Microsoft Bookings forum aux questions

Microsoft Bookings est une application Microsoft 365 qui facilite la planification et la gestion des rendez-vous. Bookings inclut un calendrier de réservation basé sur le web et s’intègre à Outlook pour optimiser le calendrier de votre personnel, ce qui donne à vos clients la possibilité de réserver le temps qui leur convient le mieux. Les e-mails de notification automatisés réduisent les non-présentations, et les organisations gagnent du temps grâce à une réduction des tâches de planification répétitives. Bookings vous permet d’effectuer facilement des rendez-vous virtuels via Skype ou Microsoft Teams. Bookings vous aide également à gérer la planification quotidienne via l’application web Bookings ou dans Teams. Bookings est conçu pour répondre aux besoins de plusieurs parties de n’importe quelle organization.

Bookings est disponible avec les abonnements suivants :

• Office 365 : A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, G1, G3 et G5.
• Microsoft 365 : A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, Business Basic, Business Standard, Business Premium, Teams Essentials, Teams Premium. Bookings n’est pas disponible en tant qu’application autonome. Outlook Web App ou Outlook sur le web doivent être activés pour utiliser Bookings.

Une licence Bookings fournit toutes les fonctionnalités, notamment la création et la gestion des calendriers. Les utilisateurs peuvent afficher et modifier des calendriers existants, lorsque ces utilisateurs sont ajoutés en tant que membres du personnel dans un rôle Administrateur ou Visionneuse.

Bookings étant un service en ligne, vous n’avez pas besoin de télécharger quoi que ce soit. Accédez simplement au sélecteur d’applications dans l’expérience Web Microsoft 365.

Vos clients voient uniquement le calendrier Bookings que vous publiez en ligne pour les services, les heures et le personnel que vous choisissez.

Lorsque des membres du personnel sont ajoutés, ils reçoivent un e-mail pour accepter ou rejeter la demande. Ils peuvent ouvrir le même e-mail et sélectionner « Rejeter » afin qu’ils ne soient pas réservables.

Toute personne disposant d’une licence pour un abonnement pris en charge ou ajoutée en tant que membre du personnel dans les rôles Administrateur ou Visionneuse peut accéder à Bookings dans le sélecteur d’application dans l’expérience Web Microsoft 365.

Oui. Nous vous offrons un moyen d’incorporer votre calendrier Bookings dans votre site via un iFrame. Le code d’incorporation de liens se trouve sous l’onglet de page Bookings de l’application Bookings.

Oui. Nous fournissons un lien vers votre page de réservation dans l’onglet Page Booking de l’application web. Vous devez simplement fournir ce lien à vos clients ou clients, qui voient les dernières informations de disponibilité pour votre entreprise. Vous pouvez également partager la page de réservation sur les réseaux sociaux ou même utiliser la fonctionnalité d’incorporation pour l’héberger dans un iFrame. Vous avez également la possibilité de contrôler qui peut accéder à la page. Pour ce faire, vous pouvez désactiver l’indexation directe des moteurs de recherche et restreindre l’accès aux seuls utilisateurs de votre organization.

Les administrateurs peuvent désactiver Bookings dans le Centre d'administration Microsoft 365 s’ils le souhaitent. Pour ce faire, suivez ces instructions.

Un client peut également désactiver l’accès à Bookings pour certaines licences éligibles dans son locataire. Ils peuvent utiliser une stratégie de groupe pour restreindre les licences ou implémenter une stratégie de boîte aux lettres Outlook Web App (OWA) qui limite les personnes autorisées à créer des calendriers Bookings.

Si vous utilisez une stratégie de boîte aux lettres OWA pour désactiver l’accès à Bookings, tous les utilisateurs disposent d’une licence Bookings. Toutefois, lorsqu’ils tentent d’accéder à l’application, ils ne réussissent que s’ils font partie de la stratégie ou s’ils ont été ajoutés à un calendrier Bookings existant en tant que personnel. Détails ici dans la section « Autoriser uniquement les utilisateurs sélectionnés à créer des calendriers Bookings ».

Non, il n’y a pas de support de paiement dans Bookings.

Oui, Bookings est personnalisable et peut être utilisé pour différents scénarios. Lors de la configuration d’un calendrier Bookings, de nombreux aspects de la page web de planification, les informations de votre entreprise, les détails du personnel, les types de services et les stratégies de planification peuvent être personnalisés.

