Aligner les investissements cloud sur vos bons de commande pour Microsoft Place de marché

Les organisations utilisent souvent des commandes d’achat pour suivre les dépenses cloud pour le budget, l’approvisionnement et les rapports financiers. À mesure que Microsoft Cloud investissements augmentent dans Azure, les produits Microsoft et les solutions tierces de Microsoft Place de marché, les organisations peuvent avoir besoin d’une plus grande flexibilité dans la façon dont ces investissements sont alloués avec des commandes d’achat.

Qu’est-ce que les commandes d’achat dans le portail Azure ?

Les commandes d'achat dans le portail Azure vous aident à aligner les investissements cloud achetés via Microsoft Place de marché avec les bons de commande internes de votre organisation, ce qui simplifie le suivi des coûts et la gestion budgétaire. Azure administrateurs de facturation peuvent créer et gérer des commandes d’achat, mapper et examiner les dépenses allouées, et générer des documents supplémentaires qui s’alignent sur la façon dont leur organisation suit et rapproche les coûts. Vous pouvez également modifier les allocations à mesure que les besoins de l’entreprise évoluent.

Note

Microsoft déploie progressivement des fonctionnalités pour prendre en charge l’allocation des coûts des clients et Azure processus de rapprochement des factures. La disponibilité générale est attendue prochainement.

Quand utiliser les commandes achat

Vous pouvez utiliser des commandes d’achat de différentes façons, en fonction de la façon dont votre organisation gère les dépenses cloud.

• Bon de commande unique pour tous les achats cloud : Utilisez un bon de commande pour suivre toutes les dépenses Azure et Microsoft Place de marché sous un seul enregistrement d’approvisionnement.
• Commandes d’achat distinctes pour les achats de Azure et de la Place de marché : allouez des frais Azure à un bon de commande et Microsoft frais de la Place de marché à un autre pour s’aligner sur des budgets, des processus d’approvisionnement ou des exigences de rapports financiers distinctes.
• Commandes d’achat par société logicielle : Allouez des frais d’une société de logiciels spécifique vendant via Microsoft Place de marché à un bon de commande dédié.
• Commandes d’achat par produit ou solution : Suivez les dépenses pour des services de Azure individuels ou des solutions de la Place de marché Microsoft à l’aide de bons de commande distincts.

Qui peut allouer des coûts cloud avec des bons de commande ?

L’autorisation de créer de nouveaux enregistrements de bon de commande et d’allocation dans le portail Azure varie en fonction de votre type de contrat client Microsoft.

• Contrat client Microsoft (MCA-E) : administrateur de facturation
• Contrat Entreprise (EA) : Administrateur d’entreprise

Avant d’utiliser des commandes d’achat

• Vérifiez que les autorisations de facturation appropriées sont attribuées.
• Déterminez la façon dont votre organisation souhaite structurer les bons de commande pour les dépenses de Azure et de Microsoft Place de marché.
• Établissez la propriété interne pour gérer les bons de commande et examiner les allocations dans le portail Azure.

Ce que vous pouvez faire

Capacité	Résultat du client
Créer des commandes achat	Conservez les enregistrements de bon de commande et les budgets dans Azure portail.
Mapper les investissements cloud	Associez les frais de la Place de marché pour un produit, une société logicielle ou une catégorie d’achat plus large à une commande d’achat.
Examiner les frais	Comparez les budgets alloués avec les frais facturés et non facturés.
Modifier les allocations	Réaffecter les frais éligibles après facturation lorsqu’une allocation doit changer.
Configurer des documents supplémentaires	Choisissez la façon dont les informations de bon de commande prises en charge sont générées et regroupées.

Important

Les enregistrements de bon de commande et les documents supplémentaires prennent en charge les processus internes de comptabilité et de rapprochement de votre organisation. Ils ne remplacent pas la facture Microsoft, modifient le montant dû ou étendent la date d'échéance du paiement de la facture.

