Planifier les types de contenu et les flux de travail dans SharePoint Server

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Cet article décrit les types de contenu et les flux de travail et fournit des conseils sur la façon de les intégrer à votre solution de gestion de documents SharePoint Server. Un type de contenu est une collection réutilisable de métadonnées (colonnes), de flux de travail, de comportement et d’autres paramètres pour une catégorie d’éléments ou de documents dans une liste ou une bibliothèque de documents SharePoint Server. Les types de contenu vous permettent de gérer les paramètres pour une catégorie d'informations de manière centralisée et réutilisable. Un flux de travail vous permet d’attacher un processus métier à des éléments dans SharePoint Server.

Avant d’utiliser la feuille de calcul de planification du type de contenu et du flux de travail (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) incluse dans cet article pour planifier vos types de contenu et vos flux de travail, vérifiez que vous avez lu Identifier les utilisateurs et analyser l’utilisation des documents dans SharePoint Server et que vous avez terminé les feuilles de calcul « Analyser l’utilisation des documents » et les feuilles de calcul « Participants au document » associées à cet article.

Vue d’ensemble des types de contenu

Un type de contenu définit les attributs d’un élément de liste, d’un document ou d’un dossier. Chaque type de contenu peut spécifier les éléments suivants :

• Les propriétés à associer aux éléments de ce type.

• Les métadonnées à associer aux éléments de ce type.

• Les flux de travail qui peuvent être démarrés à partir d'éléments de ce type.

• Les stratégies de gestion des informations à associer aux éléments de ce type.

• Les modèles de document (pour les types de contenu de document).

• Les fonctionnalités personnalisées.

Vous pouvez associer un type de contenu à une liste ou une bibliothèque. Lorsque vous procédez ainsi, vous indiquez que la liste ou la bibliothèque peut contenir des éléments de ce type de contenu et que la commande Nouveau dans cette liste ou cette bibliothèque permettra aux utilisateurs de créer des éléments de ce type.

Remarque

Vous pouvez également associer des propriétés, des flux de travail, des stratégies et des modèles directement à une liste ou une bibliothèque. Toutefois, cette opération peut limiter les associations à la liste ou à la bibliothèque et n’est pas réutilisable dans votre solution. Dans SharePoint Server 2013, les flux de travail au niveau du site peuvent être associés à plusieurs listes ou bibliothèques.

Les bibliothèques de documents et les listes peuvent contenir plusieurs types de contenu. Par exemple, une bibliothèque peut contenir des documents et des graphiques associés à un projet. Lorsqu'une liste ou une bibliothèque comprend plusieurs types de contenu, ce qui suit s'applique :

• Par défaut, la commande Nouveau de la liste ou bibliothèque permet aux utilisateurs de choisir parmi tous les types de contenu disponibles lorsqu'ils créent un élément. Les propriétaires de type de contenu peuvent configurer la commande Nouveau afin que celle-ci affiche uniquement certains types de contenu.

• Les colonnes associées à tous les types de contenu disponibles sont affichées.

Les types de contenu personnalisés se définissent dans la galerie de types de contenu d’un site. Un type de contenu personnalisé doit être dérivé, directement ou indirectement, d’un type de contenu de base tel que Document ou Élément. Une fois défini dans un site, un type de contenu personnalisé est disponible dans ce site et dans tous les sites sous-jacents. Pour rendre un type de contenu disponible à travers toute une collection de sites, définissez-le dans la galerie de types de contenu du site de niveau supérieur. Dans SharePoint Server, vous pouvez également créer un type de contenu personnalisé à l’intérieur d’un hub de type de contenu défini dans une instance de service de métadonnées managées. Une fois créé dans un concentrateur de type de contenu, le type de contenu sera disponible pour d'autres collections de sites faisant partie d'applications web associées à cette instance de service de métadonnées gérées.

Remarque

Le service de métadonnées gérées et le concentrateur de type de contenu ne sont pas disponibles dans SharePoint Foundation 2013.

