Gérer l’expérience de présentation de réunion pour les réunions Teams sensibles
Certaines fonctionnalités décrites dans cet article nécessitent Teams Premium.
À l’aide de stratégies d’administration Teams, d’étiquettes de confidentialité et de modèles, vous pouvez contrôler un large éventail de paramètres qui déterminent l’expérience en réunion pour les participants, notamment :
- Qui peut présenter et qui peut donner ou demander le contrôle
- Comment le contenu est partagé et quels outils de collaboration sont disponibles
- Vidéo, audio et réactions des participants
Les organisateurs de réunion peuvent spécifier un grand nombre de ces paramètres lorsqu’ils créent la réunion, mais vous pouvez appliquer des options spécifiques pour différents utilisateurs et groupes de votre organisation à l’aide de stratégies d’administration, ou pour différents types ou réunions à l’aide d’étiquettes et de modèles de confidentialité. Cela peut vous aider à répondre à vos besoins en matière de conformité pour différents types de réunions et de réunions où des informations sensibles sont partagées.
Remarque
Les paramètres de réunion dans les étiquettes de confidentialité et les modèles de réunion personnalisés nécessitent Teams Premium.
Gérer les personnes autorisées à présenter
Le tableau suivant indique où les paramètres sont disponibles pour gérer les personnes autorisées à participer aux réunions :
| Paramètres | Stratégie d’administration | Étiquette de confidentialité | Modèle | Organisateur de la réunion |
|---|---|---|---|---|
| Qui peut présenter | Oui | Oui | Non | Oui |
| Les participants peuvent donner ou demander le contrôle | Oui | Non | Non | Non |
| Les participants externes peuvent donner ou demander le contrôle | Oui | Non | Non | Non |
En utilisant ces contrôles, vous pouvez limiter les personnes autorisées à partager du contenu à l’écran dans les réunions.
Valeur par défaut pour qui peut être présent dans les réunions
La stratégie de réunion de l’administrateur Teams Qui peut présenter a les options suivantes :
- Seuls les organisateurs et les co-organisateurs
- Personnes de mon organisation et invités
- Tout le monde
Ce paramètre n’applique pas la valeur, mais spécifie plutôt la valeur par défaut pour les nouvelles réunions créées par les utilisateurs. Les utilisateurs peuvent remplacer ce paramètre et choisir l’une des autres options, sauf si une valeur spécifique est appliquée par une étiquette de confidentialité.
La valeur par défaut de Tout le monde permet à tout le monde de participer à une réunion par défaut. Si vous avez des exigences de conformité dans votre organisation concernant les personnes pouvant participer aux réunions, envisagez de remplacer cette valeur par Personnes dans mon organisation et invités ou Uniquement organisateurs et co-organisateurs pour fournir une valeur par défaut plus sécurisée pour les utilisateurs.
Pour définir la stratégie Qui peut présenter
Dans le Centre d’administration Teams, développez Réunions, puis sélectionnez Stratégies de réunion.
Sélectionnez la stratégie à modifier.
Sous Participation à la réunion & salle d’attente, sélectionnez une valeur pour Qui peut présenter.
Cliquez sur Enregistrer.
Gérer les personnes autorisées à présenter à l’aide d’étiquettes de confidentialité
Les organisateurs de réunion peuvent choisir parmi les options suivantes pour les personnes autorisées à participer à une réunion :
- Personnes de mon organisation et invités
- Seulement moi et les co-organisateurs
- Personnes spécifiques
- Tout le monde
La valeur par défaut affichée lorsqu’un utilisateur crée une réunion est spécifiée par la stratégie Qui peut présenter mentionnée ci-dessus.
Vous pouvez restreindre ce paramètre à l’aide d’une étiquette de confidentialité. Pour les réunions sensibles ou très sensibles, envisagez de restreindre ce paramètre à moi et aux co-organisateurs ou à des personnes spécifiques à l’aide d’une étiquette de confidentialité.
Stratégie d’administration Teams : les participants peuvent donner ou demander le contrôle
Par défaut, les participants à la réunion peuvent donner le contrôle de leur écran partagé à un autre participant à la réunion. Cela est contrôlé par deux stratégies de réunion d’administrateur Teams :
Les participants peuvent donner ou demander le contrôle : ce paramètre détermine si l’utilisateur avec cette stratégie peut donner le contrôle de son bureau ou fenêtre partagé à d’autres participants à la réunion. Il est Activé par défaut.
Les participants externes peuvent donner ou demander le contrôle : ce paramètre détermine qu’un invité ou un participant anonyme peut avoir le contrôle de l’écran partagé d’un utilisateur interne. Il est désactivé par défaut.
En fonction des exigences de conformité de votre organisation, vous pouvez modifier ces paramètres pour une partie ou la totalité de vos utilisateurs.
Pour configurer qui peut donner le contrôle d’un écran partagé
Dans le Centre d’administration Teams, développez Réunions, puis sélectionnez Stratégies de réunion.
Sélectionnez la stratégie à modifier.
Sous Partage de contenu :
Pour empêcher les participants de donner le contrôle d’un partage d’écran à d’autres personnes, définissez Les participants peuvent donner ou demander le contrôle sur Désactivé.
