Configuration de l’approbation des feuilles de temps
Mis à jour: décembre 2009
Dernière rubrique modifiée : 2009-12-03
Les responsables de projets et les responsables de ressources peuvent être désignés comme responsables de la feuille de temps. Une personne dédiée peut également remplir intégralement ce rôle. Une instance Project Server peut être associée à plusieurs responsables de feuille de temps, organisés en niveaux hiérarchiques, ou à un seul niveau hiérarchique. La décision à prendre dépend des critères définis par l’organisation.
Prenons l’exemple d’un service informatique composé de deux divisions : Administration informatique et Programmation informatique. Chaque division possède différents domaines de compétences et de responsabilités. Le responsable du service est la directrice, Eva Corets. Peter J. Krebbs est responsable de l’administration et Brad Sutton est quant à lui chargé de la programmation et du développement. Peter et Brad sont sous la responsabilité de Brian. Les équipes regroupent une trentaine de personnes remplissant différents rôles et différentes fonctions. Peter et Brad sont désignés comme responsables des feuilles de temps de chaque équipe. Eva approuve les feuilles de temps envoyées par Peter et Brad. Les approbations sont pour la plupart effectuées par Peter et Brad, qui s’appuient sur les recommandations définies par l’organisation.
Une fois que les activités hors projet et le processus d’approbation des feuilles de temps ont été planifiés, les autorisations de sécurité sont définies pour les utilisateurs désignés comme responsables de feuille de temps. La désignation Responsable de la feuille de temps est affectée à ces utilisateurs.
Responsable de la feuille de temps
Le responsable de la feuille de temps est désigné dans la Liste des ressources d’entreprise, le Centre de ressources ou la page Gérer les utilisateurs. La Liste des ressources d’entreprises et le Centre de ressources sont des options permettant aux utilisateurs d’afficher une liste de tous les utilisateurs de Project Web Access (PWA).
La page Gérer les utilisateurs affiche les comptes qui se connectent à Project Web Access. À partir de cette page, l’administrateur peut également modifier en bloc les ressources et ainsi saisir plus facilement les informations. Le responsable de la feuille de temps est désigné dans la section Attributs d’affectation des propriétés utilisateur de chaque ressource.
Le responsable de la feuille de temps peut également être désigné en cliquant sur Parcourir et en sélectionnant le responsable dans une liste regroupant tous les utilisateurs de Project Web Access qui disposent de l’autorisation globale Accepter les feuilles de temps. Une fois que le responsable de la feuille de temps d’un utilisateur a été configuré dans les Attributs d’affectation, une liste des responsables de la feuille de temps de chaque ressource s’affiche dans le Centre de ressources ou la Liste des ressources d’entreprise.
Si le compte d’un utilisateur est indiqué comme responsable de la feuille de temps, les catégories d’activités hors projet nécessitant une approbation, ainsi que la feuille de temps dans son ensemble, sont automatiquement approuvées. L’état Approuvée apparaît alors dans la liste des feuilles de temps de l’utilisateur et la section Commentaires sur la transaction porte la mention Approbation automatique générée par le système.
Le champ Responsable de la feuille de temps peut rester vide, mais dans ce cas, le responsable de la feuille de temps doit être indiqué chaque fois qu’une feuille de temps est envoyée.
Les feuilles de temps nécessitent un approbateur si l’option Itinéraire d’approbation fixe est activée sous Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps. La feuille de temps est envoyée automatiquement au responsable désigné de la feuille de temps en vue d’une approbation lorsque l’utilisateur clique sur Enregistrer et soumettre et sur OK dans la boîte de dialogue Commentaires.
Autorisations globales
Les utilisateurs qui disposent d’autorisations d’administrateur pour PWA disposent automatiquement d’autorisations permettant de vérifier et d’approuver les feuilles de temps. Les utilisateurs chargés de vérifier et d’approuver les feuilles de temps doivent disposer au minimum de l’autorisation globale Approuver les feuilles de temps
Avant de configurer les autorisations permettant d’approuver les demandes d’activités hors projet des responsables de la feuille de temps, il convient de vérifier que les autorisations suivantes sont correctement définies pour le traitement des demandes relatives aux feuilles de temps :
Affichage Approbation des feuilles de temps
Accepter les feuilles de temps
Approuver les feuilles de temps
Afficher la feuille de temps de substitution
Itinéraire d’approbation fixe
L’option Itinéraire d’approbation fixe est présente dans les Paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps. Lorsque cette option est activée, le membre de l’équipe n’est pas autorisé à modifier l’approbateur suivant lorsque la feuille de temps est envoyée pour la première fois.
Plusieurs approbateurs
Dès lors que les responsables de la feuille de temps ont été désignés, il est possible de créer une hiérarchie dans le processus d’approbation. Un membre de l’équipe peut envoyer la feuille de temps à son responsable de feuille de temps. Le responsable de feuille de temps de premier niveau peut solliciter l’approbation de son responsable de feuille de temps, et ainsi de suite, jusqu’à ce que l’approbateur final intervienne et que la feuille de temps passe à l’état Approuvée.
Si le responsable de la feuille de temps d’un utilisateur n’est pas disponible ou que la feuille de temps nécessite l’approbation d’un responsable qui se trouve deux niveaux au-dessus dans la hiérarchie, la feuille de temps peut être envoyée à un autre approbateur en vue d’une vérification. À chaque niveau, une option permet de définir l’Approbateur suivant . Une liste contenant les responsables de la feuille de temps qui disposent des autorisations permettant de vérifier, d’approuver et d’accepter les feuilles de temps s’affiche lorsque l’utilisateur clique sur Parcourir pour sélectionner l’approbateur suivant. Les utilisateurs peuvent ainsi choisir un approbateur provisoire ou contourner l’approbateur par défaut (en fonction des règles définies par l’organisation).
Le membre de l’équipe ne peut pas définir l’Approbateur suivant lorsque l’option Itinéraire d’approbation fixe est activée. Les responsables suivants de la feuille de temps dans la hiérarchie peuvent quant à eux définir l’Approbateur suivant. L’organisation doit prendre en compte cette situation lorsqu’elle décide d’activer ou non l’option Itinéraire d’approbation fixe.
État de la feuille de temps
En prenant en compte les différents approbateurs éventuellement définis, le champ État de la feuille de temps indique dans quelle phase du processus d’approbation se trouve la feuille de temps.
Les utilisateurs peuvent afficher dans leur liste de feuilles de temps toutes les feuilles dont le statut est En cours, Refusée, Soumise, Acceptable ou Approuvée. Dans la page Approbations/Feuille de temps, les responsables de la feuille de temps peuvent connaître l’état des feuilles dont l’état est Refusée, Soumise, Approuvée, Acceptable ou Erreur.
Les définitions d’état suivantes sont disponibles :
En cours. La feuille de temps a été créée par le membre de l’équipe. Les données peuvent être enregistrées. Aucune donnée n’est envoyée.
Rejetée. La feuille de temps a été rejetée par un responsable de la feuille de temps.
Soumise. La feuille de temps a été envoyée au responsable de la feuille de temps de premier niveau en vue d’une vérification.
Acceptable. La feuille de temps a été acceptée par un responsable de la feuille de temps et envoyée à l’approbateur suivant.
Approuvée. La feuille de temps a été approuvée par un responsable de la feuille de temps, quel que soit son niveau.
Erreur. Une erreur s’est produite lors du traitement de la feuille de temps.
Les états Soumise et Acceptable indiquent que la feuille de temps est toujours dans un état transitoire. L’état Approuvée indique en revanche que le processus d’approbation est entièrement terminé.
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