Avis de service pour l’utilisation des boîtes aux lettres dans la surveillance Exchange Online

Un avis de service Exchange Online vous informe des boîtes aux lettres qui sont en attente et qui risquent d’atteindre ou de dépasser leur quota. Ces avis de service fournissent une visibilité sur le nombre de boîtes aux lettres dans votre organization qui peuvent nécessiter l’intervention de l’administrateur.

Ces avis de service sont affichés dans le Centre d'administration Microsoft 365. Pour afficher ces avis de service, vous pouvez accéder à Intégrité>État des services>Exchange Online, puis rechercher limites de stockage de boîtes aux lettres sous Scénarios d’organisation, ou vous pouvez accéder à Intégrité>État des services>Exchange Online et sélectionnez l’onglet Problèmes actifs. Voici un exemple d’avis de service d’utilisation de boîte aux lettres en cas de problèmes actifs.

Lorsque vous accédez à l’avis de service, vous voyez un lien sous Impact sur l’utilisateur. La sélection de ce lien ouvre une fenêtre de menu volant qui répertorie les GUID de boîte aux lettres affectés pour votre locataire. Cette liste est limitée à 155 boîtes aux lettres.

Si votre locataire dépasse plus de 155 boîtes aux lettres au niveau de son quota de stockage ou en approche, visitez votre portail d’administration et accédez à votre rapport d’utilisation de boîte aux lettres. L’URL directe vers le rapport d’utilisation de la boîte aux lettres est https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?source=applauncher#/reportsUsage/MailboxUsageégalement .

Remarque

Les informations du rapport d’utilisation de la boîte aux lettres peuvent avoir 24 heures de retard sur votre alerte de service d’utilisation de boîte aux lettres.

Qu’indiquent ces avis de service ?

Les avis de service pour l’utilisation de la boîte aux lettres informent les administrateurs des boîtes aux lettres en attente qui approchent du quota de stockage de boîtes aux lettres. Les types de conservations qui peuvent être placés sur les boîtes aux lettres incluent les conservations pour litige, la conservation eDiscovery et les stratégies de rétention Microsoft 365 (configurées pour conserver les données). Lorsqu’une boîte aux lettres est en attente, les utilisateurs (ou les processus automatisés) ne peuvent pas supprimer définitivement des données de leur boîte aux lettres. Au lieu de cela, les administrateurs doivent configurer des stratégies de rétention MRM (Gestion des enregistrements de messagerie) dans Exchange Online (conformément aux stratégies de conformité de leur organization liées à la conservation des données) pour déplacer les données de la boîte aux lettres principale d’un utilisateur vers leur boîte aux lettres d’archivage.

Si une boîte aux lettres en attente n’a pas d’archive et atteint un état critique ou d’avertissement, les administrateurs doivent activer les boîtes aux lettres d’archivage et activer l’archivage à extension automatique. Assurez-vous que la période de rétention de la stratégie d’archivage affectée à la boîte aux lettres (qui déplace le courrier de la boîte aux lettres principale vers la boîte aux lettres d’archivage) conserve uniquement les données de la boîte aux lettres main aussi longtemps que nécessaire. Si rien n’est fait pour résoudre les problèmes de quota identifiés par l’avis du service d’utilisation de la boîte aux lettres, les utilisateurs risquent de ne pas être en mesure d’envoyer ou de recevoir des messages électroniques ou des invitations à une réunion.

Boîtes aux lettres en attente sans archive

Si une boîte aux lettres est en attente et est proche ou a atteint son quota et n’a pas d’archive, un administrateur peut activer une boîte aux lettres d’archivage (et éventuellement activer l’archivage à extension automatique) tout en veillant à ce qu’une stratégie d’archivage MRM soit appliquée à la boîte aux lettres. (Une stratégie d’archivage MRM est une stratégie de rétention dans Exchange Online qui déplace des éléments vers la boîte aux lettres d’archivage.) Pour plus d’informations sur la façon dont les conservations interagissent avec les quotas et les tailles de quota recommandées pour la boîte aux lettres main et le dossier Éléments récupérables, consultez Augmenter le quota d’éléments récupérables pour les boîtes aux lettres en attente.

