Planification de bibliothèque de documents (SharePoint Server 2010)
S’applique à : SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010
Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30
Cet article explique comment planifier les bibliothèques de documents et les intégrer à votre solution de gestion de documents Microsoft SharePoint Server 2010.
Les bibliothèques de documents sont des collections de fichiers sous SharePoint Server que vous partagez avec d’autres utilisateurs du site. La plupart des fonctionnalités de la gestion de documents sont fournies par le biais des bibliothèques de documents. Dans le cadre de la planification de la gestion de documents, vous devez déterminer le type de bibliothèques de documents qui correspondent le mieux aux besoins de votre organisation.
Planifier les bibliothèques de documents
Dans cet article :
Déterminer le type de bibliothèques
Planifier le flux de contenu
Promouvoir les bibliothèques de documents à partir d'applications clientes Office
Feuille
Déterminer le type de bibliothèques
Lorsque vous identifiez les bibliothèques de documents qui correspondent le mieux aux besoins de votre organisation, il peut apparaître que vous avez besoin de plusieurs sites ou collections de sites. Par exemple, si vous créez du contenu en vue de le publier pour des clients externes, vous pouvez avoir besoin d’un site (et d’une bibliothèque) pour la création et la relecture du contenu et d’un autre site, peut-être dans une installation SharePoint Server 2010 distincte, pour sa publication.
Lorsque vous planifiez des bibliothèques de documents pour plusieurs sites, vous pouvez également être amené à planifier le flux du contenu d’un site à un autre, par le biais de processus manuels, de flux de travail ou de solutions personnalisées.
Le tableau suivant répertorie les utilisations courantes des bibliothèques de documents :
| Bibliothèque | Objectif |
|---|---|
Bibliothèque dans un site d’équipe |
Collaboration ; partage aisé de contenu entre homologues ; contrôle du contenu, par exemple, contrôle de version ; recherche SharePoint Server. |
Bibliothèque dans une zone de portail |
Contenu destiné à une audience plus large dans l’organisation ; similaire à une bibliothèque dans un site d’équipe, mais généralement implémentée avec un processus de révision et d’approbation plus contraignant. |
Bibliothèque dans un site Centre de documents |
Bibliothèque à grande échelle utile en tant que base de connaissances de l’entreprise ou d’archive historique ; comprend des fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs de parcourir, de rechercher et de gérer un grand nombre de documents dans une hiérarchie profonde à l’aide d’un jeu de composants WebPart spécialisés. |
Bibliothèque dans un référentiel d’enregistrements |
Gestion spécialisée des enregistrements ; chaque bibliothèque correspond à un type d’enregistrement, tel que contrat, que l’organisation doit conserver à des fins de conformité légale ; les bibliothèques conservent les documents, les métadonnées et les audits associés et sont conçues pour être accessibles en lecture seule. |
Bibliothèque dans un site Internet (HTML) |
Contient des pages Web à incorporer dans un site Web Internet ou intranet ; SharePoint Server prend en charge la modification directe des pages Web et gère les bibliothèques de documents sous-jacentes pour chaque page automatiquement. |
Bibliothèque dans un site Internet (hybride) |
Contenu pouvant être téléchargé à partir d’un site Web ; vous pouvez présenter le contenu à partir de bibliothèques de documents ou d’un site Internet. |
Bibliothèque de diapositives |
Prend en charge le partage, la gestion et la réutilisation de diapositives Microsoft PowerPoint. |
L’exemple suivant illustre l’utilisation de l’analyse que vous avez réalisée dans l’article Analyser l’utilisation des documents et vous aide à planifier l’organisation des bibliothèques de documents de votre entreprise. Dans cet exemple, Contoso Ltd. fournit le contenu aux clients en fonction d’études de marché. Le contenu est créé principalement par des consultants opérant à distance. Ce processus se déroule selon le cycle suivant :
Un partenaire évalue les idées d’engagement et les appels d’offres.
Une fois qu’un contrat est établi, un responsable de projet constitue une équipe de consultants et crée un site de travail spécifique aux engagements dans lequel les résultats de la recherche sont enregistrés et le projet mené à bien.
Lorsque le projet est terminé, les documents livrables sont publiés sur un site Internet sécurisé, qui permet aux clients d’y accéder.
L’équipe écrit des documents de meilleures pratiques et des études de cas basés sur le projet.
Les responsables des connaissances collectent, organisent et archivent les meilleures pratiques et autres documents.
Les livrables, les contrats et autres documents sont conservés en tant qu’enregistrements d’entreprise.
À l’aide du contenu géré par les responsables des connaissances, les partenaires évaluent les opportunités et créent des appels d’offres.
