Importer des affectations
Mis à jour: février 2009
Dernière rubrique modifiée : 2009-01-29
Lorsque le complément Microsoft Office Project 2007 pour Outlook est configuré, les utilisateurs peuvent importer de nouvelles affectations depuis Project Web Access pour suivre l’avancement et l’utilisation de la feuille de temps dans Outlook. Les utilisateurs cliquent sur Importation de nouvelles affectations dans la barre d’outils pour ajouter de nouvelles affectations dans Outlook. Un aperçu des affectations qui vont être importées s’affiche avant l’opération.
Ouverture des affectations dans Outlook
Les membres de l’équipe peuvent commencer à entrer leurs heures une fois les affectations importées. Les affectations sont accessibles dans les tâches ou le calendrier Outlook.
Calendrier Outlook
Les utilisateurs peuvent sélectionner le calendrier Outlook comme critère d’intégration pour que le complément affiche les affectations en regard des rendez-vous pour la journée, la semaine ou le mois. Lorsque les membres de l’équipe planifient des réunions, l’heure indique Libre, Provisoire, Occupé(e) ou Absent(e) du bureau, suivant la disponibilité de l’utilisateur.
L’affectation est répertoriée dans le calendrier Outlook en tant que rendez-vous. Les étapes permettant d’ouvrir une affectation dans le calendrier Outlook varient en fonction de la version d’Office Outlook que vous utilisez. Office Outlook 2007 intègre la barre d’outils Office 2007.
Pour utiliser Office Outlook 2007, procédez comme suit :
Cliquez sur Calendrier
Double-cliquez sur l’affectation dans le calendrier.
Dans la barre d’outils Outlook, recherchez Afficher
Cliquez sur Project Web Access.
Pour utiliser Office Outlook 2003, procédez comme suit :
Cliquez sur Calendrier
Double-cliquez sur l’affectation dans le calendrier.
Cliquez sur l’onglet Project Web Access
Tâches Outlook
La deuxième manière d’utiliser le complément Outlook consiste à utiliser les tâches Outlook. Pouvoir utiliser les tâches Outlook est une nouvelle fonctionnalité de Microsoft Office Project Server 2007. Il permet aux utilisateurs d’afficher les affectations importées en regards des tâches qui sont créées directement dans Outlook. Les affectations importées peuvent être affichées dans l’Affichage actuel sélectionné.
Les utilisateurs ouvrent les affectations importées en double-cliquant sur l’affectation dans l’affichage de tâches.
À leur ouverture, les affectations de tâches Project Web Access (PWA) qui se trouvent dans les tâches Outlook comprennent le modèles Gestion des tâches et Feuille de temps, en tant que complément pour Outlook. Ces affectations ont un calendrier prédéterminé depuis PWA. Les tâches qui sont créées dans Outlook ont un onglet Tâche où la tâche est planifiée et une section Détails dans laquelle est spécifiée la quantité de travail.
Gestion des tâches
Pendant que les utilisateurs travaillent à des tâches Outlook, les affectations importées peuvent utiliser des fonctionnalités pour des tâches qui sont créées dans Outlook, notamment dans Gérer les tâches. Les options suivantes sont disponibles via les fonctionnalités Gérer les tâches dans la barre d’outils Tâches Outlook :
Affecter la tâche
Envoyer le rapport d’état
Marquer comme terminé
À l’exception de Marquer comme terminé, ces fonctions Outlook ne s’appliquent pas aux affectations importées. Si un utilisateur marque l’affectation importée comme terminée, celle-ci ne figure pas dans la liste des affectations de l’utilisateur. En revanche, elle apparaît dans la vue Tâches achevées. Ces tâches terminées sont incluses lorsqu’un utilisateur envoie une mise à jour à Project Web Access.
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