Procédure : connecter une liste externe à Outlook

Dernière modification : vendredi 16 avril 2010

S’applique à : SharePoint Server 2010

Vous pouvez connecter une liste externe dans Microsoft SharePoint Server 2010 à des données externes de surface dans Microsoft Outlook 2010. Ensuite, les utilisateurs peuvent travailler sur les données externes à l’intérieur d’Outlook, comme avec tout autre type d’élément Outlook natif tel qu’un contact ou une tâche. Les modifications ou les ajouts effectués à l’intérieur d’Outlook sur les données externes sont propagés vers le système externe, sans pour autant compromettre l’intégrité des données dans le système externe.

Notes

Vous pouvez aussi mettre une liste externe hors connexion dans Microsoft SharePoint Workspace.

Dans cette rubrique, nous mettons la liste externe NWCustomers, créée dans la rubrique Procédure : créer des listes externes dans SharePoint, hors connexion dans Outlook. Le type de contenu externe Customer (Client) a été mappé à un élément Contact dans Outlook et la synchronisation hors connexion est activée.

Conditions requises

• Microsoft SQL Server 2005 ou ultérieur est installé sur le serveur qui exécute SharePoint Server.

• La base de données SQL Server 2000 Northwind (Les Comptoirs) est installée sur le serveur qui exécute SharePoint Server.

• Une liste externe basée sur la table Customers (Clients) dans la base de données d’exemple Northwind (Les Comptoirs) est créée, comme décrit dans Procédure : créer des listes externes dans SharePoint.

• Sur l’ordinateur client, Microsoft Office 2010, y compris Microsoft SharePoint Designer 2010 et Microsoft Outlook 2010, est installé.

Afficher les données externes dans Outlook en mettant une liste externe hors connexion

1. À partir de l’ordinateur client, accédez à la liste externe NWCustomers.

2. Pour mettre la liste dans Outlook, cliquez sur le bouton Se connecter à Outlook dans le ruban de SharePoint, sur l’onglet Liste, comme indiqué ci-dessous. Cela crée un package de déploiement ClickOnce de Visual Studio Tools pour Office, qui est déployé sur le client. Cliquez sur les boutons OK et Installer, lorsque vous êtes invité, pour installer le package dans Outlook.

   

   Si Outlook n’est pas ouvert, la mise d’une liste externe hors connexion dans Outlook va déployer la solution et démarrer Outlook automatiquement sans intervention de l’utilisateur. Toutefois, si Outlook est déjà ouvert, la nouvelle solution apparaît dans Outlook sans que l’utilisateur ait besoin de fermer Outlook. Dans Outlook, vous devriez voir un nouveau dossier qui contient les éléments de la liste externe, comme indiqué ci-dessous. Notez qu’Outlook met automatiquement en correspondance les champs mappés aux propriétés Outlook par défaut lors de la création du type de contenu externe Customer (Client) et les affiche dans la vue Contact par défaut.

   

   Pour afficher tous les autres champs d’un client qui ont été sélectionnés lors de la création du type de contenu externe, vous pouvez ouvrir un élément et cliquer sur le bouton Détails du client figurant sur le ruban. Ceci affichera tous les champs du client dans un formulaire Outlook distinct, comme indiqué ci-dessous. Vous pouvez également créer un affichage personnalisé, comme décrit dans la rubrique Procédure : Afficher tous les champs dans une liste externe dans l’explorateur Outlook.

   

   Notes

   Notez que si le type de contenu externe contient cinq champs ou moins, il affiche simplement les champs non mappés dans la zone adjacente. S’il y a plus de cinq champs, il les affiche dans un formulaire distinct, comme indiqué ci-dessus.

   Vous pouvez créer, mettre à jour et supprimer des contacts directement à partir d’Outlook tout comme vous le feriez pour des contacts Outlook natifs. Les données sont mises à jour dans le système externe. Voir les rubriques Services Business Connectivity : cache client et Procédure : améliorer les performances de la solution Business Connectivity Services lors de l’utilisation du cache pour comprendre le rôle du cache client et les moyens d’optimiser les performances d’une solution Outlook.