Par exemple, si votre organisation utilise un modèle de contrat particulier, dans la galerie de types de contenu du site de niveau supérieur dans une collection de sites, vous pouvez créer un type de contenu qui définit les métadonnées pour ce contrat, le modèle du contrat, ainsi que les flux de travail nécessaires pour réviser et remplir le contrat. Ensuite, toute bibliothèque de documents de votre collection de sites à laquelle vous associez le type de contenu Contrat inclura toutes ces fonctionnalités et permettra aux auteurs de créer des contrats basés sur le modèle.

Dans les sites basés sur SharePoint Server, chaque élément de liste ou élément de bibliothèque par défaut, tel que Contact, Tâche ou Document, a un type de contenu de base correspondant dans la galerie de types de contenu du site. Lorsque vous planifiez les types de contenu, vous pouvez utiliser ces définitions de type de contenu principal comme point de départ et baser les nouveaux types de contenu sur ceux existants si nécessaire.

Les types de contenu sont organisés en hiérarchie, ce qui permet à un type de contenu d'hériter ses caractéristiques d'un autre type de contenu. Cet héritage permet aux classes de documents de partager des caractéristiques dans une organisation et aux équipes de personnaliser ces caractéristiques pour des sites ou listes particuliers.

Par exemple, tous les documents livrables à l'utilisateur dans une entreprise peuvent nécessiter un ensemble de métadonnées, telles qu'un numéro de compte, un numéro de projet et un responsable de projet. En créant un type de contenu Livrable au client de niveau supérieur dont tous les autres types de documents livrables au client hériteront, vous vous assurez que les informations requises, telles que les numéros de compte et de projet, seront associées à toutes les variantes de documents livrables au client de votre organisation. Si le propriétaire du type de contenu ajoute une autre colonne obligatoire au type de contenu Livrable au client de niveau supérieur, il peut propager les modifications à tous les types de contenu qui héritent de ce dernier, ce qui entraînera l'ajout de la nouvelle colonne à tous les documents livrables au client.

Intégration des propriétés à Office

Dans le système Microsoft Office, lorsqu’un utilisateur modifie un document à partir d’un serveur de gestion de documents SharePoint Server, un panneau Informations sur le document s’affiche en haut du document. Le panneau Informations sur le document affiche un formulaire modifiable des propriétés du document sur le serveur.

SharePoint Server facilite la personnalisation du formulaire de propriété pour un type de contenu. Lorsque vous configurez un type de contenu, vous pouvez démarrer InfoPath, qui génère un formulaire de propriété par défaut basé sur les propriétés du type de contenu. Le formulaire par défaut inclut les mêmes contrôles, disposition et schéma qu’InfoPath utiliserait si aucun formulaire personnalisé n’était défini. Vous pouvez ensuite personnaliser et déployer le formulaire comme vous le feriez pour n’importe quel autre formulaire InfoPath. Par exemple, vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise, des polices et un modèle de couleurs à un formulaire, le connecter à une source de données personnalisée, ajouter une logique conditionnelle et concevoir des fonctionnalités de formulaire disponibles pour les utilisateurs en fonction de leurs rôles.

En plus de la modification des propriétés dans le panneau Informations sur le document, les auteurs qui utilisent Word peuvent insérer des propriétés définies sur le serveur dans leurs documents. Par exemple, si les propriétés du document comprennent le nom d'un responsable de projet, celui-ci peut être inséré dans la page de titre, le pied de page ou à n'importe quel endroit où le nom est utilisé dans le document. Si un nouveau responsable de projet est affecté à un projet, la propriété correspondante peut être mise à jour sur le serveur de gestion des documents. Le nom de responsable de projet mis à jour sera reflété dans chaque instance de cette propriété insérée dans un document.

Utilisation des métadonnées avec les types de contenu

Les métadonnées sont des informations sur un document utilisées pour catégoriser et classer votre contenu. Les métadonnées sont associées à un type de contenu en tant que colonne. Elles peuvent fournir des informations contextuelles sur votre document en l'associant à un auteur, un sujet, une audience, une langue, etc. Contrairement aux propriétés, les métadonnées sont stockées en tant que colonnes et peuvent être indexées et recherchées par le moteur de recherche SharePoint.

