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Planifier un déploiement du mode Exchange mis en cache dans Outlook 2010

 

S’applique à : Office 2010

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-29

Microsoft Outlook 2010 offre deux modes de connectivité de base lorsque vous êtes connecté à un ordinateur Microsoft Exchange Server : le mode Exchange mis en cache ou le mode en ligne.

Cet article explique le mode de connectivité qui peut être approprié pour votre environnement et comporte également des considérations relatives à la planification et des paramètres pour les déploiements en mode Exchange mis en cache dans Outlook 2010.

Dans cet article :

  • Présentation

  • Choix entre le mode Exchange mis en cache et le mode en ligne

  • Comment améliorer l'expérience utilisateur d'Outlook avec le mode Exchange mis en cache

  • Fonctionnalités Outlook pouvant réduire l'efficacité du mode Exchange mis en cache

  • Problèmes liés à la synchronisation, à l'espace disque et aux performances

  • Gestion du comportement d’Outlook face à des connexions lentes perçues

  • Options de mise en œuvre par étapes d'un déploiement du mode Exchange mis en cache

  • Mise à niveau des utilisateurs actuels du mode Exchange mis en cache vers Outlook 2010

  • Déploiement du mode Exchange mis en cache vers des utilisateurs ayant déjà des fichiers OST

  • Configuration du mode Exchange mis en cache

  • Ressources supplémentaires

Présentation

Lorsqu’un compte Outlook 2010 est configuré pour utiliser le mode Exchange mis en cache, Outlook 2010 fonctionne à partir d’une copie locale de la boîte aux lettres Microsoft Exchange d’un utilisateur stockée dans un fichier de données hors connexion (fichier .ost) sur son ordinateur, avec le carnet d’adresses hors connexion. La boîte aux lettres et le carnet d’adresses hors connexion mis en cache sont régulièrement mis à jour à partir de l’ordinateur Exchange Server.

Le mode Exchange mis en cache a été introduit dans Outlook 2003 pour procurer aux utilisateurs une meilleure expérience en ligne et hors connexion. Le mode Exchange mis en cache permet aux utilisateurs de passer des environnements connectés aux environnements déconnectés, et vice versa, sans interrompre leur expérience dans Outlook. En outre, il protège les utilisateurs contre les problèmes de connectivité et de temps de réponse du réseau lorsqu’ils utilisent Outlook.

Pour sa part, le mode en ligne fonctionne directement à partir d’informations issues du serveur. Lorsque de nouvelles informations sont requises dans Outlook, une demande est adressée au serveur et les informations sont affichées. Les données des boîtes aux lettres sont uniquement mises en cache en mémoire et ne sont jamais écrites sur disque.

L’utilisateur peut sélectionner le mode Exchange mis en cache ou le mode en ligne pendant la configuration du compte. Il est également possible d’effectuer cette sélection en modifiant les paramètres du compte. En outre, le mode peut être déployé à l’aide de l’Outil de personnalisation Office (OPO) ou de la stratégie de groupe.

Important

Il existe un problème connu qui peut se produire lorsqu’un compte Exchange est ajouté au profil Outlook alors qu’un utilisateur qui dispose déjà d’un compte Exchange dans le profil est mis à niveau depuis Outlook 2003 ou Outlook 2007. Vous pouvez rencontrer ce problème pendant que vous mettez à niveau Outlook et que vous appliquez des personnalisations à l’aide d’un fichier d’outil de personnalisation Office personnalisé (.msp) ou d’un fichier .prf configuré pour modifier le profil et définir les modifications à apporter au profil par défaut existant.
Pour empêcher la création de plusieurs comptes Exchange dans un même profil lorsque vous mettez à niveau les utilisateurs vers Outlook 2010, vous devez télécharger et utiliser la version SP1 de l’OPO, disponible à partir du Centre de téléchargement Microsoft (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189316&clcid=0x40C) (éventuellement en anglais). Pour mettre à jour l’OPO, remplacez le dossier /Admin dans l’image d’installation ou dans les fichiers d’installation Office 2010 par le nouveau dossier /Admin inclus dans le package de téléchargement. Si vous n’utilisez pas la version SP1 de l’OPO, vous devez créer un fichier .prf et définir les propriétés BackupProfile=False et UniqueService=Yes. Pour connaître la marche à suivre, voir Plusieurs comptes Exchange créés dans Outlook 2010 avec des profils Outlook existants après une mise à niveau depuis une version Office antérieure à l’aide d’un fichier MSP personnalisé (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=199704&clcid=0x40C) (éventuellement en anglais).

Choix entre le mode Exchange mis en cache et le mode en ligne

Quand utiliser le mode Exchange mis en cache

Le mode Exchange mis en cache est la configuration la plus importante dans Outlook 2010. Il est recommandé dans toutes les circonstances, sauf dans celles indiquées dans Quand utiliser le mode en ligne plus loin dans cet article.

Bien que le mode Exchange mis en cache soit recommandé dans la plupart des configurations utilisateur, il est particulièrement appréciable dans les scénarios suivants :

  • utilisateurs d’ordinateur portable qui se connectent et se déconnectent souvent ;

  • utilisateurs qui travaillent en mode hors connexion ou sans connectivité fréquemment ;

  • utilisateurs qui disposent de connexions avec latence élevée (supérieure à 500 ms) à l’ordinateur Exchange Server.

Quand utiliser le mode en ligne

Le mode en ligne est la méthode héritée de connexion à Microsoft Exchange. Il s’agit d’une configuration entièrement prise en charge dans Office Outlook 2003, Outlook 2007 et Outlook 2010. Le mode en ligne est appréciable dans certains scénarios où le comportement du mode Exchange mis en cache n’est pas souhaité. Voici quelques exemples de ces scénarios :

  • Scénarios de type « borne » dans lesquels un ordinateur particulier est employé par de nombreux utilisateurs qui accèdent à différents comptes Outlook et le délai de téléchargement des messages électroniques sur un cache local est excessif.

