Créer une boîte aux lettres partagée

Remarque

Si votre organisation utilise un environnement Exchange hybride, vous devez utiliser le Centre d’administration Exchange local pour créer et gérer des boîtes aux lettres partagées. Consultez la rubrique Créer des boîtes aux lettres partagées dans le Centre d’administration Exchange

Si vous n'êtes pas sûr de devoir créer une boîte aux lettres partagée ou un groupe Microsoft 365 pour Outlook, voir Comparer les groupes pour plus de conseils. Il n'est pas possible de migrer une boîte aux lettres partagée vers un groupe Microsoft 365.

Créez des boîtes aux lettres partagées afin qu’un groupe de personnes puisse surveiller et envoyer des e-mails à partir d’adresses e-mail courantes, comme info@contoso.com. Quand une personne du groupe répond à un courrier envoyé à la boîte aux lettres partagée, la réponse semble provenir de la boîte aux lettres partagée et non de la personne.

Les boîtes aux lettres partagées incluent un calendrier partagé. Votre équipe peut utiliser le calendrier partagé comme un endroit où tout le monde peut entrer ses rendez-vous. Par exemple, si vous avez 3 personnes qui effectuent des visites client, toutes peuvent utiliser le calendrier partagé pour entrer les informations de visite du client.

Avant de créer une boîte aux lettres partagée, assurez-vous de lire la section À propos des boîtes aux lettres partagées pour plus d'informations.

Conseil

Si vous avez besoin d’aide pour suivre les étapes de cette rubrique, envisagez de collaborer avec un spécialiste des petites entreprises Microsoft. Avec Aide aux entreprises, vos employés et vous avez accès 24 heures sur 24 aux spécialistes des petites entreprises à mesure que vous développez votre entreprise, de l’intégration à l’utilisation quotidienne.

Créer une boîte aux lettres partagée et ajouter des membres

1. Connectez-vous avec un utilisateur disposant du rôle d’administrateur Exchange. Si vous recevez le message « Vous ne disposez pas des autorisations requises pour accéder à cette page ou effectuer cette action », cela signifie que vous n’êtes pas un administrateur.

2. Dans le Centre d’administration, accédez à la page Teams & Groupes>Boîtes aux lettres partagés. Sélectionnez Afficher tout dans le volet de navigation gauche si vous ne voyez pas Teams & Groupes.

3. Dans la page Boîtes aux lettres partagées, sélectionnez + Ajouter une boîte aux lettres partagée. Entrez le nom de la boîte aux lettres partagée. L’adresse e-mail est ainsi choisie, mais vous pouvez la modifier si nécessaire.

4. Sélectionnez Enregistrer les modifications. Quelques minutes peuvent être nécessaires avant que vous ne puissiez ajouter des membres.

5. Sous Étapes suivantes, sélectionnez Ajouter des membres à cette boîte aux lettres. Les membres représentent les personnes qui sont en mesure de consulter les courriers entrants dans cette boîte aux lettres partagée, ainsi que les réponses sortantes.

6. Sélectionnez le bouton Ajouter des membres . Sélectionnez les personnes que vous souhaitez utiliser cette boîte aux lettres partagée, puis sélectionnez Ajouter. puis fermer.

Vous bénéficiez à présent d’une boîte aux lettres partagée dotée d’un calendrier partagé. Passez à l’étape suivante : Bloquer la connexion pour le compte de boîte aux lettres partagée.

Quelles autorisations devez-vous utiliser ?

Vous pouvez utiliser les autorisations suivantes avec une boîte aux lettres partagée :

• Accès total : l'autorisation Accès total permet à un utilisateur d'ouvrir la boîte aux lettres partagée et d'agir comme le propriétaire de cette boîte aux lettres. Après avoir accédé à la boîte aux lettres partagée, un utilisateur peut créer des éléments de calendrier, lire, afficher, supprimer et modifier des courriers électroniques, créer des tâches et contacts de calendrier. Toutefois, un utilisateur doté d'une autorisation Accès total ne peut pas envoyer de messages à partir de la boîte aux lettres partagée à moins de disposer de l'autorisation Envoyer en tant que ou Envoyer de la part de.

• Envoyer en tant que: l'autorisation Envoyer en tant que permet à un utilisateur d'emprunter l'identité du propriétaire de la boîte aux lettres partagée pour envoyer des messages. Par exemple, si Katerina se connecte à la boîte aux lettres partagée du service Marketing et envoie un message, le service Marketing semblera en être l'expéditeur.

