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Intégration des calendriers Absent(e) du bureau d’Exchange Server avec Project Server 2013

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Résumé: Dans Project Server 2013, vous pouvez synchroniser les calendriers de ressources Project avec Exchange Server calendriers pour récupérer et synchroniser le temps d’absence du bureau des utilisateurs. Ensuite, lorsque les utilisateurs mettent à jour ces informations dans Exchange, cette mise à jour est prise en compte dans Project.
S’applique à : Project Server 2013

Il s’agit d’une fonctionnalité locale pour Project Server 2013. Il n’est pas pris en charge sur Office 365.

Activer l’intégration des calendriers Absent(e) du bureau de Project Server 2013 et Exchange Server

Par défaut, cette fonctionnalité est désactivée et doit être activée dans votre environnement SharePoint Server 2013 par une personne disposant de privilèges d’administrateur de batterie.

Remarque

Pour que l’intégration des calendriers Absent(e) du bureau d’Exchange Server fonctionne, les périodes de rapports de temps doivent être configurées.

Pour activer cette fonctionnalité dans l’Administration centrale

  1. À l’aide d’un compte disposant d’informations d’identification d’administrateur de batterie de serveurs, connectez-vous à une instance de SharePoint Server dans votre batterie de serveurs qui exécute l’Administration centrale.

  2. Accédez à Démarrer Exécuter >> tous les programmes > Produits et technologies > SharePoint 2016 Administration centrale, puis choisissez cette option pour ouvrir l’Administration centrale.

  3. Sur la page principale Administration centrale, cliquez sur Paramètres généraux de l’application sur le côté gauche.

  4. Sur la page Paramètres généraux de l’application, cliquez sur le lien Gérer dans la section Paramètres de Project Web App.

  5. S’il existe plusieurs instances Project Web App, assurez-vous que l’instance Project Web App appropriée s’affiche sur le côté supérieur droit de la page. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur la flèche déroulante, puis sur Modifier l’instance Project Web App pour sélectionner l’instance souhaitée.

  6. Une fois l’instance correcte sélectionnée, cliquez sur le lien Paramètres serveur supplémentaires dans la section Stratégies opérationnelles.

  7. Sur la page suivante, faites défiler vers le bas jusqu’à la section Détails d’Exchange Server, au bas de la page. Cette section contient une case à cocher unique pour Synchroniser les calendriers Absent(e) du bureau. Activez cette case à cocher, puis cliquez sur Enregistrer.

Une fois cette fonctionnalité activée au niveau de l’Administration centrale, un administrateur Project Web Access doit l’activer pour des ressources individuelles au niveau PWA.

Pour activer l’intégration des calendriers Absent(e) du bureau de Project Server 2013 et d’Exchange Server pour des ressources individuelles

  1. Connectez-vous à un ordinateur en tant qu’administrateur PWA, puis accédez au site PWA sur lequel Exchange Server synchronisation est activée.

  2. Cliquez sur le lien Ressources sur le côté gauche de la page principale.

  3. Une fois les ressources affichées, vous pouvez sélectionner une ressource avec une adresse e-mail Exchange Server valide, puis cliquer sur le bouton Modifier sous l’onglet Ressources.

  4. Dans la page Modifier la ressource : [UTILISATEUR], faites défiler vers le bas et recherchez la section Exchange Server Détails, qui comporte une case à cocher Synchroniser les calendriers d’absence du bureau, similaire à la section Administration centrale décrite précédemment.

  5. Comme dans l’Administration centrale, cette case à cocher doit être cochée pour l’utilisateur, puis cliquer sur le bouton Enregistrer en bas de la page.

Remarque

Répétez cette procédure pour chaque ressource figurant dans la liste des ressources Project Web App qui doit disposer de cette fonctionnalité. La modification en bloc ne vous propose pas d’option permettant de sélectionner plusieurs utilisateurs en même temps.

Vous pouvez ajuster le travail du minuteur de synchronisation Exchange. Par défaut, il sera exécuté une fois par jour et sera planifié pendant les heures creuses de la nuit. L’administrateur de batterie peut modifier la fréquence ou l’heure d’exécution en modifiant ce travail.

Pour modifier le travail du minuteur de synchronisation Exchange

  1. Connectez-vous à une instance de SharePoint Server dans votre batterie de serveurs qui exécute l’Administration centrale à l’aide d’un compte qui possède des informations d’identification d’administrateur de batterie.

