Présentation du stockage et du routage basés sur des métadonnées (SharePoint Server 2010)
S’applique à : SharePoint Server 2010
Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30
Le routage et le stockage basés sur des métadonnées peuvent utiliser la fonctionnalité Organisateur de contenu dans Microsoft SharePoint Server 2010 dans le cadre d’une solution de gestion de documents.
Cet article fournit une vue d’ensemble du stockage et du routage basés sur des métadonnées, et vous permet aux concepteurs et planificateurs de solutions de comprendre comment utiliser la fonctionnalité Organisateur de contenu dans Microsoft SharePoint Server 2010 afin de planifier une solution de gestion de document complète.
Dans cet article :
À propos du stockage et du routage basés sur des métadonnées
Paramètre de l’organisateur de contenu
Règles d’organisateur de contenu
À propos du routage et du stockage basés sur des métadonnées
SharePoint Server 2010 présente le stockage et le routage de métadonnées à l’aide de l’organisateur de contenu. L’organisateur de contenu repose sur des fonctionnalités de routage de documents qui ont été introduites dans le modèle de site du centre des enregistrements dans SharePoint 2007.
Avec l’organisateur de contenu, les nouvelles fonctionnalités au niveau du site facilitent la classification, le routage et le stockage du contenu pour les administrateurs et les utilisateurs grâce à des règles fondées sur des métadonnées. Une fois que l’administrateur a activé la fonctionnalité Organisateur de contenu et a configuré les paramètres et les règles, plutôt que de télécharger directement un document vers une bibliothèque ou un dossier, les utilisateurs peuvent ensuite enregistrer, router et appliquer des règles à un document à l’aide de l’une des méthodes suivantes :
Télécharger un document vers une bibliothèque de remise. Une bibliothèque de remise est créée dans chaque site où la fonctionnalité Organisateur de contenu est activée.
Utiliser Enregistrer sous dans les applications clientes Word, Excel et PowerPoint.
Utiliser Envoyer à dans d’autres sites SharePoint.
Utiliser le modèle objet de service web.
Utiliser une zone de remise de courrier électronique. En utilisant Exchange, les documents peuvent être envoyés par courrier électronique au site, où les métadonnées doivent ensuite être appliquées avant d’être routées par des règles.
Envoyer à un site de centre des enregistrements dans le cadre du cycle de vie ou de l’expiration d’un document. Par exemple, dans le cadre d’une stratégie de rétention ou de flux de travail.
Une fois qu’un document est téléchargé, en fonction des métadonnées du document, l’organisateur de contenu peut router le document vers un dossier spécifié ou créer automatiquement un dossier. Par exemple :
Un dossier peut être créé en tant qu’enfant du dossier cible, car le dossier cible de la règle de routage est devenu trop volumineux.
Des dossiers sont créés pour chaque nouvelle valeur dans un champ (il doit s’agir d’un champ obligatoire pour le type de contenu). Par exemple, si vous avez une taxonomie de 100 termes, des dossiers peuvent être créés automatiquement pour chacun de ces 100 termes. Chaque dossier est créé la première fois que l’organisateur de contenu évalue un document comportant une balise particulière.
Les nouveaux dossiers héritent des paramètres du dossier parent. Les nouveaux dossiers peuvent ensuite comporter des règles supplémentaires qui définissent d’autres paramètres, tels que les autorisations, les métadonnées par défaut, les stratégies de rétention et les flux de travail dont héritent les documents qu’ils comportent. Par exemple :
En marquant un document avec l’élément « Affaires d’entreprise », le document est acheminé vers un dossier comportant davantage d’autorisations restreintes que les documents des autres dossiers de la bibliothèque. Cela permet aux métadonnées d’appliquer efficacement des autorisations à un document dans SharePoint.
En marquant un document avec l’élément « Comptabilité », le document est acheminé vers un dossier dans lequel il est soumis à une stratégie de rétention permettant de s’assurer que le document est bien enregistré.
En marquant un document avec l’élément « Ressources humaines », le document est acheminé vers un dossier où des balises de métadonnées supplémentaires sont appliquées. Les utilisateurs peuvent de ce fait avoir moins besoin d’appliquer un grand nombre de balises de métadonnées, réduisant ainsi le temps investi et les erreurs possibles lors du marquage.
En marquant du contenu avec des métadonnées et en utilisant à la fois des règles et des paramètres de l’organisateur de contenu, vous pouvez déterminer, acheminer, stocker et appliquer de manière efficace des paramètres de contenu supplémentaires à n’importe quel document dans votre organisation.