  • Environnements répondant à des normes de sécurité ou de conformité très strictes dans lesquels les données ne doivent pas être stockées localement pour une raison quelconque. Dans ces environnements, il est recommandé d’évaluer le système de fichiers EFS ou la fonctionnalité BitLocker, en plus du mode Exchange mis en cache, comme solution éventuelle.

  • Boîtes aux lettres très volumineuses sur les ordinateurs qui ne disposent pas de suffisamment d’espace disque dur pour une copie locale de la boîte aux lettres.

  • Boîtes aux lettres très volumineuses (supérieures à 25 Go) qui présentent des problèmes de performances dans le mode Exchange mis en cache.

  • Environnements de services Bureau à distance (services Terminal Server) ou virtualisés qui exécutent Outlook 2007 ou Outlook 2003. Le mode Exchange mis en cache n’est pas pris en charge lorsque vous exécutez Outlook 2007 ou Outlook 2003 sur un ordinateur exécutant les services Bureau à distance (services Terminal Server).

  • Environnements de services Bureau à distance (services Terminal Server) ou virtualisés qui exécutent Outlook 2010 dans lesquels les limitations liées à la taille du disque ou aux opérations d’entrée/sortie (E/S) disque empêchent l’exécution du mode Exchange mis en cache à l’échelle souhaitée.

Si vous utilisez une boîte aux lettres très volumineuse, vous pouvez réduire la taille du fichier de données local à l’aide de filtres de synchronisation. Pour plus d’informations, voir Créer un filtre de synchronisation (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=193917\&clcid=0x40C) et Optimisation des performances du mode de cache Outlook 2007 pour une boîte aux lettres très volumineuse (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=193918\&clcid=0x40C) (éventuellement en anglais).

Si vous utilisez une boîte aux lettres très volumineuse qui présente des problèmes de performances dans le mode Exchange mis en cache, voir Comment résoudre les problèmes de performances dans Outlook (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=193920\&clcid=0x40C) (éventuellement en anglais).

Observations particulières

Outlook 2010 prend en charge l’exécution en mode Exchange mis en cache dans un environnement de services Bureau à distance (services Terminal Server) qui comporte plusieurs utilisateurs. Lorsque vous configurez un ordinateur exécutant les services Bureau à distance (services Terminal Server) pour qu’il utilise le mode Exchange mis en cache, vous devez envisager l’espace de stockage supplémentaire requis et les opérations E/S disque qu’implique un accès multiple au client.

Par défaut, les nouveaux comptes Exchange configurés sur un ordinateur exécutant les services Bureau à distance (services Terminal Server) utilisent le mode en ligne. Lors de la configuration, l’utilisateur peut décider d’activer le mode Exchange mis en cache, ou ce paramètre peut être contrôlé à l’aide de l’option Utiliser le mode Exchange mis en cache pour les profils Outlook dans l’Outil de personnalisation Office ou la stratégie de groupe.

Dans les environnements disposant d’une bande passante très limitée, le mode Exchange mis en cache peut être configuré de manière à télécharger uniquement les en-têtes de courrier électronique et un aperçu de 256 caractères du corps du message. Pour plus d’informations, voir Configurer le mode Exchange mis en cache dans Outlook 2010.

Même lorsqu’il est configuré en mode Exchange mis en cache, Outlook 2010 doit contacter le serveur directement pour effectuer certaines opérations. Ces opérations ne fonctionnent pas lorsqu’Outlook n’est pas connecté et peuvent prendre plus de temps sur les connexions avec latence élevée. Ces opérations sont les suivantes :

Comment le mode Exchange mis en cache peut aider à améliorer l’utilisation d’Outlook

Les principaux avantages de l’utilisation du mode Exchange mis en cache sont les suivants :

  • Il permet de protéger l’utilisateur des problèmes de connexion réseau et serveur.

  • Il facilite le passage connexion/déconnexion pour les utilisateurs nomades.

En enregistrant la boîte aux lettres et le carnet d’adresses hors connexion de l’utilisateur sur une mémoire cache locale, Outlook ne dépend plus d’une connectivité réseau ininterrompue pour accéder aux informations de l’utilisateur. Par ailleurs, la mise à jour des boîtes aux lettres des utilisateurs est préservée. Si un utilisateur se déconnecte du réseau, par exemple en retirant un ordinateur portable d’une station d’accueil, les informations les plus récentes sont automatiquement disponibles hors connexion.

Outre l’utilisation de copies locales des boîtes aux lettres pour améliorer l’expérience utilisateur, le mode Exchange mis en cache optimise le type et le volume des données envoyées par le biais d’une connexion avec le serveur. Par exemple, si le paramètre Sur les connexions lentes, télécharger uniquement les en-têtes est configuré dans l’Outil de personnalisation Office (OPO), Outlook change le type et le volume des données envoyées par le biais de la connexion.

Notes

Outlook vérifie la vitesse de la carte réseau de l’ordinateur de l’utilisateur pour déterminer sa vitesse de connexion, telle qu’elle est fournie par le système d’exploitation. Les vitesses signalées comme étant inférieures ou égales à 128 Ko sont définies comme des connexions lentes. Dans certains scénarios, la vitesse de la carte réseau ne reflète pas exactement le débit de données des utilisateurs. Pour plus d’informations sur l’ajustement du comportement d’Outlook dans ces scénarios, voir Gestion du comportement d'Outlook face à des connexions lentes perçues dans la suite de ce chapitre.

Outlook peut s’adapter aux environnements de connexion changeants en proposant différents niveaux d’optimisation, par exemple en se déconnectant d’un réseau local d’entreprise, en se mettant en mode hors connexion et en rétablissant une connexion au serveur via une connexion distante plus lente. Lorsque le type de connexion Exchange Server change, en passant par exemple au mode réseau local, sans fil, cellulaire ou hors connexion, les transitions sont transparentes et ne requièrent aucun changement de paramètre ni le redémarrage d’Outlook.

