Organisateur de contenu
Dernière modification : vendredi 2 avril 2010
S’applique à : SharePoint Server 2010
Dans cet article
Flux des documents dans l’organisateur de contenu
Création et gestion de règles à l’aide de la liste des règles de l’organisateur de contenu
Règles et conditions de contrainte
Description de la manière dont le contenu est acheminé
Cette rubrique fournit une vue d’ensemble conceptuelle de l’organisateur de contenu et décrit ses liens avec le modèle de programmation. Elle détaille le flux des documents dans l’organisateur de contenu, montre comment les utilisateurs peuvent créer et gérer les règles, explique comment utiliser les règles et conditions de contrainte, et décrit comment l’organisateur de contenu achemine le contenu.
Pour prendre les décisions relatives au routage, l’organisateur de contenu analyse les métadonnées associées à chaque élément individuel. Vous pouvez quand même baser les décisions de routage sur les types de contenu, mais le nouveau niveau de détail basé sur l’analyse des métadonnées permet à l’organisateur de contenu de prendre des décisions complexes en matière de gestion des documents, en fonction des règles définies par le responsable de contenu ou le bibliothécaire.
Flux des documents dans l’organisateur de contenu
L’organisateur de contenu requiert l’utilisation de types de contenu de site. Les flux de documents respectent les règles suivantes :
Les documents dont le type de contenu, les métadonnées et les règles de correspondance sont corrects sont automatiquement acheminés vers la bibliothèque et le dossier finaux.
Les documents qui ne disposent pas de métadonnées suffisamment précises pour correspondre à une règle ou qui ne disposent pas des métadonnées requises sont envoyés vers la bibliothèque de reprise pour permettre à l’utilisateur d’entrer des métadonnées.
Les utilisateurs ajoutent manuellement les types de contenu de site aux bibliothèques cibles.
La première fois que vous ajoutez une règle à un type de contenu de site pour lequel des règles ont été associées, ce type de contenu est ajouté automatiquement à la bibliothèque de remise.
Une fois qu’un document dispose d’un nombre de métadonnées suffisant et de métadonnées suffisamment précises pour correspondre à une règle, il est automatiquement acheminé vers la bibliothèque et le dossier cibles.
Notes
Vous pouvez entrer les métadonnées appropriées et envoyer à nouveau le document manuellement, ou vous appuyer sur un travail du minuteur exécuté quotidiennement par défaut pour acheminer le document vers l’emplacement final dès que les métadonnées ont été entrées ou qu’une règle a été créée.
Création et gestion de règles à l’aide de la liste des règles de l’organisateur de contenu
Les responsables de contenu utilisent la liste des règles de l’organisateur de contenu pour gérer l’organisateur de contenu. L’administration consiste à créer des règles, à les modifier, à gérer leur état et leur priorité, et à spécifier l’ordre dans lequel elles sont évaluées. La liste des règles permet de créer, de gérer, d’afficher et de réorganiser les règles, ainsi que de gérer les paramètres.
Pour créer une règle, créez un élément dans la liste des règles de l’organisateur de contenu, puis sélectionnez le type de contenu associé à la règle. Le type de contenu sélectionné détermine les propriétés pouvant être utilisées pour l’acheminement et limite les emplacements cibles valides pour une règle. Lorsque vous sélectionnez un type de contenu, sachez que seuls les types héritant du type de contenu « Document » sont disponibles. Le type de contenu Règle de routage, qui est le seul type de contenu associé à la liste des règles de l’organisateur de contenu, facilite la création de règles. Plusieurs colonnes masquées stockent les données sur une règle. Les données sont utilisées pour générer la page Modifier l’élément d’une règle.
Il existe deux méthodes permettant de sélectionner le statut des règles et de gérer leur priorité :
Vous pouvez désactiver une règle pour empêcher son exécution. Vous désactivez ainsi une règle de sorte qu’elle ne s’exécute pas sur le contenu entrant tout en conservant la possibilité de prouver que les procédures adéquates étaient bien en place au moment de l’opération. Cette méthode est particulièrement utile dans les scénarios de gestion des enregistrements nécessitant de prouver devant un tribunal que les procédures appropriées ont bien été mises en place.
Vous pouvez spécifier l’ordre dans lequel les règles sont évaluées en définissant une priorité pour chaque règle. Si un document correspond à plusieurs règles, l’organisateur de contenu utilise la règle présentant la priorité la plus élevée.
Règles et conditions de contrainte
L’organisateur de contenu offre deux méthodes permettant de limiter la quantité de documents correspondant à une règle. Ce filtrage peut ainsi être basé soit sur le type de contenu, soit sur des conditions de correspondance, elles-mêmes basées sur des propriétés :
Lorsqu’un document fait l’objet d’une contrainte basée sur le type de contenu, le document correspond à une règle uniquement s’il correspond au type de contenu de cette règle ou à un jeu de noms secondaires de type de contenu sélectionné, auquel la règle est associée. Le document sera acheminé en tant que type de contenu de la règle s’il est associé à une règle par le biais d’un alias.
