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Remarque
Cette fonctionnalité est actuellement déployée pour les utilisateurs sur les canaux Microsoft 365 Bêta et Actuel. Pour accéder à la fonctionnalité, votre administrateur doit effectuer ces étapes pour autoriser les demandes de signature dans Microsoft Word.
Le service eSignature natif de SharePoint est désormais intégré à Microsoft Word. Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de demander des signatures électroniques directement à partir de Word documents, sans avoir à créer manuellement des fichiers PDF. En intégrant les eSignatures dans le flux de Word, vous pouvez créer des modèles de signature électronique, accélérer l’approbation des documents, éliminer les étapes de signature physique et maintenir la conformité et la sécurité au sein de l’environnement Microsoft 365.
Principales fonctionnalités
- Intégration Word transparente : vous pouvez insérer des champs de signature dans Word documents et demander des signatures sans quitter l’interface Word familière. La fonctionnalité eSignature est accessible à partir du ruban Word Insérer et élimine le basculement entre les applications ou la conversion de fichiers en fichiers PDF avant l’envoi pour signature.
- Création automatique de PDF & stockage : lorsque vous envoyez une demande de signature à partir de Word, les destinataires signent une copie PDF générée automatiquement du document Word. Le fichier PDF signé est enregistré dans le même emplacement SharePoint que le fichier Word d’origine. Votre document ne quitte jamais la limite d’approbation Microsoft 365 pendant ce processus, ce qui garantit la sécurité et la conformité de bout en bout.
- Word des documents en tant que modèles de signature électronique : vous pouvez réutiliser vos fichiers Word en tant que modèles eSignature, ce qui simplifie les processus de signature répétitifs.
- Piste d’audit et notifications intégrées : La signature électronique SharePoint fournit un suivi intégré. Les expéditeurs et les signataires reçoivent des Notifications par e-mail tout au long du processus de signature, et vous pouvez afficher l’historique des activités (piste d’audit) dans le fichier PDF signé pour vérifier quand et par qui il a été signé.
- Contrôles de sécurité et de conformité : les administrateurs contrôlent la façon dont la signature électronique pour Word est utilisée dans le organization : elle peut être activée pour des utilisateurs spécifiques via une stratégie de groupe Office et même limitée à certains sites SharePoint. La signature électronique SharePoint active la journalisation des activités de signature électronique dans le journal d’audit Purview.
Lorsque vous demandez des signatures électroniques à Word, les destinataires signent une copie PDF du document Word.
- Les destinataires n’accèdent pas au document source Word pendant le processus de signature.
- Les informations du destinataire, telles qu’une adresse e-mail, ne sont pas stockées dans le document Word.
- Une fois la signature terminée, le fichier PDF signé est stocké au même emplacement que le document Word.
- Les demandes peuvent être envoyées à partir de documents Word modifiables et de documents Word en lecture seule avec des espaces réservés de champs eSignature prépositionnés.
SharePoint eSignature pour les scénarios de Word
- Créez une requête directement à partir d’un document Word.
- Réutilisez le même document pour créer plusieurs demandes.
- Créez un modèle avec des champs eSignature prépositionnés.
- Créez une requête à partir d’un modèle eSignature.
- Autoriser plusieurs utilisateurs à créer des demandes en parallèle.
Conditions préalables à l’utilisation
- Version d’abonnement de Word bureau.
- L’utilisateur est sur le canal microsoft 365 bêta ou le canal actuel.
- Le document est stocké dans un site SharePoint activé pour la signature électronique SharePoint.
- Le document est au format .docx.
- Le document n’est pas chiffré.
Créer une demande de signature à partir de Word
Suivez ces étapes pour utiliser la signature électronique SharePoint pour Microsoft Word.
Ouvrez un document à partir d’un site sharePoint compatible avec la signature électronique dans Word (Bureau).
Dans le ruban insérer Word, sélectionnez champs eSignatures.
Dans le volet latéral, sélectionnez Ajouter un destinataire.
Ajoutez un ou plusieurs destinataires pour signer le document.
Sélectionnez l’emplacement du document où vous souhaitez ajouter un champ eSignature. Dans le volet latéral, sélectionnez Insérer pour ajouter des champs de signature au document.
Les champs sont insérés à l’emplacement du point d’insertion dans le canevas du document.
Répétez l’étape 5 pour tous les champs que vous souhaitez insérer dans le document.
Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un message au destinataire.
Sélectionnez Créer une demande.
Vous recevrez une confirmation par e-mail lorsque la demande a été envoyée et les destinataires recevront un lien par courrier électronique pour signer une copie PDF du document Word.
Vous pouvez maintenant fermer le panneau eSignature dans Word ou sélectionner Démarrer une nouvelle demande pour créer une autre demande de signature électronique.