  2. Accédez à Démarrer Exécuter >> tous les programmes > Produits et technologies > SharePoint 2013 Administration centrale, puis choisissez cette option pour ouvrir l’Administration centrale.

  3. Dans la page principale Administration centrale, cliquez sur le lien Surveillance sur le côté gauche.

  4. Sur la page Analyse, cliquez sur Examiner les définitions de travail dans la section Travaux du minuteur.

  5. Vous devez rechercher le travail de synchronisation Project Web App : Calendrier Exchange Absence du bureau pour le travail du minuteur [URL PWA], où [PWA-URL] est l’URL du site PWA sur lequel vous avez activé la fonctionnalité. Cliquez sur le lien du travail du minuteur.

  6. Sur la page Modifier le travail du minuteur, apportez les modifications nécessaires (comme définir l’exécution du travail à un autre moment que tôt le matin ou augmenter sa fréquence d’exécution, par exemple toutes les heures). Pour plus d’informations sur les travaux du minuteur, voir Timer job reference.

Effet de l’intégration des calendriers Absent(e) du bureau pour les utilisateurs et les responsables de projet

Une fois cette fonctionnalité activée, les utilisateurs peuvent entrer leur heure OOF dans Exchange via Outlook ou Outlook Web Access et ces informations sont ensuite visibles dans leur feuille de temps Project Server. Le temps d’absence du bureau planifié, qu’il s’agisse d’un jour complet ou de quelques heures seulement, est indiqué comme une indisponibilité sur le calendrier des ressources du responsable de projet.

Du point de vue du responsable de projet, aucun travail n’est à faire. Les utilisateurs qui soumettent leur temps d’absence du bureau dans Exchange Server sont désormais pris en compte. Cela permet à la planification du projet d’être plus précise.

Fonctionnement de l’intégration des calendriers Absent(e) du bureau d’Exchange Server avec Project Server 2013

  • La synchronisation entre Project Server et Exchange Server est déclenchée à partir de Project Server. Cela se produit lorsqu’un compte d’utilisateur est activé ou via des travaux du minuteur planifiés.

  • Une fois la procédure démarrée, Exchange Server est contacté pour obtenir des informations de disponibilité pour l’utilisateur ou les utilisateurs spécifiés.

  • Si une ressource ne peut pas être modifiée car elle a été extraite, cet utilisateur est ignoré pour cette opération de synchronisation et sera synchronisé lors de la prochaine exécution du travail du minuteur.

  • Même si les utilisateurs ne souhaitent pas indiquer leurs congés et leurs heures d’absence du bureau à plusieurs endroits, cette fonctionnalité d’intégration des calendriers ne remplacera probablement pas les feuilles de temps, car ces dernières sont nécessaires pour la facturation et à d’autres fins pour l’entreprise.

    Pour prendre en charge ce scénario, le temps OOF synchronisé à partir de Exchange Server est affiché en tant que temps non travaillé dans la feuille de temps de l’utilisateur, conformément à la façon dont le temps d’absence de travail est actuellement affiché dans la feuille de temps de l’utilisateur. Cela indique à l’utilisateur que la période est déjà bloquée par une autre source, mais cela ne l’empêche pas d’entrer des heures pour ce jour.

  • Une nouvelle ajout à Exchange Server 2013 et Outlook 2013 est l’option de planification de l’heure « travailler ailleurs ». Cette option ne doit pas être répertoriée dans les importations, car il a été décidé de respecter les options traditionnelles d’absence du bureau/de période chômée à des fins de compatibilité descendante avec les versions de produit qui ne présentent pas ce type d’énumération.

  • Les données de temps sont importées à partir de Exchange Server à intervalles de 15 minutes et agrégées pour déterminer l’effet total que l’heure OOF importée doit avoir sur le calendrier des ressources. Si le nombre total d’heures d’absence du bureau pour un jour donné est inférieur à quatre heures, le temps d’absence du bureau n’est pas répertorié dans les calendriers des ressources. Les absences de quatre heures ou plus seront répertoriées.

  • Comme les calendriers de ressources Exchange Server et Project Server d’un utilisateur ont des heures de travail et des heures non travaillées définies. Par conséquent, en dehors des heures du calendrier Exchange Server qui se trouvent dans le Exchange Server période de travail, sont comptabilisées dans le nombre d’heures de travail dans Project Server. Si la journée entière est définie comme non travaillée dans Exchange Server, la journée entière est également spécifiée comme non active dans Project Server.