Affichage et fonctionnalités Ma feuille de temps
Mis à jour: février 2009
Dernière rubrique modifiée : 2009-01-29
Les fonctionnalités qui peuvent aider à suivre l'utilisation sont disponibles avant qu'un utilisateur saisisse et envoie une feuille de temps pour être approuvée. L'aspect d'une feuille de temps peut varier selon le type de feuille de temps et les critères que l'utilisateur sélectionne dans la fonctionnalité Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps. Les membres de l'équipe devront peut-être ajouter de nouveaux éléments de ligne, des activités hors projet, des heures supplémentaires ou du travail non facturable dans le cadre de leur utilisation pour chaque période de la feuille de temps. Les fonctionnalités de la feuille de temps offrent de la polyvalence pour une semaine de travail de modification.
Affichage Ma feuille de temps
Après la création de la feuille de temps, le membre de l'équipe peut utiliser l'affichage Ma feuille de temps pour la période. L'affichage Ma feuille de temps comprend la barre d'outils permettant d'accéder aux fonctionnalités et la grille de feuille de temps où l'utilisation est enregistrée.
L'utilisateur peut personnaliser un nouvel affichage ou l'affichage de Ma feuille de temps pour ajouter les champs ci-après.
Type de coût [ressource]
Santé [tâche]
RBS [ressource]
Nom d'équipe [ressource]
Ou tout autre champ d'affectation personnalisé
Ces champs sont placés à droite des données chronologiques des nouvelles feuilles de temps. Les feuilles de temps en cours ne sont pas affectées.
Données d'en-tête de feuille de temps
Les utilisateurs peuvent sélectionner des données d'en-tête de feuille de temps sur la barre d'outils Ma feuille de temps, dans le menu déroulant Paramètres, afin d'afficher les propriétés et l'état de la feuille de temps. Les utilisateurs cliquent sur l'option Afficher dans le menu pour afficher l'icône Données d'en-tête de feuille de temps sur la barre d'outils pour obtenir un accès direct lorsque la fonctionnalité est activée pour afficher ou ne pas afficher.
Les utilisateurs peuvent afficher les champs de détails et d'état suivants dans l'En-tête de feuille de temps.
Titre. Une feuille de temps est intitulée Ma feuille de temps par défaut, une fois créée. Les utilisateurs peuvent afficher les Données d'en-tête de feuille de temps pour modifier le titre de la feuille de temps et ajouter des Commentaires dans le champ disponible.
Période. Dates de début et fin de la période de la feuille de temps pour enregistrer l'utilisation.
État. L'état actuel de la feuille de temps. Les valeurs d'état de feuille de temps suivantes sont disponibles : En cours de réalisation, Substitution, Soumise et Traitement. Les utilisateurs peuvent afficher le traitement s'il se produit une action dans la feuille de temps.
Vacances utilisées pour l'année en cours. Après l'enregistrement initial des vacances dans une feuille de temps, les utilisateurs peuvent afficher leurs vacances accumulées et celles à venir dans les donnéesd'en-tête de feuille de temps pour l'année.
Congés maladie utilisés pour l’année en cours. Après l'enregistrement initial du congé maladie dans une feuille de temps, les utilisateurs peuvent afficher leurs congés maladie accumulés et à venir dans les Données d'en-tête de feuille de temps pour l'année.
Propriétaire. L'Utilisateur dont l'utilisation est suivie.
Créateur. L'utilisateur qui a créé la feuille de temps est répertorié. Ces informations peuvent comprendre le créateur de feuille de temps de substitution.
Envoyer à. Le gestionnaire de feuille de temps qui doit recevoir la feuille de temps à approuver.
Dernier relecteur. La dernière personne a relire la feuille de temps à approuver. Plusieurs niveaux d'approbation peuvent être configurés.
Icônes de Période précédente et suivante. Les utilisateurs peuvent cliquer et afficher la période de feuille de temps précédente ou suivante.
Ajouter des lignes
Les feuilles de temps peuvent être créées avec des activités hors projet ou une liste d'affectations de tâches en cours, ou des projets en cours. Il peut également y avoir des cas où l'expéditeur de la feuille de temps doit ajouter des lignes supplémentaires aux lignes déjà répertoriées. Par exemple, une ressource peut être disponible pour travailler sur une affectation qui va se produire au cours de la période suivante, ou un nouvel élément ou une tâche non planifiée qui n'est ni une affectation de tâche ni une catégorie d'activités hors projet peut être requis et suivi dans le cadre de l'utilisation.
