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Planifier la rétention des enregistrements de messages électroniques

  • Article

Mise à jour : 2009-02-26

Dans cet article :

  • Utilisation d’un site du centre des enregistrements pour la rétention des messages électroniques

  • Utilisation d’Exchange Server 2007 avec Office SharePoint Server pour gérer des enregistrements de messages électroniques

  • Gestion des enregistrements de messages électroniques sans Exchange Server 2007

  • Planification de la rétention des enregistrements de messages électroniques

  • Feuilles de calcul

Les messages électroniques stockés dans des serveurs de messagerie peuvent être des enregistrements. Étant donné que les travailleurs de l’information utilisent de plus en plus d’applications clientes de messagerie pour échanger des informations professionnelles, les agents de conformité dans l’entreprise et les responsables des enregistrements doivent inclure les messages électroniques dans leur planification de gestion des enregistrements :

  • Prise en compte des messages électroniques dans les plans de fichiers.

  • Fourniture d’une solution de conservation des enregistrements de messages électroniques, d’archivage à des fins de découverte légale et de suppression.

  • Fourniture aux travailleurs de l’information d’une solution de classement des messages électroniques sous forme d’enregistrements.

  • Fourniture aux travailleurs de l’information d’une solution de transfert des messages électroniques dans des centres d’enregistrements.

Cet article décrit les tâches de planification liées à la conservation des messages à l’aide de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Outre Office SharePoint Server 2007,Microsoft Exchange 2007 inclut des fonctionnalités qui prennent en charge les objectifs des responsables d’enregistrements et agents de conformité de l’entreprise. Étant donné que les fonctionnalités d’Exchange 2007 qui prennent en charge la gestion des enregistrements ont été conçues pour facilement s’intégrer avec les fonctionnalités de gestion des enregistrements d’Office SharePoint Server 2007, vous pouvez utiliser les deux produits de façon transparente pour gérer le classement de messages, leur conservation et leur expiration. Par conséquent, cette rubrique est consacrée à la planification de gestion des enregistrements de messages électroniques en utilisant Office SharePoint Server 2007 avec Exchange 2007. En utilisant une solution personnalisée basée sur les modèles objet Windows SharePoint Services 3.0 et Office SharePoint Server 2007, les solutions de gestion des enregistrements de messages électroniques qui ne nécessitent pas Exchange 2007 peuvent être implémentées en se basant sur Office SharePoint Server 2007. La section Gestion des enregistrements de messages électroniques sans Exchange Server 2007 décrit la planification de la rétention des enregistrements de messages électroniques lorsque Exchange 2007 n’est pas en cours d’utilisation.

Pour une vue d’ensemble des possibilités de gestion d’enregistrements d’Office SharePoint Server 2007, voir Planifier la gestion des enregistrements. Pour plus d’informations sur la planification, le déploiement et l’utilisation d’un système de messagerie basé sur Exchange 2007, voir la bibliothèque technique Microsoft Exchange Server 2007 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=83249&clcid=0x40C) .

Utilisation d’un site du centre des enregistrements pour la conservation des messages électroniques

Tel que décrit dans l’article Concevoir le site Centre des enregistrements (Office SharePoint Server), les concepteurs de sites et les gestionnaires d’enregistrements planifient et implémentent un site du centre des enregistrements dans Microsoft Office SharePoint Server 2007. Les fonctions suivantes du site du centre des enregistrements, qui sont les principales fonctions utilisées pour gérer des enregistrements, s’utilisent pour conserver les enregistrements de messages électroniques de la même manière que pour conserver d’autres types d’enregistrements :

  • Bibliothèques de documents    Vous créez des bibliothèques de documents dans le site du centre des enregistrements pour stocker des enregistrements. Vous pouvez créer de nouvelles bibliothèques pour conserver des enregistrements de messages électroniques ou vous pouvez stocker les enregistrements de messages électroniques dans des bibliothèques existantes. Par exemple, si votre site du centre des enregistrements comporte une bibliothèque de documents « Contrats », vous pouvez stocker les messages électroniques relatifs aux contrats dans cette bibliothèque avec d’autres types de documents liés aux contrats.

