Entrer du travail et enregistrer celui-ci dans Project Web Access
Mis à jour: février 2009
Dernière rubrique modifiée : 2009-01-29
Les organisations possèdent leur propre ensemble de conditions et de processus pour le suivi temporel dans la page Mes tâches, dans les feuilles de temps et dans le Complément Microsoft Office Project 2007 pour Outlook.
Les membres d'équipe peuvent entrer le temps après la configuration du complément pour Outlook et l'importation des affectations. Les affectations sont accessibles dans les Tâches ou le Calendrier d'Outlook.
Après ouverture de l'affectation, une description détaillée de la planification peut être affichée avec les champs suivants :
Nom de la tâche
Nom du projet
Hiérarchie de tâches
La description de la section Détails des tâches est standard lorsque les affectations importées sont ouvertes dans Outlook. Toutefois, les paramètres Gestion du temps et des tâches de Project Web Access (PWA) déterminent la façon dont les affectations sont affichées dans Outlook, dont le travail est entré et enregistré dans PWA. Ces paramètres affectent plus précisément les options suivantes :
Gestion de tâches
Feuille de temps
Heures de travail effectuées par jour
Gestion de tâches
Gestion de tâches est équivalent à la page Mes tâches de Project Web Access où les utilisateurs entrent l'avancement de leur affectation. La tâche est éventuellement soumise au responsable de projet pour une Mise à jour de la tâche, qui est répercutée dans le plan du projet.
Si les utilisateurs sélectionnent la Méthode de suivi dans le complément pour Outlook Pourcentage de travail achevé ou Travail réel effectué et travail restant, les onglets Gestion de tâches et Feuille de temps peuvent être affichés.
Méthode Pourcentage de travail achevé
Les champs qui constituent cette méthode de suivi sont Santé de la tâche, Pourcentage de travail achevé, Travail restant, Travail total et Travail réel. Les utilisateurs entrent le pourcentage de travail achevé.
Sur une tâche de cinq jours (Travail total = 5 jours), si la moitié de l'affectation est effectuée et que 50 % de l'affectation est saisi, le Travail restant est automatiquement recalculé, soit 2,5 jours.
Méthode Travail réel effectué et travail restant
Les champs qui constituent cette méthode de suivi sont Santé de la tâche, Travail réel, Travail restant, Travail total et Pourcentage de travail achevé. Le volume de travail pour l'affectation est entré dans le champ Travail réel. Le travail restant est recalculé et n'est pas modifiable.
Sur une tâche de 2 jours (Travail total = 2 jours), si 1 jour de travail est effectué et entré dans le champ Travail réel, le Travail restant est automatiquement recalculé, soit 1 jour, et le Pourcentage de travail achevé est 50 %.
Heures de travail effectuées par période
Heures de travail effectuées par jour est la troisième option dans le complément pour Outlook pour le suivi de l'avancement des affectations de tâche et de l'utilisation du temps hors projet. Les utilisateurs peuvent sélectionner cette méthode de suivi et les options Affichage dans Outlook qu'ils souhaitent dans les Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps pour combiner les fonctions Gestion de tâches et Feuille de temps en une seule option dans le complément pour Outlook.
Les champs qui constituent cette méthode de suivi sont Santé, Pourcentage de travail achevé, Travail restant et Travail total. Les utilisateurs entrent le volume de travail en heures dans la période appropriée. Les autres champs peuvent être modifiés.
Les options suivantes sont également disponibles lorsque l'option Heures de travail effectuées par jour est utilisée :
Copier à partir de planifiée \endash Si le travail est achevé selon les prévisions du plan de projet, les utilisateurs peuvent sélectionner cette option pour remplir les dates. Cela entraîne moins de saisie manuelle pour les utilisateurs.
Enregistrer dans PWA \endash Les utilisateurs peuvent valider l'heure saisie pour Project Web Access de l'une des manières suivantes :
Une mise à jour en bloc est effectuée après que l'avancement est saisi, enregistré et fermé dans Outlook. Les utilisateurs peuvent cliquer sur Mettre à jour dans Project Web Access dans la barre d'outils Outlook pour effectuer une mise à jour en bloc. Les affectations qui comprennent des modifications non validées dans Project Web Access sont mises à jour dans la barre d'outils Outlook.
