Tutoriel : Générer un rapport exceptionnel à partir d’un classeur Excel dans Power BI Desktop

S’APPLIQUE À : service Power BI Desktop Power BI

Dans ce tutoriel, vous allez créer un rapport de bout en bout en 20 minutes.

Votre responsable souhaite voir un rapport sur vos derniers chiffres de vente. Il vous a demandé un rapport de synthèse de ce qui suit :

• En quel mois et quelle année les bénéfices ont-ils été les plus élevés ?
• Où la société rencontre-t-elle le plus de succès (par pays/région) ?
• Dans quel produit et quel segment l’entreprise doit-elle continuer à investir ?

À l’aide de notre exemple de classeur financier, nous pouvons générer ce rapport en un rien de temps. Voici à quoi ressemblera le rapport final : Allons-y !

Dans ce tutoriel, vous allez découvrir comment :

• Téléchargez des exemples de données.
• Préparez vos données avec quelques transformations.
• Créez un rapport avec un titre, trois visuels et un segment.
• Publiez votre rapport sur le service Power BI pour pouvoir le partager avec vos collègues.

Prérequis

• Avant de commencer, vous devez télécharger Power BI Desktop.
• Si vous envisagez de publier votre rapport sur le service Power BI et que vous n’êtes pas encore inscrit, inscrivez-vous pour obtenir un essai gratuit.

Obtenir des données

Vous pouvez obtenir les données de ce didacticiel à l’aide de l’une des deux méthodes suivantes : se connecter à l’exemple directement à partir de Power BI Desktop ou le télécharger et l’ouvrir dans Power BI Desktop.

Obtenir des données dans Power BI Desktop

Lorsque vous ouvrez Power BI Desktop, sélectionnez Learn avec des exemples de données dans la page d’accueil.

Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, choisissez Charger des exemples de données.

Télécharger l’exemple

Vous pouvez également télécharger l’exemple de classeur directement.

1. Téléchargez le classeur Excel avec exemple de données financières.
2. Ouvrez Power BI Desktop.
3. Dans la page d’accueil, sélectionnez classeur Excel.
4. Accédez à l’emplacement où vous avez enregistré l’exemple de classeur, puis sélectionnez Ouvrir.

Préparer vos données

Dans le Navigateur, vous avez la possibilité de transformer ou de charger les données. La préversion vous permet de vérifier que vous disposez de la plage attendue et des types de données détectés. Si vous devez apporter des modifications, transformez vos données avant le chargement. Pour faciliter la lecture des visualisations ultérieurement, nous voulons transformer les données de cet exercice. Lorsque vous effectuez chaque transformation dans l’Éditeur Power Query, vous voyez qu’elle est ajoutée à la liste sous Paramètres de requête dans LES ÉTAPES APPLIQUÉES.

1. Cochez la case pour la table financière , puis sélectionnez Transformer les données.

   

2. L’éditeur Power Query s’ouvre. Sélectionnez la colonne Units Sold (Unités vendues). Sous l’onglet Transformer, sélectionnez Type de données, puis Nombre entier. Dans la boîte de dialogue Modifier le type de colonne qui s’ouvre, choisissez Remplacer actuel.

   La modification des types de données est l’étape de nettoyage des données que les utilisateurs effectuent le plus souvent. Ici, les unités vendues sont au format décimal. Il n’est pas logique d’avoir 0,2 ou 0,5 d’une unité vendue, donc nous l’avons changé en nombre entier.

   

3. Nous voulons rendre les segments plus faciles à voir dans le graphique plus tard. Nous allons donc mettre en forme les données dans la colonne Segment. Sélectionnez la colonne Segment. Sous l’onglet Transformer, sélectionnez Format, puis MAJUSCULES.

   

4. Remplaçons le nom de la colonne (Month Name) par Month. Double-cliquez sur la colonne Month Name et renommez-la sur Month.

   

5. Dans l’en-tête de colonne Product, sélectionnez la liste déroulante et désactivez la case à côté de Montana.

   Nous savons que le produit Montana a été abandonné le mois dernier. Nous souhaitons donc filtrer et supprimer ces données de notre rapport pour éviter toute confusion.

