Gérer les projets

Mis à jour: mai 2009

 

Dernière rubrique modifiée : 2009-04-27

Dans cet article :

• Planifier des feuilles de temps

• Planifier la gestion des tâches

• Planifier la création de rapports

• Rapports d’entreprise

Une fois que le projet est créé, une série d’activités permet de le mettre à jour et de le mener à terme. Certaines de ces activités tirent parti de la planification. Cet article traite de cette planification.

Planifier des feuilles de temps

Si vous envisagez d’introduire des feuilles de temps dans votre organisation pour la première fois, vous serez probablement amené à travailler avec le service de comptabilité, les directeurs, les cadres et les responsables de projets pour déterminer la structuration des feuilles de temps et leurs relations avec la mise à jour de l’état des tâches. Le processus d’utilisation des feuilles de temps introduit des changements pratiques et culturels dans une organisation, deux aspects qui doivent être gérés soigneusement.

Si vous avez utilisé des feuilles de temps dans les versions antérieures de Microsoft Project, il est important de noter qu’elles ont été considérablement modifiées pour Microsoft Office Project 2007. Dans Microsoft Office Project Server 2007, chaque entrée de feuille de temps est représentée par une ligne dans une table de base de données. Cela signifie que les données de feuille de temps seront précises et accessibles par le biais de l’interface Project Server. Pour plus d’informations sur le service Web de gestion des feuilles de temps, voir le Kit de développement logiciel (SDK) Office Project 2007. Une autre différence importante par rapport aux versions antérieures de Microsoft Project est que les personnes ayant accès à Microsoft Office Project Web Access peuvent créer une entrée dans les feuilles de temps. Cela signifie que l’utilisateur n’a pas besoin d’être affecté à un projet. Il suffit qu’il soit membre du groupe de sécurité Visualiseurs. Cela peut être utile si une organisation souhaite recueillir des informations relatives au travail ou à d’autres activités d’administration qui n’ont pas été prévues au sein d’un projet.

La gestion des feuilles de temps est effectuée dans Office Project Web Access sur la page Paramètres du serveur de la section Gestion du temps et des tâches. Lors de la planification des feuilles de temps, accordez une attention particulière aux paramètres du serveur dans les pages Périodes de la feuille de temps, Classifications de la feuille de temps, Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps et Activités hors projet.

Périodes de la feuille de temps

Un utilisateur ne peut accéder à la page Web Périodes de la feuille de temps et y apporter des modifications que s’il est affecté au groupe d’administrateurs Project Server. Pour planifier la configuration des périodes de la feuille de temps, vous devez connaître le nombre de périodes, la durée de chaque période et la date de début de la première période. Le paramétrage par défaut est 52 périodes d’une durée de 7 jours avec la date du jour en guise de point de départ, mais vous pouvez choisir n’importe quel schéma adapté à vos besoins.

Vous créez ensuite vos périodes en cliquant sur Création en bloc. Le champ d’état permet d’ouvrir ou de fermer les périodes. Si une période est fermée, les utilisateurs Office Project Web Access ne peuvent pas saisir d’heures dans les périodes futures. La meilleure pratique consiste à laisser les périodes futures ouvertes. Cela permet aux utilisateurs de taper des heures planifiées pour les événements à venir tels que les vacances ou une formation. Toutefois, si votre organisation requiert que les périodes futures soient fermées, vous pouvez configurer ce paramétrage dans la colonne d’état de la section Créer des périodes de la page.

Les modifications sont validées dans la base de données lorsque vous cliquez sur Enregistrer.

Classifications de la feuille de temps

Un utilisateur ne peut accéder à la page Classifications de la feuille de temps et y apporter des modifications que s’il est affecté au groupe d’administrateurs Project Server. Cette page permet de créer de nouvelles classifications de ligne de feuille de temps. Cette opération peut être effectuée pour diverses raisons. En voici quelques-unes.

1. Vous disposez d’une tâche courante sur l’ensemble du projet. Elle est effectuée de nombreuses fois. Les raisons d’effectuer la tâche peuvent varier. Dans certains cas, la tâche est réalisée dans le cadre d’une maintenance standard et, dans d’autres cas, dans le cadre de la politique de garantie. Vous souhaitez effectuer le suivi du motif de la réalisation de la tâche. La création d’une classification de ligne de feuille de temps vous permettrait de suivre ces différences.

2. Votre organisation prend en charge trois types d’heures supplémentaires : 150 %, 200 % et heure flexible. Vous souhaitez être en mesure de faire la différence entre ces types d’heures supplémentaires. La création d’une classification de ligne de feuille de temps vous permettrait de suivre ces différences d’heures supplémentaires.

