Microsoft Office 365 : Boostez votre productivité métier
Office 365 est l'étape suivante dans l'évolution des outils bureautiques permettant une productivité basée sur l'informatique en nuage qui complète l'expérience de bureau d'Office.
Joshua Hoffman
L'essentiel de la productivité métier repose sur le spécialiste de l'information. Jamais une seule personne n'a été capable de faire autant de choses à la fois, de manière indépendante ou en collaboration avec d'autres. Et jamais auparavant l'informatique n'a eu à fournir de telles performances. Les spécialistes de l'information veulent avoir la capacité de communiquer des informations métier essentielles avec des documents variés, des présentations et des tableurs, la capacité de partager ces informations rapidement et de manière sécurisée avec des solutions de communications fiables et la capacité de collaborer avec des collègues, des clients et des partenaires.
Bien que la suite de produits Office ait toujours proposé des solutions destinées à répondre aux défis des spécialistes de l'information, ces défis ont continué d'évoluer. L'environnement de la technologie et de la communication a également continué de changer. Et la suite Office continue d'évoluer, en proposant les outils les plus complets permettant de libérer le potentiel de l'utilisateur et d'augmenter la productivité.
La suite Office 365 constitue l'étape suivante dans cette évolution. Office 365 transpose la productivité d'Office sur le nuage et offre une productivité basée sur le nuage selon vos besoins. Nous examinerons ici les fonctionnalités et les capacités d'Office 365, les avantages qu'ils apportent et ce qu'il faut savoir pour être prêt pour effectuer la transition dans votre entreprise. (Pour en savoir plus sur Office 365 et s'inscrire pour le programme bêta, consultez la page bêta d'Office 365.)
Office Online
Office 365 propose une suite d'applications dans le nuage pour compléter et améliorer l'expérience client du bureau Office. La première parmi celles-ci est SharePoint Online. Au lieu de déployer et de gérer SharePoint de façon interne, SharePoint Online vous propose une expérience hébergée complète. Vous et vos utilisateurs avez accès où que ce soit aux riches capacités de collaboration, de gestion de l'information et d'analyse décisionnelle de SharePoint.
SharePoint Online vous permet d'accéder aux sites pour :
- gérer et partager des fichiers et des documents importants (Mes sites) ;
- assurer la synchronisation des équipes et gérer des projets importants (sites des équipes) ;
- rester informé des informations les plus à jour et de l'actualité concernant l'entreprise (sites intranet) ;
- partager des documents avec des clients et des partenaires de manière sécurisée (sites extranet) ;
- faire connaître et promouvoir votre entreprise sur un site Web public.
Vous pouvez accéder directement à SharePoint Online à partir des applications clientes d'Office 2010, comme Word, Excel et Powerpoint. Vous pouvez créer des documents comme vous l'avez toujours fait, puis les sauvegarder dans les espaces de travail SharePoint en ligne.
De là, vous pouvez accéder aux documents dans SharePoint Online sur le Web et aussi les partager à l'intérieur comme à l'extérieur de l'entreprise en utilisant des contrôles d'accès minutieux. En utilisant le portail Web SharePoint Online et Office Web Apps, vous pouvez participer à la création de documents et collaborer en temps réel et de manière simultanée (voir Figure 1). Cela supprime le besoin d'envoyer constamment des courriers électroniques de révision dans tous les sens.
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Figure 1 Collaboration en ligne avec Office 365
Avec Mes sites SharePoint, SharePoint Online permet aux utilisateurs d'ajouter des centres d'intérêt, des compétences et des aptitudes à leurs profils en ligne et de rechercher des spécialistes de ces questions au sein de l'entreprise. Cela améliore non seulement la productivité professionnelle, mais aussi l'extension des réseaux sociaux et professionnels de l'entreprise. SharePoint Online prend aussi en charge les liaisons de mise en réseau, et permet aux utilisateurs et aux communautés de gérer les informations de la manière la plus appropriée pour leur activité.
Communications en temps réel
Office 365 propose également une infrastructure de communications hébergée robuste, utilisant Exchange Online et Lync Online. Exchange Online propose une infrastructure de tâches et de contacts, de calendrier et de courrier électronique, ainsi qu'une fonctionnalité complète de déploiement interne d'Exchange, comprenant les informations de présence, la publication des données sur la disponibilité, et les infos-courrier.
