Architecture des informations dans SharePoint moderne

Les sites SharePoint les plus efficaces permettent aux utilisateurs de trouver rapidement ce qu’ils ont besoin de sorte qu’ils puissent utiliser les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions, découvrir ce qui se passe, accéder aux outils fréquemment utilisés et collaborer avec des collègues afin de résoudre des problèmes spécifiques.

Même lorsque la fonction de recherche est disponible, la plupart des visiteurs démarrent leurs expériences web par une navigation. Cette tendance persiste également sur les sites web internes. Les bonnes expériences de navigation présentent aux visiteurs une image complète de ce qui est disponible et, combinées avec la page d’accueil, offrent une « expérience » complète.

Dans cet article

• Comprendre les principes de base de l’architecture des informations
• En savoir plus sur la rédaction d’étiquettes et de liens efficaces
• Découvrez comment garantir la recherche de contenu et d’outils fréquemment utilisés

Objectifs de l’rchitecture des informations

La navigation doit toujours être planifiée dans la perspective de l’utilisateur. Planifier une navigation efficace implique non seulement de considérer les informations que vous souhaitez présenter, mais aussi de penser à celles que vos visiteurs souhaitent ou doivent consulter. C’est pourquoi l’organisation et l’étiquetage de vos liens de navigation sont essentiels pour l’utilisabilité et la repérabilité.

L’utilisation réussie de l’intranet et de la navigation de site permet aux utilisateurs de :

• Trouvez des informations : les utilisateurs ont besoin de rechercher des documents, des fichiers et des liens pertinents pour le travail qu’ils effectuent, sans passer par le temps passé par le contenu. Veillez à présenter les informations les plus pertinentes et les plus prioritaires en premier.
• Agir : les utilisateurs ont généralement une tâche spécifique lorsqu’ils consultent un site. Veillez à ce que les tâches courantes soient intégrées à la structure de navigation sous forme d’étiquettes et de liens afin de faciliter leur identification et leur accès.
• Comprendre la structure de l’entreprise : lorsque les utilisateurs sont consultés en un clin d’œil, les utilisateurs doivent être en mesure de se familiariser avec la structure de l’organisation. Assurez-vous d’incorporer la hiérarchie et la structure dans la navigation du site et de l’intranet.

Organisez-vous

Il n’existe pas de bonne manière absolue d’organiser des liens de navigation. Vous devez faire d’autres choix en fonction du type de site que vous créez et des visiteurs auquel il s’adresse. Les concepts d’organisation peuvent inclure :

• Services
• Produits
• Activités
• Audiences (si vos visiteurs peuvent identifier clairement l’audience à laquelle ils appartiennent, par exemple, étudiant ou enseignant)
• Domaines d’expertise ou fonctions

Au fur et à mesure que vous organisez les besoins et les besoins de votre entreprise, tenez compte des éléments suivants :

• Comment l’architecture des informations peut-elle réduire la charge cognitive pour vos observateurs ? - La charge cognitive est la quantité d’informations qu’une personne peut traiter à un moment donné. La gestion de la charge cognitive de l’utilisateur permet d’éviter la surcharge d’informations et le temps de recherche de ressources. Assurez-vous de comprendre les besoins de votre public avant d’implémenter une architecture d’informations.
• Quel est le modèle mental actuel de vos utilisateurs ? Les modèles mental sont les modèles existants utilisés par les personnes qui interagissent avec un site web ou une application. Les informations sont plus faciles à découvrir lorsqu’elles se trouvent dans un emplacement qui correspond au modèle mental de l’utilisateur.
• Comment l’architecture des informations peut-elle aider les utilisateurs à prendre des décisions améliorées et plus efficaces ? - La prise de décision peut être incroyablement éprouvante. Les architectes d’informations peuvent nous aider à prendre des décisions en fournissant certaines informations à des moments importants.

