Créer des expériences d’apprentissage et de formation pour les employés

Découvrez comment créer une formation et une expérience d’apprentissage qui maintiendront les employés et les membres de l’équipe à jour avec des compétences et des aptitudes importantes requises pour réussir professionnellement.

Cet article vous montre comment créer une solution de formation qui inclut un site de formation durable, un apprentissage en ligne, des événements de formation virtuels, des insights et des commentaires de promotion et de suivi pour améliorer votre expérience au fil du temps.

Créez une expérience d’apprentissage et de formation en :

• Inventaire de tous les besoins organisationnels, objectifs et objectifs d’apprentissage, et identification des chronologies importantes
• Choix des meilleurs outils adaptés aux objectifs et objectifs d’apprentissage et de formation de votre organisation
• Tenir les employés à jour sur les dates d’échéance et les opportunités importantes en matière d’apprentissage et de formation
• Lancement d’une expérience accessible et évolutive en veillant à ce que les employés sachent comment accéder aux modules, cours et ressources, et à demander des commentaires pour apporter des améliorations en cours de route

Vue d’ensemble de la création d’une expérience de formation et d’apprentissage pour les employés

Planification	Créer	Lancement
Comprendre les besoins de votre organisation Répertorier tous les objectifs d’apprentissage - Personnaliser l’expérience en fonction du rôle et de l’étape de carrière Identifier les chronologies Définir les objectifs et les résultats	Choisissez les meilleurs outils pour votre formation et votre expérience d’apprentissage - S’assurer que les outils et les ressources sont accessibles à tout le monde Créer un emplacement où les employés ayant des objectifs d’apprentissage similaires peuvent se connecter	- Définir des échéances réalistes Informer les employés des opportunités et initiatives de formation et d’apprentissage à venir Collecter des insights à partir de chaque plateforme utilisée pour mesurer l’efficacité globale de l’expérience de formation et d’apprentissage

Planifier une formation et une expérience d’apprentissage

Considérations sur la planification :

• Pour certains métiers et disciplines, des missions fédérales ou gouvernementales peuvent être en place nécessitant un apprentissage et une formation spécifique. Veillez à suivre ces dates pour informer la pratique de votre organisation.

• Les employés ont des planifications variables et occupées. Veillez à informer les employés plusieurs fois de l’apprentissage requis à venir avant la date d’échéance pour vous assurer qu’il soit toujours à l’esprit.

• Selon l’organisation, les employés peuvent travailler dans plusieurs régions et fuseaux horaires. Pour les événements d’apprentissage en direct, choisissez les heures qui s’adaptent à la plupart des employés.

Étape 1 : Comprendre les besoins de votre organisation	Étape 2 : répertorier et classer tous les objectifs d’apprentissage	Étape 3 : Définir les objectifs et les résultats	Étape 4 : Passer en revue les outils d’apprentissage et de formation Microsoft 365

Étape 1 : Comprendre les besoins de votre organisation

Effectuez l’inventaire de tous les départements, équipes et disciplines de l’organisation. Existe-t-il des exigences juridiques en matière de formation continue pour tous les groupes d’employés de votre organisation ? Combien ? Existe-t-il un large éventail de disciplines et de domaines d’expertise au sein de votre organisation ? Existe-t-il un certain budget qui doit être défini et respecté pour les ressources d’apprentissage et de formation ? Réservez du temps pour lister tous les facteurs afin d’avoir une vision complète de ce qui est nécessaire.

Étape 2 : répertorier et classer tous les objectifs d’apprentissage

Maintenant que vous avez listé les besoins de votre organisation, identifiez les objectifs d’apprentissage pour chaque groupe d’employés. Séparez l’apprentissage requis de l’apprentissage suggéré ou recommandé. Identifiez les délais d’achèvement en fonction des besoins de l’organisation. Établissez des points de départ et des lignes de fin pour chaque module ou expérience.