Par exemple, un utilisateur possède un ordinateur portable au bureau connecté à un réseau local d’entreprise via un câble réseau. Dans ce scénario, l’utilisateur peut accéder aux en-têtes et aux éléments complets, pièces jointes comprises. L’utilisateur accède également rapidement à l’ordinateur exécutant Exchange Server et à ses mises à jour. S’il déconnecte son ordinateur portable du réseau local, Outlook passe en mode Tentative de connexion. L’utilisateur peut continuer à utiliser ses données dans Outlook sans s’interrompre. S’il existe un accès sans fil, Outlook peut rétablir une connexion au serveur et repasser en mode Connecté.

Si l’utilisateur se connecte ensuite à l’ordinateur Exchange Server à l’aide d’une connexion distante, Outlook reconnaît que la connexion est lente et optimise automatiquement son comportement par rapport à cette connexion en ne téléchargeant que les en-têtes ou en ne mettant pas à jour le carnet d’adresses hors connexion. Par ailleurs, Outlook 2010 et Office Outlook 2007 incluent des optimisations permettant de réduire le volume de données envoyé à travers la connexion. Dans ce scénario, l’utilisateur n’a pas à modifier de paramètres ni à redémarrer Outlook.

Outlook 2010 inclut également le mode Mot de passe requis. Un message Mot de passe requis s’affiche lorsqu’Outlook est en état non connecté et nécessite des informations d’identification utilisateur. Cela peut se produire, par exemple, lorsqu’un utilisateur clique sur Annuler dans une boîte de dialogue d’authentification des informations d’identification. Lorsqu’Outlook est déconnecté mais pas hors connexion, Outlook invite une nouvelle fois l’utilisateur à taper un mot de passe et afficher le mode Tentative de connexion en cours du fait d’une action initiée par l’utilisateur (comme cliquer sur Envoyer/recevoir ou sur le bouton Taper le mot de passe), même si Outlook est déconnecté et attend un mot de passe.

Fonctionnalités d’Outlook pouvant réduire l’efficacité du mode Exchange mis en cache

Certaines fonctionnalités d’Outlook réduisent l’efficacité du mode Exchange mis en cache, car elles nécessitent un accès réseau ou contournent la fonctionnalité du mode Exchange mis en cache. Le principal avantage de l’utilisation de ce mode est que l’utilisateur est protégé des problèmes de connexion serveur et réseau. Les fonctionnalités basées sur l’accès réseau peuvent occasionner des retards dans la réactivité d’Outlook auxquels les utilisateurs ne seraient pas confrontés en mode Exchange mis en cache.

Les fonctionnalités suivantes peuvent reposer sur l’accès réseau et provoquer des retards dans Outlook, sauf si les utilisateurs sont dotés de connexions rapides aux données Exchange Server :

  • Accès délégué, lorsque les dossiers ne sont pas en mémoire cache locale (la mise en cache locale est l’option par défaut).

  • Ouverture du calendrier ou d’un dossier d’un autre utilisateur qui n’est pas en mémoire cache locale (la mise en cache locale est l’option par défaut).

  • Utilisation d’un dossier public qui n’est pas en mémoire cache.

Pour plus d’informations, voir Gestion du partage de dossiers Outlook dans Considérations relatives à la synchronisation, à l'espace disque et aux performances dans la suite de cet article.

Nous vous conseillons de désactiver ou de ne pas mettre en œuvre les fonctionnalités ou combinaisons de fonctionnalités suivantes si vous déployez le mode Exchange mis en cache :

  • Fonction de notification avec les signatures numériques des messages électroniques : Outlook doit accéder à un serveur pour vérifier une signature numérique. Par défaut, lorsque de nouveaux messages arrivent dans la boîte de réception d’un utilisateur, Outlook affiche une notification contenant une partie du message électronique lorsque de nouveaux messages arrivent dans la boîte de réception d’un utilisateur. Si ce dernier clique sur cette notification pour ouvrir le message signé, Outlook doit accéder au réseau pour vérifier la validité de la signature du message.

  • **Conteneurs de carnets d’adresses multiples  ** Le carnet d’adresses contient généralement les dossiers Liste d’adresses globale et Contacts de l’utilisateur. Certaines organisations configurent des sous-ensembles de la liste d’adresses globale, qui apparaissent dans le carnet d’adresses. Ces sous-ensembles peuvent également être intégrés à la liste qui définit l’ordre de recherche des carnets d’adresses. Si c’est le cas, Outlook peut être amené à accéder au réseau pour vérifier ces carnets d’adresses à chaque fois qu’un nom est résolu dans un message électronique rédigé par un utilisateur.

  • Propriétés personnalisées de l’onglet Général de la boîte de dialogue Propriétés des utilisateurs : la boîte de dialogue Propriétés s’affiche lorsque vous double-cliquez sur un nom d’utilisateur (par exemple, dans la ligne À d’un message). Cette boîte de dialogue peut être configurée afin d’inclure les propriétés personnalisées propres à une organisation, comme le centre de coûts d’un utilisateur. Cependant, si vous ajoutez des propriétés à cette boîte de dialogue, nous vous conseillons de ne pas les ajouter sous l’onglet Général. Outlook doit effectuer un appel de procédure distante au serveur pour récupérer les propriétés personnalisées. Comme l’onglet Général s’affiche par défaut lorsque vous ouvrez la boîte de dialogue Propriétés, cet appel serait effectué à chaque ouverture. En conséquence, un utilisateur exécutant Outlook en mode Exchange mis en cache peut être confronté à des retards significatifs lorsqu’il ouvre la boîte de dialogue Propriétés. Pour pallier ce problème, vous créez un onglet dans la boîte de dialogue Propriétés pour les propriétés personnalisées ou vous les incluez sous l’onglet Téléphone/Notes.