La navigation par défaut pour tous les sites SharePoint a trait principalement au type de contenu. Pour les sites de communication, la navigation par défaut comprend des documents, des pages et des contenus. Ces catégories sont utiles lorsque vous construisez votre site, mais elles n’ajoutent généralement pas de valeur à vos visiteurs une fois que votre site est prêt à être lancé. Cela est dû au fait que l’utilisateur d’un site de communication ne se soucie généralement pas du type de contenu (il se soucie de l’objectif ou du sujet du contenu). Pour les sites de communication, songez à supprimer la navigation « prête à l’emploi » au moment du lancement et remplacez-la par une approche conforme aux conseils énoncés dans la section de ce guide consacrée à la navigation locale.

La navigation par défaut pour les sites d’équipe inclut des liens vers des services connexes que Microsoft 365 fournit aux équipes modernes, notamment un lien vers le bloc-notes partagé et les conversations de l'équipe dans Outlook. Il s’agit des « services » typiques dont les équipes ont besoin pour collaborer efficacement et qui peuvent être difficiles à trouver sans l’expérience fournie par la navigation. Si vous pouvez compléter ou affiner ces liens pour vos sites d’équipe, vous constaterez certainement que l’expérience de navigation par défaut constitue un bon point de départ. Vous serez probablement plus enclin à conserver la plupart de ces liens par rapport à un site de communication.

Classer par ordre de priorité l’utilisabilité et repérabilité

L’objectif principal lorsque nous planifions la navigation consiste à rendre nos sites utilisables et nos contenus repérables. Le meilleur moyen de s’assurer que ces objectifs sont atteints est de procéder à des tests. Plusieurs approches peu onéreuses permettent de vérifier l’efficacité de la conception de la navigation, notamment les suivantes :

• Tri de cartes : surtout utile pour la planification de la navigation.
• Test d’arborescence : utile pour tester les chemins de navigation suggérés.
• Test d’utilisabilité : scénarios basés sur des tâches, utiles pour un test exhaustif de la navigation de site et de page.

Les deux ressources ci-dessous offrent un aperçu des techniques et outils permettant d’évaluer les niveaux d’utilisabilité et de repérabilité de votre stratégie de navigation :

• Analyse de l’ergonomie
• Vue d’ensemble des approches de test

Écrire des étiquettes claires et intuitives

Les termes que vous utilisez pour la navigation importent, non seulement parce que l’espace de navigation est limité, mais aussi parce que vos étiquettes guident les visiteurs vers le contenu. Chaque étiquette est en effet une promesse : si vous sélectionnez ce lien, vous accédez aux informations que vous vous attendez à trouver.

Pour que vos étiquettes tiennent leurs promesses, assurez-vous qu’elles sont :

• Spécifiques : indiquez précisément au visiteur ce qu’il trouvera en sélectionnant le lien. Si la cible du lien inclut des stratégies et procédures, assurez-vous que l’étiquette inclut les deux termes.
• Complète : décrivez le contenu avec votre collection d’étiquettes. Vous ne devez pas prévoir un lien vers chaque page ou document dans votre navigation, mais celle-ci doit fournir une image complète du contenu de votre site.
• Concis´: faites en sorte que vos étiquettes soient brèves et explicites.
• Familières : n’inventez pas de termes dans vos étiquettes. N’oubliez pas vos visiteurs : si vous utilisez un terme inconnu, ils seront désorientés et incapables de trouver ce dont ils ont besoin.
• Chargement frontal : assurez-vous que vos étiquettes sont « scannables ». Par exemple, les informations sur l’entreprise sont meilleures que les informations sur notre société.
• Claires : autant que possible, vous souhaitez que vos étiquettes de navigation soient mutuellement exclusives, du moins pour les principales catégories. Si un sous-lien peut parfaitement apparaître dans plusieurs catégories, en particulier si les visiteurs peuvent s’attendre à le trouver à plusieurs emplacements, les principales catégories doivent être facilement distinguables les unes des autres.
• Ciblée : il n’est pas recommandé d’afficher les liens des personnes vers les sites privés auxquels elles n’ont pas accès. Le cas échéant, utilisez les fonctionnalités de ciblage d’audience de SharePoint pour cibler les liens de navigation vers les visiteurs qui pourront accéder aux sites correspondants. Notez qu’il existe des exceptions à cette recommandation. Par exemple, vous pouvez utiliser la navigation pour aider les utilisateurs à découvrir des sites auxquels ils n’ont peut-être pas accès aujourd’hui mais qu’ils pourraient être autorisés à consulter. Si vous fournissez un lien vers un site privé, assurez-vous que le propriétaire de celui-ci est informé qu’il pourrait recevoir un grand nombre de demandes d’accès.