L'option Ajouter des lignes est disponible dans le menu et la barre d'outils Actions. Les paramètres suivants sont utilisés pour ajouter des affectations ou de nouveaux éléments de ligne de feuille de temps :
Sélectionner à partir d'affectations existantes. Toutes les affectations attribuées au membre de l'équipe sont répertoriées dans cette section, en fonction du projet. Si l'affectation existe dans la feuille de temps et que l'utilisateur tente d'ajouter cette même affectation sans sélectionner une classification unique, le message d'avertissement suivant s'affiche : Une des lignes de la feuille de temps n'a pas été ajoutée car elle existe déjà. Le moteur de planification côté serveur identifie l'affectation comme un doublon et n'autorise pas son ajout à la feuille de temps.
Taper un nom pour la nouvelle ligne de feuille de temps. Ce paramètre autorise les éléments de ligne de feuille de temps non vérifiés. Il se peut que le paramètre ne soit pas visible car il est contrôlé par la Stratégie de feuille de temps. Cette option permet au membre d'équipe d'entrer de nouveaux éléments qui se rapportent au travail effectué mais qui n'est pas répertorié comme une affectation disponible pour le membre d'équipe. Le nom du projet pour le nouvel élément de ligne est marqué comme Non vérifié dans la feuille de temps et n'est pas mis à jour en tant qu'affectation dans le plan. S'il existe une tendance sur les nouveaux éléments de ligne, les gestionnaires de projets peuvent décider d'ajouter les éléments de ligne aux futurs plans de projet ou de créer des catégories d'administration standard pour la création de rapport d'exception.
Sélectionnez une classification de ligne. Cet élément facultatif est lié à l'élément de ligne de feuille de temps non vérifié. L'utilisateur sélectionne une classification pour le nouvel élément de ligne de feuille de temps dans le menu déroulant.
Commentaire. Le champ commentaire est utilisé pour ajouter des informations supplémentaires. Le même champ est disponible dans l'affichage de feuille de temps pour l'élément de ligne.
Après avoir ajouté des affectations existantes ou des éléments nouveaux, l'utilisateur clique sur OK pour revenir à la zone de la feuille de temps où l'utilisation est entrée. L'utilisateur ne peut pas entrée d'heure dans le champ Planifié de l'élément de ligne, car les heures planifiées ne peuvent être ajoutées que par le biais de la boîte de dialogue Planifier les activités hors projet ou via un plan de projet.
Supprimer des lignes
La feuille de temps offre la fonctionnalité Supprimer des lignes. L'option Supprimer des lignes est disponible dans le menu ou la barre d'outils Actions lorsque l'utilisateur sélectionne l'élément de ligne, les affectations ou les activités hors projet. Si l'élément de ligne est supprimé, il ne disparaît que de cette instance de la feuille de temps.
Remplacer Actuel avec Planifié
Pour les membres d'équipe qui ne transmettent pas d'avancement de tâches fréquemment, la feuille de temps est souvent affichée comme seul point d'entrée pour l'avancement des tâches et les heures réelles de travail. Toutefois, ces utilisateurs reçoivent une feuille de temps ne contenant pas d'heures de travail réelles mais uniquement des heures planifiées. Si l'exécution d'une affectation de tâche est achevée comme prévu, ou presque comme prévu, un membre de l'équipe peut utiliser la fonctionnalité Remplacer Actuel avec Planifié pour mettre à jour le travail réel pour l'affectation de tâche dans la feuille de temps. Le membre de l'équipe n'aura pas, ou très peu, de modifications à effectuer avant de soumettre la feuille de temps à l'approbation.
L'utilisateur effectue les étapes suivantes pour remplacer Actuel avec Planifié :
Cliquez sur Ajouter des lignes pour inclure des affectations de tâches dans la feuille de temps.
Activez la case à cocher à gauche pour sélectionner la ligne d'affectation de tâche.
Cliquez sur Remplacer Actuel avec Planifié dans le menu Actions.
L'utilisateur voit s'afficher une boîte de dialogue d'avertissement qui indique que les heures planifiées remplacent automatiquement les heures déjà entrées pour l'élément sélectionné.
Le travail réel représente désormais la quantité de travail que l'affectation de tâche affichait à l'origine dans l'affichage du centre de tâches pour la même affectation.