  • Métadonnées    Vous définissez et créez des métadonnées de messages électroniques de la même façon que vous créez d’autres types de métadonnées dans le site du centre des enregistrements. Les enregistrements de messages électroniques incluent généralement des champs de messages électroniques courants tels que À, De et Objet. Ces champs sont automatiquement envoyés au Centre des enregistrements avec les enregistrements de messages électroniques envoyés par Office Outlook 2007 et Exchange 2007. Pour plus d’informations, voir Utilisation d’Exchange Server 2007 avec Office SharePoint Server pour gérer des enregistrements de messages électroniques plus loin dans cet article.

    Pour stocker les métadonnées pour les enregistrements de messages électroniques, vous devez d’abord (comme avec tout type de métadonnées d’enregistrement) définir les colonnes de métadonnées dans une bibliothèque de documents ou dans le type de contenu assigné à la bibliothèque de documents. Pour plus d’informations sur la planification des métadonnées pour la gestion des enregistrements, voir la section, « Planification des métadonnées » dans l’article Concevoir le site Centre des enregistrements (Office SharePoint Server).

  • Routage des enregistrements   Lorsqu’un message électronique est envoyé au site du centre des enregistrements, l’enregistrement est routé à la bibliothèque de documents appropriée en fonction du type de contenu associé au message. Les informations du type de contenu du message électronique sont automatiquement envoyées avec les enregistrements de messages électroniques envoyés à partir d’Office Outlook 2007 et d’Exchange 2007 à l’aide de la fonction d’étiquette d’Exchange 2007. Pour plus d’informations, voir la section Utilisation d’Exchange Server 2007 avec Office SharePoint Server pour gérer les enregistrements de messages électroniques plus loin dans cet article. Pour des solutions personnalisées d’enregistrements de messages électroniques qui n’utilisent pas Exchange 2007, le type de contenu doit être déterminé par la solution personnalisée et envoyé par programme au site du centre des enregistrements. Pour plus d’informations, voir Office SharePoint Server 2007Kit de développement de logiciels (https://msdn2.microsoft.com/fr-fr/library/ms550992.aspx?amp;clcid=0x40c) .

  • Stratégies   À l’instar d’autres types d’enregistrements, les enregistrements de messages électroniques nécessitent des stratégies d’audit et d’expiration. Une fois qu’un enregistrement de message a été envoyé à un site du centre des enregistrements et routé vers une bibliothèque de documents, l’ensemble de stratégies de gestion des informations configuré dans cette bibliothèque de documents est appliqué aux enregistrements de messages stockés dans cette bibliothèque. Pour plus d’informations sur la planification des stratégies pour la gestion des enregistrements, voir « Planification de stratégies » dans Concevoir le site Centre des enregistrements (Office SharePoint Server).

  • **Mise en garde   **Le site du centre des enregistrements d’Office SharePoint Server 2007 inclut une fonction de mise en garde. Dans la gestion des enregistrements, une mise en garde est une action suspendant la suppression de documents afin qu’il reste protégé dans le centre des enregistrements jusqu’à ce que la mise en garde soit levée. Cette fonction permet aux gestionnaires d’enregistrements de créer des mises en garde nommées qui protègent des enregistrements spécifiés contre toute expiration ou destruction. Vous pouvez mettre en garde un ou plusieurs enregistrements de messages de la même manière que vous mettez en garde d’autres enregistrements.

Utilisation d’Exchange Server 2007 avec Office SharePoint Server pour gérer des enregistrements de messages électroniques

Exchange 2007 inclut des fonctionnalités qui facilitent la gestion des enregistrements de messages électroniques et qui peuvent être facilement intégrées dans une solution de gestion des enregistrements basée sur Office SharePoint Server 2007. Ces fonctionnalités permettent de s’assurer que :

  • Les travailleurs de l’information peuvent correctement classer leurs messages électroniques.