   

6. Vous pouvez voir que chaque transformation a été ajoutée à la liste sous Paramètres de requête dans LES ÉTAPES APPLIQUÉES.

   

7. De retour sous l’onglet Accueil, sélectionnez Fermer et appliquer. Nos données sont presque prêtes pour la création d’un rapport.

   Le symbole sigma dans la liste de données indique un champ détecté par Power BI est numérique. Power BI utilise un symbole de calendrier pour désigner un champ de date.

   

Crédit supplémentaire : écrire deux expressions en DAX

L’écriture de mesures et la création de tables dans le langage de formule DAX sont super puissantes pour la modélisation des données. Il y a beaucoup à apprendre sur DAX dans la documentation de Power BI. Pour l’instant, écrivons une expression de base pour créer une mesure et une autre expression pour créer une table entière.

Créer une mesure

1. Dans le ruban Accueil, sélectionnez Nouvelle mesure.

   

2. Copiez et collez cette expression dans la barre de formule en haut du canevas de rapport pour ajouter tous les nombres dans la colonne Unités vendues.

   Total Units Sold = SUM(financials[Units Sold])
   

3. Cochez la case pour valider. La mesure est ajoutée à la liste dans le volet Données.

   

Créer une table

1. Sélectionnez maintenant l’icône Afficher la table à gauche.

   

2. Dans le ruban Accueil, sélectionnez Nouvelle table.

   

3. Copiez et collez cette expression dans la barre de formule pour générer une table Calendrier de toutes les dates comprises entre le 1er janvier 2013 et le 31 décembre 2014.

   Calendar = CALENDAR(DATE(2013,01,01),DATE(2014,12,31))
   

4. Cochez la case pour valider.

   

   Voici les 23 premières lignes de la table à colonne unique que vous venez de créer.

   

5. À présent, sélectionnez la vue Modèle sur la gauche.

   

6. Faites glisser le champ Date de la table financials vers le champ Date de la table Calendrier pour joindre les tables et créer une relation entre elles. Dans la boîte de dialogue Nouvelle relation qui s’ouvre, sélectionnez Enregistrer pour appliquer les sélections que Power BI a automatiquement renseignées pour vous.

   

Créer votre rapport

Maintenant que vous avez transformé et chargé vos données, vous pouvez créer votre rapport. Dans le rail gauche, sélectionnez Afficher le rapport.

Dans le volet Données à droite, vous voyez les champs dans le modèle de données que vous avez créé.

Nous allons créer le rapport final, un visuel à la fois.

Visuel 1 : Ajouter un titre

1. Dans le ruban Insérer , sélectionnez Zone de texte. Dans la zone de texte, tapez « Résumé exécutif – Rapport financier ».

2. Sélectionnez le texte que vous avez tapé. Mettez la police en gras et définissez la taille sur 20.

   

3. Redimensionnez la zone pour qu’elle tienne sur une seule ligne.

Visuel 2 : Bénéfice par date

Vous créez maintenant un graphique en courbes pour voir quel mois et l’année ont eu le bénéfice le plus élevé.

1. Dans le volet Données, faites glisser le champ Profit vers une zone vide sur le canevas du rapport. Par défaut, Power BI affiche un histogramme avec une colonne, Profit.

2. Faites glisser le champ Date vers le même visuel. Power BI met à jour le histogramme pour afficher les bénéfices mensuels pour les deux années.

   Si vous avez créé une table Calendrier dans la section Crédit supplémentaire : Créez une nouvelle table plus haut dans cet article, développez le champ Date dans le volet Données, puis cochez la case pour la hiérarchie de dates. Développez le champ, puis décochez les cases en regard des champs Trimestre et Jour pour afficher uniquement l’année et le mois sur le graphique. Vous pouvez également supprimer les champs de là où ils sont listés dans l’axe X dans l’onglet Créer un visuel du panneau des Visualisations.