Importer la progression de la tâche
Pour les utilisateurs qui créent la feuille de temps avant que tout le travail ne soit indiqué dans la page Mes tâches, le travail sur les affectations peut être synchronisé à l'aide de la fonctionnalité Importer la progression de la tâche. Cette opération est effectuée à la place d'une nouvelle saisie manuelle du temps réel des affectations. Le traitement s'effectue tâche par tâche et uniquement pour les tâches de la feuille de temps que le membre d'équipe a sélectionnées.
L'option Importer la progression de la tâche diffère de l'option Remplacer Actuel avec Planifié. L'option Remplacer Actuel avec Planifié permet de mettre à jour le travail défini dans le plan du projet. L'option Importer la progression de la tâche analyse la valeur entrée dans le champ Progression et importe la valeur.
L'utilisateur effectue les étapes suivantes pour Importer la progression de la tâchede la page Mes tâches de la feuille de temps
Sélectionnez la ligne d'affectation de tâche en activant la case à cocher à gauche.
Cliquez sur l'option Importer la progression de la tâchedans le menuActions.
Si la page Mes tâches est utilisée pour entrer l'avancement des affectations de tâche, l'utilisateur peut utiliser l'option Importer la progression de la tâche pour ajouter automatiquement la page Mes tâches à la feuille de temps. Si la page Mes tâches n'est pas ajoutée, l'utilisateur enregistre des entrées en double pour l'avancement de la tâche. La page Mes tâches est le seul outil que l'utilisateur peut utiliser pour soumettre l'avancement de la tâche au gestionnaire de projets pour les mises à jour de plan de projet.
La page Mes tâches comporte une fonctionnalité semblable intitulée Importer la feuille de temps. Lorsque la page Mes tâches ou les fonctionnalités Feuille de temps sont utilisées, la fonctionnalité Importer la feuille de temps de la page Mes tâches permet à l'utilisateur d'éviter de passer d'une page Web à l'autre pour afficher les valeurs entrées dans une page Web et entrer ces mêmes valeurs dans une autre page Web.
Avec Office Project Server 2007, l'utilisateur dispose toutjours d'options de synchronisation qui sont conçues pour être des événements de « prélèvement ». Cela signifie que le membre d'équipe s'inspire de la synchronisation et les résultats de cette action s'affichent sur la même page comme elle a été lancée.
Activer / désactiver les heures de travail supplémentaires
La saisie du travail en heures supplémentaires fait partie de l'utilisation pour une période donnée.
Le champ travail en heures supplémentaires ne s'affiche pas par défaut sur la feuille de temps. Les utilisateurs peuvent sélectionner Afficher\Masquer les heures supplémentaires dans le menu Actions afin d'afficher le champ travail en heures supplémentaires sur la feuille de temps.
Pour les affectations ayant généré du travail en heures supplémentaires qui ont été entrées, les utilisateurs peuvent mettre à jour l'affectation avec l'avancement total dans la page Mes tâches lorsque les feuilles de temps sont importées. Lorsque des mises à jour de tâches sont effectuées, le champ Heures sup. réelles affiche la quantité d'heures facturée au tarif heure supplémentaire pour l'affectation et la quantité totale de travail accompli. Par exemple, 8 heures sont indiquées pour le travail réel régulier et 2 heures sont indiquées pour le travail réel en heures supplémentaires. Cela correspond à 10 heures en tout de travail réel, dont 2 heures facturées au tarif heure supplémentaire.
Facturable/Non facturable
L'utilisation entrée par les ressources pour une période de feuille de temps est associée à des coûts. Par exemple, les membres de l'équipe accumulent des heures de congés payés et sont payés pour leurs absences. Ces heures sont facturées ou sont des frais facturables à la société.
Certains des éléments et affectations suivis sont considérés comme non facturables. Cela peut varier, selon les besoins de l'organisation. Exemples de travail non facturable : les évaluations de performances, les heures d'entretien, les heures de bénévolat sponsorisées par la société et le service « Pro bono » (droit). Les événements non facturables peuvent également se produire après les heures de travail normales. Par exemple, un membre de l'équipe peut participer à une conférence pendant les heures de travail normales. Après les heures de travail normales, il peut y avoir une activité sociale sponsorisée. Les heures supplémentaires non facturables sont des activités non facturables qui se déroulent au-delà des heures de travail normales.
Les utilisateurs peuvent sélectionner Afficher\Masquer le travail non facturable dans le menu Actions afin d'inclure ou de supprimer les heures non facturables et supplémentaires non facturables dans la feuille de temps lorsque l'utilisation est saisie pour une période.
