Configurer et utiliser les journaux

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Comme dans tous les autres modules des applications de finances et d’opérations, il existe une page Paramètres dans le module Comptabilité. Vous pouvez définir des paramètres spécifiques pour le module, tels que la façon dont vous souhaitez gérer le processus de clôture de l’exercice comptable, la différence maximale en centimes pour l’arrondi, les souches de numéros que vous utiliserez et la façon de transférer les écritures dans la comptabilité, parmi les nombreux aspects qui peuvent également affecter d’autres modules, mais qui doivent être configurés sur cette page.

Avant d’utiliser des feuilles, vous devez vous assurer que la page Paramètres de comptabilité dans Comptabilité > Paramétrage de la comptabilité > Paramètres de comptabilité a été configurée correctement pour les besoins de votre client.

Par exemple, tenez compte de certaines des valeurs suivantes pour le champ Vérifier le N° document utilisé.

Rejeter les doublons : empêche l’utilisation de dates de transaction différentes pour le même numéro de document.
Rejeter les doublons au sein de l’exercice : autorise des dates de transaction différentes pour le même numéro de document dans des exercices différents.
Accepter les doublons : utilise des dates de transaction différentes pour le même numéro de document dans le champ Date de la transaction dans les lignes feuille.
Avertir en cas de doublons : configure le système de façon à vous avertir si des lignes feuille avec des dates de transaction différentes ont le même numéro de document.

Utilisation des feuilles

Le processus d’utilisation des feuilles comprend les étapes suivantes :

Créer une feuille
Ajouter des lignes feuille
Contrôler
Valider

Créer une feuille : de nombreux modules de Finance utilisent des feuilles pour la saisie de transactions. Dans Comptabilité, utilisez des feuilles pour la validation dans la comptabilité. Dans Comptabilité client, utilisez des feuilles pour les validations. Lorsque vous ouvrez une boîte de dialogue de feuille, créez des feuilles à l’aide du modèle associé au type de feuille.

Créer des lignes feuille et valider des transactions : lorsqu’une feuille est créée, saisissez des transactions de validation dans la feuille et validez-la ou transférez-la afin que quelqu’un d’autre l’examine et l’approuve.

Afficher les écritures feuille et les transactions

Vous pouvez afficher les écritures feuille et les transactions de différentes manières. Vous pouvez utiliser les pages de recherche qui offrent des fonctionnalités d’exploration, ou utiliser diverses options de rapport dans la comptabilité.

Vous pouvez afficher les transactions validées de plusieurs façons en utilisant des recherches telles que Balance, Piste d’audit et Pièces comptables.

Vous pouvez filtrer sur une seule valeur ou une plage. Lorsque vous définissez une plage, veillez à utiliser la syntaxe correcte. Les valeurs doivent être séparées par un double point (..).

Pièces comptables

Pièces comptables dans Comptabilité > Recherches et états est une page où vous pouvez opérer une sélection sur plusieurs tables et champs pour spécifier les critères pour le solde ou la transaction que vous recherchez.

Par exemple, vous pouvez afficher toutes les transactions pour une date ou un compte spécifique, ou toutes les transactions du Type de validation qui sont dans une Couche de validation spécifique.

Par défaut, la page affiche le numéro de feuille, le N° document, la date et le compte principal, mais vous pouvez ajouter des tables, des champs et des critères supplémentaires pour affiner votre recherche.

Piste d’audit

Piste d’audit est une page dans Comptabilité > Recherches et états qui affiche les types de transactions, les descriptions, la personne qui a créé les transactions et le moment où elles ont été créées. Sur la page Piste d’audit, vous pouvez afficher les pièces comptables.

Chaque écriture comptable fait partie d’un N° document. Lorsqu’un N° document ou un groupe de N° document est validé, le système crée une écriture de piste d’audit avec un identifiant numérique unique. L’écriture comprend un texte de transaction généré automatiquement qui identifie l’origine de l’écriture.

