Entrer et envoyer des feuilles de temps
Mis à jour: février 2009
Dernière rubrique modifiée : 2009-01-29
Les événements et le nombre d'heures dans une feuille de temps sont le résultat de l'utilisation du temps d'un individu durant une période. Pour les organisations, ce temps est une représentation de l'affectation de la ressource et de la quantité d'effort effectué pour le projet.
Après avoir planifié, compris et configuré les différentes propriétés de feuille de temps, les membres de l'équipe disposent de catégories d'activités hors projet, classifications et paramètres pour renseigner leur utilisation et l'envoyer pour être approuvée.
Selon le type de feuille de temps que l'utilisateur sélectionne, les entrées qui sont répertoriées, ainsi que les unités de suivi et de création de rapports varient. Toutefois, la plupart des feuilles de temps sont composées d'heures pour l'utilisation suivante.
Activités hors projet
Affectations ou projets
Éléments de ligne non vérifiés
Outre les heures réelles pour les éléments qui sont répertoriés ci-dessus, un jour de travail peut entraîner l'enregistrement de l'utilisation suivante.
Heures supplémentaires
Non facturable
Heures supplémentaires non facturables
Activités hors projet
Si les activités hors projet sont générées automatiquement ou ajoutées manuellement via la fonctionnalité Planifier les activités hors projet, les activités hors projet sont enregistrées dans la partie inférieure d'une feuille de temps. Le champ Nom de projet sépare les activités hors projet des affectations dotées de la valeur Administration. Les fonctionnalités Nom de la tâche/Description, Commentaires et Catégorie de facturation fournissent une autre description de l'entrée spécifique Activités hors projet.
Champ État d'approbation
Le champ État d'approbation se compose d'indicateurs d'état pour les catégories Activités hors projet définies par l'administrateur système afin d'être approuvées par le gestionnaire de feuille de temps (par exemple, les vacances), lorsqu'elles sont planifiées à l'avance. Lorsque l'utilisateur entre des heures et clique sur Recalculer, Enregistrer ou Enregistrer et soumettre, l'état d'approbation change de couleur.
Vert. Indique que la catégorie Activités hors projet est approuvée. Par défaut, l'état d'approbation s'affiche d'abord en vert.
Jaune. Indique que la catégorie Activités hors projetest en attente d'approbation.
Rouge. Indique que la catégorie Activités hors projet est rejetée.
Le champ État d'approbation de la feuille de temps est mis à jour après que le gestionnaire de feuille de temps a approuvé ou rejeté les activités hors projet. Si la demande d'activités hors projet est approuvée, l'état d'approbation passe au vert. Si la demande d'activités hors projet est rejetée, l'état d'approbation apparaît en rouge et les lignes peuvent être supprimées afin que l'utilisation puisse être envoyée.
Affectations de feuille de temps
Si une feuille de temps qui utilise les Tâches actuelles est créée, les affectations actuelles comprenant des heures réelles et du travail planifié sont automatiquement insérées dans la feuille de temps. Si une feuille de temps est créée avec Aucun élément, les affectations doivent être ajoutées à l'aide de la fonctionnalité Ajouter des lignes.
Une liste de tâches affectées à une ressource est visible via la fonctionnalité Ajouter des lignes. Cette liste n'adhère pas au filtre Tâches actuelles. Les affectations sont affichées par Nom de projet et sont insérées dans la feuille de temps.
Pour les affectations, la catégorie de facturation correspond aux classifications de feuille de temps prédéfinies. Les feuilles de temps créées à l'aide des tâches actuelles comprennent automatiquement une catégorie de facturation de type standard, sinon la catégorie est ajoutée via la fonctionnalité Ajouter des lignes où l'utilisateur doit sélectionner une catégorie de facturation.
Dans les données chronologiques, le membre d'équipe peut choisir d'entrer manuellement les heures passées à travailler sur une tâche. Les autres options pour renseigner automatiquement le temps réel passé à effectuer une affectation sont Remplacer Actuel avec Planifié si les heures sont les mêmes que celles du plan ou de la fonctionnalité Importer la progression de la tâche dans la page Mes tâches . Si la page Mes tâches est utilisée pour entrer la progression d'affectations, une feuille de temps automatiquement renseigne le temps réel lorsqu'elle est créée.
Ligne non vérifiée
Les éléments de ligne non vérifiés risquent peu d'être utilisés et il en est de même pour les derniers éléments suivis. De nouvelles entrées peuvent s'avérer nécessaires pour indiquer le travail lié à une affectation récente ou un travail non planifié. Dans ce cas, des éléments de ligne non vérifiés sont ajoutés via la fonctionnalité Ajouter des lignes. Les entrées ne sont pas vérifiés car elles ne font pas partie d'un projet existant ou d'une catégorie d'activités hors projet prédéfinie. Le nom du projet apparaît comme non vérifié dans la feuille de temps.