  • Une fois que les messages électroniques sont classés, ils restent actifs pendant une durée définie par un administrateur d’Exchange 2007.

  • Les messages électroniques qui doivent être conservés au-delà de leurs périodes de rétention actives sont envoyés à un site du centre des enregistrements pour une conservation à long terme.

Les fonctions de gestion des enregistrements d’Exchange 2007 comprennent :

  • Des dossiers managés   Ce sont des dossiers qui sont configurés par un administrateur d’ Exchange 2007 de façon que les stratégies de gestion des informations soient appliquées aux messages stockés dans les dossiers. Un type courant de stratégie appliqué à un dossier managé est une stratégie d’expiration, qui spécifie la durée de conservation d’un message dans un dossier avant qu’il ne soit supprimé ou transféré dans un autre dossier pour révision. Lors d’une utilisation dans une application cliente de messagerie électronique telle qu’Office Outlook 2007, les dossiers managés ont les mêmes fonctions que les autres dossiers. Lorsqu’un dossier managé est sélectionné dans Office Outlook 2007, une instruction décrivant les stratégies associées au dossier s’affiche.

    Les dossiers managés sont généralement nommés pour indiquer la classification métier des messages électroniques qu’ils sont destinés à contenir. Par exemple, vous pouvez nommer un dossier managé « Recherche et développement » ou « Contrats et baux ». En fonction du nom d’un dossier managé et de l’instruction de stratégie, les travailleurs de l’information peuvent comprendre l’objet du dossier et utiliser des méthodes familières telles que le glisser-déplacer pour stocker les messages électroniques appropriés dans le dossier. Notez que lorsqu’un travailleur de l’information fait glisser un message électronique dans un dossier managé, cette action classe le message et lui applique les stratégies appropriées.

  • Journalisation    La fonctionnalité Exchange 2007Journalisation envoie une copie d’un message électronique à un emplacement de stockage cible à l’extérieur d’une boîte aux lettres. En configurant l’emplacement cible de la journalisation dans un site du centre des enregistrements, un administrateur peut implémenter la rétention d’enregistrements de messages électroniques à l’aide d’Exchange 2007 et d’Exchange 2007.Office SharePoint Server 2007

    Vous pouvez configurer un dossier managé pour qu’il soit journalisé en spécifiant un emplacement cible de journalisation (comme un site du centre des enregistrements Office SharePoint Server 2007) et une étiquette qui indique le type de message électronique que le dossier contient (tel que « développement de produits » ou « activité cruciale »). Lorsqu’un travailleur de l’information déplace un message électronique dans un dossier managé pour lequel la journalisation est activée, une copie du message, l’étiquette du message, les métadonnées et les pièces jointes sont envoyées à l’emplacement cible.

    L’étiquette associée à un dossier managé est utilisée par le site du centre des enregistrements pour router un message électronique journalisé vers sa bibliothèque de documents appropriée pour une conservation à long terme. L’étiquette doit correspondre au nom d’une série d’enregistrements dans la liste d’enregistrements de routage. L’étiquette peut également correspondre à un alias pour la série d’enregistrements. Cela est similaire au mode d’utilisation des types de contenus dans la liste de routages d’enregistrements pour déterminer la bibliothèque de documents appropriée lorsqu’un document est envoyé à un centre des enregistrements. Pour une description complète du routage des enregistrements et des séries d’enregistrements, voir la section « Planification de la table de routage des enregistrements » dans l’article Concevoir le site Centre des enregistrements (Office SharePoint Server).

  • Métadonnées   Lorsqu’un message électronique est envoyé à un site du centre des enregistrements dans la fonction de journalisation d’Exchange 2007, les valeurs de métadonnées suivantes sont envoyées avec le message :

    • À

    • De

    • Objet

    • CC

    • BCC

    Lorsqu’un enregistrement de message électronique est envoyé à une bibliothèque de documents de destination, les noms et les valeurs de chaque colonne de métadonnées qui lui est associée sont enregistrés dans un fichier XML dans un dossier « _properties » qui est créé dans la bibliothèque, et les valeurs de métadonnées sont également copiées dans des colonnes correspondantes dans la bibliothèque de destination. Vous devez vous assurer que les bibliothèques de documents conçues pour conserver des messages électroniques incluent les colonnes nécessaires pour stocker les valeurs de métadonnées qui sont envoyées avec les messages.