Pour empêcher les participants externes de contrôler un partage d’écran, définissez Les participants externes peuvent donner ou demander le contrôle sur Activé.
Cliquez sur Enregistrer.
Gérer le contenu et la vidéo partagés avec les participants
Dans les réunions où des informations sensibles sont partagées, il peut être important de réduire le risque de partage d’informations inappropriées.
Le tableau suivant présente les paramètres qui peuvent vous aider à gérer le contenu et la vidéo partagés à l’écran dans les réunions.
| Paramètres | Stratégie d’administration | Étiquette de confidentialité | Modèle | Organisateur de la réunion |
|---|---|---|---|---|
| Partage d’écran | Oui | Non | Non | Non |
| Gérer ce que les participants peuvent voir | Non | Non | Oui | Oui |
Le partage d’écran est une stratégie d’administration d’équipe. Avec cette stratégie, vous pouvez contrôler si les participants à la réunion peuvent partager l’intégralité de leur écran ou une seule application. Le partage de l’écran entier peut être pratique, mais il peut augmenter les risques de partager accidentellement des informations inappropriées telles qu’un e-mail ou un document ouvert. Déterminez si vous souhaitez limiter le partage à une seule application pour les utilisateurs ou les services qui présentent souvent des informations sensibles. Vous pouvez également désactiver entièrement le partage d’écran avec cette stratégie. Pour plus d’informations, consultez Gérer les stratégies de réunion pour le partage de contenu.
Gérer ce que les participants voient est une option disponible pour les organisateurs de réunion qui peut également être définie à l’aide d’un modèle. Lorsque cette option est activée, les organisateurs de la réunion peuvent contrôler le contenu partagé à l’écran et qui voit la vidéo. Les organisateurs doivent intentionnellement afficher le contenu partagé et la vidéo à l’écran pour que les participants puissent les voir. Cela peut aider à réduire le risque de partager du contenu inapproprié dans une réunion. Déterminez si vous souhaitez activer ou appliquer cette expérience pour les réunions sensibles à l’aide d’un modèle de réunion. Pour plus d’informations, consultez Gérer ce que les participants voient dans les réunions Teams.
Gérer les outils de présentation
Teams propose plusieurs outils de présentation qui permettent la participation interactive des participants à la réunion. Le tableau suivant présente les fonctionnalités qui peuvent vous aider à gérer ces outils.
| Paramètres | Stratégie d’administration | Étiquette de confidentialité | Modèle | Organisateur de la réunion |
|---|---|---|---|---|
| PowerPoint Live | Oui | Non | Non | Non |
| Tableau blanc | Oui | Non | Non | Non |
| Notes partagées | Oui | Non | Non | Non |
Chacune de ces fonctionnalités peut être gérée par le biais de stratégies d’administration, mais pas par le biais de modèles ou d’étiquettes de confidentialité, ni par l’organisateur de la réunion. Par conséquent, elles peuvent être appliquées à des utilisateurs ou des groupes, mais pas à des réunions spécifiques. Pour plus d’informations, consultez Paramètres de stratégie de réunion - Partage de contenu.
Si vous avez des réunions où des informations sensibles sont partagées, vous pouvez désactiver le Tableau blanc et les notes partagées pour éviter que des informations sensibles ne soient ajoutées à celles-ci.
PowerPoint Live permet aux participants de naviguer vers l’avant et l’arrière dans une présentation PowerPoint partagée à l’écran. Cela peut permettre aux participants de voir les informations sensibles avant qu’elles ne soient présentées par l’organisateur.
Déterminez s’il existe des utilisateurs ou des groupes dans votre organisation qui ne doivent pas utiliser ces fonctionnalités pour éviter de partager des informations sensibles.
Gérer la façon dont les participants à la réunion interagissent
Le tableau suivant présente les fonctionnalités qui peuvent vous aider à gérer la façon dont les participants à la réunion interagissent pendant une réunion.
| Paramètres | Stratégie d’administration | Étiquette de confidentialité | Modèle | Organisateur de la réunion |
|---|---|---|---|---|
| Autoriser la caméra pour les participants | Non | Non | Oui | Oui |
| Autoriser le micro pour les participants | Non | Non | Oui | Oui |
| Réactions | Oui | Non | Oui | Oui |
L’audio et la vidéo des participants peuvent faciliter la communication des participants pendant une réunion. Ceux-ci peuvent être contrôlés par l’organisateur de la réunion ou par un modèle de réunion. Selon le type de réunion, vous pouvez autoriser ou restreindre ces fonctionnalités.
Pour les réunions qui sont des présentations avec une interaction minimale de la part des participants, la désactivation de la vidéo et de l’audio peut réduire les distractions.
Lors de l’enregistrement de réunions, la vidéo des participants peut être considérée comme des données personnelles et déduire des exigences réglementaires.
Si vous choisissez de désactiver les réactions, n’oubliez pas que cela désactive la fonctionnalité lever la main. (Pour les réunions de style présentation, la fonctionnalité Q&R peut permettre aux participants de poser des questions l’interaction nécessaire.)
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