• Envoyer de la part de : l’autorisation Envoyer de la part de permet à l’utilisateur d’envoyer des messages de la part de la boîte aux lettres partagée. Par exemple, si John se connecte à la boîte aux lettres partagée Reception Building 32 et envoie un message, ce dernier semblera avoir été envoyé par « John de la part de Reception Building 32 ». Vous ne pouvez pas utiliser le Centre d’administration Exchange pour accorder l’autorisation « Envoyer de la part de ». Pour ce faire, vous devez utiliser l’applet de commande Set-Mailbox avec le paramètre GrantSendonBehalf.

Remarque

Les autorisations Envoyer en tant que et Envoyer de la part de ne fonctionnent pas dans le client de bureau Outlook avec le paramètre HiddenFromAddressListsEnabled sur la boîte aux lettres définie sur True, car elles nécessitent que la boîte aux lettres soit visible dans Outlook via la liste d’adresses globale.

Utiliser le CAE pour modifier la délégation de boîte aux lettres partagée

1. Dans le Centre d’administration Exchange, accédez àBoîtes aux lettresdestinataires>. Sélectionnez la boîte aux lettres partagée, puis sélectionnez Modifier

2. Sous Autorisations de boîte aux lettres, sélectionnez Gérer la délégation de boîte aux lettres.

3. Pour accorder ou supprimer les autorisations Accès total et Envoyer en tant que, sélectionnez Ajouter uneSupprimer , puis sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez accorder des autorisations.

   Remarque

   L'autorisation Accès total permet aux utilisateurs d'ouvrir la boîte aux lettres, d'y créer des éléments et de les modifier. L'autorisation Envoyer en tant que permet à toute personne autre que le propriétaire de la boîte aux lettres d'envoyer des courriers électroniques à partir de cette boîte aux lettres partagée. Les deux autorisations sont requises pour que la boîte aux lettres partagée fonctionne.

4. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Bloquez la connexion pour le compte de boîte aux lettres partagée.

Chaque boîte aux lettres partagée a un compte d'utilisateur correspondant. Vous n'avez pas été invité à fournir un mot de passe lors de la création de la boîte aux lettres partagée ? Le compte a un mot de passe qui est généré par le système (inconnu). Vous n'êtes pas censé utiliser le compte pour vous connecter à la boîte aux lettres partagée.

Mais que se passe-t-il si un administrateur se contente de réinitialiser le mot de passe du compte d'utilisateur de la boîte aux lettres partagée ? Ou que se passe-t-il si un utilisateur malveillant accède aux informations d’identification du compte de boîte aux lettres partagée ? Cela permettrait au compte d’utilisateur de se connecter à la boîte aux lettres partagée et d'envoyer des courriers électroniques. Pour empêcher cela, vous devez bloquer la connexion pour le compte qui est associé à la boîte aux lettres partagée.

1. Dans le Centre d’administration, accédez à la page Utilisateurs>Utilisateurs actifs.

2. Dans la liste des comptes d’utilisateurs, recherchez le compte de la boîte aux lettres partagée (par exemple, remplacez le filtre par Utilisateurs sans licence).

3. Sélectionnez l’utilisateur pour ouvrir son volet de propriétés, puis sélectionnez Bloquer la connexion.

   Remarque

   Si le compte est déjà bloqué, La connexion est bloquéeest inscrit en haut et l’icône affiche Débloquer cet utilisateur.

4. Dans la page Bloquer la connexion , sélectionnez Bloquer la connexion de l’utilisateur, puis sélectionnez Enregistrer les modifications.

Pour obtenir des instructions sur la façon de bloquer la connexion des comptes à l’aide de Microsoft Graph PowerShell (y compris plusieurs comptes en même temps), consultez Bloquer les comptes d’utilisateur Microsoft 365 avec PowerShell.

Ajouter la boîte aux lettres partagée à Outlook

Si le mappage automatique est activé dans votre entreprise (par défaut, la plupart des personnes utilisent cette option), la boîte aux lettres partagée apparaîtra automatiquement dans l’application Outlook de vos utilisateurs, après qu’ils auront fermé et redémarré Outlook.

