Synchroniser avec la liste des tâches SharePoint à partir de Project Professionnel

Résumé

La synchronisation avec SharePointfeature permet à un Gestionnaire de projets de partager un fichier projet .mpp avec les utilisateurs de Microsoft SharePoint. Cette fonctionnalité est disponible pour être utilisée avec SharePoint Server 2013, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2019 et SharePoint Online via Project Professionnel 2013, Project Professionnel 2016, Project Professionnel 2019 et Project pour Microsoft 365. Cette fonctionnalité crée un site de projet SharePoint. Ce site contient un résumé et une chronologie de projet, une liste de tâches et un calendrier. La synchronisation enregistre également le fichier .mpp dans les ressources de site pour une modification ultérieure.

Note

Le Gestionnaire de projets doit faire partie du groupe Propriétaires SharePoint (ou au moins disposer d’autorisations de concepteur) sur la collection de sites parente où réside le site nouveau ou existant.

La synchronisation va de l’autre façon, aussi. Si vous avez une liste de tâches SharePoint, un bouton Ouvrir avec Project ouvre le plan dans Project Professionnel. Cette fonctionnalité vous permet d’utiliser le moteur de planification de projet pour effectuer des mises à jour de planification dans Project Professionnel 2013, Project Professionnel 2016, Project Professionnel 2019 ou Project pour Microsoft 365, puis de synchroniser la liste statique vers la liste des tâches sur le site SharePoint Project.

La gestion d’une liste de tâches de site de projet de cette façon est également appelée gestion de projet légère. Project Server n’est pas requis pour cette fonctionnalité. SharePoint Foundation 2013, SharePoint Foundation 2016 ou SharePoint Foundation 2019 est la condition minimale requise pour l’utilisation de la fonctionnalité Synchroniser avec SharePoint.

Lorsque vous utilisez SharePoint Server, vous pouvez utiliser la fonctionnalité « Tout mon travail dans un seul emplacement » pour afficher toutes les tâches qui vous sont affectées. À partir de votre liste de tâches personnelles « Mon site », vous pouvez afficher, organiser et mettre à jour tout votre travail à partir de cet emplacement unique. L’URL suivante concerne une liste de tâches personnelles SharePoint :

https://TenantName-my.sharepoint.com/personal/Name_TenantName_onmicrosoft_com/AllTasks.aspN

Scénarios d’utilisation de Project Professionnel avec SharePoint Server ou SharePoint Online

• Créez un plan dans Project, puis synchronisez-le à l’aide du nouveau site SharePoint. Une liste de sites et de tâches est créée.
• Créez un plan dans Project, puis synchronisez-le à l’aide du site SharePoint existant. Cela met à jour une liste existante ou crée une nouvelle liste, en fonction de votre sélection.
• Dans SharePoint lorsque vous avez des tâches dans une liste de tâches, vous pouvez utiliser Ouvrir avec Project pour ouvrir le plan dans Project Professionnel pour modification, puis revenir au site SharePoint existant. Le fichier .mpp est enregistré dans les ressources du site pour une modification ultérieure.

L’article Office suivant explique comment synchroniser un plan de projet avec SharePoint et comment effectuer la synchronisation pour créer un site projet et un site projet existant :

• Synchroniser avec une liste de tâches SharePoint

Informations supplémentaires

À propos de l’installation

DÉPUTÉ

Étant donné que nous enregistrons le fichier .mpp dans les ressources du site de projet, vous ne devez pas enregistrer une copie locale du plan pour modification. Vous utiliserez toujours Ouvrir avec Project lorsque vous souhaitez utiliser Project pour mettre à jour la liste des tâches SharePoint ou le fichier .mpp. Ces deux entités sont maintenant liées, et la liste des tâches SharePoint est considérée comme « master ». L’ouverture du fichier .mpp à partir de n’importe quel emplacement autre que les ressources de site endommage le lien et provoque des problèmes, tels que les tâches dupliquées dans la liste des tâches SharePoint. Vous pouvez également recevoir un message d’erreur, qui est abordé plus loin dans cet article.

Save

Après avoir synchronisé un plan avec une liste de tâches SharePoint, la prochaine fois que vous souhaitez mettre à jour la liste des tâches, sélectionnez Enregistrer dans Project.

Tâches manuelles et planifiées automatiquement

Lorsque vous ouvrez une liste de tâches SharePoint dans Project Professionnel pour la première fois, les tâches sont définies sur Manuel ou Automatiquement planifiés, en fonction du paramètre Nouvelles tâches créées dans votre client Project. Vous trouverez ce paramètre dans le menu Fichier , en sélectionnant Options, puis en sélectionnant l’onglet Planification .

Prédécesseurs

Actuellement, une seule tâche ne peut pas contenir plus de 89 liens vers d’autres tâches. Project Professionnel peut se bloquer s’il a un plus grand nombre de prédécesseurs.

