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Analyser l’utilisation des documents

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Mise à jour : 2009-02-26

Après avoir identifié les personnes qui participent au contenu, collectez des informations auprès de ces dernières pour analyser la façon dont les documents sont utilisés dans votre entreprise. C’est une partie importante du processus de planification, car l’analyse vous permet de déterminer :

  • La façon dont les bibliothèques de documents sont structurées.

  • Les modèles de sites à utiliser.

  • Le nombre de sites nécessaires.

  • Les stratégies de gestion des informations à appliquer aux sites.

  • La topologie de serveurs physiques dont vous aurez besoin pour implémenter votre solution.

Les informations à collecter sont les suivantes :

  • Les types de documents (par exemple, note de recherche sur les capitaux propres, évaluation des performances de l’employé, mémos internes ou fiches produit).

  • L’objectif de chaque type de document (par exemple, « fournit aux clients des recommandations sur les capitaux propres, accompagnées des données de prise en charge »).

  • L’auteur de chaque type de document (indiqué sous forme de rôles et non de personnes, par exemple, Analyste financier, Spécialiste des ressources humaines ou Responsable produit).

  • Le format du document. Si le format du document est transformé d’un format à un autre, enregistrez cette information.

  • Les utilisateurs de chaque type de document, par exemple « clients » ou « membres de l’équipe ».

  • D’autres rôles qui concernent le cycle de vie du document, tels que « relecteur technique » ou « réviseur ».

  • L’emplacement du document, comme « ordinateur client », « serveur Web » ou « serveur de fichiers ». Notez que cette question peut avoir plusieurs réponses, par exemple, lorsqu’un document est créé sur un ordinateur client, puis publié sur un serveur Web.

  • La façon dont les lecteurs affichent le document, par exemple, à partir d’une page Web ou d’un partage de fichiers.

Action de feuille

La feuille d’analyse de l’utilisation des documents (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73284&clcid=0x40C) (en anglais) permet d’enregistrer l’analyse de l’utilisation de vos documents. Voici des exemples d’informations qui peuvent être collectées et enregistrées dans la feuille à partir de deux départements différents dans une même entreprise.
Type Objectif Auteur Utilisateur Format Autres rôles Emplacements

Note de recherche sur les capitaux propres

Offre aux clients qui disposent d’actions des conseils financiers pour l’achat ou la vente d’une ou de plusieurs actions.

Analyste financier

Client

DOCX (pour la création) ; PDF (pour la publication)

Relecteur (technique) ; relecteur (juridique) ; approbateur ; réviseur ; gestionnaire d’enregistrements ; administrateur du site

  • Création de site

  • Test de site

  • Internet

  • Référentiel des enregistrements

Analyse    Les formats séparés de création et de publication nécessitent une conversion. Une grande quantité de relecteurs requiert un ou plusieurs flux de travail (processus métiers implémentés sur le serveur). Les quatre sites (création, test, Internet et référentiel des enregistrements) nécessitent des mécanismes permettant de déplacer le contenu d’un site vers un autre. La nécessité d’archiver le contenu dans un référentiel des enregistrements de l’entreprise et les implications liées à la réglementation de la publication de conseils en matière d’actions nécessitent la mise en œuvre de stratégies d’entreprise et de méthodes conseillées telles que l’audit et la rétention de contenu.

Type Objectif Auteur Utilisateur Format Autres rôles Emplacements

Évaluation des performances de l’employé

Évalue les performances d’un employé — contient également une auto-évaluation et l’évaluation par le responsable.

Travailleur de l’information ; responsable

Responsables ; spécialistes des ressources humaines

.DOC

Relecteur (ressources humaines) ; relecteur (juridique) ; approbateur (responsable de niveau supérieur) ; gestionnaire des enregistrements

  • Ordinateur client

  • Serveur de messagerie (en tant que pièce jointe)

  • Serveur Web d’entreprise

  • Référentiel des enregistrements de l’entreprise

Analyse    Deux auteurs et plusieurs relecteurs nécessitent un ou plusieurs flux de travail. Le document se déplace d’un ordinateur de bureau vers un autre sous forme de pièce jointe, se trouve sur un serveur Web d’entreprise (vraisemblablement hautement verrouillé), puis est archivé dans un référentiel des enregistrements. La nature sensible de ce contenu requiert l’application de la Gestion des droits relatifs à l’information sur les ordinateurs de bureau et les serveurs, en plus des stratégies d’entreprise et des méthodes conseillées (telles que l’audit) pour protéger la confidentialité de l’employé et la situation légale de l’entreprise.

Feuille

Utilisez la feuille suivante pour enregistrer les informations décrites dans cet article :

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