Le tableau suivant illustre une analyse d’utilisation de documents pour ce scénario :
| Documents | Objectif | Auteur | Utilisateurs | Format |
|---|---|---|---|---|
Idées et appels d’engagement |
Développer de nouveaux engagements clients |
Chef de projet |
Directeur des ventes, responsable de projet |
.doc |
Offres |
Décrire un engagement client proposé |
Chef de projet |
Responsables de projet, membres d’équipe de projet, clients |
.doc |
Contrats |
Honorer un engagement de conseil |
Avocat |
Chef de projet, responsable de projet, directeur des ventes, clients |
.doc |
Résultats de la recherche et ébauches des livrables du projet |
Générer des documents liés à l’engagement client |
Chef de projet, collaborateur du projet, consultant |
Éditeurs, réviseurs techniques |
.doc et autres types |
Documents livrables |
Générer les livrables finaux, probablement convertis à partir du format .doc |
Chef de projet |
Clients |
|
Documents de meilleures pratiques et d’étude de cas |
Capturer les connaissances de l’organisation |
Collaborateur du projet, consultant, gestionnaire des connaissances |
Tous les membres de l’équipe |
Différents types |
Enregistrements d’entreprise |
Conserver du contenu, tel que les documents livrables, en tant qu’enregistrements d’entreprise |
Tous |
Responsables des enregistrements d’entreprise, avocats en droit des sociétés |
Tous |
Cette analyse d’utilisation de document suggère les observations suivantes :
Les chefs de projet ont besoin de bibliothèques dans les sites d’équipe pour le stockage des idées d’engagement, des appels d’engagement et des ébauches d’offres.
Les avocats ont besoin de bibliothèques dans un site portail ou de gestion de documents centralisé pour le stockage des modèles de contrat et des contrats actifs.
Les chefs de projet et les collaborateurs ont besoin de bibliothèques dans les sites d’équipe pour la création des résultats de recherche, des livrables et des études de cas.
Les clients ont besoin de bibliothèques dans un site Internet pour l’affichage des livrables finaux.
Tous les membres de l’entreprise ont besoin d’accéder à un site Centre de documents pour l’affichage des documents de meilleures pratiques et d’étude de cas.
Les responsables des enregistrements d’entreprise et les avocats ont besoin d’accéder à un référentiel d’enregistrements d’entreprise pour la conservation des enregistrements d’entreprise.
La figure suivante montre comment ces bibliothèques peuvent être réparties. Les sites sont hébergés dans trois collections de sites : une collection de sites Internet pour l’accès client, une collection de sites extranet pour la création à distance par les membres de l’équipe et une collection de sites intranet pour la maintenance sécurisée du site de gestion des enregistrements.
.gif "Distribution de bibliothèques sur les sites")
| Action de feuille |
|---|
La feuille relative aux bibliothèques de documents (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x40C) vous permet d’enregistrer les décisions que vous prenez pour la planification des bibliothèques. Utilisez cette feuille pour répertorier les bibliothèques nécessaires à votre solution, ainsi que les types de documents qu’elles contiennent. Notez que les bibliothèques peuvent abriter plusieurs types de documents. |
Planifier le flux de contenu
Le contenu d’une solution de gestion de documents est souvent dynamique, passant d’un site à un autre selon les besoins des utilisateurs des documents. Par conséquent, lorsque vous planifiez les bibliothèques de documents, planifiez également le flux de contenu d’une bibliothèque ou d’un site vers un autre. SharePoint Server met à votre disposition les procédures manuelles ou dynamiques suivantes pour le déplacement du contenu :
Vous pouvez créer des flux de travail personnalisés qui copient ou déplacent le contenu d’un site ou d’une bibliothèque vers un autre. Un flux de travail guide un document tout au long d’un processus de gestion et affecte des tâches aux participants lorsque leur rôle dans le cycle de vie du document devient actif. Un flux de travail peut être conçu pour déplacer un document d’un site ou d’une bibliothèque vers un autre. Pour plus informations sur la planification des flux de travail, voir Planifier les types de contenu et les flux de travail (SharePoint Server 2010).
Les auteurs peuvent copier un document dans une bibliothèque au sein de tout site dans lequel ils disposent d’autorisations de création. La relation entre le document source et le document de destination est conservée afin que la copie puisse être actualisée en cas de besoin.
Les pages Web et les sites Web entiers peuvent être mis en attente et publiés à partir d’un site vers un autre, soit manuellement, soit automatiquement sur la base d’une planification.
Le contenu peut être envoyé vers le site de gestion des enregistrements par le biais de l’interface utilisateur de SharePoint Server, d’un flux de travail ou d’une solution personnalisée basée sur le modèle objet Microsoft SharePoint Foundation.
