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Rédiger un courrier électronique avec Copilot

Lorsque vous rédigez des courriers électroniques pour les clients, Copilot peut vous proposer des suggestions pour les rendre clairs, concis et convaincants.

Examinez toujours la réponse générée par Copilot avant d’envoyer l’e-mail au client.

Prérequis

  • Votre administrateur a activé cette fonctionnalité.
  • Vous disposez des autorisations requises pour utiliser Copilot.

Lorsque vous vous connectez à un CRM autre que Microsoft, vous pouvez accéder à la fonctionnalité comme suit :

  • Ouvrez un e-mail lié à un incident dans votre système CRM.
  • Lancez l’expérience intégrée, puis connectez-vous à votre compte Dynamics.
  • Dans le volet d’aide Copilot qui s’affiche, sélectionnez Écrire un courrier électronique.

Utiliser Copilot pour rédiger un courrier électronique

Vous pouvez utiliser les invites prédéfinies pour générer des brouillons de courrier électronique dans l’onglet Écrire un courrier électronique du volet d’aide Copilot :

  • Suggérer un appel : rédige une réponse qui suggère un appel avec le client le jour même ou le lendemain.
  • Demander plus d’informations : rédige une réponse pour demander plus de détails au client afin de l’aider à résoudre son problème.
  • Faire preuve d’empathie vis-à-vis des commentaires reçus : rédige une réponse pour fournir une réponse empathique à un client qui se plaint d’une situation.
  • Fournir des détails sur le produit/service : rédige une réponse qui offre des détails ou répond aux questions des clients sur un produit ou service particulier.
  • Résoudre le problème du client : rédige une réponse qui fournit une résolution (et des étapes de résolution, le cas échéant) au problème du client.
  • Personnalisé : vous permet de fournir votre propre invite pour la réponse.

Note

  • Si la base de connaissances n’est pas activée, vous ne verrez que les invites Suggérer un appel, Demander plus d’informations, Faire preuve d’empathie avec les commentaires, et Personnaliser.

Aperçu des réponses suggérées

Lorsque vous sélectionnez l’une des invites prédéfinies, Copilot génère une suggestion de réponse qui s’affiche progressivement sur l’interface utilisateur. Vous pouvez également voir les citations en ligne qui montrent la base de connaissances à partir de laquelle Copilot a tiré la réponse. Lorsque vous survolez la citation, vous pouvez voir un lien en ligne vers la source. Vous pouvez sélectionner Arrêter de répondre pour empêcher Copilot de générer le brouillon de l’e-mail. L’application affiche les invites pour vous permettre de recommencer.

Vous pouvez sélectionner l’icône Ajuster avec Copilot pour modifier la longueur et le ton de la réponse en anglais. Procédez comme suit :

Longueur : sélectionnez Court, Moyen ou Long pour condenser ou développer votre texte.
Ton : sélectionnez Amical, Professionnel ou Formel pour ajuster le ton de votre texte.

Comment Copilot utilise la base de connaissances et les sources Web

Si votre administrateur a activé les sources de connaissances internes, les actions suivantes se produisent :

  • Copilot utilise les sources internes de la base de connaissances et effectue des recherches dans la base de connaissances interne.
  • L’application affiche les sources de connaissances utilisées pour générer le brouillon lorsque vous sélectionnez Vérifier les sources.
  • Lorsque vous utilisez une invite personnalisée pour affiner davantage la réponse, l’application affiche le Utiliser la base de connaissances bascule qui est définie sur Activé. Vous pouvez basculer la bascule sur Désactivé pour désactiver les sources de la base de connaissances.

Utiliser les réponses

Pour utiliser le brouillon généré par Copilot, effectuez les actions suivantes : - Sélectionnez Modifier pour affiner davantage la réponse. - Sélectionnez Traduire pour traduire la réponse dans une autre langue. - Sélectionnez Copier pour copier la réponse, puis collez-la dans le corps du courrier électronique.

Recommencer

Pour revenir aux invites, sélectionnez Recommencer en bas du volet Copilot.

Traduire les réponses

Si la traduction est activée, vous pouvez sélectionner Traduire , puis sélectionner votre langue préférée pour traduire la réponse dans cette langue. Vous pouvez également sélectionner Afficher l’original pour traduire la réponse dans la langue originale.