   

3. Sous l’onglet Générer du visuel, remplacez le type de visualisation par graphique en courbes.

   

   Maintenant, vous pouvez facilement voir que décembre 2014 avait le bénéfice le plus élevé.

Visuel 3 : Profit par pays/région

Créez une carte pour voir dans quel pays/région les bénéfices ont été les plus élevés.

1. Dans le volet Données, faites glisser le champ Pays vers une zone vide de votre canevas de rapport pour créer une carte.

2. Faites glisser le champ Profit sur la carte.

   Power BI ajoute des bulles représentant le bénéfice relatif de chaque emplacement au visuel de carte.

   

   L’Europe semble générer plus de bénéfices que l’Amérique du Nord.

Visuel 4 : Ventes par produit et segment

Créez un graphique à barres pour déterminer dans quels segments et sociétés il faut investir.

1. Faites glisser les deux graphiques que vous avez créés pour qu’ils soient côte à côte dans la moitié supérieure du canevas. Conservez un peu d’espace sur le côté gauche du canevas.

2. Sélectionnez une zone vide dans la moitié inférieure de votre canevas de rapport.

3. Dans le volet Données, sélectionnez les champs Sales, Produit, et Segment.

   Power BI crée automatiquement un histogramme en cluster visualisant les données.

4. Faites glisser les poignées du graphique afin qu'il soit suffisamment large pour remplir l'espace sous les deux autres visuels.

   

   Il semble que la société continue à investir dans le produit Paseo et cibler les segments Petite Entreprise et Gouvernement.

Visuel 5 : Segment d’année

Les segments sont un outil précieux pour filtrer les visuels d’une page de rapport à une sélection spécifique. Dans ce cas, nous pouvons créer deux segments différents pour examiner en détail les performances de chaque mois et année. Un segment de données utilise le champ Date dans la table d’origine. L’autre utilise la table Date que vous avez peut-être créée pour « crédit supplémentaire » plus haut dans ce tutoriel.

Segment de date utilisant la table d’origine

1. Dans le volet Données, sélectionnez le champ Date dans la table financière. Faites-le glisser vers la zone vide que vous avez réservée sur le canevas.

2. Dans le volet Visualisations , choisissez Segment.

   Sélectionnez le visuel Slicer (icône en entonnoir). Power BI crée automatiquement un segment de plages numériques.

   

   Lorsque vous choisissez Slicer pour le visuel, vous voyez l'image suivante :

   

3. Vous pouvez faire glisser les extrémités pour filtrer la plage de dates. Vous pouvez également passer à un autre type de segment dans l'onglet Format visuel du volet Visualisation. Les options se trouvent sous Visual>Paramètres du segment>Options>Style.

Segment de date utilisant la table DAX

1. Dans le volet Données, sélectionnez le champ Date dans la table Calendrier. Faites-le glisser vers la zone vide sur le canevas.

2. Dans l'onglet Générer du volet Visualisation, choisissez Segment.

3. Dans le volet Données, développez le champ Date et décochez les zones du trimestre et du jour, de sorte que seul l’année et le mois sont laissés.

   

4. Développez chaque année et redimensionnez le visuel afin que tous les mois soient visibles.

   

   Nous utiliserons ce segment dans le rapport final.

À présent, si votre responsable demande de voir seulement les données de 2013, vous pouvez utiliser le segment pour sélectionner cette année ou des mois spécifiques de cette année.

Crédit supplémentaire : Mettre en forme le rapport

Si vous souhaitez appliquer une légère mise en forme à ce rapport pour le rendre un peu plus attrayant, voici quelques étapes simples à effectuer.

Thème

• Dans le ruban Affichage, choisissez le thème Executive.

  

Embellir les visuels

Avec le visuel approprié sélectionné, apportez les modifications suivantes dans le volet Visualisations .

1. Sélectionnez Visual 2, le histogramme affichant les bénéfices au fil du temps. Sous Format du visuel>Général, ouvrez la section Titre. Remplacez le texte dans le champ Texte par « Profit par mois et par année » et remplacez la taille de la police par 16. Développez Effet et basculez le paramètre Ombre en position Activé.

