Automatiser la correspondance des accusés de réception de commande d’approvisionnement avec Copilot Studio et SAP

Utilisez Microsoft Copilot Studio agents pour automatiser la correspondance de bout en bout des accusés de réception de commandes de fournisseur par rapport aux bons de commande ouverts dans un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) tel que SAP.

Cette approche permet à une organisation d’approvisionnement de confirmer automatiquement la grande majorité des accusés de réception de commande entrants, tout en n’acheminant que les différences réelles vers un spécialiste de l’approvisionnement pour examen. Un système multi-agent extrait les données de l’accusé de réception, les compare au bon de commande de référence, applique les règles de tolérance et enregistre les résultats validés dans le système ERP avec un minimum d’intervention manuelle.

Tip

Cet article fournit un exemple de scénario et une représentation visuelle de la façon d’automatiser la correspondance des accusés de réception des commandes d’approvisionnement à l’aide de Microsoft Copilot Studio et de SAP. Cette solution est un exemple d’architecture généralisé que vous pouvez utiliser pour de nombreux scénarios et secteurs différents. Cet article se limite aux meilleures pratiques.

Diagramme d’architecture

Schéma d’une architecture multi-agent avec collecte, orchestration, étape de validation et résultats pour le rapprochement automatisé des accusés de réception de commande.

Workflow

Cette architecture automatise le flux de travail de rapprochement des accusés de réception de commande :

  1. Réception des accusés de réception : les fournisseurs envoient des accusés de réception de commande (confirmations de commande) qui arrivent via un canal surveillé, tel qu’une boîte de réception partagée ou un flux d’échange de données informatisé (EDI), contenant les détails de confirmation d’un ou de plusieurs bons de commande. Power Automate déclencheur de flux cloud pour capturer les accusés de réception de commande.

  2. Stockage des accusés de réception : les flux cloud Power Automate enregistrent les accusés de réception de commande reçus dans Dataverse.

  3. Déclencheur : un flux cloud Power Automate qui utilise un déclencheur Dataverse démarre l’agent d’orchestrateur. Le flux s’exécute lorsqu’un accusé de réception de commande est enregistré dans Dataverse.

  4. Extraction de champ : un agent d’extraction intégré à Copilot Studio lit l’accusé de réception et normalise les champs clés (numéro de bon de commande, éléments de ligne, quantités, prix, unité de mesure et dates de livraison confirmées) dans un schéma interne cohérent.

  5. Récupération de bon de commande : l’agent d’orchestrateur récupère le bon de commande correspondant à partir de SAP via le connecteur SAP, en utilisant le numéro de bon de commande comme clé.

  6. Rapprochement et validation: un agent de rapprochement compare l’accusé de réception de commande au bon de commande, ligne par ligne, en vérifiant les quantités, les prix, les dates et les autres champs configurés. L’agent applique ensuite les critères correspondants de l’organisation, qui peuvent inclure des exigences de correspondance exacte, des tolérances définies par l’entreprise ou une combinaison des deux, pour déterminer si la commande peut être confirmée automatiquement.

  7. Confirmation automatique : lorsque l’accusé de réception correspond dans les limites de tolérance, l’agent confirme la commande et enregistre automatiquement le résultat dans SAP, sans intervention humaine.

  8. Escalade d’exceptions : lorsqu’une différence est détectée, l’agent passe à un spécialiste de l’approvisionnement via Microsoft Teams. L’agent fournit l’accusé de réception, le bon de commande et les différences spécifiques afin que la personne puisse résoudre rapidement l’exception.

  9. Journalisation et audit : Microsoft Dataverse enregistre chaque résultat, qu’il s’agisse d’une confirmation ou d’une escalade, et fournit une piste d’audit unifiée et une couche de suivi des exceptions pour la création de rapports et l’amélioration continue.

Components

Ces services et technologies ingèrent les accusés de réception des commandes, extraient les données d’accusé de réception, les correspondent aux commandes d’achat dans SAP, confirment les commandes correspondantes et effectuent le suivi des exceptions.

