Configuration des bureaux bookables dans Microsoft Teams
Libérez tout le potentiel de vos bureaux avec Microsoft Teams. Les bureaux pouvant être réservés dans Microsoft Teams sont conçus pour améliorer l’efficacité de vos organization en permettant aux utilisateurs de réserver en toute transparence des bureaux en plug-in sur des périphériques tout en vous fournissant les outils nécessaires pour comprendre et gérer ces espaces.
Vue d’ensemble des étapes
Pour configurer et utiliser bookable Desks dans votre organization, vous devez effectuer les tâches suivantes :
Étape 1 : Passez en revue les prérequis.
Étape 2 : Créer des comptes de ressources.
Étape 3 : Collecter des informations sur les appareils périphériques sur chaque bureau, comme un moniteur.
Étape 4 : Activer des fonctionnalités supplémentaires pour les utilisateurs.
Étape 5 : Vérifier l’expérience utilisateur.
Étape 6 : Passer en revue les données dans les rapports d’utilisation.
Étape 1 : Passer en revue les prérequis
Vérifiez que vous avez accès au portail de gestion Microsoft Teams Pro.
Assurez-vous que vos utilisateurs ont accès à la nouvelle version de l’application de bureau Microsoft Teams sur Windows ou Mac.
Étape 2 : Créer des comptes de pool de bureaux
Les comptes de pool de bureaux, appelés « espaces de travail » dans Exchange, sont légèrement différents des comptes de salle. La capacité d’un pool de bureaux représente le nombre de sièges dans ce pool et est définie par l’administrateur. Le pool peut être réservé par plusieurs utilisateurs en même temps jusqu’à ce que tous les sièges (la capacité) soient pris. Par exemple, la capacité d’un pool de bureaux est définie sur 2. L’utilisateur A et l’utilisateur B peuvent le réserver de 8 h à 17 h, et la capacité restante sera 0. Cela signifie qu’un troisième utilisateur ne pourra pas le réserver entre 8h et 17h.
Pour créer un compte de pool de bureaux, vous devez configurer le compte de ressource d’espace de travail dans Exchange. Nous vous recommandons de suivre les étapes décrites dans Configurer la réservation de bureau.
Après avoir créé le compte, attendez 24 à 48 heures pour que le compte apparaisse dans Outlook, Teams et Salles Teams Pro Portail de gestion.
Étape 3 : Collecter des informations sur les appareils périphériques
Ensuite, pour garantir une expérience utilisateur transparente, les périphériques tels que les moniteurs sur les bureaux physiques doivent être associés ou liés au compte de pool de bureaux que vous avez créé précédemment. Pour ce faire, vous devez identifier les périphériques en fonction de leurs informations uniques, telles que l’ID de produit, l’ID de fournisseur et le numéro de série.
Vous pouvez utiliser un script PowerShell gratuit pour extraire les détails d’un périphérique et vous assurer qu’ils sont mappés aux comptes de pool de services correspondants dans le portail de gestion Salles Teams Pro. Le script PowerShell se trouve ici pour être téléchargé. Pour obtenir des instructions détaillées, consultez Ajouter des périphériques à l’inventaire.
Étape 4 : Activer des fonctionnalités supplémentaires pour les utilisateurs
Vous avez la possibilité d’activer la stratégie de mise à jour automatique de l’emplacement professionnel pour votre organization ou pour un groupe d’utilisateurs. Les mises à jour automatiques du lieu de travail sont conçues pour améliorer l’expérience de l’utilisateur final en facilitant la mise à jour de son lieu de travail et la connexion avec d’autres personnes lorsqu’ils sont au bureau. Une fois la stratégie activée, les utilisateurs ont la possibilité d’activer les mises à jour automatiques de l’emplacement professionnel. Ils peuvent le faire dans le client de bureau Teams sous Paramètres>Confidentialité>Gérer mon emplacement professionnel. Une fois que les utilisateurs ont choisi d’y participer, leur lieu de travail est automatiquement mis à jour sur Dans le bureau lorsqu’ils se connectent à un bureau pouvant être réserver, à condition que leur lieu de travail ait été précédemment défini sur inconnu ou distant. Si le pool de bureaux est parenté d’un bâtiment, son emplacement de travail peut également changer pour un bâtiment spécifique lorsqu’il se connecte à un bureau pouvant être réservable, à condition que son emplacement de travail ait été précédemment défini sur inconnu, distant ou Au bureau. L’emplacement détecté dure jusqu’à la fin de leurs heures de travail. S’ils se connectent après les heures de travail, l’emplacement sera défini jusqu’à 23h59 ce jour-là. Cette fonctionnalité permet une transition transparente entre le travail à distance et le travail au bureau, ce qui améliore la collaboration et la communication au sein de votre équipe et d’autres utilisateurs.