Une version allégée de Bookings est désormais disponible en tant qu’application dans Teams. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans Vue d’ensemble de l’application Bookings dans Teams. Il existe une fonctionnalité de lien profond pour apparaître dans l’application web, et après l’installation, l’utilisation quotidienne de Bookings peut être effectuée sans jamais quitter Teams. Les informations circulent entre les plateformes.

Bookings est une solution idéale pour les entreprises et les petites entreprises, dans différents secteurs d’activité. Les cas d’usage sont les suivants :

• Services financiers

  • Consultations
  • services bancaires et d’assurance
  • déclarations fiscales

• Ressources humaines (RH)

  • entrevues avec les candidats
  • intégration
  • assistance aux avantages sociaux
  • formation et séminaires

• Santé

  • visites aux patients
  • collaboration fournisseur à fournisseur
  • l’assurance consulte

• Secteur public & secteur public

  • audiences et procès
  • services publics
  • rendez-vous au service

• Éducation--K-12

  • conférences parents-enseignants
  • hôtel de ville de l’école
  • visites d’étudiants-conseillers

• Education--Higher Ed

  • heures de bureau
  • Tutorat
  • services aux étudiants
  • inscription à l’examen

• Commerce

  • achats assistés
  • planification des sous-traitants
  • services de conception

• Besoins généraux des entreprises et des petites entreprises

  • réunions client et client
  • support technique
  • révisions juridiques
  • Installations

Vous pouvez conserver votre fournisseur actuel, mais Bookings envoie toutes les notifications à l’e-mail utilisé dans votre compte Microsoft 365.

Oui. Vous pouvez ajouter votre personnel avec n’importe quel e-mail, et ils recevront toujours la confirmation par e-mail et l’invitation du calendrier quand quelqu’un prend un rendez-vous avec eux.

Oui. Vous pouvez créer et gérer plusieurs calendriers Bookings avec un compte. Vous pouvez basculer entre eux à l’aide du signe en regard du nom de l’entreprise dans l’application web Bookings.

Non. Bookings est une application cloud uniquement. Il n’est pas pris en charge dans un environnement fédéré ou hybride.

Chaque nouveau calendrier Bookings crée une boîte aux lettres correspondante dans Exchange et une entrée associée dans Microsoft Entra ID, où l’entrée est listée en tant qu’utilisateur sans licence.

Pour supprimer un calendrier Bookings, vous devez supprimer la boîte aux lettres associée dans Exchange. Consultez Supprimer une boîte aux lettres Exchange.

Les seules personnes qui ont accès aux calendriers Bookings que vous créez (via l’application web) sont toutes les personnes qui ont été ajoutées en tant que membres du personnel, dans un rôle Administrateur ou Visionneuse. Les administrateurs de locataire pourront voir la liste de toutes les boîtes aux lettres Bookings dans Exchange et Microsoft Entra ID.

Les réunions en ligne sont disponibles dans Bookings lors de l’utilisation des clients Skype ou Microsoft Teams. Les réunions en ligne peuvent être activées au niveau du service, et le client de réunion que vous choisissez (Skype ou Teams) sera celui défini par défaut pour un membre du personnel réservé. Pour participer aux réunions en ligne, chaque nouveau rendez-vous a un lien de réunion unique associé au rendez-vous. Les options de participation sont incluses dans l’événement et dans les e-mails de confirmation envoyés à votre client.

Un paramètre appelé Délai maximal détermine le délai le plus éloigné à l’avance (mesuré en jours) qu’une réservation puisse être effectuée. Il doit y avoir au moins 24 heures entre le délai minimal (délai minimal, en heures, pour les réservations et les annulations) et le délai d’exécution maximal. Le délai maximal peut être défini sur un jour si délai minimal est défini sur 0 heure. Cela signifie qu’un client peut annuler une réservation jusqu’à ce qu’elle commence, et que les clients peuvent planifier des réservations uniquement si le rendez-vous est pris dans le jour suivant.

Toutes les heures se trouvent dans le fuseau horaire professionnel (votre fuseau horaire local) par défaut. Tout paramètre que vous configurez pour un calendrier Bookings, tel que les heures de travail, s’affiche dans ce fuseau horaire. La page libre-service a la possibilité d’afficher toutes les heures de rendez-vous dans le fuseau horaire de l’utilisateur final, qui peut être désactivée si vous le souhaitez. Si l’option Toujours afficher les créneaux horaires dans le fuseau horaire professionnel reste désactivée sous l’onglet Bookings page, les personnes qui visitent la page verront des créneaux horaires dans leurs propres fuseaux horaires locaux.