Activités hors projet

Les activités hors projet permettent de suivre les périodes chômées et le temps hors projet. Par défaut, trois catégories d’activités hors projet sont créées :

• Administration

• Vacances

• Maladie

Dans Office Project Server 2007, les activités hors projet sont gérées et suivies dans Office Project Server 2007. Si vous êtes membre du groupe des administrateurs de projets, vous pouvez ajouter des catégories d’activités hors projet dans la page Web Activités hors projet ou modifier les catégories existantes. Pour accéder à cette page Web, connectez-vous à Office Project Web Access, cliquez sur Paramètres du serveur, puis cliquez sur Activités hors projet dans la section Gestion du temps et des tâches. Vous pouvez vous assurer que la feuille de temps de chaque utilisateur comporte une ligne pour cette catégorie en sélectionnant l’option Toujours afficher.

Dans Microsoft Office Project Server 2003, les projets administratifs étaient disponibles en tant que modèle Project utilisable dans l’entreprise. Pour créer un projet administratif, vous deviez utiliser Project Professional 2003 et être connecté à la base de données Project Server. Vous n’aviez pas besoin de Project Professional pour entrer des heures concernant une tâche dans un projet administratif. Les périodes chômées et le temps hors projet, tels que les vacances ou les congés maladie, pouvaient être transmis directement dans la feuille de temps d’une ressource dans Project Web Access 2003.

Si vous le souhaitez, vous pouvez continuer à utiliser vos projets administratifs Microsoft Office Project Server 2003 dans Office Project Server 2007. Vous migrez les projets administratifs de la même façon que n’importe quel autre projet. Toutefois, l’utilisateur ne voit pas automatiquement la tâche d’administration dans la feuille de temps, comme cela est possible dans Office Project Server 2007. Pour disposer de la totalité des fonctionnalités Activités hors projet Office Project Server 2007, vous devez créer les tâches de nouveau dans la page Web Activités hors projet. S’il ne s’avère pas pratique d’effectuer cette opération lors de la migration de votre déploiement, il est recommandé de choisir un moment opportun pour votre organisation, par exemple au début du prochain exercice ou de l’année civile suivante.

Planifier la gestion des tâches

Lorsque des ressources mettent à jour l’état de leurs tâches et le soumettent pour approbation, vous pouvez approuver ou refuser les mises à jour effectuées si vous disposez des prérogatives d’approbation. Office Project Web Access vous permet soit de définir des règles d’approbation, soit d’approuver ou de refuser les mises à jour de tâches manuellement. Si vous gérez un grand nombre de ressources, vous trouverez peut-être utile d’appliquer des règles d’approbation aux mises à jour de tâches qui s’avèrent être en ligne avec vos projets. Pour informations sur la procédure à suivre pour configurer les règles d’approbation, voir l’article « Approuver ou refuser des mises à jour de tâches » dans l’aide d’Office Project Web Access.

Planifier la création de rapports

Analyse des données

La fonctionnalité Analyse des données d’Office Project Server 2007 recourt à Microsoft Office Web Components, qui est une collection de composants Microsoft ActiveX. Office Project Server 2007 utilise Office Web Components pour accéder aux données de cube OLAP stockées dans la base de données Analysis Services (une base de données Analysis Services est générée pour chaque cube OLAP créé dans Office Project Web Access). Les utilisateurs peuvent interagir avec ces données dans Office Project Web Access et Office Project Professional 2007 à l’aide de rapports de tableau ou de graphique croisé dynamique entièrement interactifs. Les utilisateurs peuvent trier, filtrer, ajouter ou modifier des données, développer et réduire des détails, ainsi qu’enregistrer les résultats pour pouvoir les consulter ultérieurement.

Planifier la configuration de la fonctionnalité Analyse des données avec Microsoft SQL Server 2000

La fonctionnalité Analyse des données requiert Analysis Services, Service Pack 3 ou version ultérieure, qui fait partie de Microsoft SQL Server 2000. La fonctionnalité Analyse des données requiert DSO (Decision Support Objects), exécuté avec le même Service Pack qu’Analysis Services. Si Analysis Services n’est pas installé sur l’ordinateur qui exécute Office Project Server 2007, DSO doit en outre être installé sur l’ordinateur qui exécute Office Project Server 2007. Pour plus d’informations sur l’installation de DSO, consultez l’article Analysis Services, « Exécution du programme d’installation » dans la documentation en ligne de SQL Server, disponible sur le support d’installation de Microsoft SQL Server 2000.

Planifier la configuration de la fonctionnalité Analyse des données avec Microsoft SQL Server 2005

La fonctionnalité Analyse des données requiert Analysis Services, Service Pack 1, qui fait partie de Microsoft SQL Server 2005. Service Pack 1 fournit un composant de compatibilité descendante qui peut être installé sur Analysis Services. Si Office Project Server 2007 est installé sur un autre ordinateur, le composant de compatibilité descendante doit également y être installé. Ce composant de compatibilité descendante offre la prise en charge DSO nécessaire au fonctionnement de l’analyse de données.

