Créer des étiquettes de rétention pour les exceptions à vos stratégies de rétention

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Guide de sécurité et conformité pour les licences Microsoft 365.

Dans le cadre de votre stratégie de gouvernance des données pour conserver ce dont vous avez besoin et supprimer ce dont vous n’avez pas besoin, vous devrez peut-être créer quelques étiquettes de rétention pour les éléments qui nécessitent des exceptions à vos stratégies de rétention.

Alors que les stratégies de rétention s'appliquent automatiquement à tous les éléments au niveau du conteneur (tels que les sites SharePoint, les boîtes aux lettres des utilisateurs, etc.), les étiquettes de rétention s'appliquent à des éléments individuels, tels qu'un document SharePoint ou un message électronique.

Veillez à bien comprendre les principes de rétention avant d’utiliser des étiquettes de rétention pour compléter une stratégie de rétention pour des éléments SharePoint, OneDrive ou Exchange spécifiques. En règle générale, vous utilisez des étiquettes de rétention pour conserver des éléments spécifiques plus longtemps qu’une stratégie de rétention appliquée, mais elles peuvent également être utilisées pour remplacer la suppression automatique à la fin de la période de rétention ou appliquer une autre période de suppression.

Par exemple : la majorité du contenu de vos sites SharePoint doit être conservée pendant trois ans, ce qui est couvert par une stratégie de rétention. Toutefois, certains documents de contrat doivent être conservés pendant sept ans. Ces exceptions peuvent être traitées avec des étiquettes de rétention. Après avoir affecté la stratégie de rétention à tous les sites SharePoint, vous appliquez les étiquettes de rétention aux documents du contrat. Tous les éléments SharePoint seront conservés pendant trois ans, et uniquement les documents de contrat seront conservés pendant sept ans.

Pour plus d’exemples sur la façon dont les étiquettes de rétention peuvent être utilisées comme exceptions aux stratégies de rétention, consultez Combinaison des stratégies de rétention et des étiquettes de rétention.

Les étiquettes de rétention offrent également plus de fonctionnalités que les stratégies de rétention. Pour plus d’informations, consultez Comparer les fonctionnalités des stratégies de rétention et des étiquettes de rétention.

Utilisez les informations suivantes pour vous aider à créer des étiquettes de rétention pour compléter les stratégies de rétention dans le cadre de votre stratégie de gestion du cycle de vie des données.

Remarque

Créez des étiquettes de rétention à partir de la solution de Gestion des enregistrements plutôt que de la solution de Gestion du cycle de vie des données si vous devez utiliser des étiquettes de rétention pour gérer les éléments de grande valeur pour les exigences commerciales, légales ou réglementaires en matière de conservation des enregistrements. Par exemple, vous souhaitez utiliser la rétention basée sur les événements ou la révision avant destruction. Pour obtenir des instructions, consultez Utiliser le plan de fichiers pour créer et gérer des étiquettes de rétention.

Conseil

Si vous n’êtes pas un client E5, utilisez la version d’évaluation de 90 jours des solutions Microsoft Purview pour découvrir comment des fonctionnalités Supplémentaires purview peuvent aider vos organization à gérer les besoins en matière de sécurité et de conformité des données. Commencez dès maintenant au hub d’essais portail de conformité Microsoft Purview. En savoir plus sur les conditions d’inscription et d’essai.

Avant de commencer

L’administrateur général de votre organisation dispose de toutes les autorisations pour créer et gérer les étiquettes de rétention et leurs stratégies. Si vous ne vous connectez pas en tant qu’administrateur général, consultez Autorisations pour les stratégies de rétention et les étiquettes de rétention.

Comment créer des étiquettes de rétention pour la gestion du cycle de vie des données

Pour cette configuration, vous pouvez utiliser le portail Microsoft Purview ou le portail de conformité Microsoft Purview.

  1. Selon le portail que vous utilisez, accédez à l’un des emplacements suivants :

    • Se connecter au portail> Microsoft PurviewGestion du cycle de vie des données carte >étiquettes de rétention.

      Si la solution de gestion du cycle de vie des données carte n’est pas affichée, sélectionnez Afficher toutes les solutions, puis gestion du cycle de vie des données dans la section Gouvernance des données.

    • Connectez-vous à l’onglet> Portail de conformité Microsoft Purview SolutionsData Lifecycle Management>Microsoft 365>Étiquettes>.

  2. Sélectionnez Créer une étiquette et suivez les invites pour créer l’étiquette de rétention. Faites attention au nom que vous choisissez, car il ne peut pas être modifié une fois l’étiquette enregistrée.

    Pour plus d’informations sur les paramètres de rétention, voir Paramètres pour conserver et supprimer du contenu.

  3. Une fois l’étiquette créée, les options permettant de la publier s’affichent. Appliquez automatiquement l’étiquette, ou enregistrez-la simplement : sélectionnez Enregistrez simplement l’étiquette pour l'instant, puis sélectionnez Terminé.

  4. Répétez ces étapes pour créer d’autres étiquettes de rétention dont vous avez besoin pour différents paramètres de rétention.

Pour modifier une étiquette existante, sélectionnez-la, puis sélectionnez l’option Modifier l’étiquette pour démarrer la configuration Modifier l'étiquette de rétention qui vous permet de modifier les descriptions d'étiquettes et tous les paramètres éligibles.

La plupart des paramètres ne peuvent pas être modifiés après la création et l’enregistrement de l’étiquette, qui incluent le nom de l’étiquette et les paramètres de rétention, à l’exception de la période de rétention.

Prochaines étapes

Maintenant que vous avez créé des étiquettes de rétention, elles sont prêtes à être ajoutées aux éléments en les publiant ou en les appliquant automatiquement :