Sur le terrainLa tâche la plus importante de la journée

Eric N. Bush

Bill Gates quitte son bureau deux fois par an pour aller passer ce qu'il appelle une « semaine de réflexion ».Il s'isole des gens, des appels téléphoniques et des messages électroniques et se consacre entièrement à la lecture.Il médite sur l'état de la technologie chez Microsoft et dans le monde.Il essaie de comprendre ce que Microsoft et les autres entreprises font et comment elles peuvent progresser de façon plus stratégique.Bill Gates est conscient de l'importance de la réflexion et de la planification.

Nous gagnerions tous à consacrer chaque jour un peu de temps à la réflexion et à la planification, à la formulation des idées, à la résolution des problèmes, à la hiérarchisation des tâches, à l'établissement d'objectifs et à la rêverie.Essayez de faire cet exercice à la même heure et au même endroit tous les jours et évitez toute interaction avec les autres à ce moment-là.La tâche la plus importante consiste à planifier et hiérarchiser ce que vous ferez de votre journée.Si vous êtes cadre, il est possible que vous passiez une grande partie de votre temps à planifier et hiérarchiser le travail des autres.

Que vous gériez le réseau de l'entreprise, administriez une base de données stratégique ou conceviez et gériez les systèmes d'informations de l'entreprise, des problèmes quotidiens peuvent détourner votre attention du travail qui importe vraiment,tant et si bien qu'à la fin de la journée, vous ne savez plus si vous avez avancé ou si vous avez pris du retard !

Votre objectif doit être de mieux prévoir, d'être mieux organisé et mieux préparé à réagir en cas d’urgence.En planifiant, vous pouvez cesser d'être réactif et devenir proactif.Pour atteindre cet objectif, cependant, vous devez méditer, planifier, et hiérarchiser.Il est utile d'avoir une liste des tâches et de la consulter tous les jours en début de journée. Divisez-la en trois parties :En cours, Dès que possible et Souhaits.À l'aide de cette liste, vous pouvez prendre le temps de créer des solutions capable de prévenir les crises.

Les tâches de la catégorie En cours sont celles auxquelles vous devez faire le plus attentionet sur lesquelles vous devez travailler tous les jours.Essayez d'atteindre d'abord les principaux objectifs de votre entreprise et de votre groupe.Les tâches qui ne concernent pas directement cette priorité peuvent être renvoyées au bas de la liste.Si vous occupez un poste de direction, mettez en place un processus qui aidera tous les employés à se concentrer sur les priorités absolues.

Les catégories Dès que possible et Souhaits concernent généralement les plans stratégiques qui permettront à votre entreprise d'économiser du temps et de l'argent et l'aideront à être plus compétitive.Identifiez ces tâches et accomplissez-les lentement et méthodiquement, puis transférez-les dans la catégorie En cours lorsqu'elles deviennent des tâches prioritaires.

N'oubliez toutefois pas quele fait d'avoir hiérarchisé ces tâches ne signifie pas nécessairement qu'elles seront accomplies.Voici quelques conseils qui vous aideront dans votre travail :

• Commencez par les tâches les plus simples et les plus rapides.
• Ensuite, consacrez-vous aux tâches qui ne vous emballent pas trop.
• Enfin, concentrez-vous sur les tâches passionnantes.
• Évitez les changements de contexte.Sérialisez votre travail si possible.
• Toutefois, si vous êtes bloqué sur une tâche, passez à la tâche suivante puis revenez-y plus tard.
• Déléguez ou refusez les tâches qui devraient logiquement être effectuées par d'autres personnes ou suggérez des alternatives.
• Profitez des moments où vous êtes le plus productif.Consacrez-les aux tâches les plus importantes.

Utilisez votre emploi du temps à bon escient pour bien faire votre travail.Les gens qui ne suivent pas d'itinéraire ne sont jamais contents lorsqu'ils arrivent à destination parce qu'ils ne connaissaient pas réellement leur destination au départ.

Eric N. Bush est développeur de logiciels principal au sein du groupe Engineering Excellence de Microsoft.Il travaille comme consultant interne et instructeur en classe et aide à améliorer les compétences, processus et technologies au sein des entreprises.Vous pouvez le contacter à ericbush@microsoft.com.

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