2. Sélectionnez Visual 3, la carte. Sous Format visuel>visuel, développez Paramètres de carte et Style, puis choisissez Nuances de gris. Sous Format du visuel>Général, développez la section Titre et modifiez la taille de la police à 16. Développez Effet et basculez le paramètre Ombre en position Activé.

3. Sélectionnez Visual 4, le histogramme en cluster montrant les ventes par produit et segment. Sous Format du visuel>Général, ouvrez la section Titre. Changez la taille de la police à 16. Développez Effet et basculez le paramètre Ombre en position Activé.

4. Sélectionnez Visual 5, segment d’année. Sous Format visuel>Visual, développez Paramètres du segment> Sélection et basculez Afficher l'option « Sélectionner tout » sur Activé. Dans la section d’en-tête du segment , augmentez la taille de police à 16.

Ajouter une forme d’arrière-plan pour le titre

1. Sous l’onglet Insertion dans le ruban en haut, sélectionnez Formes>Rectangle. Placez-la en haut de la page et ajustez les dimensions en fonction de la largeur de la page et de la hauteur du titre.

2. Dans le volet Format de forme, sous Forme, développez la section Style et définissez Bordure à Désactivé.

3. Dans la section Remplissage , remplacez Couleur par couleur de thème 5 #6B91C9 (bleu).

   

4. Sous l’onglet Format du ruban, sélectionnez Envoyer vers l’arrière> puis Envoyer à l’arrière-plan pour positionner la forme derrière le texte du titre.

5. Sélectionnez le texte du visuel 1, le titre, et remplacez la couleur de la police par Blanc.

Ajouter une forme d’arrière-plan pour les visuels 2 et 3

1. Sous l'onglet Insertion dans le ruban en haut, sélectionnez Formes>Rectangle, puis ajustez les dimensions en fonction de la largeur et de la hauteur des visuels 2 et 3.
2. Dans le volet Format de la forme , sous l’onglet Forme , développez les sections Style et Bordure et remplacez la valeur Transparencepar 100%.
3. Dans la section Remplissage , définissez la couleur sur Blanc, 10% plus sombre.
4. Sous l’onglet Format du ruban, sélectionnez Envoyer vers l’arrière>Envoyer à l’arrière-plan pour positionner le rectangle derrière les visuels.

Rapport terminé

Voici comment ressemblera votre rapport final et poli :

En résumé, ce rapport répond aux principales questions de votre responsable :

• En quel mois et quelle année les bénéfices ont-ils été les plus élevés ?

  Décembre 2014.

• Dans quel pays/région la société rencontre-t-elle le plus de succès ?

  En Europe, plus précisément en France et en Allemagne.

• Dans quel produit et quel segment l’entreprise doit-elle continuer à investir ?

  L’entreprise doit continuer à investir dans le produit Paseo et à cibler les secteurs Small Business et Government.

Enregistrer votre rapport

• Dans le menu Fichier, sélectionnez Enregistrer, ou maintenez la touche Ctrl enfoncée, puis appuyez sur la touche S. Si vous enregistrez le rapport pour la première fois, vous êtes invité à entrer un nom et un emplacement.

Publier sur le service Power BI en vue du partage

Pour partager votre rapport avec votre responsable et vos collègues, publiez-le sur le service Power BI. Quand vous partagez avec des collègues disposant d’un compte Power BI, ils peuvent interagir avec votre rapport, mais ne peuvent pas enregistrer les modifications.

1. Dans Power BI Desktop, sélectionnez Publier sous l’onglet Accueil .

   Vous devrez peut-être vous connecter au service Power BI. Si vous n’avez pas encore de compte, vous pouvez demander un essai gratuit.

2. Sélectionnez une destination dans le service Power BI dans lequel le rapport sera enregistré, par exemple Mon espace de travail.

3. Sélectionnez Ouvrir « nom_de_votre_fichier » dans Power BI.

   

   Votre rapport publié s’ouvre dans le navigateur.

   

4. Sélectionnez Partager en haut du rapport pour le partager avec d’autres utilisateurs.

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