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Créer une colonne de remplissage automatique dans Microsoft Syntex

Le remplissage automatique est un nouveau paramètre du volet Créer une colonne qui vous permet d’utiliser des invites en langage naturel pour extraire des informations spécifiques ou générer des informations à partir de fichiers au sein d’une bibliothèque SharePoint. Les informations sont ensuite affichées dans les colonnes de la bibliothèque. Vous pouvez configurer plusieurs colonnes de remplissage automatique dans la même bibliothèque.

Créer une colonne de remplissage automatique

Pour créer une colonne de remplissage automatique, procédez comme suit :

  1. Dans une bibliothèque SharePoint, sélectionnez +Ajouter une colonne, sélectionnez le type de colonne souhaité, puis sélectionnez Suivant.

    Capture d’écran montrant comment ajouter une colonne dans la bibliothèque de documents.

  2. Dans le panneau Créer une colonne , entrez un nom pour l’en-tête de colonne et une brève description des informations de colonne.

    Capture d’écran montrant le panneau Créer une colonne avec la section Remplissage automatique mise en évidence.

  3. Dans la section Remplissage automatique , sélectionnez Configurer.

  4. Dans le panneau Remplissage automatique , dans la zone Invite , créez l’invite. L’invite identifie le type d’informations que vous souhaitez extraire d’un fichier vers une colonne.

    Pour Texte et Plusieurs lignes de texte uniquement, une invite suggérée est générée automatiquement. Sélectionnez le bouton Actualiser pour afficher une autre invite suggérée. Sélectionnez l’invite suggérée pour l’ajouter à la zone Invite et vous pouvez la modifier si nécessaire. Pour les autres types de colonnes, consultez ces invites suggérées.

    Capture d’écran montrant le panneau Remplissage automatique.

  5. Dans la section Tester l’invite , sélectionnez un fichier pour tester l’invite à l’aide des fichiers de la bibliothèque. Les résultats s’affichent dans la zone Résultat . Si nécessaire, vous pouvez modifier l’invite et la tester à nouveau jusqu’à obtenir le résultat souhaité.

  6. Lorsque vous avez l’invite souhaitée, sélectionnez Enregistrer. La nouvelle colonne s’affiche dans la bibliothèque.

    Conseil

    Si vous configurez plusieurs colonnes de remplissage automatique, vous pouvez réduire vos coûts de transaction en effectuant la configuration de toutes les colonnes de remplissage automatique avant le traitement.

  7. Pour traiter le contenu de la bibliothèque existante, sélectionnez les fichiers pour lesquels vous souhaitez appliquer la colonne de remplissage automatique. Ensuite, dans la barre de commandes, sélectionnez Plus d’options (...) >Remplissage automatique.

    Capture d’écran montrant l’option > Plus de remplissage automatique sur le ruban.

    Vous voyez un message indiquant que le remplissage automatique commence à traiter les fichiers et que le traitement peut prendre du temps.

  8. Une fois qu’un paramètre de remplissage automatique sur une colonne est enregistré, tous les nouveaux fichiers chargés dans la bibliothèque sont automatiquement traités et les informations extraites sont enregistrées dans les colonnes correspondantes.

    Notes

    Le contenu généré par l’IA peut être incorrect. Veillez à vérifier les résultats de la colonne.

Mettre à jour une colonne de remplissage automatique existante

Pour modifier une invite ou mettre à jour une colonne de remplissage automatique, procédez comme suit :

  1. Dans la bibliothèque de documents, sélectionnez la colonne, puis sélectionnez Paramètres> de colonneModifier.

  2. Dans le panneau Modifier la colonne , dans la section Remplissage automatique , sélectionnez Modifier l’invite.

    Capture d’écran montrant la section Remplissage automatique du panneau Modifier la colonne avec l’option Modifier l’invite mise en évidence.

  3. Dans le panneau Remplissage automatique , dans la zone Invite, modifiez le libellé en fonction des besoins.

  4. Dans la section Tester l’invite , sélectionnez un fichier pour tester l’invite à l’aide des fichiers de la bibliothèque. Vous pouvez modifier l’invite et la tester à nouveau jusqu’à obtenir le résultat souhaité.

