Présentation de la gestion des enregistrements de messagerie
S’applique à : Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3
Dernière rubrique modifiée : 2010-01-22
Les organisations et les utilisateurs gèrent un volume croissant de messages électroniques chaque jour. Ce volume grandissant contient des messages importants pour l’organisation d’un point de vue commercial, juridique ou réglementaire, et ils peuvent être conservés pendant un certain temps, suivant les stratégies de messagerie de l’organisation. En revanche, de nombreux messages électroniques n’ont pas de valeur de rétention au-delà d’une certaine période, si ce n’est tout le temps. Par exemple, une boîte aux lettres d’utilisateur peut contenir des messages cruciaux pouvant être à conserver comme les messages concernant la stratégie de l’entreprise, ses transactions, le développement de ses produits et ses interactions avec les clients. Par contre, les messages personnels ou les messages concernant un abonnement à un bulletin d’informations n’ont pas forcément de valeur de rétention, et, le cas échéant, ils ne sont pas à conserver après un certain temps. La rétention de messages de faible valeur génère un alourdissement de la boîte aux lettres, qui nécessitera plus de ressources sur les serveurs de boîtes aux lettres.
La Gestion des enregistrements de messagerie (MRM) est la technologie de gestion des enregistrements de Microsoft Exchange Server 2010, qui permet aux organisations de réduire les risques juridiques associés aux communications par messagerie électronique. La gestion des enregistrements de messagerie facilite la conservation des messages nécessaires pour se conformer à la stratégie de la société, aux réglementations gouvernementales ou aux exigences légales, ainsi que la suppression du contenu dépourvu de valeur légale ou commerciale par le biais de l’utilisation de stratégies de rétention ou de dossiers gérés :
Stratégies de rétention Les stratégies de rétention, la nouvelle technologie de gestion des enregistrements de messagerie dans Exchange 2010, appliquent les paramètres de rétention à l’aide de balises. Vous créez des balises de rétention et les liez à une stratégie de rétention. Les boîtes aux lettres sur lesquelles est appliquée une politique de rétention sont traitées par l’assistant Dossier géré, exécuté de façon planifiée et approvisionnant les balises de rétention dans les boîtes aux lettres. Pour en savoir plus sur les stratégies de rétention, consultez la rubrique Présentation des balises et stratégies de rétention.
Dossiers gérés Les dossiers gérés, technologie introduite sur Exchange Server 2007 également disponible sur Exchange 2010, ont des paramètres de contenu géré qui leur sont appliqués. Il est possible de créer des dossiers gérés et de les relier à une stratégie de boîtes aux lettres de dossier géré. Les boîtes aux lettres sur lesquelles sont appliquées des stratégies de boîte aux lettres de dossier géré sont traitées par l’assistant Dossier géré, exécuté de façon planifiée et approvisionnant les dossiers gérés dans les boîtes aux lettres. Pour en savoir plus sur les dossiers gérés, consultez la rubrique Présentation des dossiers gérés.
Lorsqu’un message atteint son âge de rétention, l’action spécifiée dans la balise de rétention (ou les paramètres de contenu géré pour un dossier géré) est exécutée. Les messages peuvent être déplacés vers le dossier Éléments supprimés, supprimés avec possibilité de récupération depuis le dossier Éléments récupérables ou supprimés définitivement. Les balises de rétention indiquent également une action supplémentaire de déplacement de message vers une boîte aux lettres d’archives, si une telle boîte a été fournie à l’utilisateur. Les paramètres de contenu géré pour dossiers gérés indiquent également une action supplémentaire de déplacement de message vers un dossier personnalisé géré.
Stratégie de gestion des enregistrements de messagerie
Les stratégies de rétention et les dossiers gérés fournissent deux approches différentes de la gestion des enregistrements de messagerie. Vous pouvez avoir recours à l’une des technologies de gestion des enregistrements de messagerie au choix pour appliquer des stratégies de gestion des enregistrements de messagerie de base sur les dossiers par défaut et sur la boîte aux lettres dans son ensemble. Pour l’efficacité de la gestion des enregistrements de messagerie, les utilisateurs doivent participer au processus de classification des messages en fonction de leur nature et de leur valeur de rétention.