Le mappage automatique est défini sur les boîtes aux lettres des utilisateurs, et non sur la boîte aux lettres partagée. Par conséquent, si vous essayez d'utiliser un groupe de sécurité pour gérer les personnes autorisées à accéder à la boîte aux lettres partagée, le mappage automatique ne fonctionnera pas. Par conséquent, si vous voulez utiliser le mappage automatique, vous devez attribuer des autorisations de manière explicite. Le mappage automatique est activé par défaut. Pour découvrir comment désactiver ce service, voir Supprimer le mappage automatique d’une boîte aux lettres partagée.

Pour plus d’informations sur les boîtes aux lettres partagées dans Outlook, voir :

• Ouvrir et utiliser une boîte aux lettres partagée dans Outlook

• Ajouter une boîte aux lettres partagée dans Outlook sur le web

• Ajoutez une boîte aux lettres partagée dans Outlook Mobile

• Ouvrir un dossier ou une boîte aux lettres partagée dans Outlook pour Mac

• Ajouter des règles de boîte aux lettres partagée

Utiliser une boîte aux lettres partagée sur un appareil mobile (téléphone ou tablette)

Vous pouvez accéder à une boîte aux lettres partagée sur un appareil mobile de deux manières :

• Ajoutez la boîte aux lettres partagée dans l'application Outlook pour iOS ou l'application mobile Outlook pour Android.

  Pour les instructions, voir Ajouter une boîte aux lettres partagée dans Outlook Mobile.

• Ouvrez votre navigateur, connectez-vous, puis accédez à Outlook sur le web. À partir d’Outlook sur le web, vous pouvez accéder à la boîte aux lettres partagée.

  Pour les instructions, voir Ajouter une boîte aux lettres partagée dans Outlook sur le web.

Remarque

Une boîte aux lettres partagée peut uniquement être ajoutée à l’application Outlook pour iOS ou à l’application mobile Outlook pour Android

Utiliser le calendrier partagé

Lorsque vous avez créé la boîte aux lettres partagée, vous avez automatiquement créé un calendrier partagé. Nous préférons le calendrier de la boîte aux lettres partagée plutôt qu’un calendrier SharePoint pour effectuer le suivi de rendez-vous et d’où se trouvent les personnes. Un calendrier partagé est intégré à Outlook et est beaucoup plus facile à utiliser qu'un calendrier SharePoint.

1. Dans l'application Outlook, accédez à l'affichage Calendrier, puis sélectionnez la boîte aux lettres partagée.

2. Lorsque vous entrez des réunions ou des rendez-vous, tous les membres de la boîte aux lettres partagée peuvent les voir.

3. N’importe quel membre de la boîte aux lettres partagée peut créer, afficher et gérer des rendez-vous dans le calendrier, tout comme ils le feraient leurs rendez-vous personnels. Tous les membres de la boîte aux lettres partagée peuvent voir les modifications apportées au calendrier partagé.

Supprimer une licence d’une boîte aux lettres partagée

Les boîtes aux lettres partagées ne nécessitent généralement pas de licence. Suivez ces instructions pour supprimer une licence d’une boîte aux lettres partagée afin de pouvoir l’attribuer à un utilisateur ou retourner la licence afin de ne pas payer pour une licence dont vous n’avez pas besoin.

Remarque

Une licence Exchange Online Plan 2 est requise dans les scénarios suivants :

• La boîte aux lettres partagée a plus de 50 Go de stockage en cours d’utilisation.
• La boîte aux lettres partagée utilise l’archivage sur place.
• La boîte aux lettres partagée est placée en attente pour litige.

Pour obtenir des instructions pas à pas sur l’attribution de licences, consultez Attribuer des licences à des utilisateurs.

Supprimer la licence

1. Dans le Centre d’administration, accédez à la page Utilisateurs>Utilisateurs actifs.

   Remarque

   Vous devez supprimer la licence de la page Utilisateurs actifs. Vous ne pouvez pas supprimer la licence de la page Boîte aux lettres partagée, car les licences sont des paramètres utilisateur.

2. Sélectionnez la boîte aux lettres partagée.

3. Dans l’onglet Licences et applications , développez Licences et décochez la case de la licence que vous souhaitez supprimer.

4. Sélectionnez Enregistrer les modifications.

5. Lorsque vous revenez à la page Utilisateurs actifs, la status de la boîte aux lettres partagée est Sans licence.

6. Vous payez toujours pour la licence. Pour arrêter de payer, supprimez la licence de votre abonnement.

Contenu associé

À propos des boîtes aux lettres partagées (article)
Configurer une boîte aux lettres partagée (article)
Convertir une boîte aux lettres utilisateur en boîte aux lettres partagée (article)\