Planification pour la gestion des enregistrements de messagerie

 

S’applique à : Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1

Dernière rubrique modifiée : 2011-06-21

Cette rubrique fournit des conseils pour le processus de planification de la gestion des enregistrements de messagerie (MRM). Elle décrit certaines des opportunités, meilleures pratiques et problèmes à prendre en considération. Bien que la configuration et la gestion de la gestion des enregistrements de messagerie dans Exchange 2007 soit techniquement simple, la planification d'une mise en œuvre réussie peut nécessiter du temps, de la réflexion et la participation de diverses disciplines commerciales. En plus des administrateurs Exchange et du département informatique, les cadres, les responsables des enregistrements, le personnel des ressources humaines, les conseillers juridiques et même les utilisateurs finaux jouent un rôle important dans le processus de planification.

Par où commencer ?

Avant de mettre en œuvre une solution de gestion des enregistrements de messagerie, de nombreux facteurs doivent être pris en compte. Il ne s'agit pas uniquement de facteurs techniques. Les sections suivantes décrivent certains de ces facteurs.

Sandbox

Pour en savoir plus sur l'installation, la configuration et la maintenance de la MRM, il est recommandé de configurer en premier un environnement de test (aussi nommé installation sandbox). Les administrateurs Exchange qui connaissent bien les détails de l'installation et de la configuration de la MRM dans un environnement de test bénéficient d'une position privilégiée qui leur permet de donner des conseils aux autres membres de l'organisation et de leur faire des recommandations relatives aux exigences techniques d'une solution de MRM réussie.

Stratégies et plans

Une autre étape précoce recommandée pour la mise en oeuvre d’une solution de MRM consiste à créer une équipe chargée de créer ou mettre à jour la stratégie de gestion des enregistrements de votre organisation. Vous devez envisager d'intégrer au processus de création ou de révision de la stratégie des personnes appartenant aux groupes suivants :

• professionnels de la gestion des enregistrements ;

• conseil légal ;

• ressources humaines ;

• formation ;

• direction ;

• gestion informatique ;

• consultants.

La tâche de l'équipe consiste à créer une stratégie de gestion des enregistrements dont la portée est suffisamment large pour prendre en compte les besoins actuels et futurs de l'organisation, mais aussi suffisamment claire et détaillée pour activer la stratégie à implémenter par un administrateur Exchange comme solution de MRM. Le processus de développement de cette stratégie peut prendre du temps. Ceci est dû au fait que chaque membre de l'équipe examine, commente et révise le travail des autres, en mettant en équilibre les exigences légales, le budget, la complexité et les considérations administratives et humaines afin d'élaborer une stratégie permettant de créer une implémentation gérable de la MRM.

Les préoccupations que l'équipe doit prendre en considération, en particulier dans des organisations ayant une culture de messagerie bien développée, comprennent :

• les préoccupations et la résistance possible des utilisateurs à une solution de MRM ;

• la procédure de surveillance et d'application des stratégies de messagerie de l'organisation.

Conservation des messages dans un emplacement dans lequel il est possible de les gérer

Pour gérer des messages, l'Assistant Dossier géré doit y avoir accès. Cela signifie que des messages doivent être stockés sur un serveur Exchange pour une gestion des enregistrements de messagerie efficace. Cela a deux conséquences :

• Il faut souvent augmenter la taille des boîtes aux lettres d'utilisateurs de façon à ce qu'elles puissent contenir davantage d'éléments.

• L'accès à des fichiers (.pst) de dossier personnel sur des ordinateurs d'utilisateurs doit être limité ou supprimé.

Augmentation de la taille de boîte aux lettres

La conservation de tous les messages d'utilisateur dans des boîtes aux lettres sur le serveur entraîne généralement une augmentation de la taille des boîtes aux lettres des utilisateurs, jusqu'à 1 Go voire davantage. Les performances supérieures d'Exchange 2007 contribuent à rendre gérables ces boîtes aux lettres plus volumineuses.

Restriction d'accès aux fichiers .pst

Vous pouvez commencer à écarter des utilisateurs de l'utilisation de fichiers .pst en créant une stratégie de groupe empêchant l'ajout de nouveaux éléments à des fichiers .pst existants. La création de fichiers .pst en lecture seule permet aux utilisateurs d'accéder aux fichiers .pst qu'ils ont peut-être déjà tout en les encourageant à conserver les messages qu'ils veulent conserver dans leurs boîtes aux lettres Exchange. Il se peut que vous vouliez créer une stratégie de groupe pour supprimer totalement l'accès aux fichiers .pst.

La limitation de l'accès aux fichiers .pst peut perturber les habitudes de travail de certains utilisateurs, mais elle offre également plusieurs avantages.