Il n’existe aucune disposition pour définir le fuseau horaire pour le personnel dans Bookings. Le fuseau horaire du personnel et les heures d’ouverture se trouvent dans le fuseau horaire de l’entreprise.

Les adresses e-mail sont contrôlées et gérées au niveau des paramètres Microsoft 365 et dépendent des paramètres de configuration du domaine. Vous trouverez plus d’informations ici.

Les SMS sont actuellement disponibles dans Amérique du Nord et un compte Skype ou Twilio est utilisé pour la remise des SMS.

La confirmation de la réservation est envoyée aux boîtes de réception du fournisseur de services et du client. L’e-mail de confirmation contient une pièce jointe *.ics, qui peut ensuite être ajoutée au calendrier de l’utilisateur avec tous les détails de rendez-vous pertinents.

Non, actuellement Bookings rendez-vous ne peuvent être modifiés qu’à partir du portail web Bookings.

Les e-mails sont déclenchés en fonction des paramètres de l’onglet Services de l’application web Bookings. Une réservation effectuée par le client sur la page libre-service ou sous l’onglet Calendrier de l’application web Bookings déclenche une confirmation et un e-mail de rappel. La même chose se produit lorsque quelqu’un apporte une modification à la réservation via le bouton Gérer la réservation dans l’e-mail de confirmation ou dans l’application web. Les e-mails de rappel sont envoyés à une période spécifiée avant un rendez-vous, comme indiqué dans l’onglet Services de l’application web Bookings.

Oui, nous avons une fonctionnalité de réservation de groupe qui permet à plusieurs personnes de réserver le même rendez-vous en même temps (par exemple, pour un cours de fitness). Cette fonctionnalité est décrite en détail ici.

Oui. Il existe une zone case activée sous l’onglet Page Booking de l’application web : Exiger un compte Microsoft 365 ou Office 365 de mon organization pour réserver. Cette case case activée permet de restreindre l’accès aux pages en libre-service aux seuls utilisateurs de votre locataire. Le calendrier Bookings qui se trouve dans l’application web pour la création et la gestion est uniquement accessible aux personnes ajoutées en tant que membres du personnel à la page avec des rôles Administrateur ou Visionneuse.

Les données les plus récentes liées à votre page d’accueil sont récupérées chaque fois que l’application web est chargée. Pour plus d’informations sur le type d’informations suivies par Bookings, consultez cet article de support.

L’enregistrement du temps d’arrêt dans l’application web Bookings déclenche un e-mail de notification aux membres du personnel. Si des membres du personnel sont confus au sujet de la notification, nous vous recommandons d’ajouter plus de détails dans les notes ou le titre de la notification Time-Off, afin de mieux informer le personnel sur ce qui se passe côté administrateur.

Le processus serait d’utiliser la API Graph pour obtenir les détails de la boîte aux lettres, puis d’utiliser ces détails pour créer une boîte aux lettres. La documentation de l’API est disponible ici.

Tous les Bookings employés affectés au rôle Administrateur peuvent télécharger des valeurs séparées par des onglets (. TSV) avec toutes les réservations effectuées au cours des 120 derniers jours. Bookings rapports peuvent être téléchargés dans . Formulaire TSV sous l’onglet Accueil de la page Bookings. L’API Bookings peut également être utilisée pour collecter ces données à des fins plus personnalisées et spécifiques. Pour plus d’informations, consultez Informations de création de rapports pour Bookings.

Oui, vous pouvez soit créer des calendriers Bookings distincts pour chaque service, soit accéder à l’onglet Services et sélectionner Détails du service. Vous voyez une URL uniquement pour ce service spécifique sous la page Réservation de service. Vous pouvez ensuite partager cette URL, qui correspond à ce service spécifique.

Nous vous recommandons d’activer la zone de case activée consentement à l’utilisation des données client dans la page Booking et de personnaliser la formulation pour transmettre correctement les exigences de divulgation ou de consentement de votre organization. Une autre option consiste à ajouter un champ personnalisé au service qui inclut un lien vers le formulaire de consentement. Demandez ensuite aux clients de confirmer le formulaire rempli avant de pouvoir prendre rendez-vous. Vous pouvez également ajouter l’URL du formulaire de consentement en tant que notes supplémentaires dans les e-mails de confirmation et de rappel.