Étape 3 : Définir les objectifs et les résultats

Chaque organisation a ses propres variantes de compétences techniques et logicielles qui doivent être maintenues et conservées au fil du temps. Ces compétences peuvent aller de l’apprentissage de l’utilisation des outils et des ressources internes liés au travail à l’apprentissage des complexités de la culture et des stratégies de l’entreprise. Définissez ce qui doit être hiérarchisé en tant qu’objectifs d’apprentissage et résultats des employés de votre organisation, hiérarchisez ces objectifs et commencez à organiser des modules et des supports d’apprentissage qui répondent le mieux à ces objectifs et résultats souhaités.

Étape 4 : Passer en revue les outils d’apprentissage et de formation Microsoft 365

• Utilisez Viva Learning pour exposer tout votre contenu d’apprentissage au même endroit. Intégrez du contenu d’apprentissage de Microsoft, de SharePoint de votre organization et des systèmes de gestion de l’apprentissage que votre organization utilise déjà dans Viva Learning afin que vos employés puissent facilement accéder au contenu d’apprentissage et de formation dont ils ont besoin sans quitter Microsoft Teams.

• Organisez des playlists de formation personnalisées sur SharePoint avec Learning Pathways. Rassemblez le contenu personnalisé et le contenu de formation Microsoft pour créer des playlists d’apprentissage et de formation. Utilisez les composants WebPart Parcours d’apprentissage avec ciblage d’audience pour vous assurer que vos employés voient le contenu le plus pertinent pour eux.

• Créez une page d’accueil d’apprentissage et de développement à l’aide de Microsoft Office SharePoint Online. Créez un site de communication SharePoint à l’aide du modèle de site de communication Microsoft Office SharePoint OnlineLearning Central. Utilisez le site pour diriger les employés vers des événements, des actualités et des informations sur les ressources d’apprentissage et de formation supplémentaires requises.

• Utiliser Microsoft Teams pour organiser des événements d’apprentissage en direct. Réunion Microsoft Teams : les réunions dans Teams incluent l’audio, la vidéo et le partage d’écran, et sont très bonnes pour communiquer avec des groupes de moins de 300 personnes. Les équipes peuvent être utilisées pour les réunions qui se produisent en personne, à distance ou une combinaison des deux. En outre, la réunion peut être enregistrée et partagée avec les nouveaux employés qui n’ont pas pu participer à la réunion.

• Offrir aux employés la possibilité d’apprendre les uns des autres dans Viva Engage.Créez un canal Viva Engage uniquement pour les nouveaux employés. Choisissez de créer un canal NEO pour l’ensemble de l’organisation ou de la région, ou de créer des canaux pour chaque nouveau groupe de nouveaux employés. Ensuite, utilisez le composant WebPart Viva Engage sur le site SharePoint NEO pour intégrer la conversation à d’autres ressources et contacts.

Créer l’expérience d’apprentissage et de formation

Développer l’expérience d’apprentissage et de formation une plateforme à la fois. Les outils répertoriés ici peuvent être connectés les uns aux autres, pour fournir un parcours d’intégration complet et connecté pour tous les employés.

Passer en revue les outils d’apprentissage et de formation

Utiliser Viva Learning pour rendre le contenu d’apprentissage facilement accessible à partir de Teams

Viva Learning dans Microsoft Teams permet aux utilisateurs de découvrir, de recommander et d’accéder à des modules d’apprentissage à partir de différentes plateformes pour aider les utilisateurs à acquérir des connaissances dans un domaine spécifique. Viva Learning extrait le contenu de LinkedIn Learning, Microsoft Learn et Microsoft 365 Training. Vous pouvez également ajouter le contenu personnalisé de votre organization à partir de SharePoint et intégrer Viva Learning aux systèmes de gestion de l’apprentissage et aux fournisseurs de contenu tiers que vous utilisez déjà. Utilisez Viva Learning pour vous assurer que chacun de vos employés a les connaissances dont ils ont besoin pour les besoins de l’organisation, les besoins de l’équipe et les outils qu’ils utiliseront quotidiennement.