La conservation de messages d'utilisateur sur le serveur et la limitation de l'accès aux fichiers .pst peut :

• augmenter sensiblement l'efficacité de la gestion des enregistrements de messagerie en conservant des messages dans un emplacement dans lequel ils peuvent être gérés et surveillés ;

• réduire le risque de perdre des données importantes stockées sur des disques durs individuels plutôt que sur des serveurs sauvegardés régulièrement ;

• aider à réduire la perte de propriété intellectuelle de l'organisation lorsque des fournisseurs, des stagiaires et des employés quittent l'organisation ;

• améliorer l'accès des utilisateurs à leurs données en conservant tout le contenu de leurs boîtes aux lettres ;

• rendre Microsoft Outlook Web Access plus efficace du fait que tous les messages d'utilisateur sont disponibles partout uniquement avec une connexion Web ;

• réduire le coût d'instruction légale en cas de procès. Le processus de capture et de découverte d'informations stockées dans des fichiers .pst est laborieux et coûteux parce que les fichiers .pst doivent d'abord être localisés sur des ordinateurs d'utilisateur, puis leur contenu traité par le personnel légal.

Configurations de systèmes d'utilisateurs pour opérer sans fichiers .pst dans Microsoft Office Outlook 2007

1. Créez une stratégie de groupe qui définit la sous-clé de Registre suivant sur la valeur 1. Ce paramétrage empêche les utilisateurs d'ajouter quoi que ce soit à des fichiers .pst. Les utilisateurs peuvent encore créer des fichiers .pst mais ne peuvent rien y ajouter. Ce paramétrage bloque uniquement les fichiers .pst Microsoft Outlook. Il permet de connecter et mettre à jour des fichiers .pst Microsoft SharePoint dans le profil Outlook d'un utilisateur. Une clé de Registre similaire permet de désactiver l'écriture dans des fichiers .pst dans Outlook 2003.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/12/Outlook/PST/PstDisableGrow
   

2. Créez une stratégie de groupe qui définit les sous-clés de Registre suivantes sur la valeur 0. Ces paramètres désactivent le menu AutoArchive dans Outlook et suppriment l'option AutoArchive qui s'affiche lorsque l'utilisateur clique sur Outils, sur Options, puis sur l'onglet Autres.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveDelete
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveMount
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveOld
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DeleteExpired
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DoAging
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/PromptForAging
   

3. Créez une stratégie de groupe qui définit la sous-clé de Registre suivante sur une valeur de 5575. Ce paramètre supprime l'option Fichier de données Outlook dans un Outlook, qui s'affiche lorsque l'utilisateur clique sur Fichier, puis pointe sur Nouveau.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/DisableCmdBarItemsList/TCID1
   

Programme pilote

Commencer avec une implémentation pilote peut vous aider à régler votre solution de MRM et vous faire une idée de la satisfaction de l'utilisateur final avant une implémentation à l'échelle de l'organisation. Par exemple, il se peut que vous découvriez que des utilisateurs trouvent qu'une période de rétention de six mois pour la boîte de réception soit trop courte et préfèrent une limite d'un an. Vous pouvez également découvrir qu'une journalisation supplémentaire peut entraîner la nécessité de mettre à niveau votre solution d'archivage.

Les membres d'une équipe de planification de MRM peuvent constituer un bon choix pour les premiers membres d'une MRM pilote. Des membres supplémentaires peuvent être recrutés dans le personnel informatique et dans le personnel de gestion intéressé. Lorsque le fonctionnement du programme pilote est stable, vous pouvez recruter des membres supplémentaires de l'organisation pour qu'ils adhèrent. Les réticences de l'utilisateur à adopter une messagerie gérée peuvent parfois être atténuées avec la promesse d'une boîte aux lettres de plus grande taille, d'une gestion automatique des messages (y compris la suppression automatique des remarques et messages de routine qui peuvent être placés dans un dossier de rétention courte) et d'une formation permettant d'aborder toutes les questions ou préoccupations.

Implémentation de la gestion des enregistrements de messagerie

Au moment d'implémenter votre solution de MRM dans votre organisation, vous pouvez envisager un déploiement progressif pour permettre au personnel de l'organisation et à votre système Exchange de s'adapter aux modifications requises.

Considérations humaines durant une implémentation de la MRM

Une présentation progressive de la MRM aux utilisateurs leur laisse le temps de s'adapter aux modifications nécessaires dans leurs habitudes de travail. Une planification viable consiste à procéder comme suit :

1. Démarrez un programme pilote pour tester et redéfinir la solution.

2. Invitez d'autres utilisateurs à rejoindre le programme pilote. Des boîtes aux lettres de grande taille peuvent les y inciter.