Étape 5 : Tester l’expérience de l’utilisateur final
Attendez 24 heures après l’association pour tester cette expérience. Après cela, vérifiez que vous êtes connecté à Teams sur un ordinateur portable Windows ou Mac. Lors du branchement de l’ordinateur portable à un périphérique que vous avez associé à un compte de pool de bureau et en supposant qu’il existe des sièges disponibles pour la réservation, vous devez recevoir une notification de flux d’activité indiquant que « l’espace est réservé et prêt pour vous » ainsi qu’une réservation dans votre calendrier. Vous pouvez également réserver le bureau pour un créneau horaire ultérieur. Pour en savoir plus sur l’expérience de l’utilisateur final, consultez Les premières choses à savoir sur les bureaux pouvant être réserver dans Microsoft Teams.
Étape 6 : Examiner les données dans les rapports d’utilisation
Une fois que l’expérience de l’utilisateur final fonctionne, vous pouvez commencer à consulter les rapports pour en savoir plus sur l’utilisation de vos pools de bureaux. Les rapports d’utilisation du bureau se trouvent dans le portail > Salles Teams Pro Gestions Utilisation > des bureaux de rapports.
Les principales métriques répertoriées sont décrites dans le tableau suivant :
| Mesures | Définition |
|---|---|
| Nombre total de bureaux associés | Nombre total de groupes d’appareils associés à tous les pools de bureaux. |
| Nombre total de pools de bureaux inutilisés | Nombre total de pools de bureaux dont l’utilisation est de 0 %. |
| Réservations non planifiées | Pourcentage de réservations sur tous les pools de bureaux qui n’ont pas été planifiées à l’avance et qui ont été réservées automatiquement. |
Sous les métriques principales, vous trouverez un tableau qui fournit une répartition granulaire de chaque pool de bureaux, accompagné de métriques spécifiques qui mettent en évidence l’utilisation de chacune d’elles. Vous pouvez ajuster le filtre de temps pour afficher l’utilisation sur différentes périodes.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Nom d’affichage | Nom du pool de bureaux. |
| Utilisation | Pourcentage de temps pendant lequel les utilisateurs ont été branchés aux bureaux associés pendant les heures d’ouverture au cours de la période donnée. |
| Bureaux associés | Nombre de groupes d’appareils associés à ce pool de bureaux, par rapport à la capacité totale définie sur ce pool de bureaux. |
| Réservations | Nombre de réservations entre les bureaux pouvant être réservés au cours de la période sélectionnée. |
| Réservations non planifiées | Pourcentage de réservations qui n’ont pas été planifiées à l’avance et qui ont été réservées automatiquement. |
| Occupation des réservations | Pourcentage de temps passé par les utilisateurs à brancher des bureaux pouvant être réservés pendant les réservations. Des valeurs inférieures indiquent que davantage de réservations ont été passées avec moins de temps branché. |
Paramètres
Désactivation de la collecte automatique des données de découverte et d’utilisation dans le client Teams
Les bureaux réservables dans Microsoft Teams utilisent des données périphériques provenant du client de bureau Teams s’exécutant sur les ordinateurs portables des utilisateurs pour découvrir les périphériques et comprendre quand les pools de bureaux auxquels ils sont associés sont utilisés. Aucune donnée d’identification personnelle n’est collectée, mais si vous pensez que cette collecte de données est inappropriée pour votre locataire ou un groupe d’utilisateurs de votre locataire, vous pouvez utiliser les applets de commande PowerShell suivantes pour configurer la stratégie de manière appropriée. Notez que pour les clouds gouvernementaux, cette stratégie est désactivée par défaut.
Tout d’abord, vérifiez que votre module Microsoft Teams est sur la version 6.5.0 ou ultérieure. Pour confirmer la version, exécutez la commande suivante :
Import-Module MicrosoftTeams
Get-Module -Name MicrosoftTeams
Si le module Microsoft Teams n’est pas installé, exécutez la commande suivante, puis réexécutez la commande ci-dessus pour case activée la version :
Install-Module -Name MicrosoftTeams -Force -AllowClobber
Import-Module MicrosoftTeams
Si votre version est inférieure à 6.5.0, suivez ces instructions pour la mettre à jour.