Créer un bon de commande dans le portail Azure

Créez un bon de commande pour allouer des investissements cloud à un budget approuvé. Lorsque vous créez la commande d’achat, définissez ses dates actives, son budget alloué et son état. Vous pouvez également ajouter un mappage pour spécifier les achats sur Azure et Microsoft Place de marché sont alloués au bon de commande.

1. Accédez à Gestion des coûts + facturation dans le portail Azure.
2. Sélectionnez une étendue de facturation. Si vous êtes un Administrateur général, cochez la case pour afficher toutes les étendues du répertoire.
3. Dans le volet de navigation de gauche, sous facturation, sélectionnez Profils de facturation.
4. Sélectionnez le profil de facturation souhaité.
5. Dans la navigation de gauche, recherchez la section gestion des factures, puis sélectionnez Commandes d’achat.
6. Vous voyez deux onglets. Tous les objets de commande et tous les mappages fournissent des vues de liste en un clin d’œil.
7. Sélectionnez le bouton Nouveau bon de commande en haut de la page.
   • Entrez un nom unique pour le bon de commande.
   • Sélectionnez une date d’effet au format UTC.
   • Sélectionnez une date d’expiration au format UTC.
   • Si vous le souhaitez, entrez des notes ou une description.
   • Si vous le souhaitez, entrez un budget alloué (dans votre devise de compte de facturation).

Informations de référence sur les champs de bon de commande

Champ	Comment utiliser ce champ
Nom de la commande d’achat	Entrez un identificateur reconnaissable pour vous aider à vous aligner sur votre enregistrement système d’approvisionnement interne. Les caractères alphanumériques et les tirets sont acceptables.
Date d’effet (UTC)	Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez que le bon de commande soit éligible à l’allocation.
Date d’expiration (UTC)	Sélectionnez la dernière date à laquelle vous souhaitez que les frais soient alloués à ce bon de commande.
Description	Ajoutez n’importe quel contexte pour expliquer ce que représente cette commande d’achat. Ces informations sont référencées uniquement dans les détails de la commande d’achat et n’apparaissent pas sur les factures ou les documents supplémentaires.
Budget alloué	Entrez un montant approuvé dans la devise de votre profil de facturation client.
État	Définissez l’état sur Actif pour rendre le bon de commande disponible pour les allocations. Définissez-le sur Inactif pour conserver le bon de commande, mais ne le rendez pas disponible pour les allocations.

Ajouter un mappage lors de la configuration de la commande d’achat

Vous pouvez allouer des investissements cloud aux bons de commande par le biais du mappage. Vous pouvez mapper les allocations pendant la configuration de la commande d’achat ou après. Pour établir le mappage dans le flux de création d’un nouveau bon de commande, cochez la case Ajouter un mappage à cette commande.

1. Sélectionnez une option dans le menu déroulant Mappage .
2. Sélectionnez une date d’effet au format UTC pour cette allocation. La valeur par défaut est la date d’effet du bon de commande, mais vous pouvez sélectionner n’importe quelle date après la date d’effet du bon de commande.
3. Sélectionnez une date d’expiration au format UTC pour cette allocation. La date ne doit pas être postérieure à la date d’expiration du bon de commande.
4. Définissez l’état sur Actif pour activer cette allocation à la date d’effet. Le choix d’Inactif enregistre simplement ce mappage dans le bon de commande pour une utilisation ultérieure.
5. Pour le mappage à une société logicielle, également appelée éditeur, entrez l’ID de l’éditeur.
6. Pour le mappage à un produit de la Place de marché, entrez à la fois l’ID de l’éditeur et l’ID de l’offre.
7. Si vous le souhaitez, sélectionnez Ajouter un mappage supplémentaire si vous souhaitez mapper plusieurs allocations à ce bon de commande. Vous pouvez le faire pour allouer deux produits provenant de différents fournisseurs vers le même bon de commande.
8. Cliquez sur Créer.

Lorsque vous ajoutez plusieurs mappages, un aperçu mappage s’affiche avec les allocations précédemment entrées. Sélectionnez Modifier la préversion si vous souhaitez supprimer un mappage avant de créer le bon de commande. Vous ne pouvez pas modifier les valeurs de mappage à partir de cette préversion. Pour apporter une modification, supprimez le mappage existant, puis ajoutez-en un nouveau.