Les heuresnon facturables etsupplémentaires non facturables ne s'importent pas dans la page Mes tâches, par conséquent, elles ne sont pas mises à jour avec le plan du projet. Les heures comptent pour l'utilisation dans la feuille de temps et ne sont pas considérées comme du travail réel ou facturable.
Supprimer la feuille de temps
Un enregistrement de chaque feuille de temps est créée est stockée dans la table MSP_Timesheet de la base de données ProjectServer_Published. L'utilisation entrée est stockée dans la table MSP_Timesheet_Actuals.
Un utilisateur peut décider de supprimer une feuille de temps. Le membre d'équipe peut ne pas avoir sélectionné la feuille de temps appropriée ou peut avoir suivi le temps pour la période incorrecte. L'option Supprimer la feuille de temps se trouve dans le menu Actions
Après la suppression d'une feuille de temps, une notification est envoyée à la file d'attente pour commencer le processus de suppression. Les enregistrements de feuille de temps sont supprimés de la table MSP_Timesheet. Le nombre d'heures entré est supprimé de la table MSP_Timesheet_Actuals. L'utilisateur est renvoyé à la Liste des feuilles de temps où s'affiche un état du Traitement pour la période de la feuille de temps supprimée. Si l'utilisateur clique sur Actualiser ou change de page, l'état Pas encore crééeest affecté dans la Liste des feuilles de temps et le membre d'équipe peut regénérer la feuille de temps.
Rappeler la feuille de temps
Il se peut que le membre d'équipe découvre des incohérences et doive apporter des corrections après que l'utilisation a été entrée et envoyée au gestionnaire de feuille de temps pour être approuvée. En même temps, la feuille de temps est cours de révision pour être approuvée par le gestionnaire de feuille de temps ou l'approbateur suivant. La fonctionnalité Rappeler la feuille de temps dans le menu Actions permet à l'utilisateur de récupérer la feuille de temps, d'en corriger les incohérences et de la renvoyer pour qu'elle soit approuvée.
Un état sur la liste des feuilles de temps affiche à quel niveau la feuille de temps se trouve dans le processus d'approbation. Si le statut est répertorié comme Acceptable, le gestionnaire de feuille de temps ou l'approbateur suivant est sur le point d'approuver la feuille et elle peut être rappelée. Si l'état est défini sur Approuvé, la feuille de temps ne peut pas être rappelée ni supprimée.
Si l'utilisateur rappelle la feuille de temps pendant son processus d'approbation, il se peut que le nombre d'heures entré ait été ajusté depuis l'envoi initial. Ce problème se produit lorsque le gestionnaire de feuille de temps ou l'approbateur suivant reçoit l'autorisation globale pour ajuster les feuilles de temps . Le membre d'équipe doit être conscient de cela si un rappel est initié.
Synchronisation avec Outlook
La Synchronisation avec Outlook consiste à actualiser les informations d'affectation de tâche qui sont en cours de suivi dans Outlook avec des données de la feuille de temps. L'intégration d'Outlook est expliquée en détail dans les rubriques d'intégration à Outlook.
Imprimer
Les utilisateurs peuvent imprimer leurs feuilles de temps à l'aide de l'option Imprimer qui est disponible dans le menu ou la barre d'outils Actions. Lorsque l'optionImprimer est sélectionnée, les utilisateurs peuvent afficher leurs entrées de feuille de temps dans Internet Explorer. Les utilisateurs peuvent sélectionner l'option Imprimer à partir du menuFichier d'Internet Explorer.
Exporter vers Excel
Les utilisateurs souhaitent parfois plus d'analyse et de création de rapports sur les données de leurs feuilles de temps en dehors de Project Web Access. Avec la fonctionnalité Exporter vers Excel, le Nom du projet, le Nom de la tâche, les Commentaires, la catégorie de facturation, l'État d'approbation et les entrées chronologiques sont exportées vers un classeur Excel. Les utilisateurs effectuent cette action pour chaque feuille de temps.
Les versions d'Excel prises en charge sont Office 2003 ou version supérieure.
Page Liste des feuilles de temps
Un membre de l'équipe peut souhaiter inclure une catégorie Activités hors projet ou vérifier le Nombre total d'heures d'une feuille de temps antérieure. Au lieu de cliquer sur Ma feuille de temps à chaque fois, l'utilisateur peut cliquer sur Page précédentedans le menu Atteindre. Cette action le renvoie à la page Ma feuille de temps.
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