Utilisez les commandes suivantes pour créer, définir, accorder ou supprimer une configuration dans la stratégie TeamsBYODAndDesks :
Import-Module MicrosoftTeams
Connect-MicrosoftTeams
Get-CSTeamsBYODAndDesksPolicy
Set-CSTeamsBYODAndDesksPolicy -Identity Test -DeviceDataCollection Enabled
Grant-CSTeamsBYODAndDesksPolicy -PolicyName Test -Identity testuser@test.onmicrosoft.com
Grant-CSTeamsBYODAndDesksPolicy -Group
Grant-CSTeamsBYODAndDesksPolicy -Global -PolicyName Test
Remove-CSTeamsBYODAndDesksPolicy -Identity Test
Configuration des données cloud
Supprimer des données d’appareil
Ce paramètre permet aux administrateurs de supprimer toutes les données de gestion des appareils pour un utilisateur spécifique.
Autorisation de gestion des stocks
L’autorisation de gestion des stocks dans Salles Teams Pro portail de gestion permet à d’autres utilisateurs d’afficher et de gérer l’inventaire. Vous pouvez créer des rôles sous Paramètres>Rôles dans le portail de gestion des salles Teams Pro et accorder des autorisations pour accéder à l’inventaire et associer des périphériques aux bureaux.
Questions fréquentes (FAQ)
Question : Que sont les pools de bureaux ?
Répondre: Les piscines de bureau sont un groupe de sièges dans le bureau qui sont proches les uns des autres et dans la même zone. Lorsqu’un employé réserve un bureau dans la piscine de bureau, il réserve un siège dans la piscine de bureau.
Question : Quelle est la différence entre les bureaux individuels et lespools de bureaux ?
Réponse : Les bureaux individuels sont un nouveau type de compte de ressources dans Exchange qui permet à un utilisateur de réserver un siège spécifique au lieu de réserver l’un des sièges d’un pool de bureaux. La prise en charge des bureaux individuels de la solution Bookable Desks sera bientôt disponible.
Question :La fonctionnalité de bureau réservable est-elle disponible sur Les versions classiques (anciennes équipes) et les nouvelles équipes ?
Réponse : Non, l’expérience de bureau pouvant être réservée est uniquement disponible sur le nouveau client Teams. Pour télécharger et basculer vers le client Teams le plus récent, consultez Nouveau Microsoft Teams.
Question : Les bureaux bookables fonctionnent-ilsavec Microsoft Places ?
Réponse : Oui, c’est le cas ! Si un utilisateur est automatiquement réservé dans un pool de bureaux, la réservation s’affiche également en tant que réservation de bureau de l’utilisateur pour la journée dans Places. Si un utilisateur réserve un siège dans un pool de bureaux à l’avance via Places, lors du plug-in sur un bureau pouvant être réservé, l’utilisateur voit un message de confirmation indiquant qu’il est prêt pour sa réservation.
Question : Comment puis-je être sûr qu’il fonctionnera avec mes appareils ? Ai-je besoin pour acheter du nouveau matériel ?
Réponse : C’est l’une des beautés des bureaux Bookable ! Aucun nouveau matériel n’est requis. Nous avons conçu notre solution dans le but de travailler avec tous les modèles et fabricants, ce qui dépend de l’appareil ayant des propriétés uniques. Nous prenons actuellement en charge les moniteurs et les appareils avec des fonctionnalités audio et vidéo. La prise en charge des stations d’accueil et des webcams sera bientôt disponible.
Question : Existe-t-il une autre façon d’associer mes appareils que le script PowerShell ?
Réponse : Oui, il y en a ! Vous pouvez également associer l’appareil manuellement via le portail Pro Management. Accédez à Planification > de l’inventaire > Les appareils > sélectionnez sur un appareil non associé (un avec une balise « Action nécessaire ») > sélectionnez « Ajouter un appareil à une salle ou à un bureau » > recherchez le pool de bureaux souhaité auquel vous souhaitez affecter l’appareil. Pour faciliter la découverte des appareils, ils sont automatiquement découverts à l’aide de l’application Teams de vos utilisateurs. Une fois que cinq utilisateurs uniques se sont connectés à un appareil sur un bureau, celui-ci apparaît automatiquement dans l’onglet Appareils pour association.
Question : De quoi ai-je besoin pour accéder aux rapports d’utilisation ?
Répondre: Ces rapports sont actuellement en préversion et ne nécessitent pas de licence pour y accéder.