Planifier le contrôle de version, l’approbation du contenu et les contrôles d’extraction dans SharePoint Server

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Cet article explique comment planifier l’utilisation du contrôle de version, de l’approbation de contenu et de l’extraction dans SharePoint Server pour contrôler les versions des documents tout au long de leur cycle de vie.

À propos du contrôle de version, de l’approbation de contenu et des extractions

SharePoint Server inclut les fonctionnalités suivantes qui peuvent vous aider à contrôler les documents dans une bibliothèque de documents :

• Contrôle de version : permet de compter et d'enregistrer les itérations successives d'un document.

• Approbation de contenu : permet aux membres du site disposant d'autorisations d'approbateur de contrôler la publication de contenu.

• Extraction etarchivage : permettent aux utilisateurs de mieux contrôler la création d’une nouvelle version d’un document et de commenter les modifications apportées durant l’archivage du document .

Vous configurez les paramètres pour les fonctionnalités de gouvernance de contenu abordées dans cet article dans les bibliothèques de documents. Pour partager ces paramètres dans les bibliothèques de votre solution, vous pouvez créer des modèles de bibliothèque de documents qui incluent vos paramètres de gouvernance de contenu. Cela permet de garantir que les nouvelles bibliothèques refléteront vos décisions de gouvernance de contenu.

Pour plus d'informations sur le contrôle des versions, reportez-vous à Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Planifier le contrôle de version

Le contrôle de version par défaut pour une bibliothèque de documents dépend du modèle de collection de sites. Toutefois, vous pouvez configurer le contrôle de version d'une bibliothèque de documents en fonction de vos besoins spécifiques. Chaque bibliothèque de documents peut appliquer un contrôle de version différent en fonction du type des documents présents dans la bibliothèque. SharePoint Server propose trois options de contrôle de version :

• Aucun contrôle de version Spécifie qu'aucune version antérieure des documents n'est enregistrée. Lorsqu'aucun contrôle de version n'est utilisé, les versions antérieures des documents ne sont pas récupérables et l'historique des documents n'est pas conservé car les commentaires associés à chaque itération du document ne sont pas enregistrés. Utilisez cette option sur les bibliothèques de documents dont le contenu n'est pas pertinent ou ne change pas.

• Créer des versions principales Indique que les versions numérotées des documents sont conservées à l'aide d'un schéma de contrôle de version simple (comme 1, 2, 3). Pour contrôler l'impact sur l'espace de stockage, vous pouvez spécifier le nombre de versions antérieures à conserver, à partir de la version actuelle.

  Dans le contrôle de version avec versions principales, chaque fois qu'une nouvelle version d'un document est enregistrée, tout utilisateur disposant d'autorisations pour la bibliothèque de documents sera en mesure d'afficher le contenu. Utilisez cette option si vous ne souhaitez pas distinguer les versions provisoires (brouillons) des documents des versions publiées. Par exemple, dans une bibliothèque de documents utilisée par un groupe de travail au sein d'une organisation, le contrôle de version avec versions principales est un choix judicieux si tous les membres de l'équipe souhaitent accéder à toutes les itérations de chaque document.

• Créer des versions principales et secondaires (brouillons) Indique que les versions numérotées des documents sont conservées à l'aide d'un schéma de contrôle de version avec versions principales et secondaires (comme 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Les versions se terminant par .0 sont les versions principales et celles se terminant par une extension non nulle sont les versions secondaires. Les précédentes versions principales et secondaires des documents sont enregistrées avec les versions actuelles. Pour contrôler l'impact sur l'espace de stockage, vous pouvez spécifier le nombre de versions principales précédentes à conserver, à compter de la version actuelle. Vous pouvez également spécifier le nombre de versions principales à conserver avec leurs versions secondaires respectives. Par exemple, si vous spécifiez que des versions secondaires doivent être conservées pour deux versions principales et que la version principale en cours est 4.0, toutes les versions secondaires à partir de 3.1 seront conservées.

  Dans le contrôle de version avec versions principales et secondaires, tout utilisateur disposant d'autorisations de lecture peut afficher les versions principales des documents. Vous pouvez spécifier quels utilisateurs peuvent également consulter les versions secondaires. En règle générale, il est conseillé d'accorder des autorisations aux utilisateurs qui peuvent modifier des éléments pour afficher et travailler sur les versions secondaires, et de limiter l'affichage aux utilisateurs disposant d'autorisations de lecture aux versions principales uniquement.

  Utilisez le contrôle de version avec versions principales et secondaires si vous souhaitez distinguer le contenu publié qui peut être consulté par une audience du contenu provisoire qui n'est pas encore publié. Par exemple, sur un site web de ressources humaines décrivant les avantages organisationnels, utilisez le contrôle de version avec versions principales et secondaires pour limiter l'accès des employés aux descriptions de ces avantages lorsque celles-ci sont en cours de révision.

Planification de l’approbation de contenu

L’approbation de contenu permet de formaliser et contrôler la mise à disposition de contenu pour une audience. Par exemple, lorsqu'une entreprise publie du contenu parmi ses produits ou ses services, elle peut avoir besoin d'un examen juridique et d'une approbation avant la publication de ce contenu.