Les utilisateurs peuvent cliquer sur Enregistrer dans PWA pour saisir le temps sur une affectation particulière.
Soumettre au responsable du projet \endash Lorsqu'une mise à jour de tâche est enregistrée, l'utilisateur peut spécifier que l'opération soit automatiquement soumise au responsable de projet. Pour cela, l'utilisateur choisit l'option Soumettre au responsable du projet. Cette option est activée par défaut. Si elle est désactivée, le membre d'équipe doit soumettre une mise à jour au responsable de projet en utilisant la page Mes tâches.
Cette boîte de dialogue contient également les options suivantes :
Options : ouvre la page Options d'Outlook.
Atteindre l'espace de travail du projet : ouvre le site WSS d'espace de travail du projet pour permettre aux utilisateurs de lier des documents, des problèmes et des risques.
Atteindre la feuille de temps Web.
Atteindre mon travail : l'affectation est accessible pour révision dans PWA avant que l'utilisateur entre la progression ou après que l'utilisateur s'engage dans une tâche. L'utilisateur clique sur Atteindre mon travail pour accéder à l'affectation. Une fenêtre Internet Explorer se connecte à l'URL Project Server qui est spécifiée dans les propriétés du complément pour Outlook PWA.
Aide : l'aide d'Outlook.
Feuille de temps
La nouvelle fonctionnalité Feuille de temps de PWA permet aux utilisateurs de suivre leur travail sur une période. La même fonctionnalité est disponible avec le complément pour Outlook pour enregistrer les heures de travail hors projet sur les affectations. Les utilisateurs entrent le travail en heures sous l'onglet Feuille de temps du complément pour Outlook. En fonction des critères Affichage dans Outlook dans Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps PWA, une organisation peut spécifier la façon dont les utilisateurs entrent le temps, de l'une des manières suivantes :
Heures réelles et prévues
Heures réelles, supplémentaires et prévues
Heures facturables, non facturables, supplémentaireset planifiées. C'est l'option par défaut.
Les heures entrées dans Outlook pour les affectations de tâches, les Activités hors projet (chômées ou travaillées) et les Nouvelles lignes dans la feuille de temps PWA représentent l'utilisation totale du temps pour la période donnée. Les Nouvelles lignes ne peuvent pas être créées dans le complément pour Outlook.
Feuille de temps et gestion de tâches
Le temps entré dansGestion de tâches représente le travail en heures sur les affectations de tâches. Les heures entrées dans la feuille de temps peuvent inclure des Activités hors projet qui participent à l'utilisation globale de la ressource pendant une période donnée. Une organisation peut également envisager d'autres options pour aider les membres d'équipe à mettre à jour la feuille de temps PWA.
Heure d’entrée par feuille de temps uniquement
Les heures qui sont entrées sur une affectation de tâche dans Gestion de tâches et l'affectation de tâche identique qui est ajoutée à la feuille de temps peuvent différer. Par exemple, lors d'une affectation, un membre d'équipe peut entrer huit heures dans la feuille de temps et six heures dans Gestion de tâches. Les huit heures incluent six heures pour effectuer le travail et deux heures de préparation du travail, d'organisation et de réflexion.
L'option Heure d’entrée par feuille de temps uniquement dans Paramètres et affichage de tâches garantit qu'un utilisateur déclare toujours les mêmes horaires sur la feuille de temps au fur et à mesure de l'avancement des tâches. Les utilisateurs synchronisent pour mettre à jour les tâches lorsque cette option est activée.
Importer une feuille de temps dans PWA
Les heures entrées dans la feuille de temps pour les affectations de tâche Outlook ne mettent pas automatiquement à jour le plan de projet. Après qu'un utilisateur enregistre ou met à jour les modifications apportées à une affectation de tâche dans la feuille de temps PWA à partir d'Outlook, la feuille de temps doit être importée dans la page Mes tâches et soumise au responsable de projet pour une mise à jour de la tâche.
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