Composant Rôle dans l’architecture
Copilot Studio Héberge le système multi-agent. Un agent d’orchestrateur coordonne un agent d’extraction spécialisé et un agent correspondant, gère les règles de tolérance et décide entre confirmation autonome et escalade humaine.
SAP ERP Sert de système d’enregistrement pour les bons de commande. Les agents récupèrent les données des bons de commande et réécrivent les commandes confirmées via le connecteur SAP.
Power Automate flux cloud Détectez les nouveaux accusés de réception dans les canaux de collecte et déclenchez le réseau d’agents. Les connecteurs fournissent les points d’intégration aux sources e-mail ou EDI et à SAP.
Dataverse Utilisé comme source de référence pour les accusés de réception des commandes entrantes et permet une orchestration fondée sur le statut. Fournit l’état, le journal d’audit et la couche de suivi des exceptions, ainsi qu’une trace unifiée de chaque confirmation et escalade à des fins de reporting et de gouvernance.
Microsoft Teams Transmet aux spécialistes de l’approvisionnement les alertes en cas d’exception et les notifications, en présentant l’accusé de réception, le bon de commande et les écarts constatés pour permettre une résolution rapide.
Microsoft Entra ID Fournit un contrôle d’identité et d’accès, notamment des comptes de service avec privilèges minimum pour les opérations de lecture et d’écriture des agents sur SAP et Dataverse.

Détails du scénario

Ce cas d’usage est basé sur une approche d’entreprise pour créer un processus fiable, automatisé et auditable pour confirmer les accusés de réception des commandes des fournisseurs sur un système ERP tout en réduisant les efforts manuels.

Défi commercial

Les organisations qui achètent à grande échelle reçoivent de grands volumes d’accusés de réception de commande de fournisseur. Historiquement, une part importante de ces accusés de réception est vérifiée et saisie manuellement : les équipes achats ouvrent chaque accusé de réception, retrouvent le bon de commande correspondant dans SAP et comparent à la main les quantités, les prix et les dates.

Ce processus manuel est lent, coûteux et sujet aux erreurs. Il s’adapte mal à la croissance, lie le personnel compétent à la vérification répétitive plutôt qu’à la gestion des exceptions, et rend difficile l’application cohérente des règles de correspondance et de tolérance entre les régions et les formats des fournisseurs.

Solution

Implémentez une architecture multi-agent dans Copilot Studio qui automatise le traitement de l’accusé de réception des commandes d’approvisionnement. La solution utilise des agents spécialisés pour extraire les données d’accusé de réception, récupérer des bons de commande à partir de SAP, appliquer des critères de correspondance définis par l’entreprise et déterminer si les accusés de réception peuvent être confirmés automatiquement ou exiger une révision humaine.

L’architecture combine l’orchestration des agents, l’intégration SAP, les flux cloud Power Automate et le suivi basé sur Dataverse pour créer un processus fiable et auditable. Les spécialistes de l’approvisionnement se concentrent sur les exceptions tandis que les accusés de réception de routine sont traités automatiquement.

Fonctionnalités clés :

  • Automatisez l’entrée et le traitement des accusés de réception.
  • Normaliser les accusés de réception des fournisseurs sur l’ensemble des formats.
  • Validez les accusés de réception par rapport aux bons de commande en appliquant des critères de correspondance organisationnelle, tels que des exigences exactes ou des tolérances configurables.
  • Augmentez les exceptions aux spécialistes de l’approvisionnement.
  • Conserver une piste d’audit pour la gouvernance et la production de rapports.

Résultat : avec ce modèle, une organisation peut déplacer la plupart des confirmations de commande de la gestion manuelle vers le traitement direct, qui libère les spécialistes de l’approvisionnement pour se concentrer sur les exceptions plutôt que sur la vérification de routine. L’approche fournit un blueprint réutilisable pour d’autres processus volumineux basés sur des documents dans des domaines tels que les finances et les ventes.

Considerations

Ces considérations mettent en œuvre les piliers de Power Platform Well-Architected, un ensemble de principes directeurs qui améliorent la qualité d’une charge de travail. En savoir plus dans Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

  • Isolation des erreurs : gérer les échecs d’extraction, les erreurs correspondantes et les problèmes d’intégration SAP séparément afin qu’un accusé de réception ayant échoué ne bloque jamais le reste du lot.