Conseil / Astuce

Vous trouverez l’ID de l’éditeur et l’ID d’offre séparés par « » dans l’URL d’un produit de la Place de marché. Exemple : //marketplace.microsoft.com/product/ publisherID. offerID

Afficher les détails de la commande d’achat

1. Ouvrez la page Commandes d’achat pour afficher les vues de tableau de toutes les commandes et mappages.
2. Vous voyez deux onglets : tous les objets de commande et tous les mappages.
3. Sélectionnez tous les POS pour passer en revue les détails du bon de commande en un clin d’œil.
4. Comparez le budget utilisé par rapport au budget alloué pour chaque bon de commande.
5. Triez l’affichage par colonnes de champ et appliquez des filtres pour rechercher rapidement des bons de commande spécifiques.
6. Sélectionnez un nom de bon de commande pour afficher la description complète et voir la liste des frais facturés et des frais en attente.
7. Sélectionnez Modifier pour modifier les valeurs de champ éligibles pour cette commande d’achat.
8. Sélectionnez Afficher le mappage de po pour afficher tous les mappages filtrés pour cette commande d’achat.
9. Sélectionnez Revenir à la vue table.

Modifier les commandes d’achat

Vous pouvez modifier des bons de commande individuels un par un à la fois à partir de la page détails du bon de commande ou modifier plusieurs bons de commandes à la fois à partir de l’affichage de la table All POS .

• Dans la vue Détails de la commande d’achat , sélectionnez Modifier en haut à gauche.
• Dans l’affichage Tous les POS , cliquez sur Modifier le bon de commande dans le coin supérieur droit

Les champs modifiables affichent une icône de crayon. Dans cette vue de tableau, vous pouvez modifier les champs suivants pour n’importe quel bon de commande :

• Description
• Date d’expiration
• État
• Budget alloué

Les valeurs de champ mises à jour changent en texte gras et ajoutent un bouton Annuler bleu.

• Cliquez sur Annuler pour rétablir les modifications
• Cliquez sur Vérifier en haut à droite du tableau pour simplifier l’affichage et afficher uniquement les commandes d’achat avec des modifications
• Cliquez sur Continuer les modifications pour développer la vue sur toutes les commandes d’achat à nouveau
• Cliquez sur Envoyer pour enregistrer toutes les modifications. Vous devez voir une coche verte et une barre confirmant « Demande de modification de bon de commande terminée ».

Note

Les dates effectives dans le passé et les noms des bons de commande ne peuvent pas être modifiés.

Activer des documents supplémentaires

Après avoir créé des commandes d’achat et mappé des investissements cloud, activez les documents supplémentaires pour générer des vues spécifiques aux bons de commande de vos frais facturés. Ces documents aident les équipes de finance, d’approvisionnement et de comptes payables à concilier Microsoft Place de marché et Azure frais par rapport à leurs bons de commande internes. Les frais de groupe de documents supplémentaires en fonction de vos allocations définies par les mappages de bon de commande et fournissent des détails de prise en charge qui alignent Microsoft données de facturation avec les processus de comptabilité et de rapprochement de votre organisation. Ils ne remplacent pas votre facture Microsoft ou modifient les conditions de facturation, mais ils peuvent simplifier l'examen mensuel et les activités d'audit.

Pour activer des documents supplémentaires

1. Ouvrez votre profil de facturation et accédez aux préférences de facture de gestion des > factures.
2. Activez Activer les documents supplémentaires.
3. Pour les clients MCA, choisissez si vous souhaitez fractionner des suppléments parbon de commande ou par section de facture. Cette sélection ne s’applique pas aux clients EA.
4. Sélectionnez Enregistrer les modifications.

Note

Les préférences de facture sont configurées au niveau du profil de facturation et s’appliquent à tous les documents supplémentaires générés pour ce profil de facturation.

En savoir plus

• Mapper les investissements cloud à vos bons de commande