Introduction aux stratégies de gestion des informations

Remarque

Pour gérer le contenu dans SharePoint, nous vous recommandons d’utiliser les solutions de gestion des risques et de conformité Microsoft Purview plutôt que les anciennes stratégies de gestion des informations. Par exemple, vous pouvez utiliser la rétention Microsoft 365 pour conserver et supprimer automatiquement du contenu dans SharePoint, OneDrive, Teams, Exchange et d’autres services en ligne.

Une stratégie de gestion des informations constitue un ensemble de règles pour un type de contenu. Les stratégies de gestion des informations permettent aux organisations de contrôler et de suivre des éléments tels que la durée de conservation du contenu et les actions que les utilisateurs peuvent effectuer avec ce contenu. Les stratégies de gestion des informations peuvent aider les organisations à se mettre en conformité avec les réglementations légales ou gouvernementales, ou simplement à mettre des processus d’entreprise en application.

Par exemple, une organisation qui doit respecter les réglementations gouvernementales exigeant qu’elle démontre un « contrôle adéquat » de ses états financiers peut créer une ou plusieurs stratégies de gestion de l’information qui auditent des actions spécifiques dans le processus de création et d’approbation de tous les documents liés aux dépôts financiers.

Pour plus d’informations sur la procédure, consultez Créer et appliquer des stratégies de gestion des informations.

Fonctionnalités des stratégies de gestion des informations

Il existe quatre catégories de base de fonctionnalités de stratégie prédéfinies que les organisations peuvent utiliser individuellement ou en combinaison pour gérer le contenu et les processus.

La fonctionnalité de stratégie d’audit aide les organisations à analyser la façon dont leurs systèmes de gestion de contenu sont utilisés en journalisant les événements et les opérations effectués sur des documents et des éléments de liste. Vous pouvez configurer la fonctionnalité de stratégie d’audit pour journaliser les événements, par exemple lorsqu’un document ou un élément est modifié, consulté, archivé, extrait, supprimé ou dont les autorisations sont modifiées. Toutes les informations d’audit sont stockées dans un seul journal d’audit sur le serveur, et les administrateurs de site peuvent y exécuter des rapports.

La fonctionnalité de stratégie d’expiration permet aux organisations de supprimer ou de supprimer du contenu obsolète de leurs sites de manière cohérente et traquable. Cela vous permet de gérer les coûts et les risques associés à la conservation du contenu obsolète. Vous pouvez configurer une stratégie d’expiration pour spécifier que certains types de contenu expirent à une date particulière ou dans une période après la création ou la dernière modification du document.

Les organisations peuvent également créer et déployer des fonctionnalités de stratégie personnalisées afin de répondre à des besoins spécifiques. Par exemple, une organisation de fabrication peut définir une stratégie de gestion des informations pour tous les projets de documents de spécification de conception de produit qui empêche les utilisateurs d’imprimer des copies de ces documents sur des imprimantes non sécurisées. Pour définir ce type de stratégie de gestion des informations, vous pouvez créer et déployer une fonctionnalité de stratégie de restriction d’impression qui peut être ajoutée à la stratégie de gestion des informations appropriée pour le type de contenu de spécification de conception de produit.

Emplacements pour utiliser une stratégie de gestion des informations

Pour implémenter une stratégie de gestion des informations, vous devez l’ajouter à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu dans un site. L’emplacement où vous créez ou ajoutez une stratégie de gestion des informations affecte la portée de la stratégie ou l’étendue de son utilisation. Vous pouvez :

Créer une stratégie de collection de sites, puis ajouter cette stratégie à un type de contenu, une liste ou une bibliothèque Vous pouvez créer une stratégie de collection de sites dans la liste Stratégies du site de niveau supérieur d’une collection de sites. Après avoir créé une stratégie de collection de sites, vous pouvez l’exporter afin que les administrateurs d’autres collections de sites puissent l’importer dans leur liste Stratégies. La création d’une stratégie de collection de sites exportable vous permet de normaliser les stratégies de gestion des informations sur les sites de votre organisation.

Lorsque vous ajoutez une stratégie de collection de sites à un type de contenu de site et qu’une instance de ce type de contenu de site est ajoutée à une liste ou une bibliothèque, le propriétaire de cette liste ou bibliothèque ne peut pas modifier la stratégie de collection de sites pour la liste ou la bibliothèque. L’ajout d’une stratégie de collection de sites à un type de contenu de site est un bon moyen de s’assurer que les stratégies de collection de sites sont appliquées à chaque niveau de votre hiérarchie de site.

Créer une stratégie de gestion des informations pour un type de contenu de site dans la galerie de types de contenu de site de niveau supérieur, puis ajouter ce type de contenu à une ou plusieurs listes ou bibliothèques Vous pouvez également créer une stratégie de gestion des informations directement pour un type de contenu de site, puis associer une instance de ce type de contenu de site à plusieurs listes ou bibliothèques. Si vous créez une stratégie de gestion des informations de cette façon, chaque élément de la collection de sites de ce type de contenu ou un type de contenu qui hérite de ce type de contenu a la stratégie. Toutefois, si vous créez une stratégie de gestion des informations directement pour un type de contenu de site, il est plus difficile de réutiliser cette stratégie de gestion des informations dans d’autres collections de sites, car les stratégies créées de cette façon ne peuvent pas être exportées.

Remarque

Si le type de contenu d’un élément change, cela peut avoir un impact sur l’application des actions de stratégie sur cet élément. Pour plus d’informations sur les types de contenu, consultez Présentation des types de contenu.

Remarque

Pour contrôler les stratégies utilisées dans une collection de sites, les administrateurs de collection de sites peuvent désactiver la possibilité de définir des fonctionnalités de stratégie directement sur un type de contenu. Lorsque cette restriction est appliquée, les utilisateurs qui créent des types de contenu sont limités à la sélection de stratégies dans la liste Stratégies de la collection de sites.

Créer une stratégie de gestion des informations pour une liste ou une bibliothèque Si votre organisation doit appliquer une stratégie de gestion des informations spécifique à un ensemble très limité de contenu, vous pouvez créer une stratégie de gestion des informations qui s’applique uniquement à une liste ou une bibliothèque individuelle. Cette méthode de création d’une stratégie de gestion des informations est la moins flexible, car elle ne s’applique qu’à un seul emplacement et ne peut pas être exportée ou réutilisée pour d’autres emplacements. Toutefois, vous devrez parfois créer des stratégies de gestion des informations uniques avec une applicabilité limitée pour répondre à des situations spécifiques.

Vous pouvez créer une stratégie de gestion des informations pour une liste ou une bibliothèque uniquement si cette liste ou bibliothèque ne prend pas en charge plusieurs types de contenu. Si une liste ou une bibliothèque prend en charge plusieurs types de contenu, vous devez définir une stratégie de gestion des informations pour chaque type de contenu de liste associé à cette liste ou bibliothèque. (Les instances d’un type de contenu de site associées à une liste ou bibliothèque spécifique sont appelées types de contenu de liste.)

Pour contrôler les stratégies utilisées dans une collection de sites, les administrateurs de collection de sites peuvent désactiver la possibilité de définir des fonctionnalités de stratégie directement sur une liste ou une bibliothèque. Lorsque cette restriction est appliquée, les utilisateurs qui gèrent des listes ou des bibliothèques sont limités à la sélection de stratégies dans la liste Stratégies de la collection de sites.