Les balises de rétention permettent d’appliquer les paramètres de rétention par défaut sur les dossiers par défaut comme le dossier Boîte de réception, et d’appliquer une balise de stratégie par défaut (DPT) sur toute la boîte aux lettres. Les paramètres de rétention des balises de stratégie par défaut sont appliqués sur les éléments non balisés pouvant résider dans les dossiers sans balise de rétention comme les dossiers personnalisés créés par l’utilisateur. Les balises de rétention aident les deux types d’utilisateurs : Les utilisateurs transférant des messages électroniques vers des dossiers et conservant peu de messages dans la Boîte de réception, et les utilisateurs qui conservent la plupart des messages dans la Boîte de réception. Les balises de rétention ont moins d’impact sur le flux de travail des utilisateurs car ils n’ont pas à transférer des messages vers d’autres dossiers selon les paramètres de rétention du dossier. Ils peuvent appliquer n’importe quelle balise personnelle aux dossiers personnalisés et ils peuvent aussi appliquer explicitement une autre balise aux messages individuels.
Avec les dossiers gérés, les utilisateurs participent au processus de gestion des enregistrements de messagerie en classant leurs propres messages et en les triant dans des dossiers gérés. Le tri assure la classification des messages selon les préférences de l’utilisateur et les besoins de l’organisation. Cela aide également à éliminer la mauvaise gestion des messages qui peut être due à une solution de gestion des messages entièrement automatisée.
La stratégie visant à rendre l’application de stratégies et la gestion de rétention de messagerie d’Exchange 2010 plus fiables, efficaces et faciles à utiliser repose sur trois principes :
Les utilisateurs classent leurs propres messages.
Les messages qui n’ont pas de valeur de rétention sont supprimés.
Les messages qui ont une valeur de rétention sont conservés.
Classification par les utilisateurs de leurs propres messages
Les utilisateurs d’Exchange 2010 participent au processus de gestion des enregistrements de messagerie en classant leurs propres messages. Les utilisateurs sur lesquels est appliquée une stratégie de rétention peuvent soit déplacer un message vers un dossier sur lequel une balise de rétention est appliquée soit appliquer une balise personnelle au message. Si l’utilisateur n’agit pas, l’un des paramètres de rétention suivants est appliqué :
Messages des dossiers par défaut sur lesquels une balise de stratégie de rétention est appliquée Si le message se trouve dans un dossier par défaut sur lequel est appliquée une balise de stratégie de rétention, les paramètres de rétention du dossier s’appliquent au message.
Les messages des dossiers personnalisés avec balise personnelle appliquée Si le message se trouve dans un dossier personnel avec balise personnelle appliquée par l’utilisateur, les paramètres de rétention du dossier sont appliqués au message.
Messages des dossiers par défaut ou des dossiers personnalisés sans balise de rétention Si le message se trouve dans un dossier par défaut ou dans un dossier personnalisé sans balise de rétention, la balise de stratégie par défaut est appliquée au message.
Quel que soit l’emplacement du message, dès qu’un utilisateur applique explicitement une balise à un message, l’action de l’utilisateur est honorée.
Les messages qui n’ont aucune valeur de rétention sont supprimés.
Les stratégies de rétention et les stratégies de boîte aux lettres de dossier géré sont appliquées aux boîtes aux lettres de l’utilisateur par l’assistant Dossier géré. L’assistant traite les boîtes aux lettres sur lesquelles une politique de rétention ou une stratégie de boîte aux lettres de dossier géré est appliquée. Pour les boîtes aux lettres sur lesquelles est appliquée une stratégie de rétention, l’assistant Dossier géré applique les balises de rétention incluses dans la stratégie aux dossiers par défaut et à toute la boîte aux lettres. Toutes les balises personnelles incluses dans la stratégie sont fournies et mises à la disposition des utilisateurs de Microsoft Outlook 2010 et Microsoft Office Outlook Web App.
Les messages qui ont certaines valeurs de rétention sont conservés
Les messages qui ont certaines valeurs de rétention sont conservés selon les paramètres de rétention appliqués au message, au dossier ou à la boîte aux lettres. Toutefois, n’oubliez pas que les utilisateurs peuvent supprimer ou retirer des messages de leur boîte aux lettres ; la gestion des enregistrements de messagerie n’est pas conçue pour les empêcher de supprimer leurs propres messages. Si votre organisation impose la conservation de messages hors de la boîte aux lettres de l’utilisateur pour un stockage à long terme, envisagez une journalisation. Pour en savoir plus sur la journalisation, consultez la rubrique Présentation de la journalisation.
Si votre organisation souhaite conserver les messages pour que les utilisateurs respectent les exigences de rétention et de découverte automatique, envisagez le déploiement des grandes boîtes aux lettres et le placement de ces utilisateurs en conservation légale. Pour en savoir plus sur la conservation légale, consultez la rubrique Présentation de la conservation de données en cas de litige.
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