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Importer en bloc des contacts externes dans Exchange Online

Cet article s’adresse aux administrateurs. Essayez-vous d’importer des contacts dans votre propre boîte aux lettres ? Voir Importer des contacts dans Outlook

Votre entreprise a-t-elle un grand nombre de contacts professionnels existants que vous souhaitez inclure dans le carnet d’adresses partagé (également appelé liste d’adresses globale) dans Exchange Online ? Voulez-vous ajouter des contacts externes en tant que membres de groupes de distribution, comme vous le pouvez avec des utilisateurs au sein de votre entreprise ? Si c’est le cas, vous pouvez utiliser Exchange Online PowerShell et un fichier CSV (valeur séparée par des virgules) pour importer en bloc des contacts externes dans Exchange Online. Il s’agit d’un processus en trois étapes :

Étape 1 : Créer un fichier CSV contenant des informations sur les contacts externes

Étape 2 : Créer les contacts externes avec PowerShell

Étape 3 : Ajouter des informations aux propriétés des contacts externes

Après avoir effectué ces étapes pour importer des contacts, vous pouvez effectuer ces tâches supplémentaires :

Conseil

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Étape 1 : Créer un fichier CSV contenant des informations sur les contacts externes

La première étape consiste à créer un fichier CSV qui contient des informations sur chaque contact externe que vous souhaitez importer dans Exchange Online.

  1. Copiez le texte suivant dans un fichier texte dans le Bloc-notes et enregistrez-le sur votre bureau en tant que fichier CSV en utilisant le suffixe de nom de fichier .csv ; par exemple, ExternalContacts.csv.

    Conseil

    Si votre langue contient des caractères spéciaux (par exemple, å, ä et ö en suédois), enregistrez le fichier CSV avec UTF-8 ou un autre encodage Unicode lorsque vous enregistrez le fichier dans le Bloc-notes.

    ExternalEmailAddress,Name,FirstName,LastName,StreetAddress,City,StateorProvince,PostalCode,Phone,MobilePhone,Pager,HomePhone,Company,Title,OtherTelephone,Department,CountryOrRegion,Fax,Initials,Notes,Office,Manager
danp@fabrikam.com,Dan Park,Dan,Park,1234 23rd Ave,Golden,CO,80215,206-111-1234,303-900-1234,555-1212,123-456-7890,Fabrikam,Shipping clerk,555-5555,Shipping,US,123-4567,R.,Good worker,31/1663,Dan Park
pilar@contoso.com,Pilar Pinilla,Pilar,Pinilla,1234 Main St.,Seattle,WA,98017,206-555-0100,206-555-0101,206-555-0102,206-555-1234,Contoso,HR Manager,206-555-0104,Executive,US,206-555-0105,P.,Technical decision maker,31/1000,Dan Park

    La première ligne, ou ligne d’en-tête, du fichier CSV répertorie les propriétés des contacts qui peuvent être utilisées lorsque vous les importez dans Exchange Online. Chaque nom de propriété est séparé par une virgule. Chaque ligne sous la ligne d’en-tête représente les valeurs de propriété pour l’importation d’un contact externe unique.

    Remarque

    Ce texte contient des exemples de données que vous pouvez supprimer. Mais ne supprimez pas ou ne modifiez pas la première ligne (en-tête). Il contient toutes les propriétés des contacts externes.

  2. Ouvrez le fichier CSV dans Microsoft Excel pour modifier le fichier CSV, car il est beaucoup plus facile d’utiliser Excel pour modifier le fichier CSV.

  3. Créez une ligne pour chaque contact que vous souhaitez importer dans Exchange Online. Remplissez autant de cellules que possible. Ces informations s’affichent dans le carnet d’adresses partagé pour chaque contact.

    Importante

    Les propriétés suivantes (qui sont les quatre premiers éléments de la ligne d’en-tête) sont requises pour créer un contact externe et doivent être renseignées dans le fichier CSV : ExternalEmailAddress, Name, FirstName, LastName. La commande PowerShell que vous exécutez à l’étape 2 utilise les valeurs de ces propriétés pour créer les contacts.

Étape 2 : Créer les contacts externes avec PowerShell

L’étape suivante consiste à utiliser le fichier CSV que vous avez créé à l’étape 1 et PowerShell pour importer en bloc les contacts externes répertoriés dans le fichier CSV dans Exchange Online.

  1. Connectez PowerShell à votre Exchange Online organization. Pour obtenir des instructions, consultez Connexion à Exchange Online PowerShell. Veillez à utiliser le nom d’utilisateur et le mot de passe de votre compte d’administrateur général lorsque vous vous connectez à Exchange Online PowerShell.

  2. Après avoir connecté PowerShell à Exchange Online, accédez au dossier de bureau dans lequel vous avez enregistré le fichier CSV à l’étape 1 , par exemple C:\Users\Administrator\desktop.

  3. Exécutez la commande suivante pour créer les contacts externes :

    Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{New-MailContact -Name $_.Name -DisplayName $_.Name -ExternalEmailAddress $_.ExternalEmailAddress -FirstName $_.FirstName -LastName $_.LastName}

    La création des nouveaux contacts peut prendre un certain temps, en fonction du nombre que vous importez. Une fois l’exécution de la commande terminée, PowerShell affiche la liste des nouveaux contacts qui ont été créés.