  • Traitement idempotent : utilisez le numéro de bon de commande et l’identifiant d’accusé de réception pour détecter et ignorer les doublons, afin d’éviter des confirmations répétées si un message est renvoyé.

  • Mécanismes de secours : acheminer les accusés de réception qui ne peuvent pas être traités automatiquement vers une file d’attente de traitement manuel des exceptions afin qu’aucune confirmation ne soit perdue.

  • Journalisation à deux couches : enregistre les résultats dans Dataverse et envoie une notification secondaire en cas d’échec, de sorte que les exceptions restent visibles même si une étape de journalisation échoue.

Security

  • Contrôle d’accès : limitez les canaux d’entrée, les tables Dataverse et le compte de service SAP aux identités autorisées uniquement.

  • Privilège minimal : accordez aux agents un accès en lecture aux bons de commande et un accès en écriture uniquement aux opérations de confirmation de commande dont ils ont besoin.

  • Protection des données : traiter de manière sécurisée les données d’accusé de réception, qui peuvent inclure des informations tarifaires commercialement sensibles, et protéger les champs sensibles en transit et lors du stockage.

  • Conformité : alignez les règles de validation et d’audit avec les contrôles financiers et les exigences de rétention des enregistrements de l’organisation.

Excellence opérationnelle

  • Normalisation : normaliser les formats d’accusé de réception des fournisseurs variés en un seul schéma interne pour maintenir la logique de correspondance simple et cohérente.

  • Documentation : Gérez les runbooks pour les types d’exceptions courants, les problèmes de format fournisseur et les modifications de configuration SAP. Documentez les critères de correspondance, y compris les exigences de correspondance exacte, les tolérances et les conditions d’escalade.

  • Processus de support : former les équipes de support technique et d’approvisionnement pour interpréter l’historique des exécutions de l’agent, diagnostiquer les défaillances et effectuer une récupération manuelle.

  • Gestion des modifications : validez les modifications apportées aux mappages d’extraction, de correspondance et de SAP dans un environnement hors production avant la mise en production et utilisez le contrôle de code source pour les définitions d’agent et de flux.

Efficacité des performances

  • Débit : Dimensionnez la solution pour prendre en charge des volumes quotidiens élevés et traitez les accusés de réception en parallèle lorsque les connecteurs le permettent.

  • Optimisation : cachez les données de référence fréquemment utilisées, telles que les recherches de fournisseur et de bon de commande, pour éviter les requêtes SAP redondantes.

  • Limitation du débit du connecteur : tenez compte des limites de la plateforme et du connecteur SAP, et mettez en place une mise en file d’attente via Dataverse pour les charges de pointe.

  • Scalabilité : étendez le même modèle d’orchestrateur aux nouveaux domaines et types de documents sans redéfinir le flux de correspondance principal.

Optimisation de l’expérience

  • En libre-service: permet aux spécialistes des achats de résoudre et de retraiter directement les accusés de réception ayant fait l’objet d’une escalade, sans dépendre du service informatique.

  • Transparence : rendez visibles l’état d’avancement du traitement et les files d’attente des exceptions via Dataverse, avec des analyses dans Power BI pour le suivi des tendances et des performances.

  • Effacer les escalades : présentez chaque escalade avec un résumé structuré : accusé de réception, bon de commande, différences spécifiques et action recommandée.

  • Niveau de service cible : définissez un objectif de traitement direct, par exemple confirmer automatiquement la plupart des accusés de réception, et suivez les résultats par rapport à cet objectif.

IA responsable

  • Fiabilité et sécurité : surveillez en permanence les sorties de l’agent pour obtenir une précision et conservez un humain dans la boucle pour passer en revue les anomalies et les exceptions avant qu’ils n’affectent le système ERP.

  • Confidentialité et sécurité : assurez-vous que les données que les agents traitent sont conformes aux stratégies de confidentialité et de gestion des données applicables.

  • Transparence : rendez les décisions de l’agent traçables, avec des journaux disponibles pour l’audit de chaque confirmation et de chaque escalade.

  • Responsabilité : Utilisez une validation humaine pour maintenir la responsabilité des exceptions et des cas limites au sein de l’équipe achats.

Contributeurs

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