    Si une colonne pour le stockage des métadonnées dans une bibliothèque de documents est configurée pour exiger des informations et qu’une valeur requise est absente dans un message électronique envoyé à la bibliothèque, l’émetteur n’est pas immédiatement invité à l’envoyer. Ce comportement diffère de ce qui se produit lorsqu’un document est envoyé. Office SharePoint Server 2007 enregistre plutôt le message envoyé dans une bibliothèque de mise en garde. Après une période spécifiée, configurable par l’administrateur d’Exchange 2007, Office SharePoint Server 2007 envoie au demandeur un message électronique comportant un lien vers une page Web dans laquelle l’émetteur peut spécifier les valeurs de métadonnées manquantes pour tous les messages en attente.

Pour obtenir des informations sur la planification et la configuration des fonctions de gestion d’enregistrements d’Exchange 2007, voir Gestion des enregistrements de messagerie (https://technet.microsoft.com/fr-fr/library/bb123507.aspx?amp;clcid=0x40c).

Gestion des enregistrements de messages électroniques sans Exchange Server 2007

En utilisant une solution personnalisée basée sur les modèles objet Windows SharePoint Services 3.0 et Office SharePoint Server 2007, vous pouvez créer une solution de gestion des enregistrements pour des messages électroniques qui est basée sur Office SharePoint Server 2007 sans nécessiter Exchange 2007. Lorsque vous implémentez la conservation des enregistrements de messages de cette manière, vous devez développer des programmes dotés d’interfaces aux méthodes de gestion d’enregistrements implémentées dans le modèle objet Windows SharePoint Services 3.0, puis intégrer ces programmes dans vos processus de gestion de messages électroniques. Pour une description complète de la programmation du modèle objet Office SharePoint Server 2007, voir le Office SharePoint Server 2007Kit de développement de logiciels (SDK) (https://msdn2.microsoft.com/fr-fr/library/ms550992.aspx?amp;clcid=0x40c) .

La planification de la conservation des enregistrements de messages électroniques sans Exchange 2007 est identique à la planification de la conservation d’autres types d’enregistrements. Pour des instructions générales sur la planification de solutions de gestion d’enregistrements de messages électroniques, voir Planifier la gestion des enregistrements.

Planification de la rétention des enregistrements de messages électroniques

Cette section décrit les étapes recommandées pour la planification de la conservation des enregistrements de messages électroniques si vous utilisez à la fois Office SharePoint Server 2007 et Exchange 2007. Si vous n’utilisez pas Exchange 2007, les étapes de planification de la conservation des enregistrements de messages sont semblables aux étapes de planification d’autres types de conservations d’enregistrements. Pour plus d’informations, voir les ressources suivantes :

Les étapes suivantes décrivent la planification de la conservation d’enregistrements de messages électroniques à l’aide d’Office SharePoint Server 2007 et d’Exchange 2007. Ces étapes vous guident dans la planification d’une bibliothèque de documents séparée pour stocker le contenu de chaque dossier managé, ce qui est le moyen le plus simple de planifier des bibliothèques de documents pour la conservation d’enregistrements de messages électroniques.

  1. Dans la feuille de calcul des dossiers managés (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=84737&clcid=0x40C) (en anglais) , notez le nom de chaque dossier managé sur une ligne séparée. Puis, pour chaque dossier managé, notez les informations suivantes :

    1. Dans la colonne Nom de dossier, tapez le nom de l’étiquette à utiliser dans la journalisation des messages.

    2. Dans la colonne Étiquette, spécifiez l’étiquette qui indique le type du message électronique que le dossier contient.

    3. Dans la colonne Champs de métadonnées, répertoriez les noms des champs de métadonnées qui sont envoyés au site du centre des enregistrements.