  4. Pour afficher les nouveaux contacts externes, accédez au Centre d’administration Exchange (EAC), puis cliquez sur Contacts des destinataires>.

    Conseil

    Pour obtenir des instructions sur la connexion au Centre d’administration Exchange, consultez Centre d’administration Exchange dans Exchange Online.

  5. Si nécessaire, cliquez sur Actualiser pour mettre à jour la liste et voir les contacts externes qui ont été importés.

    Les contacts importés apparaissent dans le carnet d’adresses partagé dans Outlook et Outlook sur le web.

    Remarque

    Vous pouvez également afficher les contacts dans le Centre d’administration Microsoft 365 en accédant à Contacts des utilisateurs>.

Étape 3 : Ajouter des informations aux propriétés des contacts externes

Après avoir exécuté la commande à l’étape 2, les contacts externes sont créés, mais ils ne contiennent aucune information de contact ou de organization, à savoir les informations de la plupart des cellules du fichier CSV. En effet, lorsque vous créez des contacts externes, seules les propriétés requises sont renseignées. Ne vous inquiétez pas si toutes les informations ne sont pas renseignées dans le fichier CSV. S’il n’y est pas, il n’est pas ajouté.

  1. Connectez PowerShell à votre Exchange Online organization. Pour obtenir des instructions, consultez Connexion à Exchange Online PowerShell.

  2. Accédez au dossier de bureau dans lequel vous avez enregistré le fichier CSV à l’étape 1 . par exemple, C:\Users\Administrator\desktop.

  3. Exécutez la commande suivante pour ajouter les autres propriétés du fichier CSV aux contacts externes que vous avez créés à l’étape 2.

     Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{Set-Contact -Identity $_.Name -StreetAddress $_.StreetAddress -City $_.City -StateorProvince $_.StateorProvince -PostalCode $_.PostalCode -Phone $_.Phone -MobilePhone $_.MobilePhone -Pager $_.Pager -HomePhone $_.HomePhone -Company $_.Company -Title $_.Title -OtherTelephone $_.OtherTelephone -Department $_.Department -Fax $_.Fax -Initials $_.Initials -Notes  $_.Notes -Office $_.Office -Manager $_.Manager}

    Remarque

    Le paramètre Manager peut être problématique. Si la cellule est vide dans le fichier CSV, vous obtenez une erreur et aucune des informations de propriété n’est ajoutée au contact. Si vous n’avez pas besoin de spécifier un gestionnaire, supprimez -Manager $_.Manager simplement de la commande PowerShell précédente.

    Là encore, la mise à jour des contacts peut prendre un certain temps, en fonction du nombre que vous avez importé à l’étape 1.

  4. Pour vérifier que les propriétés ont été ajoutées aux contacts :

  5. Dans le Centre d’administration Exchange, accédez à Contacts des destinataires>.

  6. Cliquez sur un contact, puis cliquez sur Modifier l’icône Modifier pour afficher les propriétés du contact.

Voilà ! Les utilisateurs peuvent voir les contacts et les informations supplémentaires dans le carnet d’adresses Outlook et Outlook sur le web.

Ajouter d’autres contacts externes

Vous pouvez répéter les étapes 1 à 3 pour ajouter de nouveaux contacts externes dans Exchange Online. Vous ou les utilisateurs de votre entreprise pouvez simplement ajouter une nouvelle ligne dans le fichier CSV pour le nouveau contact. Vous pouvez ensuite exécuter les commandes PowerShell des étapes 2 et 3 pour créer et ajouter des informations aux nouveaux contacts.

Remarque

Lorsque vous exécutez la commande pour créer des contacts, vous pouvez obtenir une erreur indiquant que les contacts créés précédemment existent déjà. Toutefois, tout contact ajouté au fichier CSV est créé.

Masquer les contacts externes du carnet d’adresses partagé

Certaines entreprises peuvent utiliser des contacts externes uniquement afin qu’ils puissent être ajoutés en tant que membres de groupes de distribution. Dans ce scénario, ils peuvent vouloir masquer les contacts externes du carnet d’adresses partagé. Voici comment procéder :

  1. Connectez PowerShell à votre Exchange Online organization. Pour obtenir des instructions, consultez Connexion à Exchange Online PowerShell.

  2. Pour masquer un seul contact externe, exécutez la commande suivante.

    Set-MailContact <external contact> -HiddenFromAddressListsEnabled $true

    Par exemple, pour masquer Pilar Pinilla du carnet d’adresses partagé, exécutez la commande suivante :

    Set-MailContact "Pilar Pinilla" -HiddenFromAddressListsEnabled $true

  3. Pour masquer tous les contacts externes du carnet d’adresses partagé, exécutez la commande suivante :

    Get-Contact -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'MailContact')} | Set-MailContact -HiddenFromAddressListsEnabled $true

Une fois que vous les avez masqués, les contacts externes ne sont pas affichés dans le carnet d’adresses partagé, mais vous pouvez toujours les ajouter en tant que membres d’un groupe de distribution.