Vous pouvez accéder aux services Exchange Online de différentes manières, y compris le bureau client complet Outlook, Outlook Web App (voir Figure 2) et les appareils mobiles utilisant Exchange ActiveSync. Outlook Web App propose une fonctionnalité complète sur différents navigateurs, y compris Internet Explorer, Safari et Firefox.
En ce qui concerne les appareils mobiles, il prend en charge Windows Phone, les séries E et N de Nokia, les appareils Palm, l'iPhone et l'iPad d'Apple et certains téléphones Android. Exchange Online peut également prendre en charge les appareils BlackBerry sur certains plans. Ce niveau de compatibilité multiplateforme garantit l'accès aux informations essentielles n'importe où et à n'importe quel moment.
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Figure 2 Accès au courrier électronique par Outlook Web App
Lync Online vous permet d'accéder à la version hébergée de Microsoft Lync Server, le successeur de Microsoft Office Communications Server. Il propose une plateforme de communications en temps réel fiable et sûre, en plus d'une pléthore de capacités nouvelle génération.
Lync Online vous permet de communiquer n'importe où et à n'importe quel moment grâce à la messagerie instantanée, à l'appel audio et vidéo et aux conférences Web (voir Figure 3). Vous pouvez naviguer entre les conversations de messagerie instantanée et les réunions ad hoc en ligne, faire des présentations en ligne avec des clients ou partenaires en utilisant l'audio, la vidéo et le partage d'écran, inviter des contacts externes à participer aux réunions en ligne et voir le statut de présence d'autres utilisateurs de Lync ou d'autres applications Office.
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Figure 3 Audio, vidéo et partage d'applications avec Microsoft Lync
Exchange Online et Lync Online prennent en charge un modèle de déploiement de coexistence. Cela facilite l'intégration des services internes et hébergés. La coexistence vous donne la flexibilité de migrer vers les services dans le nuage à votre rythme. Vous pouvez garder certains utilisateurs sur des serveurs hébergés en interne, tout en migrant certains autres vers Office 365. Pour en savoir plus sur l'architecture du déploiement de coexistence, consultez la page Assistant Déploiement d'Exchange dans la bibliothèque TechNet.
Administration et approvisionnement
Avec Office 365, le paiement est fonction du besoin de chaque utilisateur. Il y a trois abonnements tiers disponibles : Office 365 pour l'entreprise, Office 365 pour les petites entreprises et Office 365 pour l'éducation. Chacun d'entre eux propose un ensemble de services appropriés en fonction de la taille et des obligations de votre organisation. Vous pouvez approvisionner les utilisateurs intéressés au fur et à mesure. Vous pouvez également gérer les utilisateurs existants sur un tableau de bord de gestion informatique en ligne (voir Figure 4).
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Figure 4 Tableau de bord de gestion informatique d'Office 365
Le tableau de bord de gestion informatique vous permet d'ajouter de nouveaux utilisateurs, de réinitialiser les mots de passe, d'adapter les abonnements tiers, de créer des groupes de sécurité, de gérer les demandes de services, etc. Vous pouvez également déléguer le contrôle administratif à un niveau granulaire. Vous pouvez permettre à vos collègues d'accéder à des fonctions administratives particulières basées sur des rôles utilisateurs. Par exemple, vous pouvez accorder au service juridique un accès administratif aux boîtes de réception des utilisateurs.
Office 365 inclut également la licence et la gestion du paiement à l'utilisation d'Office Professionnel Plus. Cela correspond à la version la plus récente des applications bureautiques d'Office avec Office Web Apps intégré. Vous et vos utilisateurs pouvez accéder à des documents, à des courriers électroniques, à des calendriers ou à tout autre document Office à partir de n'importe quel appareil.
Office 365 est sur le point de changer la manière dont les utilisateurs créent, gèrent et partagent les informations métier essentielles. En transférant vers le nuage l'expérience familière d'Office, en proposant un accès multiplateforme et un accès aux périphériques, une licence flexible et des capacités de déploiement, Office 365 peut permettre à votre activité de se développer dans un environnement de plus en plus global et mobile.
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Joshua Hoffman* est l'ancien rédacteur en chef de TechNet Magazine. À présent auteur et consultant indépendant, il conseille ses clients sur la technologie et le marketing orienté public. M. Hoffman est également rédacteur en chef de ResearchAccess.com, un site consacré à faire croître la communauté de recherche du marché et à l'enrichir. Il habite à New York.*