À l’aide de dossiers Web ou de Favoris réseau, un auteur peut manuellement copier ou déplacer le contenu d’une bibliothèque de documents depuis une bibliothèque ou un site vers un autre.
Pour en revenir à l’exemple, l’illustration suivante montre comment appliquer certaines de ces techniques de flux de contenu. Notez que le site Internet mis en attente a été ajouté au site portail de création.
.gif "Transfert du contenu d’une bibliothèque à une autre")
À l’aide des fonctionnalités de publication, un auteur peut publier les pages Web sur le site Internet.
À l’aide de la commande Copier, un auteur peut copier les documents dans le site Centre de documents.
À l’aide d’un flux de travail personnalisé, un auteur peut copier les documents dans des bibliothèques de documents sur le site Internet.
À l’aide de la commande Envoyer au référentiel des enregistrements, un auteur peut envoyer les contrats au référentiel d’enregistrements d’entreprise.
Promouvoir les bibliothèques de documents à partir d’applications clientes Office
Vous pouvez personnaliser la boîte de dialogue Microsoft Office Professionnel 2010Ouvrir et la boîte de dialogue Enregistrer pour encourager les membres de l’organisation à utiliser les bibliothèques de documents comme emplacements de stockage. En ajoutant la barre Mon environnement à côté de la boîte de dialogue Ouvrir et de la boîte de dialogue Enregistrer, vous permettez aux utilisateurs d’accéder d’un simple clic aux emplacements auxquels ils doivent stocker leurs documents. Les membres de l’équipe peuvent ainsi interagir avec les bibliothèques de documents lors d’opérations d’enregistrement à partir des applications clientes Office Professionnel 2010, ce qui leur évite de se connecter directement au serveur pour transférer leurs documents.
Pour promouvoir l’utilisation des sites dans la boîte de dialogue Ouvrir et dans la boîte de dialogue Enregistrer, vous pouvez publier ceux-ci à l’aide d’un service Web. Ce service fournit la liste des sites destinés à des utilisateurs spécifiques en fonction de leur rôle ou des sites dont ils sont membres. Une application cliente Office Professionnel 2010 peut découvrir automatiquement ce service Web par le biais des sites SharePoint de l’utilisateur. D’autres produits serveurs peuvent également implémenter ce service Web et fournir l’emplacement du service à l’application cliente Office. Une fois cette configuration effectuée, Office Professionnel 2010 ajoute une entrée à la barre Mon environnement et la remplit avec les emplacements définis par le service Web.
Les administrateurs ont également la possibilité de définir des clés de Registre pour ajouter des sites spécifiques à la barre Mon environnement dans la boîte de dialogue Ouvrir et la boîte de dialogue Enregistrer Office. Les clés de Registre sont déployées à l’aide de la stratégie de groupe et d’un modèle de service d’annuaire Microsoft Active Directory fourni dans le Kit de ressources Office 2010.
Vous pouvez limiter les emplacements auxquels les membres de l’organisation peuvent effectuer des opérations d’enregistrement de contenu à l’aide de la boîte de dialogue Enregistrer Office. Par exemple, vous pouvez limiter la possibilité d’enregistrer les fichiers sur le Bureau et obliger les utilisateurs à enregistrer le contenu dans une bibliothèque de documents. Dans Office Professionnel 2010, vous pouvez contrôler les emplacements auxquels les utilisateurs peuvent accéder pour enregistrer leurs documents et les amener ainsi à effectuer l’opération dans des emplacements approuvés. Notez que cela ne garantit pas que les utilisateurs n’enregistreront pas les fichiers sur leurs ordinateurs locaux ou à d’autres emplacements non approuvés. Il existe de nombreuses façons de stocker les fichiers sur un ordinateur et une personne motivée peut contourner la plupart des restrictions. Toutefois, en limitant l’accès à ces emplacements via la boîte de dialogue Enregistrer Office, vous pouvez considérablement réduire le nombre de membres de l’équipe qui utilisent ces emplacements non approuvés.
Pour limiter les emplacements disponibles dans la boîte de dialogue Enregistrer Office, à l’aide de la stratégie de groupe, définissez les clés de Registre appropriées afin d’activer ce paramètre et définissez les emplacements locaux, réseau ou serveur approuvés. Lorsque ce paramètre est activé, tout emplacement non défini de cette manière, y compris les liens standard vers les dossiers Bureau et Favoris réseau, est supprimé de la barre Mon environnement.
La liste des emplacements approuvés peut être limitée à une ou plusieurs applications Office. Par exemple, un administrateur peut limiter les emplacements d’enregistrement dans Microsoft Access tout en autorisant les autres applications Office à effectuer des opérations d’enregistrement en tout point.
Feuille
Utilisez la feuille suivante pour enregistrer les informations décrites dans cet article :