Liens externes

Lorsque vous essayez de synchroniser un plan qui contient des liens externes vers des tâches dans d’autres plans, vous recevez un message d’erreur contenant les informations incorrectes. Le message d’erreur doit vous indiquer que vous ne pouvez pas synchroniser un plan avec des liens externes. Au lieu de cela, vous recevez le message d’erreur suivant :

Cannot access the site due to one of the following reasons:
- The Sharepoint site url is invalid
- The Sharepoint site is currently unavailable
- The user does not have full or design permissions in the Sharepoint site

Le plan peut enregistrer dans la liste des tâches, mais la .mpp n’est pas enregistrée dans les ressources du site. Par conséquent, vous ne pouvez pas utiliser à nouveau le fichier .mpp pour mettre à jour la liste des tâches. Dans ce cas, nous vous recommandons de supprimer le sous-site et de recommencer, si possible.

Grand nombre de tâches

SharePoint a une limite de 5 000 éléments dans une liste. Toutefois, vous rencontrez des problèmes de performances graves s’il existe 1 000 tâches dans une liste. Les meilleures pratiques de projet suggèrent que 750 est le plus grand nombre de tâches que vous devez inclure un plan de projet. Une liste SharePoint doit être encore plus petite pour des fonctionnalités optimales et une facilité d’utilisation. Par exemple, 100 tâches dans une liste de tâches SharePoint sont un nombre raisonnable à utiliser.

Ressources

S’il existe des ressources affectées dans votre plan qui ne sont pas des ressources dans SharePoint, vous recevez un message d’avertissement indiquant que ces ressources ne seront pas ajoutées à la liste des tâches SharePoint, mais que les tâches seront synchronisées avec la liste. Ce message d’erreur ressemble à l’exemple suivant :

Nous ne pouvons pas synchroniser le nom> de la ressource de ressource <avec la liste des tâches, car la ressource n’existe pas sur le serveur SharePoint. Cette ressource, et toute autre ressource qui n’existe pas dans SharePoint, reste affectée aux tâches de votre plan de projet.

Pour ajouter ces utilisateurs à SharePoint, contactez votre administrateur SharePoint. Il est recommandé d’utiliser toujours le sélecteur de personnes lorsque vous affectez des utilisateurs à des tâches.

À partir d’une liste de tâches SharePoint

Si vous, le Gestionnaire de projets, commencez dans SharePoint en ayant une liste de tâches, ils peuvent décider à tout moment que vous souhaitez utiliser le moteur de planification de Project pour calculer une planification plus précise. Vous pouvez sélectionner le bouton Ouvrir avec Project dans le ruban Liste , le client Project démarre en tant qu’utilisateur actuellement connecté et vous pouvez commencer à modifier.

Ouvrir avec Project

Lorsque le plan s’ouvre, les tâches sont planifiées manuellement ou planifiées automatiquement en fonction de la valeur de la planification des options>>de fichier>nouvelles tâches créées. Les tâches peuvent être ajoutées ou modifiées à l’aide de toutes les fonctionnalités du client Project, puis synchronisées avec la liste des tâches SharePoint en sélectionnant Enregistrer.

Mapper des champs

Seuls les champs mappés entre les deux produits se synchronisent. Les champs suivants se synchronisent entre votre liste SharePoint et Project par défaut :

• Nom de la tâche
• Date de début
• Date de fin (échéance)
• % accompli
• Nom de la ressource
• Prédécesseurs

Si vous souhaitez mapper d’autres champs à synchroniser entre Project et SharePoint, vous pouvez le faire sous l’onglet Informations du menu Fichier avec Dans Project. Plus précisément, ouvrez la boîte de dialogue Champs de carte, puis sélectionnez les nouveaux champs que vous souhaitez synchroniser. De cette façon, vous pouvez créer des rapports sur d’autres champs personnalisés, ou générer des rapports basés sur des colonnes SharePoint non par défaut.

Synchronisation avec une liste de tâches existante

Si vous effectuez une synchronisation avec une liste de tâches existante qui a déjà été liée à un autre plan (ou si la synchronisation d’origine n’a pas copié le .mpp vers les ressources de site), vous recevez le message d’erreur suivant :

La liste des tâches est liée à un autre plan de projet. Si vous poursuivez la synchronisation, le lien de liste des tâches sera remplacé par le plan de projet actuel.

Voulez-vous continuer la synchronisation ?

Résolution de conflits

Si le fichier .mpp est ouvert dans Project en même temps qu’un utilisateur ajoute ou modifie les informations de tâche dans la liste des tâches SharePoint, une boîte de dialogue en conflit s’affiche la prochaine fois que le fichier .mpp est enregistré. Cette boîte de dialogue donne à l’utilisateur les options suivantes :

• Conserver la version de Microsoft Project pour tous les champs
• Conserver la version de SharePoint pour tous les champs
• Choisir entre les versions de projet SharePoint et Microsoft

Synchronisation Outlook

Les tâches peuvent être mises à jour dans Outlook, mais elles ne peuvent pas être créées dans Outlook, puis insérées dans une liste de tâches SharePoint.