Un brouillon de document en attente d'approbation de contenu a le statut En attente. Lorsqu'un approbateur examine le document et approuve le contenu, les utilisateurs disposant d'autorisations de lecture peuvent y accéder. Le propriétaire d'une bibliothèque de documents peut activer l'approbation de contenu pour la bibliothèque et, éventuellement, associer un flux de travail à la bibliothèque afin d'exécuter le processus d'approbation.

La manière dont les documents sont soumis pour approbation varie en fonction des paramètres de contrôle de version présents dans la bibliothèque de documents :

• Aucun contrôle de version Si aucun contrôle de version n'est utilisé et que les modifications apportées à un document sont enregistrées, le document adopte le statut En attente. SharePoint Server conserve la version antérieure du document afin que les utilisateurs disposant d’autorisations de lecture puissent toujours l’afficher. Une fois les modifications en attente approuvées, la nouvelle version du document est mise à disposition des utilisateurs disposant d'autorisations de lecture, et la version antérieure n'est pas conservée.

  Si aucun contrôle de version n'est utilisé et qu'un nouveau document est téléchargé dans la bibliothèque de documents, celui-ci est ajouté à la bibliothèque avec le statut En attente et il ne sera visible par les utilisateurs disposant d'autorisations de lecture qu'une fois approuvé.

• Créer des versions principales Si le contrôle de version avec versions principales est utilisé et que les modifications apportées à un document sont enregistrées, le document adopte le statut En attente et la version principale précédente du document est mise à disposition des utilisateurs disposant d'autorisations de lecture. Une fois les modifications approuvées, une nouvelle version principale du document est créée et mise à la disposition des utilisateurs disposant d'autorisations de lecture, et la version principale précédente est enregistrée dans la liste de l'historique du document.

  Si le contrôle de version avec versions principales est utilisé et qu'un nouveau document est téléchargé dans la bibliothèque de documents, celui-ci est ajouté à la bibliothèque avec le statut En attente, et il ne sera visible par les utilisateurs disposant d'autorisations de lecture qu'une fois approuvé en tant que version 1.

• Créer des versions principales et secondaires (brouillons) Si le contrôle de version avec versions principales et secondaires est utilisé et que les modifications apportées à un document sont enregistrées, l'auteur a le choix entre enregistrer une nouvelle version secondaire de ce document en tant que brouillon ou créer une nouvelle version principale, qui passe le statut du document sur En attente. Une fois les modifications approuvées, une nouvelle version principale du document est créée et mise à disposition des utilisateurs disposant d'autorisations de lecture. Avec le contrôle de version avec versions principales et secondaires, toutes les versions sont conservées dans la liste de l'historique du document.

  Si le contrôle de version avec versions principales et secondaires est utilisé et qu'un nouveau document est téléchargé dans la bibliothèque de documents, celui-ci peut être ajouté à la bibliothèque avec le statut Brouillon en tant que version 0.1 ou l'auteur peut immédiatement solliciter l'approbation. Dans ce cas, le document prend le statut En attente.

Planification de l’extraction et de l’archivage

Vous pouvez demander aux utilisateurs d’extraire les documents à partir d’une bibliothèque de documents avant de les modifier. Les avantages de la demande d'extraction et d'archivage sont les suivants :

• Meilleur contrôle de la création des versions d'un document. Lorsqu'un document est extrait, l'auteur peut l'enregistrer sans l'archiver. Ces changements n'apparaissent pas aux autres utilisateurs de la bibliothèque de documents, et aucune nouvelle version n'est créée. Une nouvelle version (visible par les autres utilisateurs) est créée uniquement si l'auteur archive un document. Ainsi, l'auteur bénéficie de plus de souplesse et de contrôle.

• Une meilleure capture des métadonnées. Lorsqu'un document est archivé, l'auteur peut rédiger des commentaires décrivant les modifications qui ont été apportées au document. Cette opération crée un enregistrement d'historique en cours des modifications qui ont été apportées au document.

Si votre solution nécessite que les utilisateurs archivent et extrayent des documents pour les modifier, vous pouvez utiliser les fonctionnalités des applications clientes Office qui prennent en charge ces actions. Les utilisateurs peuvent extraire des documents, annuler des extractions et archiver des documents à partir d’applications clientes Office.

Lorsqu’un document est extrait, il est verrouillé pour modification exclusive par l’utilisateur. Lorsque l’utilisateur enregistre des modifications dans ce fichier, les modifications sont chargées et enregistrées sur le serveur. Les modifications sont privées pour l’utilisateur et ne sont pas visibles par d’autres utilisateurs. Lorsque l’utilisateur est prêt à archiver le document, les dernières modifications sont rendues visibles par d’autres utilisateurs et publiées.

À partir des applications clientes Office, les utilisateurs peuvent également choisir de laisser les documents extraits sur le serveur en modifiant les options de modification de contenu.

Remarque

Vous ne devez pas extraire un document lorsque vous utilisez la fonctionnalité de co-création.