Préparer l’environnement pour les utilisateurs de l’analyse des données

Les utilisateurs peuvent recourir à Office Project Web Access pour créer et utiliser des affichages d’analyse de données et à Office Project Professional 2007 pour utiliser des affichages d’analyse de données. Pour créer et utiliser des affichages d’analyse de données, les utilisateurs :

• doivent être habilités à accéder aux pages d’analyse de données Office Project Web Access qui permettent d’interagir avec l’Analyseur de données et à accéder aux données qui feront partie de l’affichage d’analyse de données ;

• doivent être habilités à afficher l’analyse de données à partir du site du Centre de rapports dans Office Project Web Access ou à partir d’Office Project Professional 2007 ;

• doivent disposer d’une version entièrement interactive d’Office Web Components (OWC) 2003 sur leur ordinateur. Les versions entièrement interactives d’OWC sont uniquement disponibles dans Microsoft Office 2003 et Project Professional 2003. OWC doit être disponible sur l’ordinateur à partir duquel l’Analyseur de porte-documents fait l’objet d’un accès. Si l’ordinateur client ne possède pas OWC, Project Server 2003 installe une version non interactive d’OWC qui permet aux utilisateurs d’afficher les affichages de l’Analyseur de porte-documents, mais qui ne leur permet pas de créer ou de modifier des affichages.

Pour utiliser la fonctionnalité d’analyse des données, les utilisateurs doivent bénéficier des autorisations suivantes :

• Afficher l’analyse des données   Il s’agit d’une autorisation globale qui permet à un utilisateur d’afficher l’analyse des données à l’aide d’Office Project Web Access ou d’Office Project Professional 2007.

• Gérer les affichages Project Web Access   Il s’agit d’une autorisation globale qui permet à un utilisateur de créer de nouveaux affichages dans Office Project Web Access.

Examiner les paramètres d’entreprise

Les paramètres dans la liste des ressources d’entreprise et dans le modèle global d’entreprise Office Project Server 2007 peuvent avoir un impact significatif sur la façon dont les données sont gérées lorsque les utilisateurs recourent à l’analyse des données. Avant d’utiliser l’analyse de données, prenez en compte les éléments suivants :

• Votre organisation a-t-elle défini des champs personnalisés de projet d’entreprise et des champs personnalisés de ressource d’entreprise ?

• Avez-vous ajouté toutes les ressources nécessaires à la liste des ressources d’entreprise ?

• Des valeurs ont-elles été affectées à l’un des champs personnalisés d’entreprise ?

• Avez-vous affecté les ressources de la liste des ressources d’entreprise aux catégories de sécurité Project Server adéquates pour autoriser l’accès aux affichages d’analyse de données ? (Si vous importez des ressources ou synchronisez la liste des ressources d’entreprise avec le service d’annuaire Active Directory, toutes les ressources sont ajoutées à la catégorie de sécurité Membres de l’équipe.)

  Remarque :
  Pour plus d’informations sur la création d’un cube OLAP, sur la création d’affichages d’analyse de données ou sur l’utilisation des affichages d’analyse de données, voir Opérations pour Office Project Server 2007 .

  Remarque :
  Pour plus d’informations sur la migration d’affichages depuis Microsoft Office Project Server 2003 vers Office Project Server 2007, voir le Guide de migration pour Office Project Server 2007.

Rapports d’entreprise

La fonctionnalité de rapports d’entreprise Office Project Server 2007 utilise Microsoft SQL Server Reporting Services pour générer des rapports d’entreprise. SQL Server Reporting Services est une solution de rapports serveur complète conçue pour vous aider à créer, gérer et fournir des rapports sur papier et des rapports Web interactifs. Si vous envisagez de recourir à la création de rapports d’entreprise, vous devez entrer l’URL de Microsoft Reporting Service. Voici comment procéder :

1. Ouvrez une session sur Office Project Web Access en tant qu’administrateur.

2. Cliquez sur le lien Paramètres du serveur dans la page d’accueil de Office Project Web Access.

3. Cliquez sur le lien Paramètres serveur supplémentaires de la section Stratégies opérationnelles de la page Paramètres du serveur.

4. Tapez l’URL par défaut de Microsoft Reporting Service dans la zone de la section URL de Microsoft Reporting Service de la page Paramètres serveur supplémentaires.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Dans une installation par défaut d’Office Project Server 2007, une seule instance SQL Server Reporting Services est accessible. Il est possible d’accéder aux autres instances en créant un nouveau composant WebPart. Si vous envisagez d’utiliser de manière intensive les rapports d’entreprise, il est recommandé de copier la base de données de rapports Project Server sur un serveur distinct.

Remarque :
Pour plus d’informations sur la création d’un nouveau composant WebPart pour accéder à d’autres instances de SQL Server Reporting Services, voir Opérations pour Office Project Server 2007.