Résolution des problèmes d’équilibrage des comptes payables avec le compte approprié dans le registre général dans Microsoft Dynamics SL

Article
03/31/2021

Cet article explique comment rapprocher les soldes dans le module Comptes payables (AP) avec le compte approprié dans le module Registre général (G/L) tous les mois et les rapports que vous pouvez utiliser pendant le processus.

S’applique à : Microsoft Dynamics SL
Numéro de base de connaissances d’origine : 888149

Résumé

Tout d’abord, vous devez imprimer le rapport de solde d’évaluation de la période du fournisseur ou le rapport AP sensible à la période dans le module Comptes payables. Vous devez imprimer le rapport d’équilibre d’évaluation dans le module Registre général, puis comparer les deux rapports. Si vous trouvez des incohérences, vous devez imprimer le rapport Du Registre général des détails. Si l’incohérence est due à une transaction effectuée via un autre module, vous devez localiser l’entrée d’origine de la transaction. Si l’incohérence est introuvable dans la période actuelle, vous devez analyser les périodes précédentes et les entrées non postées. Comme dernière étape de la tentative d’identification de la cause de l’incohérence, vous devrez peut-être effectuer une validation des transactions ou une vérification d’intégrité.

Introduction

Dans Microsoft Dynamics SL, vous devez rapprocher les soldes dans le module Comptes payables avec le compte approprié dans le module Registre général. Nous vous recommandons de rapprocher les soldes dans le cadre de chaque processus de clôture de fin de mois. Le rapprochement mensuel offre les avantages suivants :

La documentation correcte est disponible lorsqu’un audit est planifié.
Les incohérences dans les informations contenues dans les deux modules peuvent être identifiées et corrigées avant la fermeture de la période pour le mois.

Imprimer des rapports dans le module AP et dans le module G/L

Toutes les informations entrées dans le module Comptes payables met à jour un compte de registre général. Le compte principal que vous devez rapprocher dans le module Comptes payables est le compte à payer. Les autres comptes que vous devez rapprocher incluent le compte de détention, les comptes d’achat, le compte de pré-paiement et les comptes de trésorerie.

Étape 1 : Imprimer un rapport dans le module Comptes payables

Pour vérifier que le montant des comptes à payer et les montants du registre général sont identiques pour la période actuelle ou pour les périodes passées, vous pouvez utiliser l’un des deux rapports suivants dans le module Comptes payables :

Rapport sur le solde d’évaluation de la période du fournisseur

Si vous imprimez le rapport Solde d’évaluation de la période du fournisseur, utilisez le format Période précédente. Si vous disposez d’une base de données à plusieurs devises, utilisez le format Période précédente - MC.
Rapport sur les anciennes api sensibles à la période

Si vous imprimez le rapport d’anciennes API sensibles à la période, utilisez le format Historique. Si vous disposez d’une base de données à plusieurs devises, utilisez le format MC historique. Nous vous recommandons de ne pas utiliser le rapport d’API ancienne ou le rapport de solde d’évaluation du fournisseur, car ces deux rapports incluent les lots Comptes payables qui sont publiés sur une période ultérieure.

Il est également utile de comparer l’équilibre qui s’affiche dans le rapport AP sensible à la période sensible à l’équilibre qui apparaît dans le rapport de solde de période d’évaluation de la période du fournisseur. De cette façon, vous pouvez exclure toute différence entre les deux rapports. Si les deux rapports ne sont pas en accord, vous pouvez limiter le fournisseur à l’origine des deux rapports qui ne sont pas d’accord. En outre, si les deux rapports affichent deux soldes différents, vérifiez si l’un ou l’autre rapport accepte le GL.

Étape 2 : Imprimer un rapport dans le module G/L

Dans le module Registre général, vous devez imprimer le rapport de solde d’évaluation pour le compte que vous équilibrez. Vous pouvez utiliser le format Total combiné ou le format Débit et Crédit Totals .

Pour spécifier le compte dans le module Registre général pour lequel vous souhaitez imprimer un rapport d’équilibrage de piste, procédez comme suit :

Dans la boîte de dialogue Balance d’évaluation (01.610.00), choisissez l’onglet Sélectionner .
Dans le champ Champ, tapez account.acct.
Sélectionnez Égal dans la liste des opérateurs , puis tapez le numéro de compte du compte à payer dans le champ Valeur .

Étape 3 : comparer les rapports

Le total du compte dans le rapport de solde d’évaluation doit s’équilibrer avec le total du rapport que vous avez imprimé dans le module Comptes payables. Si les totaux de ces deux rapports équilibrent, aucune action supplémentaire n’est nécessaire.

Note

Si vous avez plusieurs comptes à payer ou si vous avez plusieurs sous-comptes et un compte à payer, vous devez utiliser l’une des procédures suivantes pour comparer les rapports :

Imprimez le rapport pour le module Comptes payables à l’aide d’une instruction select afin que le rapport inclut uniquement l’un des comptes à payer, puis utilisez la même instruction select dans le rapport de solde d’essai du registre général. Ensuite, comparez chaque compte à payer un par un.
Ajoutez tous les comptes à payer dans le rapport de solde d’évaluation du registre général, puis comparez le total à celui du rapport pour le module Comptes payables.