3. Lorsque vous êtes prêt à déployer la MRM dans toute l'organisation, commencez par proposer une formation sur la MRM et les stratégies de messagerie d'organisation pertinentes.

4. Augmentez la taille des boîtes aux lettres des utilisateurs.

5. Ajoutez des dossiers gérés aux boîtes aux lettres des utilisateurs, mais en désactivant l'expiration. Encouragez les utilisateurs à sa familiariser avec la MRM et à trier le contenu de leurs boîtes aux lettres dans les dossiers gérés appropriés en fonction de leurs besoins et de la stratégie de rétention des messages de l'organisation.

6. Trois semaines plus tard, les utilisateurs obtiennent des dossiers gérés, activent la MRM et créent des fichiers .pst en lecture seule.

7. Soyez prêt à fournir un niveau élevé de support pour les utilisateurs au début de l'implémentation de la MRM. (Une formation avant le déploiement réduit les questions et les préoccupations de l'utilisateur.)

8. Analysez les performances du système.

9. Surveillez la conformité de l'utilisateur.

Considérations relatives au système durant une implémentation de la MRM

Votre système Exchange doit s’adapter à la MRM. La première fois que l'Assistant Dossier géré est exécuté, il traite généralement un grand nombre d’éléments. Ce processus peut monopoliser de nombreuses ressources pour le serveur de boîtes aux lettres et le réseau. Il peut également entraîner la consommation de grandes quantités de ressources horaires et de réseau par les clients Outlook lors de la synchronisation des contenus de boîtes aux lettres avec le serveur. Vous devez effectuer une planification avec soin pour éviter de surcharger les ressources. L'exécution de l'Assistant Dossier géré lorsque la charge sur le serveur est légère et l'ajout d'utilisateurs graduellement plutôt que tous à la fois permettent de garantir une transition sans à coups.

Formation et composante humaine

Les personnes prennent les messages personnellement, même s'il ne s'agit pas de leurs messages personnels. Confrontés à des modifications brusques des stratégies de messagerie de l'organisation, les utilisateurs peuvent se sentir ennuyés ou confus, en particulier si les nouvelles stratégies impliquent la suppression automatique de messages. Les changements de méthodes acquises de longue date (telles que le fait de ne jamais vider sa boîte de réception ou de tout enregistrer dans des fichiers .pst) risquent de perturber sensiblement certains utilisateurs. Pour veiller à ce que l'implémentation de votre MRM génère le moins possible de troubles, considérez les recommandations suivantes.

• Implémentation progressive
  Présentez la MRM graduellement plutôt qu'en une fois.

• Formation
  La formation des utilisateurs aide à répondre à leurs inquiétudes à l'avance et contribue à une implémentation plus harmonieuse. Parmi les sujets de formation à prendre en considération figurent les suivants :

  • une présentation des stratégies de messagerie de l'organisation ;

  • la nécessité d'une gestion des enregistrements de messagerie dans un espace de travail moderne, notamment un aperçu de la responsabilité légale potentielle résultant d'une absence de gestion des enregistrements et la manière dont cette responsabilité peut coûter de l'argent à l'organisation et menacer des emplois ;

  • la manière dont une suppression automatique des messages permet de gagner du temps, en supprimant automatiquement le contenu obsolète qui, d'habitude, s'accumule ;

  • la manière dont des boîtes aux lettres plus grandes offrent plus d'espace pour le stockage de messages ;

  • la manière dont un stockage basé sur serveur augmente l'accès mobile aux données ;

  • la manière dont il peut y avoir des modifications inévitables de la façon dont les utilisateurs effectuent certaines tâches (par exemple, l'impossibilité d'ajouter des messages à des fichiers .pst) et la nécessité d'être plus attentif à la classification et la gestion des messages.

  • la manière dont la MRM aide à préserver les ressources informatiques de l'organisation.

• Préavis
  Prévenez les utilisateurs des prochaines modifications. En particulier, notifiez les utilisateurs des dates exactes de l'implémentation de la MRM et rappelez-leur les modifications qui surviendront.

• Support des utilisateurs
  Un excellent support apporté à l'utilisateur au cours des phases précoces d'implémentation peut faciliter la transition vers la MRM. Les problèmes qui se posent au moment du déploiement sont généralement moins techniques que prévu. Souvent, les préoccupations sont liées aux utilisateurs posant des questions du genre « Que dois-je faire ? ». Disposer d'une équipe capable de répondre à ce type de question permettra de gérer ces préoccupations.

