Activation de la gestion de documents SharePoint pour des entités spécifiques
Date de publication : novembre 2017
S’applique à : Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016
Stockez les documents associés aux enregistrements d'entités de Microsoft Dynamics 365 dans Microsoft SharePoint et accédez, partagez et gérez rapidement ces documents depuis Microsoft Dynamics 365 en activant la gestion de documents sur les entités spécifiques.
Conseil
S vous n'avez pas encore configuré l'intégration SharePoint basée sur serveur, vous pouvez souhaiter le faire avant d'activer la gestion des documents pour des entités spécifiques. Pour plus d'informations, voir TechNet : Configuration de l'intégration de SharePoint à Microsoft Dynamics CRM.
Assurez-vous de disposer du rôle de sécurité Administrateur système ou d'autorisations équivalentes dans Microsoft Dynamics 365. Vous pouvez aussi vérifier que vous avez des privilèges de lecture et d'écriture sur tous les types d’enregistrements personnalisables.
Consultation de votre rôle de sécurité
Suivez les étapes de la section Afficher votre profil utilisateur.
Vous ne disposez pas des autorisations appropriées ? Contactez votre administrateur système.
Accédez à Paramètres > Gestion des documents.
Cliquez sur Paramètres de gestion des documents.
Sélectionnez les entités que vous souhaitez utiliser pour gérer les documents SharePoint.
Si une URL n'est pas déjà spécifiée, entrez l'URL du site SharePoint où les emplacements de documents et les dossiers pour stocker les documents seront créés, puis cliquez sur Suivant.
Si vous utilisez l'intégration basée sur le serveur (recommandé)
Activez la case à cocher Basé sur une entité pour que les bibliothèques de documents et les dossiers basés sur l'entité Compte de Dynamics 365 soient automatiquement créés sur le site SharePoint. Les utilisateurs ne seront pas invités à les créer.
Si vous ne souhaitez pas que les dossiers soient créés automatiquement, désactivez la case à cocher Basé sur une entité.
Lorsque vous accédez d'abord à la grille de documents, si vous voulez que les utilisateurs confirment la création de dossier correspondant à l'enregistrement d'entité sur SharePoint, désactivez la case à cocher Créer un dossier automatiquement.
Important
Si vous avez Microsoft Dynamics 365 (Online) et SharePoint Online, vérifiez que le site est sous le même client Office 365 que vos instances Dynamics 365.
L'option Les dossiers seront automatiquement créés sur le site SharePoint a d'abord été introduite dans Mise à jour 1 de Microsoft Dynamics CRM Online 2016 et Microsoft Dynamics CRM 2016 Service Pack 1.
Cliquez sur Terminer.
Pour plus d'informations sur l'intégration basée sur le serveur, voir TechNet : configuration de l'intégration de SharePoint à Microsoft Dynamics CRM.
Si vous n'utilisez pas l'intégration basée sur le serveur
Si vous souhaitez que les bibliothèques de documents et les dossiers soient créés automatiquement, spécifiez une URL de site SharePoint valide, assurez-vous que Composant de liste Microsoft Dynamics CRM pour SharePoint Server est installé sur le site SharePoint. Remarque : cela fonctionnera également si vous spécifiez une URL de site SharePoint Online.
Notes
Le composant Liste a été désapprouvé dans Mise à jour 1 de Microsoft Dynamics CRM Online 2015. Pour plus d'informations sur la conversion à partir du composant Liste, voir TechNet : basculement depuis le composant de liste ou modification du déploiement.
Les étapes restantes supposent que le site spécifié se trouve dans SharePoint Server 2010 ou SharePoint Server 2013 et que le Composant Liste de Microsoft Dynamics CRM est installé dans la collection de sites pour ce site.
Par défaut, un dossier est créé pour chaque enregistrement sous la bibliothèque de documents correspondante de l'entité. Par exemple, pour un enregistrement d'opportunité « 100 vélos », une bibliothèque de documents « opportunité » est créée, puis un dossier « 100 vélos<entityGUID> » est créé dans celle-ci. Le chemin est ../opportunité/100 vélos<entityGUID>.
Pour que les dossiers soient créés sous le compte Parent ou Contact, activez la case à cocher Basé sur une entité. Dans la liste affichée en regard de la case à cocher, sélectionnez Compte ou Contact.
Lorsque vous sélectionnez cette option, les dossiers sont créés sous le dossier de compte ou de contact associé.
La structure est : ..../account/Margie's Travel/opportunity/100 vélos<entityGUID>, où « account » est la bibliothèque de documents de l'entité référencée que vous avez sélectionnée dans la liste, et « Margie's Travel » correspond au dossier de l'enregistrement référencé de l'entité sélectionnée, qui dans ce cas est l'entité Opportunity.
Cliquez sur Suivant.
Microsoft Dynamics 365 crée des bibliothèques de documents pour les entités sélectionnées dans SharePoint.Microsoft Dynamics 365 crée également dans les enregistrements d’emplacements de documents correspondants qui contiennent les liens vers ces bibliothèques de documents. L'Assistant Paramètres de gestion des documents affiche le statut de création des bibliothèques de documents.
Voir aussi
Modifier les enregistrements existants de sites SharePoint
TechNet : Configuration de l'intégration de SharePoint à Microsoft Dynamics CRM