Évaluer l’impact commercial de l’automatisation
Une fois que vous avez déployé avec succès votre automatisation, vous pouvez évaluer son impact en comparant votre processus d’entreprise d’origine et le nouveau processus, en utilisant vos indicateurs de succès. Vos résultats d’automatisation sont stockés pendant 30 jours, au cours desquels vous pouvez les visualiser pour analyser le nombre total d’actions et d’exécutions dans une journée.
Pour afficher l’analyse des flux
Accédez à Mes flux.
Sélectionnez le flux à analyser.
Sélectionnez Analyse.
Cliquez sur l’onglet Utilisation.
Obtenir le nombre d’exécutions de flux
L’onglet Utilisation vous montre combien de fois par jour le flux a été utilisé pour automatiser un processus d’entreprise spécifique.
Pour exporter des données exécutées vers un classeur Excel
Survolez le graphique qui montre les données que vous souhaitez exporter.
Sélectionnez Plus d’options.
Sélectionnez Exporter des données.
Sélectionnez le format de fichier souhaité (classeur Excel ou CSV).
Cliquez sur Exporter.
Obtenir la durée d’exécution du flux
Pour voir la durée de chaque exécution de flux
Accédez à Mes flux.
Sélectionnez le flux à analyser.
Dans l’historique d’exécution de 28 jours, sélectionnez Toutes les exécutions.
Si vous souhaitez exporter les informations, sélectionnez Obtenir le fichier .csv.
Le fichier CSV comprend l’heure de début et l’heure de fin de chaque exécution. Vous pouvez utiliser Excel pour recalculer la durée et effectuer une analyse supplémentaire (comme trouver la durée moyenne). Pour obtenir la durée en secondes, utilisez la formule suivante :
(Cellule Heure de fin d’exécution − cellule Heure de début d’exécution) × 24 × 60 × 60
Pour obtenir la durée moyenne, obtenez le total du nombre de durées et divisez-le par le nombre d’exécutions (nombre de lignes).
Maintenant que vous avez le nombre d’exécutions et leur durée, vous allez être en mesure de savoir le temps que vous a fait gagner votre automatisation en la comparant avec le processus manuel précédent.
Exemple de scénario
Prenons le scénario du remboursement en espèces comme exemple.
Auparavant, l’équipe comptable d’Abhay devait saisir les codes comptables, les transactions et publier ces dernières dans le système comptable en fonction des informations reçues dans le courrier électronique d’approbation joint à la note de frais. Disons que lors de la phase de planification de l’automatisation, Abhay a mesuré le temps que cela prenait et a noté qu’il lui a fallu trois minutes pour rechercher les coordonnées bancaires de l’employé et cinq minutes supplémentaires pour rembourser le demandeur à partir du site Web de la banque en ligne.
Sur la base des analyses de flux, Abhay peut voir que l’automatisation s’est produite entre 91 et 110 fois par jour, pour une moyenne de 107 exécutions.
La durée de l’automatisation obtenue est de 40 secondes en moyenne. Par conséquent, le temps réduit par exécution est :
Temps avant l’automatisation (3 minutes + 5 minutes) – temps après automatisation (40 secondes) = 440 secondes
Puisque l’automatisation a eu lieu 3 226 fois en 30 jours, le temps total économisé est :
Temps réduit (440 secondes) x nombre d’exécutions (3 226 fois) = 1 419 440 secondes = 394,28 heures