La possibilité pour les clients de sélectionner des membres du personnel spécifiques lors de la réservation peut être supprimée complètement en désélectonnant l’option Autoriser les clients à choisir une personne spécifique pour la réservation dans la page Réservation ou la section Services. Bookings attribue automatiquement un membre du personnel disponible au hasard à la réservation, en fonction de la disponibilité du personnel.

Booking peut prendre en charge une grande quantité de visiteurs et de réservations en même temps. Si la page rencontre un volume important de trafic, les utilisateurs reçoivent une erreur « serveur occupé ». La disponibilité des rendez-vous est mise à jour lors du chargement de la page et lors d’une réservation. Si plusieurs personnes essaient de réserver le même rendez-vous à la fois, Bookings ne laissera qu’une seule personne réserver cette heure. Les autres clients potentiels recevront un message de notification pour trouver une heure différente.

Bookings est une application Microsoft 365, ce qui signifie que toutes les données sont stockées dans la plateforme Microsoft 365 et dans Exchange. Bookings suit toutes les stratégies de stockage de données définies par Microsoft, qui sont les mêmes que toutes les applications Microsoft 365. Bookings utilise des boîtes aux lettres partagées dans Exchange pour stocker les détails des clients, du personnel, du service et des rendez-vous. Les stratégies de conformité pour les boîtes aux lettres partagées dans Exchange s’appliquent également aux boîtes aux lettres Bookings. Toutes les données client (y compris les informations fournies par les clients lors de la réservation) sont capturées dans Bookings et sont stockées dans l’application. Elles sont donc stockées dans Exchange. Microsoft Bookings utilise les mêmes stratégies que Celles utilisées par Microsoft 365, que vous trouverez ici.

Chaque calendrier Bookings est géré indépendamment. Il n’existe aucune vue consolidée, autre que la liste déroulante de recherche après avoir cliqué sur l’insertion dans la page d’accueil.

L’accès à l’application web Bookings implique l’authentification via l’authentification Microsoft Entra standard. La page de réservation en libre-service peut être mise à la disposition de tout le monde avec le lien de la page Web. Toutefois, lorsque le paramètre Exiger un compte Microsoft 365 ou Office 365 à partir de mon organization à réserver est sélectionné, la page est limitée pour une utilisation uniquement dans le locataire Microsoft 365 (à l’aide de l’authentification Microsoft Entra).

Oui, étant donné que Bookings fait partie d’Exchange, nous autorisons les API Graph et les API EWS (Exchange Web Services) pour les clients à télécharger leurs propres données auxquelles ils ont accès.

Il est possible de définir l’adresse e-mail à laquelle le client envoie ses réponses. Ce paramètre se trouve sous l’onglet Informations sur l’entreprise. Le nom de la boîte aux lettres Bookings lui-même peut également être modifié dans Exchange, par le biais des processus de changement de nom de boîte aux lettres Exchange habituels.

Cette fonctionnalité existe déjà pour la conformité au RGPD. La page Booking contient un champ pour le consentement personnalisé, juste sous la section détails de la publication. Il vous suffit de case activée cette zone et d’écrire votre propre message de consentement personnalisé qui s’affiche sous la forme d’un champ obligatoire dans la page libre-service. La date et l’heure auxquelles le client accorde son consentement sont enregistrées.

Cette section ne prend pas en charge le texte enrichi, mais pensez que des liens peuvent être ajoutés sous la section Informations professionnelles et s’affichent juste sous la zone de case activée de consentement.

La commande suivante peut être utilisée pour récupérer les informations de toutes les boîtes aux lettres Bookings et des utilisateurs qui y ont accès.

Get-Mailbox -RecipientTypeDetails SchedulingMailbox -ResultSize: Unlimited | Get-MailboxPermission |Select-Object Identity, User, AccessRights | Where-Object {($_.user -like '*@*')}

Si le système ne dispose pas des informations de messagerie du client, il n’existe aucun moyen de remettre le courrier de confirmation au client. Vous pouvez définir l’adresse e-mail en tant que champ obligatoire, ce que vous pouvez faire sous l’onglet Services de Bookings. Chaque fois que vous créez un service dans Bookings, le champ e-mail du client est défini comme champ obligatoire par défaut.

Le personnel est affecté de façon aléatoire dans ces scénarios, parmi tous les membres du personnel disponibles au moment de la réservation du rendez-vous. Actuellement, il n’existe aucun moyen de garantir une répartition égale des nominations attribuées de manière aléatoire entre tous les membres du personnel, ni de limiter le nombre de nominations attribuées à chaque membre du personnel. Si un équilibrage de charge doit être effectué au sein de votre personnel après de nombreuses affectations aléatoires, vous pouvez le faire manuellement sous l’onglet Calendrier de la page Bookings.

