Meilleures pratiques pour les participants aux réunions Teams

• S’applique à:

  Microsoft Teams

Partagez ces bonnes pratiques avec vos utilisateurs pour les aider à tirer le meilleur parti de leurs réunions.

Organisateur et présentateurs de la réunion

Les organisateurs et les présentateurs de réunion définissent le ton d’une réunion et peuvent influencer considérablement l’expérience des participants dans la salle et à distance. En suivant ces bonnes pratiques, les réunions seront plus inclusives et amélioreront le partage d’informations entre tous les destinataires.

Tâches	Remarques
Préparation de la salle
Choisir un espace salles Teams activé	salles Teams espaces configurés à l’aide de cette solution ou de solutions similaires offrent aux participants la meilleure expérience de réunion Teams.
Activer l’appareil photo dans la salle	Activez la caméra dans la salle pour que les participants distants puissent voir qui parle et se sentir plus connectés avec ceux qui se trouvent dans la salle. Les participants distants peuvent se sentir plus isolés s’ils ne peuvent pas voir les membres de l’équipe.
Afficher la première ligne sur l’affichage de la salle	Activez l’affichage Front Row des caméras des participants distants. Front Row affiche en évidence les caméras des participants distants sur l’écran de la salle, ce qui leur donne une présence égale dans la salle avec les participants dans la salle.
Préparation de la réunion
Nommer un assistant dans la salle	Un assistant dans la salle peut aider les organisateurs et les présentateurs distants à configurer la salle pour la réunion, à résoudre les problèmes dans la salle qui peuvent survenir pendant la réunion et à garantir que les participants distants ont la même possibilité de participer aux discussions de la réunion.
Nommer un moniteur de conversation et de réactions	Un moniteur de réunion peut aider les organisateurs et les présentateurs à se concentrer sur le contenu en collectant ou en répondant aux questions dans la conversation et en regardant les participants qui utilisent la réaction « lever la main ».
Tâches en réunion
Accueillir les participants dans la salle et à distance	Faites un point d’accueil aux participants dans la salle et à distance, et établissez des lignes directrices sur la façon dont la réunion se déroule, afin de vous assurer que les participants ne se parlent pas entre eux et ne sont pas négligés pendant les discussions.
Encourager l’utilisation des caméras des participants dans la salle et à distance	L’utilisation des caméras des participants permet à tous les participants de voir qui parle. Cela est particulièrement important pour les participants dans la salle, car les participants distants peuvent avoir des difficultés à voir qui parle si une caméra de salle est trop éloignée ou désactivée.
Encourager les participants dans la salle et à distance à utiliser la conversation de réunion	L’utilisation de la conversation de réunion permet de s’assurer que tous les participants peuvent suivre des conversations et des questions parallèles pendant la réunion.
Encourager l’utilisation du « lever la main » et d’autres réactions	L’utilisation du « lever la main » et d’autres réactions par les participants à la salle et à distance permet de s’assurer que tous les participants ont une chance égale d’ajouter aux discussions.
Surveiller et répondre à la réaction de « lever la main »	Les présentateurs et les organisateurs, ou les moniteurs de réunion, doivent rechercher « lever la main » et d’autres réactions pour qu’ils soient utiles. Vérifiez régulièrement ces réactions tout au long de la réunion.
Effectuer des case activée de qualité d’appel périodiques	Vérifiez régulièrement auprès des participants distants pour vous assurer que les appels audio et vidéo, ainsi que le contenu de réunion comme les côtés PowerPoint, sont exempts de bruit et d’artefacts.
Tâches postérieures à la réunion
Demander des commentaires post-réunion aux participants	Demandez aux participants d’envoyer des commentaires sur ce qui s’est bien passé lors de la réunion et sur la façon dont elle pourrait être améliorée. Demandez comment l’interaction entre les participants distants et dans la salle peut être améliorée.
Passer en revue la conversation de réunion et effectuer un suivi avec les participants	Veillez à case activée la conversation de réunion pour répondre aux questions en suspens ou ajouter votre contribution aux discussions parallèles.
Passer en revue les commentaires post-réunion	Planifiez l’examen des commentaires de réunion et discutez avec les participants, les services informatiques ou audio-visuels, et d’autres, afin d’améliorer les expériences de réunion futures.

Participants distants

Les utilisateurs distants doivent être traités comme des participants égaux aux réunions afin de pouvoir contribuer de manière significative aux discussions. Les meilleures pratiques qu’ils peuvent appliquer avant et pendant la réunion peuvent augmenter considérablement leur impact.