Lorsqu’un document fait l’objet d’une contrainte basée sur des conditions de propriété, le document correspond à une règle uniquement s’il répond à un ensemble de conditions basées sur des propriétés de document spécifiques. Par conséquent, il est possible de contraindre des règles à s’exécuter uniquement lorsque les documents envoyés présentent des valeurs de métadonnées spécifiques. Par exemple, si vous souhaitez que la règle s’exécute uniquement sur les documents provenant des États-Unis, la condition est « Si Pays source égal États-Unis ». L’interface utilisateur des conditions de propriété est indépendante du type de contenu.
Alors que les sections Opérateur et Valeur d’une condition de métadonnées changent selon le type de colonne, certains éléments de l’interface des conditions de métadonnées restent identiques quel que soit le type de colonne :
Texte indiquant où l’utilisateur doit sélectionner une valeur pour la colonne.
Limite de conditions égale à six. Dès lors que six conditions ont été ajoutées, le lien Ajouter une nouvelle condition disparaît.
L’utilisateur sélectionne toujours une colonne à l’aide de la liste déroulante standard à sélection unique.
Les colonnes disponibles se limitent toujours aux colonnes non masquées du type de contenu de la règle.
Si l’interface utilisateur multilingue est activée, les noms des propriétés sont affichés dans la langue définie par les paramètres régionaux de l’utilisateur actuel.
Si l’organisateur de contenu ne dispose pas de toutes les métadonnées nécessaires pour acheminer un document, SharePoint Server 2010 n’oblige pas l’utilisateur à sélectionner les colonnes requises. En revanche, l’utilisateur est prévenu lorsqu’il sélectionne une propriété qui n’est pas requise. Le message suivant s’affiche : « Avertissement : cette propriété n’étant pas requise, le document entrant risque de ne pas avoir de valeur pour cette propriété ».
Description de la manière dont le contenu est acheminé
Utilisez des vues pour analyser et comprendre comment l’organisateur de contenu achemine les documents lorsqu’ils sont envoyés sur le site. Pour ce faire, plusieurs colonnes et deux vues sont à votre disposition pour le type de contenu Règle de routage.
Lorsque des données sont entrées dans la page Modifier les propriétés d’une règle, les données sont mises à la disposition des utilisateurs au moyen d’un ensemble de propriétés (principalement des propriétés de texte) appliqué au type de contenu associé à la règle. Ces propriétés peuvent être ajoutées à n’importe quelle vue ou affichées dans la page Afficher les propriétés associée à la règle, qui permet aux utilisateurs d’afficher des informations sur la règle.
Le tableau 1 décrit les colonnes pouvant être utilisées dans les vues de la liste des règles de l’organisateur de contenu.
Tableau 1. Colonnes disponibles pour la liste des règles de l’organisateur de contenu
Colonne |
Description |
|---|---|
Nom de la règle |
Valeur Nom de la règle entrée dans la page Nouvelle règle/Modifier la règle. |
Description |
Description entrée dans la page Nouvelle règle/Modifier la règle. |
Priorité |
Construite à partir des données entrées dans la section État et priorité de la règle de la page Nouvelle règle/Modifier la règle. Si la règle est active, la valeur de cette colonne correspond à la priorité de la règle sélectionnée. Si la règle est inactive, sa valeur est « Inactive ». |
Type de contenu de l’envoi |
Indique le type de contenu de la règle. |
Propriétés utilisées dans les conditions |
Affiche une liste de propriétés séparées par des virgules. |
Alias |
Affiche une liste de noms secondaires pour le type de contenu associé à la règle, séparés par des virgules. |
Bibliothèque cible |
Indique la bibliothèque cible de la règle actuelle, définie dans la section Emplacement cible de la page Nouvelle règle/Modifier la règle. |
Dossier cible |
Indique le nom du dossier cible de cette règle, défini dans la section Emplacement cible de la page Nouvelle règle/Modifier la règle. Si l’utilisateur sélectionne une bibliothèque ou ne sélectionne pas un dossier, cette colonne est vide. |
Chemin d’accès cible |
Indique l’URL complète de l’emplacement cible d’une règle. L’URL est un lien hypertexte chargeant l’emplacement cible dans une nouvelle fenêtre. |
Propriété de création automatique de dossiers |
Affiche la propriété utilisée pour créer automatiquement des dossiers, définie dans la section Création automatique de dossiers de la page Nouvelle règle/Modifier la règle. Si l’organisation automatique en dossiers n’est pas activée, cette colonne est vide. |
Routeur personnalisé |
Indique le nom du routeur personnalisé de cette règle, défini dans la section Routeur personnalisé de la page Nouvelle règle/Modifier la règle. |
Voir aussi
Référence
[RecordsManagementProgrammingModel]
[DocumentManagementProgrammingModel]