Liste des feuilles de temps
Mis à jour: février 2009
Dernière rubrique modifiée : 2009-01-29
Les membres de l’équipe peuvent créer leur feuille de temps et faire des rapport d’utilisation lorsque les spécifications requises pour Périodes de la feuille de temps, Classifications de la feuille de temps, Activités hors projet et Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps sont définis par les personnes impliquées dans le projet et son configurées sur le serveur du projet par l’administrateur.
Les utilisateurs cliquent sur la page Ma feuille de temps pour afficher leur Liste de feuilles de temps et effectuez les opérations suivantes :
Créer et accéder aux feuilles de temps pour suivre des activités administratives, projet et hors projet.
Ajouter des catégories Activités hors projet supplémentaires à la feuille de temps.
Ajouter des affectations de tâches, des projets ou des lignes ad-hoc pour enregistrer des utilisations supplémentaires.
Planifier des Activités hors projet pour tenir compte des heures hors travail.
Créer des feuilles de temps de substitution pour faire des rapports d’utilisation pour le compte d’autres utilisateurs.
Afficher l’état global de leurs feuilles de temps.
Cet article décrit ces fonctionnalités ainsi que les options d’affichage proposées par les feuilles de temps.
Filtres d’affichage
Lorsque l’administrateur a créé les périodes de la feuille de temps, les utilisateurs peuvent créer des feuilles de temps pour toutes les périodes ouvertes. Les utilisateurs peuvent utiliser la grille DHTML pour afficher une liste de feuilles de temps basées sur les filtres suivants, qui sont disponibles dans le menu déroulant Affichage. Le menu déroulant Affichage se trouve sur le côté droit de la page.
Mois en cours + 3 derniers mois
6 proch. mois + 3 derniers mois
6 derniers mois
12 derniers mois
Toutes les feuilles de temps
Créées et en cours
Ces filtres par défaut ne peuvent pas être personnalisées dans Gérer les affichages.
Lorsque les feuilles de temps sont créées, en cours d’utilisation ou terminées, les utilisateurs peuvent consulter leur état global dans la liste des feuilles de temps. La liste des feuilles de temps indique le nom de la feuille de temps, la période, le total des heures, l’approbateur suivant et les commentaires sur la transaction.
Suivant les besoins et les pratiques de l’organisation, les utilisateurs peuvent accéder ou non aux périodes futures. Si un filtre est sélectionné, les utilisateurs voient uniquement les feuilles de temps qui répondent aux critères du filtre. Si aucune feuille de temps ne répond aux critères, aucune feuille de temps n’est affichée. Si aucune période de feuille de temps n’est définie dans le système, l’utilisateur reçoit une erreur qui explique que l’administrateur n’a pas encore créé de période de feuille de temps.
Création des feuilles de temps
Il existe quatre types de feuilles de temps qui permettent d’effectuer un suivi d’utilisation. Chacune de ces feuilles de temps offre suffisamment de polyvalence pour s’adapter aux besoins spécifiques des organisations.
Une feuille de temps dotée de paramètres par défaut est créée automatiquement lorsque les utilisateurs cliquent sur le lien Cliquez ici pour créer dans la colonne Nom de la feuille de temps. Suivant le mode de création de feuille de temps par défaut dans Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps, la feuille de temps affiche Affectations de tâches actuelles,Projets actuels ou Aucun élément. Les utilisateurs voient les activités hors projet à chaque consultation, car l’objectif principal d’une feuille de temps est de suivre les heures consacrées aux activités hors projet.
Les utilisateurs peuvent également maintenir le curseur de la souris au-dessus du lien Cliquez ici pour créer correspondant à la période voulue et cliquer sur le menu déroulant pour créer une feuille de temps. L’utilisateur peut ensuite sélectionner un type de feuille de temps parmi les quatre proposés pour créer :
Créer avec les paramètres par défaut. La feuille de temps est automatiquement renseignée à l’aide des informations que l’administrateur configure par défaut.
Créer avec des tâches. Liste des affectations courantes pour la période de feuille de temps et les activités hors projet.
Créer avec des projets. Pour une feuille de temps où l’utilisation est rapportée par projet, les membres de l’équipe rapportent les heures totales qu’ils consacrent à toutes les tâches en cours sur les projets qui leur sont assignés.
Ne pas effectuer de remplissage automatique. Les utilisateurs peuvent sélectionner cette option pour générer une feuille de temps dont les catégories de temps hors projet sont marquées comme Toujours afficher.
Lorsqu’une feuille de temps est créée, elle contient automatiquement les catégories d’activités hors projet suivantes, qui sont marquées comme Toujours afficher. Ces options de feuille de temps supplémentaires ajoutent de nouvelles lignes à la feuille de temps.
Planifier les activités hors projet
Certaines catégories d’activités hors projet peuvent ne pas être marquées comme Toujours afficher. La fonction Planifier les activités hors projet permet aux utilisateurs d’ajouter ces autres catégories à leur feuille de temps. Lorsqu’un utilisateur clique sur Planifier les activités hors projet, la boîte de dialogue Activités hors projet apparaît, permettant à l’utilisateur d’ajouter la catégorie pour la période sélectionnée. La boîte de dialogue Activités hors projet présente à l’utilisateur les paramètres suivants :
Catégorie. Les catégories qui sont définies dans la liste déroulante correspondent aux Catégories d’activités hors projet que l’administrateur configure.