Certains compléments Outlook peuvent affecter le mode Exchange mis en cache. Certains d’entre eux peuvent accéder aux données Outlook via le modèle objet pour contourner la fonctionnalité prévue des paramètres Télécharger uniquement les en-têtes et Sur les connexions lentes, télécharger uniquement les en-têtes. Par exemple, les éléments Outlook entiers, et pas seulement les en-têtes, sont téléchargés si vous utilisez la technologie Microsoft ActiveSync pour synchroniser un ordinateur de poche, même à travers une connexion lente. Par ailleurs, le processus de mise à jour est plus lent si vous téléchargez les éléments dans Outlook, car les applications ponctuelles utilisent un type de synchronisation moins efficace.

Considérations relatives à la synchronisation, à l’espace disque et aux performances

Le mode Exchange mis en cache utilise une copie locale de la boîte aux lettres Exchange d’un utilisateur et, dans certains cas, vous pouvez améliorer les performances du mode mis en cache pour toute votre organisation ou pour un groupe d’utilisateurs (par exemple ceux qui travaillent à distance).

Synchronisation manuelle des comptes Exchange devenus inutiles

Le mode Exchange mis en cache fonctionne indépendamment des actions existantes d’envoi/réception d’Outlook pour synchroniser les fichiers .ost et OAB des utilisateurs avec les données Exchange Server. Les paramètres d’envoi/réception mettent à jour les données Outlook des utilisateurs de la même manière que les paramètres dans les versions précédentes de l’application.

Les utilisateurs qui possèdent des comptes d’envoi/réception Exchange et synchronisent les données Outlook en appuyant sur F9 ou en cliquant sur Envoyer/Recevoir ne réalisent peut-être pas que la synchronisation manuelle n’est plus nécessaire. En fait, le trafic réseau et l’utilisation du serveur peuvent être affectés si les utilisateurs exécutent des requêtes d’envoi/réception répétées à Exchange Server. Pour minimiser les effets, il convient d’informer les utilisateurs que les actions d’envoi/réception manuelles ne sont pas nécessaires en mode Exchange mis en cache. Ceci peut s’avérer très utile pour les utilisateurs distants qui utilisaient généralement des versions antérieures d’Outlook en mode hors connexion et l’option Envoyer/Recevoir pour synchroniser leurs données ou juste avant de se déconnecter du réseau. Désormais, ce type de synchronisation des données intervient automatiquement en mode Exchange mis en cache.

Un autre moyen de gérer le problème consiste à désactiver l’option Envoyer/Recevoir pour les utilisateurs. Toutefois, cela n’est pas recommandé, car certains utilisateurs peuvent rencontrer des problèmes, par exemple lors de la mise à niveau des utilisateurs Outlook actifs avec des comptes POP et des groupes d’envoi/réception personnalisés existants vers Outlook 2010. Dans ce cas, si vous désactivez l’option Envoyer/Recevoir, les utilisateurs ne peuvent pas télécharger les messages électroniques POP ou les messages électroniques HTTP en utilisant le connecteur Outlook.

Avantages de l’accès au carnet d’adresses hors connexion

Le mode Exchange mis en cache permet à Outlook d’accéder au carnet d’adresses hors connexion local pour obtenir des informations sur les utilisateurs au lieu de demander les données à Exchange Server. L’accès local aux données utilisateur réduit considérablement la nécessité des appels de procédure distants vers l’ordinateur Exchange Server et réduit une grande partie de l’accès réseau nécessaire aux utilisateurs dans le mode Exchange en ligne ou dans les versions précédentes d’Outlook.

Lorsque le carnet d’adresses hors connexion est installé sur l’ordinateur d’un utilisateur, seules des mises à jour incrémentielles du carnet d’adresses sont nécessaires pour empêcher les appels inutiles au serveur. En mode Exchange mis en cache, Outlook synchronise le carnet d’adresses hors connexion de l’utilisateur avec les mises à jour de la copie Exchange Server du carnet d’adresses toutes les 24 heures. Vous pouvez contrôler la fréquence à laquelle les utilisateurs téléchargent les mises à jour du carnet d’adresses hors connexion en limitant la fréquence à laquelle vous mettez à jour la copie Exchange Server du carnet d’adresses. Si aucune nouvelle donnée ne doit être synchronisée lors de la vérification, le carnet d’adresses hors connexion de l’utilisateur n’est pas mis à jour.

Notes

Il est recommandé que les utilisateurs utilisent le carnet d’adresses hors connexion Unicode par défaut. En effet, les fichiers ANSI n’incluent pas certaines propriétés présentes dans les fichiers Unicode. Outlook doit appeler le serveur pour récupérer les propriétés utilisateur requises non disponibles dans le carnet d’adresses hors connexion local, ce qui peut entraîner un temps d’accès au réseau non négligeable lorsque les utilisateurs n’ont pas de carnet d’adresses hors connexion de type Tous les détails au format Unicode.

Recommandations relatives au dossier hors connexion (fichier .ost)

Lorsque vous déployez le mode Exchange mis en cache pour Outlook, gardez à l’esprit que la taille des fichiers locaux .ost des utilisateurs peut augmenter de 50 à 80 % par rapport à celle de la boîte aux lettres indiquée dans Exchange Server. Le format utilisé par Outlook pour stocker les données localement pour le mode Exchange mis en cache est moins efficace que le format des fichiers de données du serveur. Par conséquent, un espace disque supplémentaire est nécessaire lorsque les boîtes aux lettres sont téléchargées afin d’en fournir une copie locale pour le mode Exchange mis en cache.

Lorsque le mode Exchange mis en cache crée la première copie locale de la boîte aux lettres d’un d’utilisateur, le fichier .ost actuel de cet utilisateur, s’il existe, est mis à jour. Si les utilisateurs ne possèdent pas de fichiers .ost au format non Unicode, il est recommandé de mettre à niveau leurs fichiers .ost vers Unicode. Les fichiers Outlook non Unicode (ANSI) comportent une limite de stockage des données de 2 giga-octets (Go). La taille maximale des fichiers .ost Unicode peut être configurée, la valeur par défaut étant de 50 Go de stockage des données.