Paramètre de l’organisateur de contenu
Les administrateurs de site peuvent configurer les paramètres de l’organisateur de contenu qui déterminent la façon dont le contenu téléchargé sur le site est acheminé. Ces paramètres s’appliquent à tout le contenu acheminé à l’aide de l’organisateur de contenu. L’organisateur de contenu inclut les paramètres suivants :
Rediriger les utilisateurs vers la bibliothèque de remise S’il est activé, ce paramètre indique que les utilisateurs sont redirigés vers la bibliothèque de remise lors du téléchargement de contenu dans un site sur lequel est appliquée au moins une règle de l’organisateur de contenu. Si ce paramètre est désactivé, les utilisateurs peuvent l’ignorer à l’aide de l’organisateur de contenu et télécharger des fichiers directement dans une bibliothèque ou un dossier. Ce paramètre s’applique uniquement lors du téléchargement d’un document à l’aide de la page de bibliothèque de documents ou à l’aide d’une application cliente.
Envoi vers un autre site Si ce paramètre est activé, des règles peuvent être créées pour rediriger les téléchargements réalisés sur le site actuel vers un autre site sur lequel la fonctionnalité d’organisateur de contenu est également activée.
Partitionnement de dossier Si ce paramètre est activé, des sous-dossiers sont créés lorsqu’un nombre spécifié d’éléments dans un dossier est dépassé.
Soumissions en double Cette option indique s’il faut utiliser le contrôle de version SharePoint ou ajouter des caractères uniques à la fin des noms de fichiers en double dans le cas où un document téléchargé porterait le même nom qu’un document se trouvant déjà dans la bibliothèque de destination.
Gestionnaires de règles Ce paramètre spécifie les utilisateurs pouvant créer des règles, répondre au contenu téléchargé ne correspondant à aucune règle et gérer ce contenu.
Points de soumission Ce paramètre non configurable fournit une URL et un service web, ainsi qu’une adresse de messagerie que vous pouvez utiliser pour configurer d’autres sites ou la messagerie électronique afin d’envoyer du contenu au site. Lorsque vous créez un emplacement Envoyer à dans l’Administration centrale, vous indiquez l’URL du service comme destination pour les fichiers soumis à l’emplacement Envoyer à. Les emplacements Envoyer à doivent être configurés pour apparaître comme un point de soumission.
Règles de l’organisateur de contenu
Les gestionnaires de règles peuvent créer des règles. Une règle détermine si la règle doit être appliquée au document entrant, puis exécute des actions spécifiées dans la règle. Les options de règles sont les suivantes :
Nom de la règle Spécifie le nom de la règle.
État et priorité de la règle Spécifie la priorité de cette règle sur une échelle de 1 à 9 si plusieurs règles sont appliquées. Vous pouvez également spécifier que cette règle est inactive et qu’elle ne sera pas appliquée à n’importe quel contenu entrant.
Type de contenu de soumission Spécifie le groupe de types de contenu, tel que Types de contenu de document, Types de contenu de publication, etc. En fonction du groupe de types de groupe contenu, vous pouvez en outre sélectionner un type de contenu pour la règle. Si un type de contenu de votre organisation utilise un autre nom, vous pouvez indiquer un autre nom.
Conditions Applique des filtres supplémentaires reposant sur les propriétés de la règle à traiter.
Emplacement cible Indique l’endroit où placer du contenu correspondant à la règle.
Points de soumission Emplacements où l’élément ayant répondu à tous les critères ci-dessus est enregistré. Si vous avez sélectionné l’option Envoi vers un autre site dans les paramètres de l’organisateur de contenu, une zone de liste déroulante apparaît comportant la liste des emplacements en dehors du site actuel vers lesquels un document peut être acheminé.
Activation de la fonctionnalité Organisateur de contenu pour un site
Pour pouvoir utiliser l’organisateur de contenu dans un site, la fonctionnalité Organisateur de contenu doit être activée. Une fois activée pour un site, les options Paramètres de l’organisateur de contenu et Règles de l’organisateur de contenu apparaissent sous Administration du site sur la page Paramètres du site.
Notes
Lorsque vous créez un site à l’aide du modèle de site Centre des enregistrements, l’organisateur de contenu est activé par défaut.
Activation de la fonctionnalité Organisateur de contenu pour un site
Sur la page Paramètres du site, sous Actions du site, cliquez sur Gérer les fonctionnalités du site.
Sur la page Fonctionnalités, pour Organisateur de contenu, cliquez sur Activer.
Une fois que la fonctionnalité Organisateur de contenu est activée, vous pouvez créer des règles basées sur des métadonnées pour déplacer le contenu soumis vers une bibliothèque ou un dossier.
See Also
Concepts
Vue d’ensemble de la navigation par métadonnées (SharePoint Server 2010)
Other Resources
Centre de ressources : taxonomie et métadonnées gérées dans SharePoint Server 2010