Dans Viva Learning, les responsables d’une organization ou d’une équipe peuvent recommander l’apprentissage et suivre la progression d’apprentissage de chaque module. La vue d’accueil Viva Learning regroupe une variété d’informations, notamment le contenu attribué à partir des systèmes de gestion de l’apprentissage, les apprentissages recommandés, le contenu tendance et les bibliothèques de contenu du fournisseur d’apprentissage. En savoir plus sur Viva Learning

Organiser et cibler des playlists d’entraînement personnalisées avec des parcours d’apprentissage

Les parcours d’apprentissage sont une solution d’apprentissage à la demande personnalisable dans SharePoint qui regroupe des playlists de formation Microsoft 365 prêtes à l’emploi et des playlists personnalisées créées par votre organization. Exposez vos playlists de parcours d’apprentissage sur n’importe quel site de votre organization à l’aide du composant WebPart parcours d’apprentissage Microsoft 365 et utilisez le ciblage d’audience pour vous assurer que vos playlists sont vues par tous ceux qui en ont besoin.

Commencez à utiliser les parcours d’apprentissage et provisionnez facilement des parcours d’apprentissage pour commencer à utiliser votre portail de parcours d’apprentissage personnalisable.

Créer une page d’accueil d’apprentissage et de développement à l’aide de Microsoft Office SharePoint Online

Créer un site de communication interne qui sert de base pour l’expérience d’apprentissage et de formation. Ce site doit disposer des ressources, des livrables et des objectifs d’apprentissage de façon organisée. Ce site doit également contenir les informations les plus récentes pour garantir que l’employé dispose de tous les éléments pour réussir. Essayez d’organiser les éléments d’action sur ce site d’une manière qui signale la priorité. Répertoriez les éléments qui doivent être terminés en premier en haut. Cela aidera les employés à organiser leur apprentissage et leur formation au mieux de leurs capacités.

Microsoft propose un nouveau modèle de site de communication Learning Central SharePoint personnalisable qui peut vous aider à démarrer. Démarrage avec des Modèles de site Microsoft Office SharePoint Online.

Utiliser Teams pour organiser des événements d’apprentissage en direct

De nombreuses expériences d’apprentissage nécessitent une formation pratique. Certaines expériences sont mieux conservées dans les environnements actifs où les employés peuvent poser des questions et obtenir des conseils en temps réel. Avec l’émergence du travail virtuel, il est toujours important de rencontrer d’autres personnes de l’organisation pour s’assurer que les employés peuvent communiquer avec des formateurs, et d’autres pairs et poser des questions de premier plan. Utiliser Microsoft Teams pour administrer des expériences d’apprentissage et de formation en direct.

Rendez cet événement en direct amusant et attrayant en donnant aux employés la possibilité de communiquer les uns avec les autres dans la boîte de conversation Teams ou d’autoriser les employés à poser des questions sur la caméra ou via les questions et réponses modérées dans les événements en direct Teams.

Enregistrer chaque session afin que les employés puissent passer en revue les documents d’apprentissage ultérieurement, ou pour que les futurs employés puissent également découvrir la session. Rendez cet enregistrement disponible via le site d’apprentissage et de formation SharePoint ou via la plateforme Viva Learning. En savoir plus sur les Événements en direct Teams.

Offrir aux employés la possibilité d’apprendre les uns des autres dans les communautés sur Viva Engage

Donnez aux employés qui ont des objectifs d’apprentissage similaires la possibilité de se connecter les uns avec les autres et de créer une communauté virtuelle de soutien dans Viva Engage. Viva Engage est une plateforme qui connecte les dirigeants, les communicateurs et les employés pour créer des communautés, partager des connaissances et s’impliquer dans l’ensemble du organization. Viva Engage vous permet de configurer une communauté spécifiquement pour les employés appartenant à des disciplines identiques ou similaires.