Cliquez sur le bouton N° document pour afficher les N° documents contenus dans l’écriture de piste d’audit. L’écriture comprend également des références à l’utilisateur qui a créé l’écriture et à la date et à l’heure de l’écriture.

Vous pouvez utiliser la liste des écritures comptables pour afficher une liste de toutes les transactions validées sur le compte courant. Les écritures résultent des transactions de validation dans les feuilles, les ventes et les commandes fournisseur et les autres modules validés en comptabilité.

Les informations dans les champs des écritures comptables ne peuvent pas être modifiées. Pour corriger une écriture, effectuez un transfert qui apparaîtra ensuite sur la page de recherche Piste d’audit.

Alias de compte général

Vous pouvez associer un raccourci à un compte général en utilisant un alias de compte général dans Comptabilité > Plan comptable > Comptes. Lorsque vous tapez le raccourci et que vous appuyez sur la touche de tabulation, le compte et les dimensions sont renseignés et le champ activé initial est l’endroit où le curseur ou le focus se déplacera.

États financiers

Vous pouvez également explorer et analyser les transactions comptables en exécutant des états financiers sous Comptabilité > Recherches et états > États financiers. Comme la conception des états financiers peut être basée sur des comptes, des dimensions, des catégories de comptes ou une combinaison des trois, vous pouvez afficher les transactions en explorant les données de différentes manières.

Si vous souhaitez plus d’informations sur les transactions de comptabilité, vous pouvez également inclure plusieurs propriétés de transaction dans le cadre de la conception de l’état. Si vous souhaitez voir les transactions qui composent un solde comptabilité, vous pouvez explorer au niveau du détail les transactions de compte, tout comme vous le pouvez à partir de la page de la liste Balance.

États de comptabilité

En plus des états financiers, vous pouvez utiliser les états de comptabilité suivants pour afficher les transactions de comptabilité.

Relevé de dimension : affiche les transactions par jour et par compte. De plus, il existe également des options permettant d’afficher les transactions par dimension et période.
Liste des écritures comptables : affiche les transactions en devises de transaction, de comptable et de déclaration pour un compte.
Imprimer la feuille : affiche le résultat d’une feuille validée. Vous pouvez exécuter l’état par numéro de feuille ou type de feuille ou ajouter des champs supplémentaires.
Transactions validées par feuille : affiche les transactions validées dans une feuille, regroupées par N° document. Lors de l’exécution de cet état, vous devez saisir une date de début et de fin, qui doivent correspondre au même exercice.
Liste des transactions par date : affiche toutes les transactions par date, ainsi que le numéro de feuille, le N° document et le compte général. Elle affiche également les transactions dans les devises de transaction, comptable et de déclaration.
Origine de la transaction : affiche le compte par feuille, et par devise de transaction, comptable et de déclaration. Il affiche également chaque ligne de la feuille utilisée comme contrepartie.

Publier des lignes feuille et des documents à partir de Microsoft Excel

Le complément Microsoft Excel pour l’écriture feuille offre un niveau supplémentaire d’automatisation et facilite la saisie des données. L’action Ouvrir les lignes dans Excel est disponible sur les pages Feuille comptabilité et N° document feuille.

Vous pouvez saisir et publier des lignes pour les feuilles financières à partir d’Excel. Une fois que vous avez créé une feuille, le bouton Ouvrir les lignes dans Excel affiche les modèles disponibles. Les modèles sont conçus pour prendre en charge des scénarios spécifiques. Toutefois, toutes les combinaisons de types de comptes ne sont pas prises en charge dans la feuille.

Lorsque les lignes sont publiées, elles sont contrôlées pour s’assurer qu’elles sont conformes aux règles définies dans les feuilles financières. Vous pouvez modifier ou valider les N° documents à partir de Finance.

Pour ajouter des dimensions financières à un modèle, des modifications supplémentaires sont nécessaires. Une fois les dimensions ajoutées à l’entité, elles sont disponibles dans le concepteur Excel et peuvent être ajoutées au modèle.

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