Approbation requise. La Catégorie d’activité hors projet est marquée pour une approbation qui est requise dans les paramètres des activités hors projet. Cela signifie que la feuille de temps doit être dirigée vers le Responsable de la feuille de temps pour approbation.
Type de travail. Cette désignation est affectée à la catégorie Activités hors projet. Les congés maladie, absences pour fonction de juré ou congés parentaux sont des exemples d’activités hors travail. La formation est une activité de travail. La personne est absente du bureau mais continue à contribuer à son utilisation globale du temps.
Description. Les utilisateurs peuvent indiquer la raison pour laquelle cette catégorie est ajoutée à la feuille de temps.
Période. La période de la feuille de temps où la catégorie Activités hors projet est appliquée. Le bouton Enregistrer n’est pas disponible si l’utilisateur essaie d’ajouter cette catégorie à une feuille de temps approuvée.
Validé. Les heures qui sont appliquées à la catégorie Activités hors projet. Il peut s’agit d’heures où l’utilisateur est en congé de maladie ou en formation.
Planifié. Les heures futures où la personne ne sera pas disponible (formation, congé ou vacances, par exemple).
Une ligne pour la catégorie apparaît dans la feuille de temps lorsqu’elle est enregistrée.
Feuille de temps de substitution
Des événements inattendus peuvent nécessiter qu’un utilisateur s’absente du bureau sans pouvoir organiser le transfert de ses responsabilités. Dans ces circonstances, le mode de communication le plus souvent employé est l’envoi d’un courrier électronique ou d’un message sur la boîte vocale. Si un membre de l’équipe ne parvient pas à créer ou à envoyer sa propre feuille de temps, un responsable disposant de l’autorisation de catégorie « Créer une feuille de temps de substitution » peut créer, remplir ou envoyer une feuille de temps de la part du membre de l’équipe. C’est ce qu’on appelle une feuille de temps de substitution. Les heures peuvent être enregistrées si les détails sur le travail d’une affectation sont connus. Toutefois, au retour de l’utilisateur, la feuille de temps doit être importée dans la page Mes tâches afin de mettre à jour avec précision l’avancement de cette même affectation, afin de permettre au responsable du projet de l’inclure dans le plan du projet.
Création d’une feuille de temps de substitution
Les autorisations suivantes doivent être activées pour la personne qui entre les heures pour le compte de l’utilisateur :
Catégories de sécurité : Créer une feuille de temps de substitution
Autorisation globale : Afficher la feuille de temps de substitution
Ces autorisations ne sont pas fournies par défaut pour les utilisateurs autres que l’administrateur. Une feuille de temps de substitution peut être créée lorsque ces autorisations sont attribuées.
Vous devez entrez les informations suivantes dans la page Créer une feuille de temps de substitution :
Propriétaire de la feuille de temps. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le nom du membre de l’équipe.
Type de feuille de temps. Sélectionnez le type afin de déterminer le pré-remplissage de la feuille de temps.
Période de la feuille de temps. Sélectionnez la période de la feuille de temps qui s’applique aux heures que vous rapportez.
Le bouton Créer une feuille de temps est disponible lorsque toutes les informations sont sélectionnées. La feuille de temps de substitution s’affiche ensuite pour être mise à jour par le substitut.
Si le substitut sélectionne les critères et clique sur Créer une feuille de temps et qu’une feuille de temps a déjà été créée par l’utilisateur d’origine, un message indique qu’une autre feuille de temps est en cours.
Le propriétaire de la feuille de temps de substitution clique sur Oui pour créer la feuille de temps et continuer à rapporter pour le compte de l’utilisateur d’origine. Si ce dernier enregistre la feuille de temps, la liste des feuilles de temps de l’utilisateur d’origine affiche l’état Substitution à la place de En cours. Si le substitut effectue une opération Enregistrer et soumettre, l’état change en Soumise.
Lorsque l’utilisateur d’origine reprend le travail et constate un État de Substitution comme indicateur de période de feuille de temps, l’utilisateur d’origine clique sur la feuille de temps pour l’afficher. Un message l’avertit alors qu’une feuille de substitution a été créée. Il clique alors sur Oui pour supprimer le message ou sur Non pour annuler.
Le message d’avertissement n’apparaît pas si le Substitut a soumis la feuille de temps pour approbation. Avec l’état Soumise, l’utilisateur d’origine peut utiliser la fonction Importer une feuille de temps pour mettre à jour l’avancement de l’affectation de tâche qui a été entré dans la page Mes tâches.
Propriétaire de l’affectation
La fonctionnalité Propriétaire de l’affectation peut être utilisée pour réaffecter les tâches de ressources si un utilisateur doit s’absenter pendant une longue période de temps. Le propriétaire de l’affectation est spécifié dans les propriétés de gestion des informations utilisateur sous Paramètres du serveur. Les planifications auxquelles la ressource est assignée sont publiées pour que les modifications prennent effet. Les affectations sont visibles dans la page Propriétaires de l’affectation Mes tâches, où la tâche est effectuée ou réaffectée à d’autres ressources. Toutefois, le propriétaire de l’affectation n’a pas d’effet sur la fonction de feuille de temps.
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