que les clients et les fournisseurs sont tenus responsables des prix, des remises, des promotions et des remises sur volume supplémentaires qui, autrement, n’auraient pas pu être gérés.

  5. Gestion des engagements ascendants et descendants – La confirmation que toutes les obligations et tous les engagements de spécification avec les clients sont reflétés dans les contrats fournisseur liés aux contrats client, et inversement, assure la visibilité de l’entreprise, les alertes en cas d’incohérences et les flux de travail pour les scénarios de non-conformité. Avec Icertis Contract Intelligence, les clients sont assurés que le flux descendant couvre les contrats à la fois du côté achat (par exemple, les exigences concernant les pièces à satisfaire, l’indemnité de PPM défectueux, les spécifications de qualité, la qualité du matériel) et du côté vente (par exemple, la création d’une alerte, la notification de scénario non conforme).

  6. Améliorer la productivité et l’efficacité opérationnelles – Des processus contractuels améliorés réduisent le temps et les efforts nécessaires pour contracter et intégrer les fournisseurs, nouveaux et existants. Avec Icertis Contract Intelligence, les clients peuvent prendre en compte toutes les exigences de la chaîne d’approvisionnement globale et les déplacer dans une plateforme centralisée avec des capacités flexibles, pour répondre aux exigences linguistiques globales et aux besoins d’intégration transparente avec d’autres systèmes.

Icertis Contract Intelligence basé sur Azure - Architecture de référence

Icertis Contrat Intelligence (ICI) opère dans un large éventail de services Microsoft Azure. L’architecture de référence fournit un aperçu des produits Icertis courants, en particulier notre dernière fonctionnalité d’IA générative, appelée Icertis ExploreAI Service, intégrée au service Microsoft Azure OpenAI. Dans l’ensemble, Icertis utilise plus de 50 services Azure pour fournir une évolutivité sécurisée à l’échelle mondiale, une intégration approfondie et des capacités pour les outils Microsoft couramment utilisés, ainsi que des fonctionnalités de services d’infrastructure et cloud de classe mondiale pour les clients.

Architecture de référence pour Icertis Contract Intelligence.

Téléchargez un PDF imprimable de ce schéma de l’architecture de référence.

Voici quelques points importants sur la façon dont Icertis utilise les services Azure :

Sources de données

La plateforme ICI se connecte aux systèmes d’entreprise adjacents qui gèrent les données pertinentes pour les processus contractuels. Cette connexion rationalise les flux de travail préalable à l’exécution et aide également à surveiller la conformité des obligations après l’exécution. La plateforme ICI permet aux entreprises d’utiliser les meilleures capacités du cycle de vie des contrats dans le cadre de leur processus stratégiques Approvisionnement au paiement ou Prospect à encaissement. Par exemple, les intégrations avec les systèmes de gestion des fournisseurs permettent aux informations des fournisseurs de circuler dans le processus de passation de contrats pour rationaliser la création de documents, puis de revenir dans le système de fournisseurs après l’exécution pour une visibilité complète sur les obligations contractuelles du fournisseur.

Ingestion des données

La plateforme ICI offre plus de 200 API à intégrer dans d’autres systèmes d’entreprise. La plateforme ICI utilise également plusieurs solutions Azure pour faciliter l’interaction avec des systèmes externes. Par exemple, Azure Service Bus est utilisé pour informer les systèmes externes d’événements (par exemple, la création d’un document d’accord) et déclencher des tâches appropriées basées sur des événements (par exemple, envoyer une notification par e-mail).