Boîtes aux lettres en attente avec une archive

Si une boîte aux lettres est en attente, a une archive et est proche ou a atteint son quota d’éléments récupérables, un administrateur peut augmenter le quota pour le dossier Éléments récupérables. Pour plus d’informations, consultez Augmenter le quota d’éléments récupérables pour les boîtes aux lettres en attente.

Si un administrateur augmente le quota d’éléments récupérables, il doit également s’assurer qu’une stratégie d’archivage MRM qui déplace les éléments vers la boîte aux lettres d’archivage est appliquée aux boîtes aux lettres. La période de rétention de la stratégie d’archivage doit être suffisamment courte pour que les éléments ne soient pas conservés trop longtemps dans la boîte aux lettres principale avant d’être déplacés vers l’archive.

Remarque

Les stratégies d’archivage MRM déplacent également les éléments du dossier Éléments récupérables de la boîte aux lettres principale vers le dossier Éléments récupérables dans la boîte aux lettres d’archivage correspondante. Cette fonctionnalité permet d’empêcher la boîte aux lettres de dépasser le quota d’éléments récupérables.

Stratégies de rétention MRM dans votre organization

Les stratégies de rétention d’archivage peuvent être configurées de différentes façons, en fonction des besoins de votre organization. Pour plus d’informations sur les stratégies de rétention, consultez Balises de rétention et stratégies de rétention dans Exchange Online. Un administrateur peut afficher les stratégies de rétention existantes en exécutant la commande suivante :

Get-RetentionPolicy | FL

Les stratégies de rétention peuvent être appliquées à des boîtes aux lettres avec ou sans archives et effectuer différentes actions. Voici une brève vue d’ensemble des actions de stratégie de rétention d’archivage courantes :

• MovePrimaryToArchive et MoveDumpsterToArchive indiquent à la stratégie de rétention de déplacer le contenu de la boîte aux lettres main ou du dossier Éléments récupérables, respectivement, vers l’archive de la boîte aux lettres une fois que les conditions de la stratégie sont remplies. Ces balises sont définies par les administrateurs et s’appliquent quels que soient les paramètres individuels d’un utilisateur.
  • La stratégie de rétention appliquée au déplacement du contenu Éléments récupérables doit être relativement courte pour garantir que la boîte aux lettres principale de l’utilisateur n’atteint pas son quota d’éléments récupérables.
• Une balise d’archivage personnel signifie que cette stratégie peut être appliquée par les utilisateurs à leurs dossiers personnels pour archiver le contenu selon la planification spécifiée.

Les stratégies de rétention MRM ne fonctionnent pas comme prévu

Les administrateurs disposent des outils nécessaires pour évaluer la cause d’une stratégie de rétention non fonctionnelle et résoudre les erreurs éventuelles. Parmi les scénarios courants d’échec, citons l’absence d’application correcte de la stratégie ou l’échec du traitement d’une boîte aux lettres.

Pour plus d’informations sur la résolution des problèmes liés aux stratégies de rétention, consultez Résolution des problèmes liés aux stratégies de rétention dans Exchange Online.

À quelle fréquence vais-je voir ces avis de service ?

Si vous ne résolvez pas les problèmes de quota, vous pouvez vous attendre à voir ce type d’avis de service tous les sept jours. Les avis de service suivants peuvent contenir des nombres de boîtes aux lettres plus élevés pour d’autres boîtes aux lettres qui approchent de leur quota. Si vous résolvez les problèmes de quota, cet avis de service se produit uniquement lorsqu’une autre boîte aux lettres avec des problèmes de quota est identifiée.

Plus d’informations

• Pour plus d’informations sur la résolution des problèmes de boîte aux lettres d’archivage, consultez Résolution des problèmes liés à Microsoft Purview.
• Pour obtenir des conseils sur l’identification des conservations placées sur une boîte aux lettres, consultez Comment identifier le type de mise en attente placée sur une boîte aux lettres.