    4. Dans la colonne Notes, fournissez d’autres remarques telles que la stratégie de rétention et autres stratégies appliquées à ce dossier managé.

  2. Assurez-vous que les enregistrements de messages électroniques font partie de votre plan de fichiers.

    1. Consultez la rubrique Développer le plan de gestion de fichiers (Office SharePoint Server).

    2. Dans la feuille de calcul des catégories d’enregistrements (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x40C) (en anglais) , ajoutez chaque type de message à la colonne Enregistrements, et fournissez une catégorie et une description pour l’enregistrement du message. Par exemple, si des rapports d’état hebdomadaires sont envoyés sous forme de messages électroniques, vous pouvez ajouter « Message électronique d’état » dans la colonne Enregistrements et les classer comme Enregistrements personnels.

  3. Pour chaque dossier managé, remplissez une feuille de calcul de bibliothèque de documents pour la conservation d’enregistrements (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x40C) (en anglais) avec les informations suivantes :

    1. Dans la première section, entrez le type d’enregistrement (par exemple, « Message électronique d’état hebdomadaire »), la catégorie d’enregistrements (par exemple, « Enregistrements personnels »), et le nom de la bibliothèque de documents qui conservera les enregistrements de ce type.

    2. Dans la section « Plan metadata », de la colonne « Column name », entrez sur des lignes séparées le nom de chaque champ de métadonnées qui sera envoyé pour conservation avec les messages qui seront stockés dans cette bibliothèque. Dans le champ Type, indiquez que les métadonnées sont des « métadonnées d’enregistrements ». Indiquez si les métadonnées sont obligatoires. Si le champ de métadonnées est nouveau, notez-le sur la feuille de calcul. Notez qu’un nouveau champ de métadonnées nécessite l’ajout d’une colonne dans la galerie des colonnes de sites. Pour plus d’informations, voir Planifier les types de contenu (Office SharePoint Server).

    3. Dans la section « Plan policy », entrez les fonctions de stratégie à associer à cette bibliothèque de documents (par exemple, audit et expiration). Généralement, les paramètres de stratégie sont associés à une catégorie d’enregistrements, telle que spécifiée dans la feuille de calcul des catégories d’enregistrements (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x40C) (en anglais) .

      Les détails de la configuration des stratégies sortent du cadre de cet article. Pour obtenir des conseils sur la configuration de stratégies de gestion des informations et leur utilisation dans un site du centre des enregistrements, voir Planifier des stratégies de gestion des informations et Concevoir le site Centre des enregistrements (Office SharePoint Server).

    4. Entrez des informations de routage d’enregistrements pour chaque dossier managé. Dans la feuille de calcul de la table de routage des enregistrements (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0x40C) (en anglais) , sur une nouvelle ligne, entrez le titre de la série d’enregistrements. Cela doit correspondre au nom de l’étiquette utilisée pour journaliser les messages électroniques dans cette série d’enregistrements. Entrez une description pour cette série d’enregistrements, telle que « Messages de rapport d’état de messages électroniques ». Entrez le nom de la bibliothèque de documents qui stockera les enregistrements de messages électroniques. Ce nom doit correspondre à celui d’une bibliothèque de documents enregistrée dans une feuille de calcul de bibliothèque de documents pour la conservation d’enregistrements (en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x40C) (en anglais) . Si d’autres dossiers managés sont routés vers la même bibliothèque de documents, entrez leurs étiquettes dans la colonne « Aliases ».

Feuilles de calcul

Utilisez les feuilles de calcul suivantes pour enregistrer vos décisions de planification sur la conservation des enregistrements de messages électroniques.

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Cette rubrique est incluse dans le livre à télécharger suivant pour une lecture et une impression plus faciles :

Vous trouverez la liste complète des livres disponibles sur Livres à télécharger pour Office SharePoint Server 2007.

Voir aussi

Concepts

Planifier la gestion des enregistrements

Autres ressources

Bibliothèque technique Microsoft Exchange Server 2007