De même, assurez-vous que les fichiers .ost des utilisateurs se trouvent dans un dossier comportant suffisamment d’espace disque pour accueillir les boîtes aux lettres des utilisateurs. Par exemple, si le disque dur des utilisateurs est partitionné de manière à utiliser une unité plus petite pour les programmes système (l’unité système est l’emplacement par défaut du dossier qui contient le fichier .ost), spécifiez un dossier sur une autre unité comportant davantage d’espace disque pour l’emplacement des fichiers .ost des utilisateurs.

Gestion des problèmes de performances

La plupart des utilisateurs trouvent que le mode Exchange mis en cache est plus rapide que le mode en ligne. Cependant, de nombreux facteurs influencent la perception qu’a un utilisateur des performances du mode Exchange mis en cache, notamment la taille du disque dur, la vitesse de l’unité centrale et le niveau attendu de performances.

Pour obtenir des conseils sur le diagnostic et la gestion des problèmes de performances dans Outlook, reportez-vous aux articles de la Base de connaissances Microsoft intitulés 940226 : Comment résoudre des problèmes de performances dans Outlook 2007 (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=100887\&clcid=0x40C) (éventuellement en anglais) et Conseils relatifs aux performances pour le déploiement d’Outlook 2007 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=160227\&clcid=0x40C).

Gestion du partage de dossiers Outlook

Par défaut, si le profil Microsoft Outlook 2010 d’un utilisateur est configuré en mode Exchange mis en cache, tous les éléments dans les dossiers accessibles par le profil Outlook dans la boîte aux lettres partagée sont téléchargés dans le cache local de l’utilisateur. Cela inclut toutes les autres boîtes aux lettres ou dossiers partagés que l’utilisateur a ajouté au profil. C’est une modification qui a été apportée à Microsoft Office Outlook 2007, où seuls les éléments de dossiers extérieurs à la messagerie sont mis en cache par défaut.

Pour plus d’informations, voir Configurer le mode Exchange mis en cache dans Outlook 2010.

Considérations relatives aux Favoris des dossiers publics

Vous pouvez configurer le mode Exchange mis en cache afin de télécharger et synchroniser les dossiers publics inclus dans les dossiers Favoris des utilisateurs pour les Dossiers publics Outlook. Par défaut, les Favoris des dossiers publics ne sont pas synchronisés. Cependant, vous pouvez activer cette option si votre organisation fait un usage intensif des dossiers publics. Vous pouvez définir une option permettant de télécharger les favoris des dossiers publics dans le fichier .ost lorsque vous personnalisez votre déploiement du mode Exchange mis en cache.

Si les dossiers Favoris des dossiers publics des utilisateurs incluent des dossiers publics volumineux, leurs fichiers .ost peuvent également l’être. Ceci peut affecter les performances d’Outlook en mode Exchange mis en cache. Avant d’activer cette option dans le mode Exchange mis en cache, veillez à ce que les utilisateurs soient sélectifs dans leur choix des dossiers publics inclus dans leurs Favoris. Veillez également à ce que les fichiers .ost de ces utilisateurs ne soient pas trop volumineux et qu’ils soient stockés dans des dossiers ayant suffisamment d’espace pour pallier les besoins supplémentaires de stockage liés aux téléchargements des dossiers publics.

Gestion du comportement d’Outlook face à des connexions lentes perçues

Outlook est configuré pour déterminer la vitesse de connexion d’un utilisateur en vérifiant la vitesse de la carte réseau de son ordinateur, telle qu’elle est fournie par le système d’exploitation. Si la vitesse signalée est inférieure ou égale à 128 Ko, la connexion est considérée comme étant lente.

Quand Outlook détecte une connexion lente avec l’ordinateur Exchange Server d’un utilisateur, il l’aide à améliorer son utilisation en réduisant le volume des informations moins importantes synchronisées avec l’ordinateur Exchange Server. Outlook apporte les modifications suivantes au processus de synchronisation lorsqu’il est confronté à des connexions lentes :

  • Il passe au téléchargement des en-têtes uniquement.

  • Il ne télécharge pas les mises à jour du carnet d’adresses hors connexion.

  • Il télécharge le corps d’un élément et les pièces jointes associées uniquement à la demande de l’utilisateur.

Outlook continue à synchroniser les données Outlook avec les périphériques mobiles et certaines règles côté client peuvent être exécutées.

Notes

Il est recommandé de ne pas synchroniser les périphériques mobiles avec le paramètre Télécharger uniquement les en-têtes activé pour Exchange mis en cache. Lorsque vous synchronisez un périphérique mobile, par exemple, en utilisant ActiveSync, les éléments entiers sont téléchargés dans Outlook et le processus de synchronisation est moins efficace que les synchronisations Outlook standard avec les ordinateurs des utilisateurs.

Le paramètre Télécharger uniquement les en-têtes est conçu pour les utilisateurs Outlook dotés de connexions distantes ou sans fil cellulaires afin de réduire le trafic réseau lorsque la connexion est lente ou chère.

Dans certains scénarios, la vitesse de la carte réseau ne reflète pas exactement le débit de données des utilisateurs. Par exemple, si l’ordinateur d’un utilisateur est connecté à un réseau local pour accéder rapidement aux serveurs de fichiers locaux, la vitesse de la carte réseau est signalée comme étant rapide, car l’utilisateur est connecté au réseau LAN. Toutefois, l’accès de l’utilisateur à d’autres emplacements du réseau d’une entreprise, y compris l’ordinateur Exchange Server, peut utiliser une connexion plus lente, comme une connexion RNIS. Pour un tel scénario, où le débit de données réel est lent bien que les cartes réseau signalent une connexion rapide, vous pouvez définir une option permettant de modifier ou verrouiller le comportement d’Outlook. Vous pouvez par exemple désactiver le basculement automatique vers le téléchargement des en-têtes uniquement et utiliser l’option de l’Éditeur d’objets de stratégie de groupe Désactiver Sur mes connexions lentes, télécharger uniquement les en-têtes. De la même manière, Outlook peut avoir désigné une connexion comme étant lente, mais qui offre un débit des données élevé aux utilisateurs. Dans ce cas, vous pouvez également désactiver le basculement automatique vers le téléchargement des en-têtes uniquement.