Les métadonnées ajoutées au niveau de la collection de sites peuvent être associées à des types de contenu. Si vous utilisez les métadonnées avec des types de contenu, tous les types de contenu ultérieurs peuvent hériter d'une partie ou de l'intégralité des métadonnées du type de contenu parent au niveau de la collection de sites. Des métadonnées supplémentaires peuvent ensuite être ajoutées à un niveau inférieur, comme à un seul document.

Modèles de colonne

Chaque élément de métadonnées associé à un type de contenu constitue une colonne, qui est un emplacement dans une liste destiné au stockage d’informations. Les listes ou les bibliothèques sont souvent affichées sous forme graphique en tant que colonnes d’informations. Toutefois, en fonction de l’affichage associé à la liste, les colonnes peuvent apparaître différemment, par exemple sous la forme de jours dans un affichage de type calendrier. Dans les formulaires associés à une liste ou à une bibliothèque, les colonnes sont affichées en tant que champs.

Vous pouvez définir des colonnes à utiliser dans plusieurs types de contenu. Pour ce faire, vous devez les créer dans une galerie de modèles de colonnes. Il existe une galerie de modèles de colonnes dans chaque site d’une collection de sites. Comme dans le cas des types de contenu, les colonnes définies dans la galerie de modèles de colonnes d’un site sont disponibles dans ce site et dans tous les sites sous ce dernier.

Types de contenu de dossier

Les types de contenu de dossier définissent les métadonnées associées à un dossier dans une liste ou bibliothèque. Lorsque vous appliquez un type de contenu de dossier à une liste ou bibliothèque, la commande Nouveau dans cette liste ou bibliothèque inclut le type de contenu de dossier, ce qui permet aux utilisateurs de créer des dossiers de ce type.

Vous pouvez définir des vues dans une liste ou une bibliothèque qui sont disponibles uniquement dans les dossiers d'un type de contenu particulier. Ceci est utile lorsque vous voulez qu'un dossier contienne un type de document particulier et que vous voulez que les vues de ce dossier affichent uniquement les colonnes concernant le type de document contenu dans ce dossier.

En utilisant le modèle objet SharePoint Server, vous pouvez personnaliser la commande Nouveau pour un type de contenu de dossier afin que lorsqu’un utilisateur crée un dossier de ce type, le dossier soit prérempli avec plusieurs fichiers et documents basés sur des modèles stockés sur le serveur. Cela est utile, par exemple, pour implémenter un type de document composé qui nécessite l’exploitation de plusieurs fichiers pour l’élaboration d’un document d’élément livrable unique.

Les ensembles de documents sont une fonctionnalité de SharePoint Server qui vous permet d’utiliser Office pour gérer les livrables qui s’étendent sur plusieurs documents. Les ensembles de documents sont des types de dossiers spéciaux utilisés pour gérer un seul livrable, ou produit de travail, qui peut inclure plusieurs documents à plusieurs emplacements. Vous créez des ensembles de documents à l’aide de modèles extensibles fournis avec SharePoint Server. Vous pouvez également personnaliser des modèles d'ensemble de documents afin qu'ils représentent les produits de travail pertinents pour votre organisation. Les ensembles de documents comprennent également le contrôle de version, qui vous permet de capturer le statut de l'intégralité de l'ensemble de documents à divers moments de son cycle de vie. Pour plus d'informations sur les ensembles de documents, voir Planifier les ensembles de documents dans SharePoint Server 2013.