Tâches	Remarques
Configurer un espace de réunion
Trouver une chambre calme avec une porte	Travailler à domicile peut signifier des distractions. Essayez de trouver un espace calme exempt de distractions comme les animaux domestiques ou d’autres membres de la maison. Si vous ne trouvez pas d’espace avec une porte, faites savoir aux autres que vous êtes en réunion et que vous avez besoin d’un moment calme.
Utiliser un appareil photo de bonne qualité	Un appareil photo de bonne qualité peut non seulement donner une image nette, professionnelle, mais aussi améliorer considérablement l’éclairage si vous êtes dans un espace plus sombre. Placez la caméra au-dessus de votre ligne oculaire pour éviter les angles peu flatteurs.
Utiliser un microphone ou un casque de bonne qualité	La plupart des caméras externes ont un microphone de bonne qualité et, lorsqu’elles sont combinées avec la suppression du bruit de Teams, capturent votre voix fort et clair. Toutefois, dans certains environnements bruyants comme un café, un casque peut être plus logique, en particulier si vous avez des difficultés à entendre la réunion.
Vérifier votre éclairage	Ouvrez vos stores et allumez une lumière pour aider votre appareil photo à capter votre image. Pour éviter les ombres sur votre visage, asseyez-vous face à une fenêtre, achetez une lumière en anneau ou pointez une lumière sur un mur en face de vous. Pointer la lumière sur le mur fournira un éclairage qui n’est pas aussi dur que l’éclairage direct.
Vérifiez ce qui se trouve derrière vous ou utilisez des arrière-plans	N’oubliez pas que votre appareil photo va capturer non seulement vous, mais ce qui se trouve derrière vous. Si vous avez une salle en désordre ou si vous avez des informations confidentielles que vous ne souhaitez pas partager, utilisez des arrière-plans de réunion Teams ou un flou d’arrière-plan. Vous pouvez les activer et case activée votre arrière-plan avant de rejoindre une réunion.
Désactiver le son des assistants à domicile	Il est toujours judicieux de supprimer ou de désactiver le son des appareils d’accueil assistant avant de rejoindre une réunion. Bien que les fabricants disent que ces appareils n’écoutent pas tout le temps, vous pouvez utiliser accidentellement le « mot de veille » et faire en sorte que l’appareil capture une partie de votre conversation.
Tâches en réunion
Activer votre appareil photo	Laissez les gens vous voir ! Allumez votre caméra pour que les gens puissent vous voir quand vous parlez et pour qu’ils puissent voir vos réactions et expressions.
Surveiller et participer à la conversation	Utilisez la conversation de réunion pour participer à des discussions parallèles ou poser des questions si l’organisateur ou le moniteur de la réunion les rassemble pour le présentateur.
Utiliser « lever la main » et d’autres réactions	Si vous avez une question ou si vous ajoutez à la discussion sur l’appel, utilisez la réaction « lever la main ». Cela avertit l’organisateur ou le présentateur qu’une personne souhaite prendre la parole.
Participer à des discussions	Que vous utilisiez la conversation de réunion ou la réaction « lever la main », veillez à participer ! Les participants à distance ont leur mot à dire dans les discussions de réunion et doivent avoir la possibilité d’y contribuer.
Signaler des problèmes de qualité des appels	Si vous avez des difficultés à entendre la réunion, si vous ne pouvez pas voir la vidéo dans la salle ou si vous ne pouvez pas voir le contenu présenté, informez l’organisateur ou le présentateur. Utilisez la réaction « lever la main », envoyez un message dans une conversation ou interrompez la discussion pour les sensibiliser.
Tâches postérieures à la réunion
Fournir des commentaires à l’organisateur	Indiquez à l’organisateur comment la réunion s’est déroulée pour vous. Il est important de leur informer des problèmes que vous avez rencontrés afin qu’ils puissent être résolus. Les organisateurs et présentateurs dans la salle peuvent ne pas être conscients des problèmes rencontrés par les participants distants.

Participants dans la salle

Les participants dans la salle peuvent avoir l’impression qu’il est plus naturel de discuter de questions avec les personnes à côté d’eux. Toutefois, en appliquant ces meilleures pratiques, ils peuvent facilement augmenter l’étendue de leurs discussions pour inclure des personnes travaillant à domicile ou dans l’ensemble du pays ou de la région.

Tâches	Remarques
Préparation de la réunion
Participer à la réunion à partir de votre appareil	Rejoignez la réunion à partir de votre appareil, même si vous êtes dans la salle. Participer à la réunion vous permet d’activer votre caméra, d’utiliser des réactions et de suivre la conversation de réunion.
Activer votre appareil photo	Allumez votre caméra pour que les participants distants puissent plus facilement savoir qui parle. L’activation de votre appareil photo vous aide également à établir une meilleure connexion lorsque tout le monde peut vous voir lorsque vous parlez.
Garder les flux de la caméra ouverts	Laissez Teams ouvert afin de voir les caméras des participants distants. Garder leurs flux de caméra ouverts vous permet de voir leurs réactions et le langage corporel, et vous aide à maintenir une connexion avec eux.
Désactiver le son de votre microphone et de vos haut-parleurs	Teams doit désactiver automatiquement votre microphone et votre microphone lorsque vous rejoignez une salle Teams, mais double case activée lorsque vous rejoignez. La désactivation de votre microphone et de vos haut-parleurs empêche l’écho audio de se produire.
Tâches en réunion
Soyez attentif aux participants à distance	N’oubliez pas que les participants distants peuvent être présents dans la réunion. Limitez le bruit et les discussions latérales dans la salle au minimum, car elles peuvent facilement noyer le présentateur. Parlez clairement afin que les participants à distance puissent vous entendre. Donnez aux participants à distance la possibilité de contribuer à la discussion.
Surveiller et participer à la conversation	Au lieu de tenir des conversations côté salle, ajoutez-les à la conversation de réunion. De cette façon, tous les participants à la réunion peuvent participer à la discussion et le bruit dans la salle est maintenu au minimum.
Surveillez la réaction de « lever la main »	Informez l’organisateur ou le présentateur si quelqu’un utilise la réaction « lever la main ». Cela signifie qu’ils ont une question ou qu’ils veulent contribuer à la discussion.
Utiliser des réactions pour réagir au contenu et aux discussions	Utilisez des réactions afin que tout le monde puisse voir ce que vous pensez d’une présentation ou d’une discussion. D’autres pourraient être d’accord avec vous et participer !
Tâches postérieures à la réunion
Fournir des commentaires à l’organisateur	Indiquez à l’organisateur comment la réunion s’est déroulée pour vous. Il est important de leur informer des problèmes que vous avez rencontrés afin qu’ils puissent être résolus.

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