Vous pouvez configurer l’option Sur les connexions lentes, télécharger uniquement les en-têtes dans l’Outil de personnalisation Office (OPO) ou la verrouiller à l’aide de l’Éditeur d’objets de stratégie de groupe pour définir Désactiver Sur mes connexions lentes, télécharger uniquement les en-têtes. Pour plus d’informations sur la personnalisation de ce paramètre, voir Configurer le mode Exchange mis en cache dans Outlook 2010.

Options de mise en œuvre par étapes d’un déploiement du mode Exchange mis en cache

Étalez l’opération dans le temps si vous envisagez de mettre à niveau un groupe d’utilisateurs important à partir d’un déploiement d’Outlook dans le mode Exchange mis en cache vers Outlook 2010 avec le mode Exchange mis en cache activé. Outlook sans le mode Exchange mis en cache est disponible pour Outlook 2002 ou version antérieure ou Office Outlook 2003 ou pour Office Outlook 2007 sans le mode Exchange mis en cache installé. Un déploiement par étapes permet de gérer les besoins des ordinateurs Exchange Server de l’organisation pour ce qui est de la création ou de la mise à jour des fichiers .ost des utilisateurs.

Avertissement

Si la plupart des comptes d’utilisateur sont mis à jour en même temps pour utiliser le mode Exchange mis en cache et qu’ils démarrent Outlook simultanément (par exemple, un lundi matin après une mise à niveau effectuée le week-end), les ordinateurs Exchange Server peuvent être confrontés à de sérieux problèmes de performances. Ces derniers peuvent parfois être réduits ; par exemple, si la plupart des utilisateurs de votre organisation disposent de fichiers OST à jour. Mais d’une manière générale, il est recommandé d’étaler dans le temps le déploiement du mode Exchange mis en cache.

Les scénarios suivants présentent des exemples de déploiements du mode Exchange mis en cache permettant d’éviter un impact initial important sur les performances des ordinateurs Exchange Server et dans certains cas, de minimiser le temps d’attente des utilisateurs lors de la première synchronisation :

  • **Conserver les fichiers .ost Outlook lorsque vous déployez le mode Exchange mis en cache.  ** Puisque les fichiers OST existants sont simplement mis à jour avec les informations de boîte aux lettres les plus récentes au premier démarrage d’Outlook en mode Exchange mis en cache, la conservation de ces fichiers lors du déploiement du mode Exchange mis en cache peut aider à réduire la charge sur les ordinateurs Exchange Server de votre organisation. Les utilisateurs ayant déjà des fichiers .ost auront moins de données Outlook à synchroniser avec le serveur. Ce scénario est adapté lorsque la plupart des utilisateurs possèdent déjà des fichiers OST qui ont été récemment synchronisés avec Exchange Server. Pour conserver les fichiers .ost lors du déploiement d’Outlook en mode Exchange mis en cache, ne mentionnez aucun nouvel ordinateur Exchange Server lorsque vous personnalisez les informations de profil Outlook dans l’Outil de personnalisation Office (OPO) ou lorsque vous personnalisez les profils Outlook, désactivez la case à cocher Remplacer les paramètres Exchange existants en cas de connexion Exchange (ne s’applique que pour la modification du profil). (Si vous mentionnez un ordinateur Exchange Server lorsque vous configurez et déployez Outlook avec cette option activée, Outlook remplace le fournisseur de services Exchange dans le profil MAPI, ce qui supprime l’entrée du profil pour les fichiers OST existants.). Si vous utilisez actuellement des fichiers .ost au format non Unicode (ANSI), il est recommandé de mettre à niveau les fichiers .ost des utilisateurs vers le format Unicode pour bénéficier de meilleures performances et des fonctionnalités améliorées. Dans ce cas, les anciens fichiers au format non Unicode (ANSI) ne peuvent pas être conservés. Ils sont recréés au format Unicode.

    Pour plus d’informations sur la mise à niveau forcée vers un fichier .ost au format non Unicode (ANSI) existant, voir « Forcer la mise à niveau des fichiers .ost au format non Unicode ANSI vers Unicode » dans Configurer le mode Exchange mis en cache dans Outlook 2010.

  • Fournir des fichiers .ost de base aux utilisateurs distants, puis déployer le mode Exchange mis en cache une fois que les utilisateurs ont installé les fichiers .ost fournis : si la plupart des utilisateurs de votre organisation n’ont aucun fichier .ost ou n’utilisent pas le mode Exchange mis en cache, vous pouvez déployer Outlook 2010 avec le mode Exchange mis en cache activé. Puis, avant la date prévue pour le déploiement du mode Exchange mis en cache, vous fournissez des fichiers .ost de base à chaque utilisateur avec un instantané de sa boîte aux lettres ; par exemple, en donnant ou en envoyant par la poste un CD-ROM contenant le fichier accompagné des instructions d’installation. Vous pouvez également fournir une version récente du carnet d’adresses hors connexion avec tous les détails de votre organisation. Vous configurez et déployez ensuite le mode Exchange mis en cache lorsque les utilisateurs ont confirmé qu’ils ont installé les fichiers.

    Lorsque vous mettez à jour votre déploiement Outlook pour utiliser ultérieurement le mode Exchange mis en cache, Exchange Server met à jour les fichiers .ost existants des utilisateurs et le volume de données à synchroniser est bien moins important que si vous deviez créer un nouveau fichier .ost et un nouveau carnet d’adresses hors connexion pour chaque utilisateur. La création de CD individuels pour chaque utilisateur peut demander du temps. Par conséquent, cette option de déploiement du fichier prototype doit être réservée à des groupes précis d’utilisateurs distants qui passeraient autrement beaucoup de temps à attendre la synchronisation initiale de leur boîte aux lettres et de leur carnet d’adresses hors connexion, pour un coût parfois élevé, en fonction de leur scénario de connexion à distance.