Planifier les types de contenu de document

La première étape de la planification des types de contenu de document consiste à passer en revue chaque type de document répertorié dans votre feuille de calcul Analyser l’utilisation du document (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) pour déterminer si un type de contenu existant fonctionnera pour ce type de document. Chaque type de contenu de document doit hériter ses paramètres directement du type de contenu de document principal ou d'un type de contenu issu du type de contenu de document. Cela permet de garantir que les colonnes de base de vos types de documents, telles que Titre et Créé par, sont présentes, et que vous pouvez associer un modèle au type de contenu. Si un type de contenu principal (tel que Document) est suffisant, entrez le nom du type de contenu dans la colonne Type de contenu de la feuille de calcul relative à l'analyse de l'utilisation des documents.

Remarque

Les types de contenu principaux pris en charge n'incluent pas les fichiers PDF.

Pour plus d’informations sur la modification des principaux types de contenu, téléchargez le livre blanc « Conseils pour la modification des types de contenu prédéfinis et des colonnes de site » (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Planifier les types de contenu de liste

Les éléments d’un type de contenu de liste comprennent les colonnes de métadonnées associées au type de contenu et les flux de travail pouvant être exécutés sur les éléments de ce type de contenu. Utilisez un type de contenu de liste pour définir un type d'élément de liste unique pour votre solution. Par exemple, dans une solution de centre d’appels pour les clients, dans laquelle des professionnels du support enquêtent sur les problèmes techniques des clients et les résolvent, un type de contenu de liste peut être utilisé pour normaliser les données de chaque incident de support et pour suivre l’incident à l’aide d’un flux de travail.

Planifier les flux de travail

Les flux de travail implémentent des processus métier sur des documents, des pages web, des formulaires et des éléments de liste dans SharePoint Server. Ils peuvent être associés à des bibliothèques, des listes ou des types de contenu.

En matière de gestion des documents, vous pouvez utiliser les flux de travail pour acheminer des documents d'une personne à une autre afin qu'elles puissent chacune effectuer leurs tâches de gestion des documents, telles que la révision de documents, l'approbation de leur publication ou la gestion de leur suspension. Vous pouvez également utiliser des flux de travail personnalisés pour déplacer des documents d'un site à un autre ou d'une bibliothèque à une autre. Par exemple, vous pouvez concevoir un flux de travail pour copier un document à partir d'un site vers un autre lorsque le document doit être archivé.

SharePoint Server inclut le flux de travail à trois états, que vous pouvez utiliser pour gérer les processus métier qui suivent l’état d’un élément via trois états ou phases. SharePoint Server inclut également les flux de travail suivants qui répondent aux besoins de gestion des documents :

• Collecte de commentaires Envoie un document pour révision.

• Approbation Envoie un document pour approbation, souvent en tant que condition préalable à sa publication.

• Suspension Gère l'expiration et la suspension d'un document.

• Collecte de signatures Achemine un document pour obtenir les signatures nécessaires.

Associez un flux de travail à un type de contenu lorsque vous voulez rendre ce flux de travail disponible lors de l'utilisation de ce type de contenu. Par exemple, un type de contenu de bon de commande peut nécessiter une approbation par un responsable avant que la transaction puisse être effectuée. Pour vous assurer que le flux de travail d'approbation est toujours disponible lors du lancement d'un bon de commande, créez un type de contenu Bon de commande et associez-y le flux de travail d'approbation. Ensuite, ajoutez le type de contenu Bon de commande à toutes les bibliothèques de documents dans lesquelles les bons de commande seront stockés.

Pour planifier les flux de travail pour votre solution de gestion des documents, analysez chaque type de contenu de document que vous prévoyez d'implémenter et identifiez les processus d'entreprise devant être disponibles pour être exécutés sur le contenu de ce type. Ensuite, identifiez les flux de travail que vous devrez rendre disponibles pour ce contenu.

Le tableau suivant est un exemple analysant les flux de travail pour un type de contenu de contrat.

Tableau : Flux de travail pour un type de contenu de contrat

Processus de contrat	Flux de travail de contrat
Examiner les brouillons.	Collecte de commentaires
Obtenir l'approbation du responsable et du conseiller juridique.	Approbation
Résoudre les problèmes en suspens.	Suivi des problèmes
Obtenir des signatures.	Collecte de signatures