Utilisation du flux de travail pour la gestion de la demande dans Project Online

Cet article décrit comment la gestion de la demande est implémentée dans Project Web App.

Vous pouvez utiliser les outils de gestion de la demande dans Project Web App pour capturer toutes les idées de projet au même endroit, puis les guider tout au long d’un processus de prise de décision adapté aux besoins de votre entreprise. Grâce à ces outils, vos utilisateurs peuvent prendre des décisions concernant les propositions à approuver et suivre l’avancement d’un projet jusqu’à son achèvement.

La gestion de la demande dans Project Online utilise :

• Pages de détails du projet : Project Web App pages dans lesquelles les utilisateurs peuvent afficher et mettre à jour les informations du projet.

• Phases : ensembles de pages de détails de projet spécifiques à un domaine du cycle de vie du projet.

• Phases : un moyen d’organiser plusieurs phases.

• Flux de travail : un moyen d’appliquer vos processus métier à mesure que les projets passent par les différentes phases et phases.

• Types de projets d’entreprise : un moyen d’intégrer des phases, des phases et des pages de détails de projet avec un flux de travail dans une méthode standardisée d’exécution d’un projet.

Nous allons revenir sur chacun de ces éléments dans les sections qui suivent.

Pages de détails de projet

Les utilisateurs de Project Web App peuvent afficher ou mettre à jour les données sur les pages de détails de projet. Vous pouvez personnaliser une page de détails de projet en choisissant des composants WebPart qui utilisent les champs que vous souhaitez afficher. Dans la gestion de la demande, les pages de détails de projet s’affichent à différentes étapes d’un projet, chaque fois que vous devez recueillir ou afficher des informations pour un utilisateur.

Stages

Une étape comporte une ou plusieurs pages de détails de projet, regroupées pour recueillir des informations sur un projet. Ces informations peuvent être utilisées ou mises à jour par un flux de travail.

Dans Project Web App, vous pouvez définir les pages de détails du projet qui sont affichées dans une phase donnée, les champs obligatoires et ceux en lecture/écriture ou en lecture seule, et la phase (nous parlerons des phases dans la section suivante) dont la phase fait partie.

Pour chaque étape d’un projet, nous vous recommandons de définir les actions qui doivent être réalisées et les informations qui doivent être regroupées, en fonction de vos besoins pour le projet. Ces informations vous aideront à définir la liste des champs à afficher dans les pages de détails de projet et les actions qui doivent être effectuées par le flux de travail. Les étapes suivantes décrivent la procédure générale à suivre :

1. Définir les actions à réaliser pour le projet à chaque étape

2. Définir les informations requises que vous voulez capturer à l’aide des pages de détails de projet

3. Définir l’état des champs à chaque étape (obligatoire, en lecture/écriture ou en lecture seule)

Étapes

Une phase de gestion de la demande permet d’organiser plusieurs étapes qui constituent un ensemble commun d’activités dans le cycle de vie du projet. La création de projets, la sélection et la gestion de projet sont des exemples de phases (représentées dans les phases de Project Web App par défaut comme Créer, Sélectionner et Gérer). Les phases elles-mêmes sont simplement un moyen d’organiser vos étapes ; elles ne déterminent pas l’ordre dans lequel les étapes sont exécutées. (L’ordre des étapes est déterminé par le flux de travail associé.)

Pour plus d’informations, consultez Meilleures pratiques pour la création de phases et de phases .

Flux de travail

Les flux de travail appliquent vos processus d’entreprise et offrent un moyen structuré de faire évoluer les projets entre les phases et les étapes. Vous pouvez configurer un flux de travail pour effectuer diverses actions en fonction de l’entrée utilisateur à chaque étape, y compris pour l’envoi de courriers électroniques, l’affectation de tâches et l’attente de l’exécution d’actions spécifiques.

Par exemple, vous pouvez avoir une phase « Proposition initiale » dans laquelle vous incluez une page de détails du projet avec un champ personnalisé pour le coût du projet. Vous pouvez configurer le flux de travail pour qu’il accepte ou refuse automatiquement le projet, selon que le coût du projet dépasse ou non une certaine limite.

L’image ci-dessous montre les cinq phases de gestion de la demande qui sont incluses dans Project Web App et comment elles s’intègrent. Dans chaque phase se trouvent des exemples d’étapes telles que « Proposer une idée » et « Révision initiale ». Chaque étape peut avoir une ou plusieurs pages de détails de projet associées. L’ensemble des étapes représente un flux de travail unique qui peut être associé à un type de projet d’entreprise.

Il existe quatre étapes générales à effectuer pour créer votre workflow dans Project Web App :

1. Concevez le flux de travail en fonction de vos besoins d’entreprise.

2. Créez les champs personnalisés, les pages de détails du projet, les phases et les phases nécessaires dans Project Web App.

3. Créez le flux de travail dans SharePoint Designer 2013 et déployez-le sur Project Web App.

4. Créez un type de projet d’entreprise qui utilise ce flux de travail.

Types de projets d’entreprise

Un type de projet d’entreprise rassemble tous les éléments liés à la gestion de la demande en associant un flux de travail et ses phases et étapes avec les définitions de modèle de site de projet et de service. En règle générale, les types de projets d’entreprise correspondent à certains services, par exemple, les projets marketing, les projets informatiques ou les projets RH. L’utilisation de types de projets d’entreprise permet de classer les projets qui ont un cycle de vie similaire, au sein de la même organisation. Côté utilisateur, les types de projets d’entreprise apparaissent dans une liste déroulante lorsqu’il clique sur Nouveau projet dans le Centre de projets.