Icertis Contract Intelligence - Gestion du cycle de vie des contrats (CLM)

Au cœur de la solution se trouve la Gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ICI, qui vous aide à réaliser pleinement l’intention et la valeur de chaque contrat. La plateforme ICI gère tous les éléments du cycle de vie des contrats, depuis l’initiation du contrat, en passant par les négociations, jusqu’à la surveillance des performances post-exécution. En plus de ces processus fondamentaux de gestion du cycle de vie des contrats, la plateforme ICI offre également un large portefeuille d’applications et de solutions d’IA qui répondent à des cas d’utilisation uniques dans tous les processus métier et les secteurs verticaux. Cela comprend une liste croissante de copilotes optimisés par Icertis ExploreAI Service basé sur Azure OpenAI :

  • Le Copilote d’informations interactives vous permet d’interagir directement avec les contrats et de découvrir rapidement des informations via des invites hiérarchiques prédéfinies et des invites de forme libre qui mettent en évidence les clauses clés et identifient les informations contractuelles associées. Par exemple, un responsable commercial peut rapidement afficher les détails commerciaux d’un contrat via des requêtes conversationnelles simples. Sinon, un responsable des achats peut trouver des opportunités d’économies en demandant au système, dans un langage simple, d’afficher les informations sur les remises ou les achats dans un contrat.
  • Le Copilote d’évaluation des risques automatise les révisions de contrats à volume élevé en comparant les attributs du contrat à vos critères de risque spécifiques afin de garantir que les clauses requises et le langage approuvé sont présents dans chaque accord. Le copilote d’évaluation des risques sélectionne les accords qui ne nécessitent pas de révision supplémentaire, identifie les attributs manquants ou non conformes et vous aide à les résoudre, afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Management

La plateforme ICI utilise plusieurs solutions Azure pour fournir des mesures de contrôle, de sécurité et de conformité accrues aux utilisateurs. Par exemple, la plateforme Icertis fournit un accès à la gestion sécurisée des clés et un stockage à l’aide d’Azure Key Vault.

Innover

  • Productivité et collaboration – Grâce à des intégrations approfondies dans Microsoft 365, Microsoft Teams et Microsoft Power BI, les utilisateurs peuvent créer, afficher, approuver et collaborer sur des contrats au sein des applications qu’ils utilisent au quotidien pour accélérer le flux et l’adoption de contrats. Par exemple, l’intégration avec Outlook permet d’acheminer de manière fluide le flux automatisé d’e-mails et de pièces jointes pour révision et approbation. De même, avec l’expérience Icertis pour Microsoft Word, les utilisateurs peuvent travailler directement dans Word pour configurer des modèles de contrat et rédiger et réviser des accords, avec un accès complet à la bibliothèque de clauses contractuelles. Les utilisateurs peuvent collaborer davantage sur des contrats en temps réel via l’expérience Microsoft Teams.
  • Planification et gestion – Par le biais des Expériences pour Microsoft Dynamics 365, les clients peuvent utiliser des fonctionnalités puissantes, telles que la création de contrats en un seul clic et la gestion de la création de contrats, des flux de travail, des étapes et des approbations sans quitter l’application Dynamics.

Intelligence artificielle

Les solutions d’IA d’Icertis, optimisées par les services Microsoft Azure IA et Microsoft Azure OpenAI, permettent aux entreprises d’utiliser en toute sécurité la puissance de l’IA générative pour apporter un nouveau niveau d’efficacité aux contrats qui dynamise votre entreprise. Par exemple, Icertis ExploreAI Service, optimisé par Microsoft Azure OpenAI, permet aux chefs d’entreprise et aux utilisateurs finaux d’utiliser en toute sécurité l’IA générative pour afficher les risques et les informations au sein de leurs contrats en utilisant une série d’invites basées sur les rôles.

Stockage

Icertis utilise plusieurs solutions Azure pour stocker et récupérer les données contractuelles. Par exemple, la plateforme ICI utilise les services Base de données Azure pour fournir une plateforme robuste et évolutive pour le stockage et la gestion des contrats tout en répondant aux exigences de sécurité, de conformité et de protection des données. Cette fonctionnalité permet d’adapter et de gérer les droits et les engagements dans plus de 10 millions de contrats d’une valeur supérieure à $1 billion, dans plus de 40 langues.

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