  5. Lorsque vous avez l’invite souhaitée, sélectionnez Enregistrer.

Désactiver le paramètre de remplissage automatique sur une colonne

Pour désactiver le remplissage automatique sur une colonne spécifique, procédez comme suit :

  1. Dans la bibliothèque de documents, sélectionnez la colonne, puis sélectionnez Paramètres> de colonneModifier.

  2. Dans le panneau Modifier la colonne , dans la section Remplissage automatique , basculez sur Désactivé.

    Capture d’écran montrant la section Remplissage automatique du panneau Modifier la colonne avec le bouton bascule de paramètre mis en évidence.

  3. Sélectionnez Enregistrer.

Invites suggérées pour d’autres types de colonnes

Type de colonne Invite suggérée Exemple
Number <insérer la question ici> ? Répondez avec un nombre valide. Si aucune réponse appropriée n’est trouvée, répondez avec <insérer la réponse> par défaut. Quel est le nombre total d’heures convenues ? Répondez avec un nombre valide. Si aucune réponse appropriée n’est trouvée, répondez avec « Non applicable ».
Yes/No <insérer la question ici> ? Répondez avec « Oui » ou « Non » et uniquement « Oui » ou « Non ». Si les documents ne fournissent pas suffisamment d’informations, laissez la réponse vide. Le locataire doit-il avoir l’assurance du locataire ? Répondez avec « Oui » ou « Non » et uniquement « Oui » ou « Non ». Si les documents ne fournissent pas suffisamment d’informations, laissez la réponse vide.
Date et heure <insérer la question ici> ? Mettez en forme la réponse en tant que datetime C# valide. Si aucune réponse appropriée n’est trouvée, répondez avec <insérer la réponse> par défaut. Quelle est la date limite pour la soumission du rapport financier trimestriel ? Mettez en forme la réponse en tant que datetime C# valide. Si aucune réponse appropriée n’est trouvée, répondez avec « Aucune échéance définie ».
Choix Prenez une décision concernant ce document en fonction des catégories suivantes : <Choix 1>, <Choix 2> et <Choix 3>. Répondez avec l’un des choix uniquement. Répondez avec « Aucune des options ci-dessus » si aucune des options n’est adaptée. Prenez une décision concernant ce contrat de vente en fonction des catégories suivantes : Approbation signataire, Révision juridique et Finalisation de la vente. Répondez avec l’un des choix uniquement. Répondez avec « Aucune des options ci-dessus » si aucune des options n’est adaptée.
Choix Prenez une décision concernant ce document en fonction des catégories suivantes : <Choix 1><Insérer une description pour le choix 1>, <Choix 2<>Insérer une description pour le choix 2> et <Choix 3><Insérer une description pour le choix 3.> Répondez avec l’un des choix uniquement. Répondez avec « Aucune des options ci-dessus » si aucune des options n’est adaptée. Prenez une décision sur ce document en fonction des catégories suivantes : Approbation nécessaire : Nécessite un examen et une approbation managériales avant de continuer, Information uniquement : à titre d’information et ne nécessite aucune action et Mise à jour urgente : contient des informations sensibles au temps qui nécessitent une attention et une mise à jour immédiates. Répondez avec l’un des choix uniquement. Répondez avec « Aucune des options ci-dessus » si aucune des options n’est adaptée.
Hyperlink <insérer la question ici> ? Répondez avec le nom mis en forme en tant qu’URL valide. Qui est le fournisseur d’assurance ? Répondez avec le nom mis en forme en tant qu’URL valide.
Devise <insérer la question ici> ? Répondez dans un format monétaire américain valide. Si les documents ne fournissent pas suffisamment d’informations, laissez la réponse vide. Quel est le coût total du projet, comme indiqué dans la facture ? Répondez dans un format monétaire américain valide. Si les documents ne fournissent pas suffisamment d’informations, laissez la réponse vide.

Notes

Pour voir les types de colonnes actuellement disponibles pour le remplissage automatique, consultez Types de données de colonne pris en charge.