Rapprocher les différences entre le rapport du module AP et le rapport d’équilibre d’essai du registre général

Si vous trouvez une incohérence entre les totaux du rapport d’anciennes périodes sensibles ou dans le rapport de solde d’évaluation de période du fournisseur et le rapport de solde d’évaluation du registre général, suivez ces étapes pour localiser la source de l’incohérence.

Étape 1 : Imprimer le rapport du registre général des détails

Tout d’abord, imprimez le rapport Du registre général des détails. Le rapport de registre général détaillé affiche toutes les entrées publiées sur les comptes à payer et aux sous-comptes pour la période. Le champ JrnlType répertorie le module dans lequel l’entrée provient. Si le type de journal est AP, l’entrée provient du module Comptes payables. Si le type de journal est GJ, l’entrée provient du module Registre général. Si le type de journal est AR, l’entrée provient des comptes clients. S’il existe un type de journal différent de l’API, une entrée a été effectuée sur le compte à payer à l’aide d’un autre module. Les entrées effectuées dans le compte AP via d’autres modules créent une différence entre les totaux du module Registre général et le module Comptes payables. S’il existe un type de journal différent de l’API, vous devez localiser l’entrée d’origine.

Étape 2 : Localiser l’entrée d’origine

Pour localiser l’entrée d’origine, procédez comme suit :

Le numéro de lot de la transaction dans le champ BatNbr et l’entrée dans le champ JrnlType se trouve dans le rapport du registre général des détails.
Ouvrez la boîte de dialogue Modifier le rapport pour le module répertorié dans le champ JrnlType .

Par exemple, si le type de journal répertorié dans le champ JrnlType est GJ, ouvrez la boîte de dialogue Modifier le registre général (01.810.00).
Dans la boîte de dialogue Modifier le rapport , choisissez l’onglet Sélectionner .
Tapez batch_batnbr dans le champ Champ .
Sélectionnez Égal dans la liste des opérateurs , puis tapez votre numéro de lot dans le champ Valeur .
Recherchez la transaction en question sur le rapport de traitement par lots. Déterminez les ajustements nécessaires pour équilibrer les comptes du Registre général et les comptes à payer.

Si vous ne pouvez pas résoudre les incohérences à l’aide des rapports de période actuels, vous devez analyser les périodes précédentes et les entrées non postées.

Étape 3 : Analyser les périodes antérieures et les entrées non postées

Les entrées publiées sur les périodes antérieures ne s’impriment pas dans le rapport du registre général des détails de la période actuelle. Si le total de la période actuelle dans le module Comptes payables n’est pas d’accord avec le total de la période actuelle dans le module Registre général, examinez les périodes précédentes pour déterminer quand la condition hors solde a commencé. Imprimez un rapport de registre général détaillé pour la période précédente, puis recherchez les transactions qui ont été publiées sur cette période. Les transactions publiées dans une période différente sont marquées avec un astérisque. Le message suivant est imprimé en bas de la page :

Indique que la période entrée est différente de la publication de la période

Vous pouvez également utiliser le rapport de transaction du registre général pour tenter de rapprocher les incohérences entre le module Registre général et le module Comptes payables. Pour imprimer ce rapport, sélectionnez Transaction de registre général dans le menu Rapports . Utilisez le format non publié . Toutes les transactions entrées par le biais de modules filiales tels que le module Comptes payables ou via le module Registre général sont répertoriées dans ce rapport. Vous pouvez consulter ce rapport pour vous assurer qu’il n’existe aucune transaction non postée qui affecte les soldes dans le module Registre général.

Si vous ne pouvez pas résoudre les incohérences en analysant les entrées non postées et les périodes précédentes, vous devez effectuer les procédures de vérification des données décrites dans les sections suivantes.

Étape 4 : Effectuer la validation des transactions

Passez en revue le rapport de distribution de compte pour vérifier les points suivants :

Assurez-vous que les comptes à payer ont été correctement crédités pour les bons et les crédits d’ajustement.
Assurez-vous que les comptes à payer ont été correctement débités pour les débits d’ajustement et les chèques.

Le solde de ce rapport doit correspondre au solde des comptes payables dans le rapport de registre général détaillé. Vous pouvez peut-être identifier les transactions en examinant le champ Type de transaction. Les types de transactions suivants se trouvent dans le module Comptes payables :

VO = Coupon
CK = Vérification du système
HC = Vérification manuelle
AC = Crédit d’ajustement
AD = Débit d’ajustement

Le numéro de lot de chaque transaction est également répertorié dans ce rapport. Si vous trouvez une transaction interrogeable, le numéro de lot se trouve dans le champ Batch , puis passez en revue le lot en exécutant le rapport De modification des comptes payables par numéro de lot.

