Ajouter une stratégie de gestion des informations à un type de contenu

Mise à jour : 2008-02-22

Ajoutez une stratégie de gestion des informations à un type de contenu lorsque votre bibliothèque de documents est configurée pour contenir plusieurs types de contenu.

Remarque :

Vous ne pouvez pas spécifier une stratégie de gestion des informations pour un type de contenu principal. Les types de contenus principaux sont installés lors de la création d’une collection de sites. Vous devez créer un type de contenu dérivé d’un type de contenu principal et appliquer une stratégie de gestion des informations au type de contenu dérivé. Pour plus d’informations sur les types de contenu, voir Planifier les types de contenu (Office SharePoint Server).

Important :
Pour effectuer cette procédure, il faut au minimum appartenir au groupe Propriétaires pour le site du centre des enregistrements.

Pour ajouter une stratégie de gestion des informations à un type de contenu

Utilisez la procédure suivante pour ajouter une stratégie de gestion des informations à un type de contenu.

Ajouter une stratégie de gestion des informations à un type de contenu

1. Dans le site, dans le menu Actions du site, cliquez sur Paramètres du site.

2. Dans la page Paramètres du site, dans la liste Galeries, cliquez sur Types de contenu de site.

3. Dans la page Galerie des types de contenu de site, cliquez sur le type de contenu auquel vous souhaitez ajouter une stratégie de gestion des informations.

4. Dans la page Type de contenu de site, cliquez sur Paramètres de la stratégie de gestion des informations.

5. Cliquez sur Définir la stratégie, puis sur OK.

6. Dans la page Modifier la stratégie, tapez une description pour la stratégie, puis rédigez une brève déclaration de stratégie qui explique son objectif aux utilisateurs. La déclaration de stratégie peut comporter jusqu’à 512 caractères.

   Remarque :
   Lorsqu’un document auquel une stratégie est appliquée est ouvert dans une application cliente Microsoft Office System 2007, la déclaration de stratégie associée à cette stratégie s’affiche dans l’application cliente.

7. Pour ajouter une fonctionnalité de stratégie à la stratégie de gestion des informations, sélectionnez une ou plusieurs des options suivantes :

   • Étiquettes

   • Audit

   • Expiration

   • Codes-barres

   Remarque :
   Les procédures complètes permettant d’ajouter chacune des fonctionnalités de stratégie ci-dessus sont décrites dans les sections suivantes.

Ajouter une fonctionnalité de stratégie Étiquette à une stratégie de gestion des informations

1. Dans la page Modifier la stratégie, dans la section Étiquettes, activez la case à cocher Activer Étiquettes.

2. Pour demander aux utilisateurs d’insérer une étiquette avant d’enregistrer ou d’imprimer un document, sélectionnez Inviter les utilisateurs à insérer une étiquette avant l’enregistrement ou l’impression.

3. Pour empêcher que les étiquettes soient modifiées une fois ajoutées, sélectionnez Empêcher la modification d’étiquettes après les avoir ajoutées.

4. Dans la zone Format d’étiquette, tapez le texte qui doit apparaître sur l’étiquette. Vous pouvez utiliser n’importe quelle combinaison de propriétés de document ou de texte fixe, à l’exception des propriétés calculées ou intégrées comme la propriété CreatedBy ou un identificateur global unique (GUID). Pour démarrer une nouvelle ligne, utilisez la séquence de caractères \n.

5. Sous Apparence, sélectionnez une police, une taille de police, un style de police et une justification.

6. Sous Taille de l’étiquette, tapez une hauteur d’étiquette en pouces dans la zone Hauteur et une largeur d’étiquette en pouces dans la zone Largeur.

7. Sous Aperçu, cliquez sur Actualiser pour afficher les modifications apportées.

8. Cliquez sur OK.

Ajouter une fonctionnalité de stratégie Audit à une stratégie de gestion des informations

1. Dans la page Modifier la stratégie, dans la section Audit, activez la case à cocher Activer Audit, puis activez les cases à cocher en regard des événements pour lesquels vous souhaitez conserver une trace d’audit.

2. Cliquez sur OK.

   Remarque :
   Pour consulter les journaux d’audit, dans la page Paramètres de la collection de sites, cliquez sur Rapports du journal d’audit, puis sélectionnez le rapport à afficher.

Ajouter une fonctionnalité de stratégie Expiration à une stratégie de gestion des informations

1. Dans la page Modifier la stratégie, activez la case à cocher Activer Expiration.

2. Sélectionnez l’une des options de période de rétention suivantes pour spécifier le moment auquel les documents expirent :

   • Pour définir la date d’expiration sur la base d’une propriété de date, sélectionnez Période basée sur les propriétés de l’élément, puis sélectionnez l’action et la période (jours, mois ou années). Tapez une valeur dans la zone entre les listes pour spécifier la période.

   • Pour déterminer l’expiration à l’aide d’un flux de travail, sélectionnez Définir par programme (par exemple, par un flux de travail).

3. Pour définir l’action qui doit se produire lorsque le document expire, effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Pour sélectionner une action prédéfinie, telle que Supprimer, sélectionnez l’option Effectuer cette action, puis sélectionnez une action dans la liste.

   • Pour démarrer un flux de travail d’expiration, sélectionnez l’option Démarrer le flux de travail , puis sélectionnez le nom du flux de travail.

4. Cliquez sur OK.

Ajouter une fonctionnalité de stratégie Codes-barres à une stratégie de gestion des informations

1. Dans la page Modifier la stratégie, dans la section Codes-barres, activez la case à cocher Activer Codes-barres.

2. Pour les enregistrements numériques, ne sélectionnez pas Inviter les utilisateurs à insérer un code-barres avant l’enregistrement ou l’impression. L’insertion d’un code-barres peut modifier l’enregistrement.

3. Cliquez sur OK.

Voir aussi

Concepts

Créer des types de contenu pour les enregistrements
Créer un nouveau type de contenu pour les enregistrements
Créer une colonne de site pour les enregistrements
Ajouter une colonne à un type de contenu pour les enregistrements
Ajouter un flux de travail à un type de contenu pour les enregistrements
Planifier des stratégies de gestion des informations