Naturellement, les employés rencontrent des informations à différents moments dans leur processus d’apprentissage et de formation. La création d’un espace dans lequel les nouveaux employés peuvent créer une communauté pour eux-mêmes leur donne la possibilité de partager des informations à mesure qu’ils la rencontrent. Dans cet espace virtuel, les nouveaux employés peuvent partager des ressources, partager des idées et apprendre à se connaître. Il leur permet également de créer des relations internes qui peuvent durer tout au long de leur carrière. En savoir plus sur la création de communautés dans Viva Engage.

Assurez-vous que tous les outils et expériences sont accessibles

Vérifiez que chaque expérience d’apprentissage et de formation est accessible par incorporation des meilleures pratiques pour tous les outils Microsoft 365 pertinents. Assurez-vous que tous les éléments de votre expérience d’apprentissage et de formation sont visibles et étiquetés correctement. Utilisez le texte de remplacement pour les images et les graphiques. Incorporez transcriptions dans des vidéos et les supports de formation.

Partagez cette expérience avec les bonnes personnes. Assurez-vous que les employés savent comment accéder à tous les outils nécessaires à l’expérience d’apprentissage. Utilisez toutes les options de partage, y compris les e-mails, les messages Teams, les publications Viva Engage, les composants WebPart SharePoint, les Viva Learning et les Viva Connections pour améliorer la sensibilisation et l’accessibilité.

Assurez-vous que chaque employé et instructeur a accès à tous les outils et ressources. Tenez compte des besoins uniques de toutes les personnes impliquées dans la réussite de l’expérience d’apprentissage et de formation. Restez informé des fuseaux horaires spécifiques de chaque partie prenante pour vous assurer que toutes les chronologies et livrables sont réalisables pour toutes les personnes impliquées.

Enfin, créez un point de départ et d’arrivée pour chaque opportunité de formation. Passez en revue votre expérience pour vous assurer que les employés savent exactement par où commencer et quand l’expérience s’est terminée correctement. Cela peut être fait dans l’expérience, ou en planifiant de générer un e-mail via Outlook qui leur indique quand ils ont terminé chaque objectif d’apprentissage et si quelque chose d’autre est requis de leur part.

Lancer une expérience de formation et d’apprentissage

Une fois que l’expérience d’apprentissage et de formation a été planifiée et que les outils ont été sélectionnés, il est temps de lancer votre expérience.

Informer les employés de la formation à venir

Faites connaître la formation à venir en envoyant un e-mail dans Outlook ou en ajoutant un Billets d’actualités Microsoft Office SharePoint Online pour diffuser le mot sur différentes plateformes. Indiquer aux employés si la formation est requise ou suggérée. Répertorier des détails importants sur l’entraînement, tels que la date d’échéance et les objectifs d’apprentissage. Assurez-vous que tous les employés savent comment accéder au module ou à l’expérience d’apprentissage.

Collecter des insights pour déterminer la réussite

Recueillez des insights à partir de chaque plateforme tout au long du processus. Utilisez ces informations pour informer les responsables, les responsables d’équipe et d’autres parties prenantes. Rechercher des insights tels que la présence aux événements en direct, la portée du public, le trafic du site, l’achèvement des modules, etc.

Maintenir votre expérience en mettant à jour les éléments fréquemment, en fournissant les informations les plus récentes et pertinentes sur toutes les plateformes. En savoir plus sur la maintenance de vos sites de communication Microsoft SharePoint et la Mise à jour de publications d’actualités SharePoint.

Demandez des commentaires sur l’expérience d’apprentissage et de formation en utilisant souvent Microsoft Forms. Utilisez ces commentaires pour déterminer ce qui doit être amélioré ou modifié pour la prochaine expérience d’apprentissage et de formation.

Ressources complémentaires

Vue d’ensemble des communications d’entreprise

Vue d’ensemble de Viva Learning

Utiliser le modèle de site central SharePoint Learning