    Pour plus d’informations sur la création de fichiers .ost de base, voir Distribution d’un fichier OST de base pour un déploiement du mode Exchange mis en cache d’Outlook (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74518\&clcid=0x40C) (éventuellement en anglais). L’article décrit la création de fichiers .ost de base pour Office Outlook 2003. Le processus est le même pour Office Outlook 2007 et Outlook 2010.

  • Déployer Outlook en mode Exchange mis en cache pour tout un groupe d’utilisateurs dans le temps.   Vous pouvez équilibrer la charge de travail de vos ordinateurs Exchange Server et du réseau local en mettant à niveau les groupes d’utilisateurs en mode Exchange mis en cache au cours dans le temps. Vous pouvez réduire le trafic réseau et la tâche très consommatrice de ressources du serveur consistant à renseigner les fichiers .ost avec des éléments de boîte aux lettres des utilisateurs et à télécharger le carnet d’adresses en mode hors connexion par le déploiement par étapes de la nouvelle fonctionnalité. La manière suivant laquelle vous créez et déployez des groupes d’utilisateurs dépend des méthodes de déploiement habituelles de votre organisation. Par exemple, vous pouvez créer des groupes d’utilisateurs dans Microsoft Systems Management Server (SMS) et déployer ensuite pour eux un package SMS afin de mettre à jour Outlook pour utiliser le mode Exchange mis en cache. Vous déployez SMS dans chaque groupe au cours d’une période de temps. Pour équilibrer la charge autant que possible, choisissez des groupes d’utilisateurs dont les comptes sont répartis entre plusieurs groupes d’ordinateurs Exchange Server.

Mise à niveau des utilisateurs actuels du mode Exchange mis en cache vers Outlook 2010

La mise à niveau des utilisateurs vers Outlook 2010 avec le mode Exchange mis en cache activé dans Office Outlook 2003 ou Outlook 2007 est directe. Si vous ne changez pas les paramètres du mode Exchange mis en cache, ils sont appliqués tels quels dans Outlook 2010. Aucune modification n’est apportée au format de fichier OST ou OAB, et vous n’avez pas à recréer ces fichiers lors de la mise à niveau.

Cependant, sachez que dans Outlook 2010, par défaut, les dossiers partagés de messagerie et extérieurs à la messagerie que les utilisateurs emploient dans d’autres boîtes aux lettres sont téléchargés et mis en cache dans le fichier .ost de l’utilisateur local lorsque le mode Exchange mis en cache est activé. Ce comportement diffère d’Outlook 2007 dans lequel seuls les dossiers partagés extérieurs à la messagerie sont mis en cache par défaut. Par conséquent, lorsque le profil Office Outlook 2003 existant d’un utilisateur a activé le mode Exchange mis en cache et que ce profil est mis à niveau vers Outlook 2010, les dossiers partagés de messagerie et extérieurs à la messagerie sont téléchargés lorsque l’utilisateur y accède. Cela peut poser un problème si votre organisation utilise des dossiers partagés de façon intensive et si vous avez des fichiers .ost qui sont proches de la limite de fichier (2 Go pour les fichiers ANSI .ost et 20 GB par défaut pour les fichiers Unicode .ost). Lorsque ces facteurs sont tous les deux présents, vous pourriez rencontrer des problèmes de performance et d’autres incidents si vous téléchargez des dossiers partagés. Pour plus d’informations sur les limites de taille de fichier, voir Les limites de taille de fichier des fichiers .pst et .ost sont plus élevées dans Outlook 2010 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=223378\&clcid=0x40C).

Pour les nouveaux profils Outlook 2010 ou pour la mise à niveau de profils Office Outlook 2003 ou Outlook 2007 existants, vous pouvez utiliser l’OPO ou la stratégie de groupe pour désactiver l’option de téléchargement de dossiers partagés et ainsi contribuer à éviter les problèmes que pose le téléchargement de dossiers partagés. Sachez que le paramètre Télécharger les dossiers partagés extérieurs à la messagerie s’applique à la fois aux dossiers de messagerie et extérieurs à la messagerie dans Outlook 2010.

Si vous souhaitez désactiver la mise en cache de dossiers de messagerie partagés (comme une boîte de réception déléguée) mais pas les dossiers partagés extérieurs à la messagerie (comme Calendrier), voir Par défaut, les dossiers de messagerie partagé sont téléchargées en mode mis en cache dans Outlook 2010 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=223376\&clcid=0x40C).

En outre, considérez le fait que la mise en cache des dossiers extérieurs à la messagerie diffère des autres mises en cache du mode Exchange mis en cache. Avec les dossiers partagés extérieurs à la messagerie, la réplication vers le fichier .ost local démarre uniquement quand l’utilisateur clique sur le dossier partagé. Une fois que la mise en cache du dossier a été activée en cliquant dessus, Outlook met à jour de la même manière que les dossiers Outlook sont synchronisés en mode Exchange mis en cache. Cependant, si l’utilisateur n’accède pas au dossier au moins une fois tous les 45 jours (valeur par défaut), les données locales ne sont plus mises à jour tant qu’il ne clique pas une nouvelle fois sur le dossier.

Pour configurer le nombre de jours au terme desquels les données partagées mises en cache sont supprimées du fichier .ost, vous pouvez configurer l’option Synchronisation des données dans les dossiers partagés dans l’OPO ou la stratégie de groupe. Pour plus d’informations sur la configuration du mode Exchange mis en cache, voir Configurer le mode Exchange mis en cache dans Outlook 2010.