Conformité, surveillance et exécution

Les méthodes suivantes permettent aux utilisateurs d’échapper aux stratégies de MRM :

• l'enregistrement de messages dans des fichiers .pst (si les fichiers .pst ne sont pas désactivés par la stratégie de groupe) ;

• le transfert de messages vers d'autres emplacements (tels qu'un compte Microsoft Hotmail) ;

• l'enregistrement de messages comme fichiers sur leur ordinateur ;

• l'envoi de messages à Microsoft OneNote (avec Outlook 2007) ;

• l'impression de messages ;

• le placement de tous leurs dossiers de boîte aux lettres dans le dossier géré dont le paramétrage de rétention est le plus long ;

Une formation des utilisateurs en relation avec les stratégies de messagerie de votre organisation permet d'assurer la conformité. Toutefois, une surveillance peut s'avérer nécessaire pour s'assurer de l'efficacité de votre solution de MRM. L'application de stratégies de messagerie nécessitera probablement une implication et des directives de la part de la direction.

Obtention d'informations sur la conformité des utilisateurs à l'aide de la cmdlet Get-MailboxFolderStatistics

La cmdlet Get-MailboxFolderStatistics de l’environnement de ligne de commande Exchange Management Shell permet d’extraire des informations sur les dossiers dans les boîtes aux lettres spécifiées. Ces informations comprennent le nombre et la taille des éléments des dossiers, leurs nom et ID, ainsi que d'autres informations. Cela peut être un moyen efficace de surveiller si les utilisateurs ne sont plus en conformité avec les stratégies de messagerie (par exemple, en déplaçant tous leurs éléments de boîte aux lettres dans des dossiers dont les stratégies de rétention sont plus permissives).

Dans cet exemple, la cmdlet Get-MailboxFolderStatistics permet d'analyser la distribution du contenu des dossiers gérés de l'utilisateur John Peoples.

Get-MailboxFolderStatistics -Identity jpeoples -FolderScope ManagedCustomFolder | Format-List

• Le paramètre -FolderScope permet de rétrécir la plage d'informations retournées par la commande. Dans cet exemple, seules des statistiques concernant le contenu des dossiers gérés de John ont été demandées.

• Dans cette commande, les résultats sont canalisés vers la commande Format-List pour obtenir des informations supplémentaires et dans un format plus utile qu'avec la seule commande Get-MailboxFolderStatistics.

Pour plus d'informations sur la cmdlet Get-MailboxFolderStatistics, consultez la rubrique Get-MailboxFolderStatistics.

Respects des obligations légales

La cmdlet Export-Mailbox dans l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell facilite le respect des obligations légales pour le contenu de boîte aux lettres en vous permettant de copier le contenu de certaines boîtes aux lettres vers un dossier d'une autre boîte aux lettres. Par exemple, vous pouvez utiliser la commande suivante pour copier le contenu de la boîte aux lettres de l'utilisateur John Peoples vers un dossier se trouvant dans une boîte aux lettres spécialement créée nommée DiscoveryOrderMailboxes.

Export-Mailbox jpeoples -TargetMailbox DiscoveryOrderMailboxes -TargetFolder mailbox_jpeoples

• Le paramètre -TargetMailbox spécifie la boîte aux lettres dans laquelle le contenu de la boîte aux lettres de John doit être copié.

• Le paramètre -TargetFolder spécifie le dossier de la boîte aux lettres cible dans lequel le contenu de la boîte aux lettres de John doit être copié.

Pour plus d'informations, consultez la rubrique Export-Mailbox.

Site Web pour l'auto-administration par les utilisateurs

L'organisation de John a également pu créer un site Web où John a pu ajouter des dossiers gérés à sa boîte aux lettres. Cette option d'autogestion peut augmenter le contrôle et la satisfaction de l'utilisateur tout en réduisant la charge de travail de l'administrateur. Pour plus d'informations sur l’ajout d’un site Web pour l’administration utilisateur de dossiers gérés, consultez la page sur l'exemple de sélecteur de dossiers gérés.

Pour plus d'informations

Pour plus d'informations sur la MRM, consultez les rubriques suivantes :

• Pour obtenir une vue d'ensemble de la MRM, consultez la rubrique Présentation de la gestion des enregistrements de messagerie.

• Pour obtenir la présentation détaillée de la configuration de la gestion des enregistrements de messagerie (MRM), consultez la rubrique Gestion des enregistrements de messagerie.

• Pour plus d'informations sur la terminologie associée à la gestion des enregistrements de messagerie (MRM), consultez la rubrique Terminologie de gestion des enregistrements de messagerie.

Pour en savoir plus sur la MRM et son fonctionnement, consultez les articles du blog de l’équipe Exchange Server :

• Gestion des enregistrements : Pourquoi nous en soucier

• Gestion des enregistrements dans Exchange Server 2007 et Outlook 2007 en 5 étapes faciles

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