Considérez les interactions de la cible de lien

De nombreux conseils en matière d’utilisabilité recommandent de limiter le nombre de nouvelles fenêtres qui s’ouvrent automatiquement pour les visiteurs du site. La plupart du temps, l’ouverture d’un lien dans la même fenêtre permet au visiteur d’utiliser le bouton Précédent pour revenir au site. Lorsqu’un visiteur souhaite ouvrir un lien dans une nouvelle fenêtre, il est recommandé de lui permettre de choisir ce résultat en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le lien. Une exception à cette consigne est la recommandation de toujours ouvrir les documents dans une nouvelle fenêtre afin d’empêcher les utilisateurs de fermer accidentellement la fenêtre du navigateur lors de la fermeture du document.

Par défaut, les liens de navigation sur les sites SharePoint modernes s’ouvrent sur un lien qui pointe vers les éléments suivants :

• Une page ou un site du même client (même site ou autre site) : le lien s’ouvre dans le même onglet.
• Un document (même site ou autre site) : le lien s’ouvre dans un nouvel onglet.
• Un site ou un document externe (site Internet) : liens ouverts dans un nouvel onglet.

Dans les sites SharePoint classiques dotés de fonctionnalités de publication, vous pouvez choisir d’ouvrir les liens de navigation dans une nouvelle fenêtre. Cela vous permet de prendre en considération le contexte pour les visiteurs de votre site afin de déterminer s’il peut être utile d’ouvrir un lien dans une nouvelle fenêtre. Il est impossible de sélectionner le mode d’ouverture des liens de navigation dans les sites SharePoint modernes. Cela signifie que vos liens de navigation suivent la plupart des conseils par défaut. Vous devez cependant être particulièrement attentif aux étiquettes des liens de navigation pour vous assurer que vos visiteurs savent qu’en sélectionnant le lien, ils quittent le site.

Assurez-vous que l’étiquette de navigation décrit précisément la destination (application ou emplacement sur un site complètement différent). Et si vous savez que le bouton Précédent risque de ne pas fonctionner, songez à utiliser un autre moyen de présenter le lien, tel que le composant WebPart textuel qui permet de choisir d’ouvrir un lien dans une nouvelle fenêtre.

Pour l’instant, seul le composant WebPart Texte vous permet de créer un lien hypertexte et de choisir le mode d’ouverture du lien. Lorsque vous ajoutez un lien hypertexte à du texte, vous pouvez choisir d’ouvrir le lien dans un nouvel onglet.

Tester la convivialité et la capacité de recherche avec les utilisateurs réels

Une fois que vous avez établi une structure de travail de base pour les expériences globales, de hub ou de navigation au niveau local, vous devez tester votre conception avec des utilisateurs réels. Créez des tâches et demandez aux utilisateurs de les effectuer. Invitez les utilisateurs à « penser à voix haute », car ils recherchent des informations et des ressources. Notez les améliorations qui peuvent être apportées, puis implémentez et testez à nouveau les modifications. Envisagez de passer en revue les expériences globales de base, de hub et de navigation locale au fur et à mesure de l’évolution de votre entreprise.

En savoir plus sur les concepts de base de la navigation, tels que la rédaction d’étiquettes efficaces, le test de la recherche et l’utilisation des styles de menu.

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