Mesure de la réussite par rapport à la valeur commerciale

Après avoir identifié la valeur commerciale que vous pensez être réalisable, vous devez trouver comment mesurer la progression vers l’obtention de cette valeur. Pour ce faire, identifiez des mesures SMART. Les mesures SMART signifient :

• Spécifique : quoi, où et comment. Un objectif spécifique est distinct et est exprimé sans ambiguïté.

• Mesurable : De et Jusqu’à—une mesure qui donne du recul et permet de savoir quand l’objectif a été atteint. En règle générale, la valeur « De » est la situation d’aujourd’hui et la valeur « Jusqu’à » est la cible que nous visons.

• Affectable : Il s’agit du « qui » : la personne ou le groupe qui atteindra l’objectif. Très souvent, le fait de savoir que des mesures sont en cours induit un changement de comportement. Le Aest parfois défini comme Atteignable, mais Affectable prend en compte le fait que la mesure Réaliste est redondante avec le fait que l’objectif est Atteignable ou non.

• Réaliste : ce qui est mesuré est-il même réalisable ? Les objectifs réalistes sont difficiles mais atteignables dans les délais impartis.

• Temporel : quand le but sera-t-il atteint ? L’échéancier doit être agressif mais réaliste

Lorsque vous identifiez la mesure, demandez-vous toujours : cela aidera-t-il à obtenir la valeur commerciale que nous avons identifiée ? Ne passez pas de temps à mesurer des activités qui ne contribuent pas à obtenir la valeur commerciale.

Certaines mesures seront un montant en dollars, mais d’autres peuvent être un simple nombre. Ces valeurs peuvent être converties en dollars avec un peu d’effort. Par exemple, si vous connaissez le temps qui sera gagné par personne, multipliez le temps par le coût avec charges de la personne qui effectue le processus. Le résultat est le montant économisé.

Une autre méthodologie d’établissement d’objectifs possible consiste à définir des objectifs et des résultats clés (OKR). L’objectif est l’ambition que vous essayez de réaliser. Le résultat clé est la façon dont vous mesurerez les progrès vers cet objectif. Par exemple, un objectif pourrait être « Augmenter la rétention dans l’équipe comptable » et le résultat clé pourrait être « Augmentation de 20 pour cent de la satisfaction au travail mesurée par l’enquête après le lancement de l’application. »

Retour sur investissement

Le calcul du retour sur investissement (ROI) se fait en examinant le coût de construction de la solution pour vérifier que la valeur de celle-ci est supérieure à son coût.

Dans de nombreux cas, lorsqu’un utilisateur professionnel résout un problème, cela se fait pendant son temps libre et il n’est pas nécessaire de le comptabiliser comme un coût. Cependant, lorsque vous devez déterminer le retour sur investissement, il est important de comprendre le temps qu’il faudra pour créer la solution. Pour vous aider à l’estimer, passez à la section suivante, Création d’un plan de projet.

Exemple : mesure de la réussite de la solution de notes de frais

Pour décider de nos objectifs, nous avons repensé à l’objectif de notre projet :

Notes de frais : créer un processus efficace pour les employés et le service comptable, qui accélère le suivi budgétaire et réduit notre exposition aux audits.

Nous pouvons trouver quelques mesures de réussite significatives dans notre exemple.

Au départ, nous avons envisagé de suivre le nombre de notes de frais renvoyées pour révision. Cependant, si l’application est conçue pour imposer des règles métier—comme exiger un reçu pour un montant supérieur à 75 $—l’employé qui soumet la note de frais ne pourra pas la présenter avant d’avoir fourni le reçu, de sorte que cette mesure ne sera pas très significative.

Une mesure qui sera utile sera de pouvoir suivre le temps dont un employé a besoin pour remplir sa note de frais ; après tout, nous avons basé nos économies sur le fait que l’utilisateur puisse passer de 1 heure à 20 minutes. Il peut être utile de suivre le temps réel qu’il faut à l’utilisateur pour valider ses chiffres et les déclarer.

Maintenant que Nick et les autres gestionnaires sont responsables de l’approbation des notes de frais, il peut être utile de suivre le temps qu’il faut entre le moment où la note de frais est présentée par l’employé et le moment où Nick et les autres gestionnaires l’approuvent. Ce suivi, et le fait que les gestionnaires en soient conscients, participeront à améliorer ce comportement. Les gens ont tendance à se concentrer sur ce qui est mesuré.

Les objectifs SMART pour lesquels nous avons opté sont :

• Pour au moins 80 pour cent des notes de frais, les créateurs de notes de frais ne passent pas plus de 20 minutes à travailler activement à la création des notes.

• Pour au moins 90 pour cent des notes de frais, le délai entre l’envoi de la note et l’enregistrement d’un paiement dans le système financier est inférieur à trois jours ouvrables.

• D’ici la fin de cette année, les chefs de service accèderont à un rapport budgétaire hebdomadaire à jour pour toutes les notes de frais dans l’heure suivant leur approbation.

• Dans un délai d’un mois après la mise à disposition de la solution, 100 pour cent des notes de frais utiliseront le système numérique.

• Le nombre d’erreurs détectées lors de l’audit semestriel est réduit de 50 pour cent.

Étape suivante : Création d’un plan de projet

Notes

Pouvez-vous nous indiquer vos préférences de langue pour la documentation ? Répondez à un court questionnaire. (veuillez noter que ce questionnaire est en anglais)

Le questionnaire vous prendra environ sept minutes. Aucune donnée personnelle n’est collectée (déclaration de confidentialité).