Lors de la réservation d’un rendez-vous avec les SMS activés, les clients sont invités à case activée la case d’inscription chaque fois qu’ils réservent. Les clients peuvent également répondre directement au SMS (le fournisseur de SMS) en indiquant qu’ils souhaitent que les messages cessent, puis aucun autre SMS n’est envoyé à ce numéro de téléphone. Si le client refuse de recevoir des SMS du fournisseur, et non de Bookings lui-même, il ne recevra plus de SMS à l’avenir, même s’il choisit à partir de la page Bookings.

Si vous recevez l’erreur « Le calendrier de ce membre du personnel ne peut pas être synchronisé », cette section contient plusieurs procédures de dépannage pour vous aider à résoudre l’erreur.

Si vous recherchez des informations sur la synchronisation du calendrier de votre personnel, consultez Ajouter du personnel à Bookings. Vérifiez que dans la page Détails du personnel , l’option Événements sur le calendrier affectant la disponibilité est cochée.

Pour que Bookings se synchronise correctement avec les calendriers des membres de votre personnel, chaque membre du personnel doit partager son calendrier. Chaque membre du personnel doit suivre ces instructions pour partager son propre calendrier.

1. Connectez-vous à Microsoft 365, puis sélectionnez Outlook dans le lanceur d’applications.

2. En haut de la page, sélectionnez Partager le>calendrier.

   

3. Dans la section Personnes à l’intérieur de votre organization, sélectionnez la zone de liste déroulante en regard de Mon organisation, puis sélectionnez Peut afficher quand je suis occupé.

   Remarque

   Ce paramètre partage vos informations de disponibilité avec Bookings et d’autres utilisateurs de votre organization. Il n’inclut aucune autre information.

   

4. Sélectionnez Terminé.

Si un employé a quitté votre entreprise et que vous l’avez supprimé de votre Microsoft 365 ou Office 365 organization, vous devez toujours supprimer cet utilisateur de Bookings. Ils ne s’affichent pas dans le calendrier empêche les clients de prendre des rendez-vous avec eux.

1. Connectez-vous à Microsoft 365, puis accédez à Bookings>Staff.

2. Placez le curseur de la souris sur le nom du membre du personnel. Les icônes Modifier et supprimer apparaissent à droite de la colonne Téléphone .

3. Sélectionnez l’icône Supprimer .

4. Dans la zone de confirmation, sélectionnez OK.

Pour case activée si vous avez plusieurs calendriers, dans le menu de gauche, sélectionnez la flèche déroulante en regard du nom de votre entreprise, puis sélectionnez Ouvrir. Si vous n’avez qu’un seul calendrier, vous verrez uniquement l’option permettant d’ajouter un calendrier de réservation. Cet exemple montre qu’il existe un deuxième calendrier nommé « Contoso CO ».

Il s’agit d’une erreur temporaire qui se produit généralement en raison d’une connexion Internet instable. Ces problèmes se résolvent généralement d’eux-mêmes après quelques minutes.

Si vous voyez toujours cette erreur après une période prolongée ou si vous la voyez souvent, contactez le support technique.

Il s’agit d’un problème connu, et notre équipe produit étudie actuellement la cause racine. Si vous rencontrez ce problème, vous pouvez suivre ces étapes pour l’atténuer.

1. Sélectionnez Modifier le service pour le service affecté.

2. Accédez à l’onglet Notifications .

3. Décochez le paramètre « Envoyer une invitation à une réunion au client, en plus de l’e-mail de confirmation ».

   

4. Enregistrez les modifications.

Si le problème persiste après l’application de ces étapes, contactez l’équipe Support Microsoft pour obtenir de l’aide.

Ressources supplémentaires

• Microsoft Bookings étend la disponibilité dans le blog des entreprises

• Vidéo how Microsoft Bookings Works

• Commencer à utiliser Microsoft Bookings

• Activer ou désactiver Microsoft bookings

• Ajouter des utilisateurs individuellement ou en bloc

• Ajouter du personnel aux réservations

• Composants d’API à automatiser une fois le modèle défini

• URL vers Bookings calendrier pour l’affichage

• stratégies de conformité Bookings

• Personnaliser et publier votre page de réservation

• Configuration de la boîte aux lettres du locataire

• Bookings de groupe

• Métriques Bookings et suivi des activités

• Feuille de route publique M365