Le rapport Comptes à payer des transactions que vous pouvez imprimer à partir de la boîte de dialogue Comptes à payer des rapports est un rapport utile si des transactions pouvant être interrogées apparaissent sur un ou plusieurs de ces rapports. Ce rapport répertorie chaque transaction entrée pour la période actuelle dans la boîte de dialogue Bons et Ajustement (03.010.00), la boîte de dialogue Saisie manuelle (03.030.00) et la boîte de dialogue Vérifications (03.620.00). Le rapport indique le compte à payer des comptes et le compte de dépenses de compensation sur lequel chaque transaction a été publiée.

Il est également utile d’imprimer le rapport Transactions GL et de le comparer au rapport Transactions AP. Chaque entrée dans le rapport Transactions AP doit apparaître dans le rapport Transactions GL. À l’inverse, toutes les transactions sur le rapport des transactions GL qui affectent le compte d’accumulation AP doivent apparaître dans le rapport Transactions AP. Examinez les écarts.

Pour imprimer le rapport pour un type de transaction spécifique, procédez comme suit :

Choisissez l’onglet Sélectionner .
Tapez aptran.trantype dans le champ Champ .
Sélectionnez Égal dans la liste des opérateurs , puis tapez le type de transaction dans le champ Valeur .

Si vous ne pouvez pas résoudre l’incohérence en examinant ces rapports, vous devez effectuer une vérification de l’intégrité.

Étape 5 : Effectuer une vérification de l’intégrité

La vérification de l’intégrité vérifie que les données du module Comptes payables sont complètes et correctes. Vous effectuez une vérification de l’intégrité à partir de la boîte de dialogue Comptes à payer (03.990.00). Vous pouvez ouvrir cette boîte de dialogue dans la boîte de dialogue Comptes payables écrans .

Vous pouvez utiliser trois options pour vérifier les données dans le module Comptes payables. Vous ne pouvez pas modifier les données lorsque vous sélectionnez les options de vérification suivantes :

Vérifier les soldes de documents
Vérifier les lots d’API publiés/non publiés
Vérifier les soldes des fournisseurs

Nous vous recommandons d’utiliser toujours les options de vérification avant d’utiliser les quatre autres options qui corrigent ou régénérez les données.

Vous devez utiliser la prudence lorsque vous utilisez les options appropriées et les options de reconstruction dans la boîte de dialogue Vérification de l’intégrité des comptes payables (03.990.00). Ces options modifient les données dans les enregistrements associés. N’exécutez pas les processus de reconstruction sans approbation d’un superviseur comptable ou de votre consultant Microsoft Dynamics SL. Sauvegardez toujours la base de données avant d’utiliser les options suivantes :

Soldes de documents corrects
Reconstruire les soldes des fournisseurs à partir de documents
Reconstruire l’historique des fournisseurs à partir de documents
Reconstruire l’historique 1099

Avant d’utiliser l’option Reconstruire les soldes des fournisseurs à partir de documents , nous vous recommandons de vous assurer que tous les documents de la base de données sont complets et corrects. Cette option calcule chaque solde fournisseur en fonction des documents comptes payables ouverts. L’option Reconstruire l’historique des fournisseurs à partir de documents met à jour les enregistrements d’historique des fournisseurs en récapitulant les documents comptes payables pour chaque fournisseur par période.

Si vous trouvez et corrigez les erreurs, vous devez réécrire et consulter le rapport de solde d’évaluation du registre général. En outre, réimprimez le rapport de solde d’évaluation de la période fournisseur ou le rapport d’anciennes PÉRIODES sensibles dans le module Comptes payables. Vérifiez que les soldes sont convenus.

L’option Historique de reconstruction 1099 n’est pas abordée dans ce document, car elle n’affecte pas la rapprochement du module Comptes payables et du module Registre général.

Une fois que vous avez terminé la rapprochement mensuel et que vous vérifiez que le module Comptes payables et le module Registre général sont équilibrés, vous pouvez effectuer la fermeture de fin du mois.

Plus d’informations

Les différences entre les soldes des rapports de période AP et le solde du registre général du compte AP sont causées par des entrées affectant le module AP qui n’ont jamais été publiées sur les comptes GL, ou les entrées ont été effectuées directement sur le compte AP dans GL qui n’a pas provenir du module AP. Nous avons également remarqué que les paiements anticipés d’AP provoquent parfois des situations hors solde. Examinez attentivement les fournisseurs affectés par les paiements anticipés pour voir si ces transactions pourraient être la cause des situations hors solde. N’oubliez pas d’inclure le compte de pré-paiement AP dans votre rapprochement. Une assistance supplémentaire peut être fournie en contactant le support technique si aucune des suggestions ci-dessus ne trouve la cause du problème. Avant d’appeler le support technique, vous devez savoir dans quelle période la situation hors solde s’est produite en premier et avoir effectué toutes les étapes ci-dessus pour localiser les transactions problématiques.

Pour plus d’informations sur le support technique de Microsoft Dynamics SL, consultez la prise en charge de Microsoft Dynamics 365.

Partager via