Les éléments de ligne non vérifiés dans une feuille de temps ne sont pas mis à jour vers un plan de projet, car aucun plan de projet n'est associé à l'élément de ligne non vérifié. Toutefois, l'élément de ligne est enregistré en tant que partie de l'utilisation d'un membre d'équipe et est affiché par le gestionnaire de feuille de temps comme faisant partie du processus d'approbation de feuille de temps. Le gestionnaire de feuille de temps peut contrôler les éléments de ligne non vérifiés et peut évaluer l'implication des éléments pour des plans de projets futurs. Ces informations sont également disponibles dans la base de données de création de rapport.
Utilisation totale
La fonctionnalité Recalculer est utilisée pour obtenir un total du temps entré durant la période de la feuille de temps. Le total entré par jour ou semaine est une somme du temps suivant : Activités hors projet, Éléments de ligne non vérifiés, Affectations de tâche ou Affectations de projet, Heures supplémentaires, Non facturablee et Heures supplémentaires non facturables.
Les membres d'équipe peuvent afficher le Total d'heures pour la période sur la Liste des feuilles de temps.
Enregistrer et soumettre
Les membres de l'équipe peuvent suivre les heures quotidiennement et peuvent enregistrer des modifications chaque jour sans soumettre les heures au gestionnaire de feuille de temps. Les membres de l'équipe envoyent la feuille de temps pour être approuvée en cliquant sur Enregistrer et soumettre à la fin de la période de la feuille de temps, au début de la période de feuille de temps suivante ou suivant une échéance convenue.
Lorsque les membres de l'équipe cliquent sur Enregistrer et soumettre, une boîte de dialogue Envoyer la feuille de temps s'affiche. La boîte de dialogue Envoyer la feuille de temps indique automatiquement la personne qui reçoit la feuille de temps à approuver. Le gestionnaire de feuille de temps désigné pour l'utilisateur est répertorié.
L'approbateur est le membre de l'équipe par défaut, excepté si un autre approbateur est affecté. Le membre de l'équipe peut sélectionner un nouvel approbateur si l'organisation ne sélectionne pas l'option pour l'Itinéraire d'approbation fixe. Cette boîte de dialogue peut également s'afficher avec uniquement le champ Commentaires, si l'Itinéraire d'approbation fixe est en vigueur. L'administrateur définit cette option dans les Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps des paramètres du serveur.
Plusieurs gestionnaires de feuille de temps peuvent revoir la feuille de temps avant qu'elle n'atteigne l'approbateur final. Le champ Approbateur suivant dans la Liste de feuille de temps ou dans les données d'en-tête de la feuille de temps affiche la personne à qui la feuille de temps a été envoyée. Le membre de l'équipe peut cliquer sur Parcourir pour sélectionner le gestionnaire de feuille de temps. Si un gestionnaire de feuille de temps est absent, un autre gestionnaire peut approuver la feuille de temps à sa place.
Le champ État dans l'En-tête de feuille de temps affiche Soumis si la feuille de temps est en attente d'approbation. Un état Acceptable s'affiche lorsque la feuille de temps est acceptée par un utilisateur sans l'autorité d'approbation et Approuvé apparaît lorsque la feuille de temps est approuvée.
Tables de la feuille de temps
La feuille de temps est enregistrée dans la table MSP_Timesheet_Actuals dans la base de données ProjectServer_Published lorsque les membres de l'équipe entrent l'utilisation. La feuille de temps est également convertie dans la table MSP_Timesheet - Actuals dans la base de données ProjectServer_Reporting pour servir à indiquer des fonctionnalités telles que l'analyse de données, les rapports d'entreprise ou tiers.
Les données entrées ont l'état proposé jusqu'à ce que la feuille de temps soit approuvée. Le temps entré peut encore être modifié. Par exemple, un utilisateur avec des autorisations Ajuster la feuille de temps ou un membre de l'équipe qui insère des corrections, après le rejet de la feuille de temps, peut continuer à apporter des modifications à la feuille de temps.
Importer des feuilles de temps dans la page Mes tâches
La progression entrée pour des affectations doit être mise à jour dans la page Mes tâches. Cette opération s'accomplit à l'aide de la fonctionnalité Importer la feuille de temps située dans le menu Actions de la page Mes tâches.
La fonctionnalité Importer la feuille de temps garantit que la progression est entrée dans la page Mes tâches. La progression se reflète dans le plan du projet lorsque le membre de l'équipe envoie l'affectation au gestionnaire de projet pour une mise à jour de tâche.
Télécharger ce livre
Cette rubrique est incluse dans le livre téléchargeable suivant pour une lecture et une impression plus faciles :
Vous trouverez la liste complète des livres disponibles dans la page Livres à télécharger pour Office Project Server 2007.