Déploiement du mode Exchange mis en cache auprès des utilisateurs ayant déjà des fichiers .ost

Certains utilisateurs Outlook qui se connectent à Exchange Server en mode en ligne peuvent posséder des fichiers .ost. S’ils possèdent des fichiers .ost au format non Unicode (ANSI) et des boîtes aux lettres volumineuses, ils peuvent rencontrer des erreurs lorsqu’Outlook tente de synchroniser leurs boîtes aux lettres avec leurs fichiers .ost. Il est recommandé de mettre à niveau les fichiers .ost des utilisateurs vers le format Unicode, car les fichiers Unicode d’Outlook ne comportent pas la limite de taille de 2 Go des fichiers ANSI d’Outlook. Le format Unicode est le format de fichier par défaut pour Outlook 2010. Pour plus d’informations sur la manière de forcer une mise à niveau vers un fichier .ost au format non Unicode (ANSI) existant, voir Pour forcer la mise à niveau des fichiers .ost au format non Unicode vers le format Unicode dans Configurer le mode Exchange mis en cache dans Outlook 2010.

Configuration du mode Exchange mis en cache

Vous pouvez verrouiller les paramètres pour personnaliser le mode Exchange mis en cache à l’aide du modèle d’administration de stratégie de groupe Outlook (Outlk14.adm). Vous pouvez aussi configurer les paramètres par défaut à l’aide de l’Outil de personnalisation Office (OPO), qui permet aux utilisateurs de modifier les paramètres.

À l’aide de la stratégie de groupe, vous pouvez empêcher les utilisateurs d’activer le mode Exchange mis en cache dans Outlook 2010, et vous pouvez appliquer des options de téléchargement pour le mode Exchange mis en cache ou configurer d’autres options du mode Exchange mis en cache. Par exemple, vous pouvez spécifier les intervalles de temps par défaut entre les synchronisations Exchange Server lorsque des données sont modifiées sur un ordinateur Exchange Server ou sur l’ordinateur client.

Pour plus d’informations sur le verrouillage des paramètres à l’aide de la stratégie de groupe, voir Configurer le mode Exchange mis en cache dans Outlook 2010.

Le tableau suivant indique certains des paramètres que vous pouvez configurer pour le mode Exchange mis en cache. Dans la stratégie de groupe, les paramètres se trouvent sous Configuration utilisateur\Modèles d’administration\Microsoft Outlook 2010\Paramètres de compte\Exchange\Mode Exchange mis en cache. Les paramètres de l’OPO se trouvent aux emplacements correspondants dans la page Modifier les paramètres utilisateur de l’OPO.

Option Description

Désactiver le téléchargement d’éléments complets

Activez cette option pour désactiver l’option Télécharger les éléments complets dans Outlook. Pour rechercher cette option, cliquez sur l’onglet Envoyer/recevoir, puis cliquez sur Préférences de téléchargement.

Désactiver le téléchargement des en-têtes

Activez cette option pour désactiver l’option Télécharger les en-têtes dans Outlook. Pour rechercher cette option, cliquez sur l’onglet Envoyer/recevoir.

Désactiver le téléchargement des en-têtes, puis des éléments complets

Activez cette option pour désactiver l’option Télécharger les en-têtes puis les éléments complets dans Outlook. Pour rechercher cette option, cliquez sur l’onglet Envoyer/recevoir, puis cliquez sur Préférences de téléchargement.

Désactiver l’option Sur mes connexions lentes, télécharger uniquement les en-têtes

Activez cette option pour désactiver l’option Sur mes connexions lentes, télécharger uniquement les en-têtes dans Outlook. Pour rechercher cette option, cliquez sur l’onglet Envoyer/recevoir, puis cliquez sur Préférences de téléchargement.

Télécharger le dossier public Favoris

Activez cette option pour synchroniser le dossier public Favoris en mode Exchange mis en cache.

Télécharger les dossiers partagés extérieurs à la messagerie

Activez cette option pour synchroniser les dossiers partagés extérieurs à la messagerie en mode Exchange mis en cache.

Utiliser le mode Exchange mis en cache pour les profils Outlook nouveaux et existants

Activez cette option pour que les profils Outlook nouveaux et existants utilisent le mode Exchange mis en cache. Désactivez-la pour que les profils Outlook nouveaux et existants utilisent le mode en ligne.

Le tableau suivant indique certains paramètres supplémentaires que vous pouvez configurer pour la connectivité Exchange. Dans la stratégie de groupe, les paramètres se trouvent sous Configuration utilisateur\Modèles d’administration\Microsoft Outlook 2010\Paramètres de compte\Exchange. Les paramètres de l’OPO se trouvent aux emplacements correspondants dans la page Modifier les paramètres utilisateur de l’OPO.

Option Description

Configurer le profil automatiquement en fonction de l’adresse SMTP principale d’Active Directory

Activez cette option pour empêcher les utilisateurs de choisir une autre adresse de messagerie SMTP pour la configuration d’un nouveau compte que celle récupérée d’Active Directory.

Configurer les options de l’interface utilisateur Outlook Anywhere

Activez cette option pour permettre aux utilisateurs d’afficher et de modifier les options de l’interface utilisateur Outlook Anywhere.

Ne pas autoriser la création d’un fichier OST

Activez cette option pour empêcher l’utilisation des dossiers en mode hors connexion.

Limiter les comptes Exchange hérités

Activez cette option pour limiter la liste des comptes contenant le premier compte ajouté au profil.

Définir le nombre maximum de comptes Exchange par profil

Activez cette option pour définir le nombre maximal de comptes Exchange autorisés par profil Outlook.

Synchronisation des données dans les dossiers partagés

Activez cette option pour contrôler le nombre de jours au terme desquels Outlook arrête de synchroniser le dossier avec Exchange si aucun utilisateur n’a accédé à un dossier Outlook pendant cette durée.

Ressources supplémentaires

Pour plus d’informations sur la planification d’un déploiement de mode Exchange mis en cache, reportez-vous aux ressources ci-dessous.